Semplifica le approvazioni interfunzionali con Confluence

Gestisci una moltitudine di file e documenti differenti e devi assicurarti di coinvolgere i giusti membri del team interfunzionale nel tuo processo di approvazione. Una soluzione può essere quella di configurare catene di approvazione (ad esempio l'approvazione dei budget, l'approvazione dei contenuti o l'approvazione delle modifiche alle policy) in base alle esigenze specifiche del progetto e alle richieste di approvazione necessarie.

In Confluence, puoi creare questo processo di approvazione utilizzando regole o flussi di lavoro automatizzati costruiti con la formula "IF-THEN". Ogni regola viene creata combinando diversi componenti:

• Trigger: il catalizzatore che mette in moto la tua regola (ad es., "Quando il team marketing riceve una richiesta di campagna").
• Condizioni: aspetti opzionali che devono essere soddisfatti per poter continuare a eseguire la regola (ad es., la regola viene eseguita solo "Quando il responsabile marketing [condizione utente] approva la richiesta di campagna").
• Branch: componenti opzionali ("per ognuno" più un tipo di oggetto) che possono suddividere una regola lineare in più percorsi di routing, con la possibilità di eseguire azioni diverse (ad esempio, "Per ogni strategia di campagna inviata dal team creativo (mittenti) alla data di scadenza, invia un'e-mail al responsabile marketing per l'approvazione").
• Azioni: ovvero cosa vuoi che succeda se la regola viene eseguita correttamente. In questo caso, approvazioni automatiche (ad esempio, "Pubblica una nuova pagina per la strategia di campagna di marketing selezionata").

Usando l'esempio precedente, ciò significherebbe che anche se il tuo intero team di prodotto ha accesso a uno spazio, solo il responsabile marketing e alcuni creativi specifici saranno coinvolti nel processo di approvazione della strategia.

Puoi utilizzare un modello di regola dalla Libreria delle automazioni di Confluence se desideri un punto di partenza con i componenti delle regole pertinenti preselezionati e organizzati. Oppure puoi usare il generatore di regole dalla pagina di automazione per creare una nuova regola da zero.

Per garantire una visibilità elevata e un processo di approvazione interfunzionale ottimale, devi assicurarti di tenere tutti aggiornati, indipendentemente dal team o dal reparto. Le menzioni individuali e a livello di team in Confluence fanno sì che le persone giuste siano sempre informate e che il processo di approvazione non si interrompa.

Crea un profilo del team per organizzare al meglio tutte le persone coinvolte in un processo interfunzionale, indipendentemente dal reparto che rappresentano. Questi profili offrono una posizione centralizzata per vedere i singoli collaboratori e persino la documentazione del team. Puoi @menzionare un team nella tua pagina di Confluence o nel tuo commento in linea per avvisarlo che è il suo turno nella catena di approvazione.

In alternativa, puoi @menzionare singoli utenti se vuoi attirare l'attenzione di una sola persona su una pagina, un commento o un task in particolare che hai assegnato. Quando menzioni un membro del team su una pagina l'utente riceverà una notifica di Confluence via e-mail, ma solo la prima volta che viene menzionato. Invece, se menzioni gli utenti a livello di commento, riceveranno ogni volta una notifica in tempo reale. Quindi, se stai cercando di far procedere la comunicazione e l'approvazione, menziona gli utenti con commenti in linea e sulle pagine.

Ora che stai usando le menzioni per tenere tutti aggiornati, arricchiscile fornendo feedback e suggerimenti. Il feedback è il conducente e i commenti sono l'auto. E proprio come ci sono diversi modelli di auto, esistono più tipi di commenti in Confluence e vari motivi per utilizzarli:

• Commento in linea: utile per le conversazioni su sezioni specifiche di contenuti. Con i commenti in linea, puoi evidenziare i problemi irrisolti o proporre correzioni alle sezioni del contenuto della pagina. Assicurati sempre di @menzionare membri specifici del team in modo che possano mettere in pratica il feedback.

• Commento a livello di pagina: ottimo per discussioni più ampie su interi contenuti. I commenti sulla pagina si applicano a tutta la pagina anziché a sezioni specifiche. E ricorda, se @menzioni colleghi nei commenti alla pagina, riceveranno una notifica solo la prima volta. Quindi se hai bisogno di ulteriore feedback dopo il primo commento, assicurati di taggarli nei commenti successivi.

Quando fornisci feedback e suggerimenti per mantenere attivo il tuo processo di approvazione, dovresti seguire un paio di regole pratiche in modo che il tuo contributo non si trasformi in qualcosa di ingestibile.

Il tuo obiettivo è che il destinatario risolva il commento, quindi assicurati di essere il più specifico possibile e di non rispondere a una domanda con un'altra domanda. Spesso, in caso di piccoli errori di modifica o formattazione del testo, i team possono accettare di assumersi la responsabilità di apportare le correzioni pertinenti e di risolvere questi problemi senza ulteriori input da parte del creatore della pagina.

I commenti alle pagine aiutano le nuove persone che accedono alla pagina a farsi un'idea di ciò che è stato discusso, chiesto, risposto e deciso. I commenti sulle pagine restano a disposizione per tutto il ciclo di vita della tua pagina Confluence, quindi cerca di mantenerli strutturati e ordinati. I colleghi dovrebbero rispondere ai commenti sulla pagina utilizzando risposte dirette per mantenere alto il livello dei thread e far sì che siano utili per gli altri utenti.

Sebbene feedback e suggerimenti siano necessari per il processo di approvazione, i membri del team devono comunque valutare se commentare e, in tal caso, come farlo. I commenti possono accumularsi, soprattutto nei team numerosi. Perciò, se i tuoi colleghi capiscono che ne stanno lasciando molti, dovrebbero valutare la possibilità di programmare una riunione individuale o di avere una discussione più dettagliata.

Inoltre, se gli utenti vedono un commento che gli piace, invitali a premere il pulsante Mi piace! Il gradimento è spesso una caratteristica sottovalutata di Confluence, ma è utile per riconoscere un ottimo lavoro o approvare un suggerimento specifico.

In alcune circostanze, dovrai essere in grado di fornire funzionalità aggiuntive di gestione e revisione del flusso di lavoro nell'ambito del tuo processo. In Confluence, puoi usare le integrazioni per facilitare l'approvazione di progetti interfunzionali.

Ecco alcune integrazioni di Confluence che possono aiutare il tuo team a gestire l'approvazione:

• Comala Document Management: esamina e approva i contributi del team, crea task, monitora gli incarichi e pubblica contenuti.
• Page Approval for Confluence: fai in modo che i tuoi team interfunzionali e gli stakeholder siano allineati in termini di processi e decisioni.
• Cenote Lockpoint and Scroll Documents for Confluence: sblocca e blocca la documentazione e gli allegati di Confluence per l'approvazione manuale, per apportare modifiche e per controllarle.
• Approvals for Confluence: rivedi e approva documenti e pagine.
• Approval Path for Confluence: crea un percorso di flusso di lavoro, aggiungi passaggi di approvazione, utenti e livelli di autorizzazione. Aggiungi e-mail di invito all'azione per avvisare gli utenti.
• Adobe PDF: incorpora file PDF nelle tue pagine di Confluence per semplificare il controllo.

• Contract Signatures for Confluence: conserva i tuoi contratti e i tuoi processi all'interno di Confluence senza dover esportare, stampare o utilizzare strumenti di firma esterni.

Dai un'occhiata alle altre app di Confluence per trovare le integrazioni che si adattano meglio al processo di approvazione del tuo team.