3 modi in cui Confluence semplifica il monitoraggio dei progetti
I modelli aiutano i team a sconfiggere la procrastinazione, stabilire aspettative e spianare la strada verso il raggiungimento dei propri obiettivi
Esplora argomenti
La mancanza di coordinamento e allineamento del team agli obiettivi, alle timeline e ai risultati finali del progetto può causare problemi di comunicazione che, a loro volta, potrebbero generare ulteriori difficoltà. Secondo Grammarly, il 96% dei leader delle organizzazioni concorda sul fatto che i risultati aziendali sono direttamente legati a una comunicazione efficace.
Spiana la strada ai tuoi team di progetto affinché possano rendere conto del proprio lavoro con maggiore facilità e completare i progetti in modo efficiente. Confluence è il luogo perfetto per archiviare, organizzare e visualizzare grandi quantità di informazioni grazie alle sue funzionalità e integrazioni predefinite.
Organizzazione integrata dei dati per la creazione di report
Cercare di organizzare le informazioni manualmente in fogli di calcolo, elenchi di task o report di progetto è un'attività molto impegnativa e soggetta a errori. I membri del tuo team devono avere a disposizione uno strumento accessibile a tutti, indipendentemente dal livello di connessione alle informazioni, ed essere in grado di comunicare tra loro e con gli stakeholder.
Confluence tiene traccia dei piani di progetto, degli aggiornamenti e delle comunicazioni tra i team e semplifica i dati della tua organizzazione. Grazie alle sue funzionalità di report, gli utenti possono creare tabelle e grafici che mettono in evidenza le informazioni più utili e aiutano a comprendere enormi set di dati.
Tabelle per organizzare contenuti ricchi di dati
Fai parte di un team di prodotto e devi stabilire le scadenze della roadmap del prodotto? Il tuo team di marketing necessita di monitorare le milestone e le date di fine campagna? Indipendentemente dalle tue esigenze o dal reparto in cui lavori, le tabelle ti aiutano a organizzare grandi quantità di dati. Ecco come massimizzarne l'efficacia affinché diventino un valore aggiunto per la tua pagina Confluence.
Per prima cosa, aggiungi una tabella dalla tua pagina Confluence utilizzando la barra del menu o la scorciatoia da tastiera (Shift+Opzione/Alt+T) o digitando "/table". Poi, accedi alle opzioni della tabella e configura le intestazioni di colonne e righe secondo necessità.
Alcuni aspetti da tenere a mente quando crei tabelle in Confluence:
- Contesto: le persone vogliono trovare rapidamente ciò che stanno cercando senza dover leggere tutti i contenuti: assicurati che le intestazioni comunichino le informazioni appropriate. Formatta il testo e le celle con colori diversi per evidenziare le informazioni chiave e distinguere tra set e categorie di dati.
- Dettagli: più informazioni fornisci, più tempo impiegheranno gli utenti a trovare ciò che stanno cercando; ti suggeriamo di ridurre al minimo il numero di colonne e righe per migliorare la leggibilità della tabella, soprattutto per chi utilizza dispositivi con schermi di dimensioni ridotte. Inoltre, prova a sostituire le informazioni più semplici (ad esempio, le voci "sì" e "no") con un'emoji (ad esempio, "✅" e "❌").
- Contenuto: includere tutte le informazioni che sembrano necessarie è spesso l'opzione più semplice, ma a volte può rivelarsi uno sforzo inutile. Elimina le informazioni che possono essere dedotte da altri dettagli; ad esempio, non sempre è necessario includere sia la data di nascita che l'età di un utente. Scegli la voce che, secondo te, illustra il punto in questione nel modo più efficace.
Formattazione: sebbene la maggior parte delle persone preferisca l'allineamento verticale, dovresti allineare la tabella in base all'elemento più importante all'interno dei dati.
Dopo avere deciso quali informazioni riportare nella tabella, i grafici e i dati ti aiuteranno a raccontare una storia.
Grafici per comunicare storie basate sui dati
Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboard reports, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.
Ecco quali sono i diversi tipi di grafici di Confluence e per cosa puoi utilizzarli:
- Grafico a torta: utile per illustrare percentuali e valori che costituiscono un intero set di dati. I valori del grafico a torta (fette) devono essere di colore diverso per distinguere chiaramente ogni voce.
- Grafico a barre: ottimo per confrontare diversi valori. Di solito i grafici a barre sono rappresentati con colonne verticali, ma puoi ruotarli se le etichette della legenda sono lunghe. Anche quando non esiste una metrica generale che metta in relazione i valori, ti suggeriamo comunque di scegliere dei colori che indichino un ordine di qualche tipo (ad esempio, l'utilizzo del prodotto per livello di iscrizione).
-
Grafico a linee: una buona opzione per illustrare le relazioni tra categorie e tendenze nel tempo. Usa colori con una saturazione crescente o un colore di evidenziazione per rappresentare la storia che stai cercando di raccontare attraverso i dati.
Confluence consente inoltre agli utenti di creare grafici raggruppati e aggregati:
- Grafici raggruppati: confronto affiancato tra grafici a barre. Ti suggeriamo di limitare il numero di valori che stai confrontando a un massimo di quattro, per facilitare la comprensione. Progetta i tuoi grafici utilizzando più sfumature dello stesso colore se i valori sono correlati (ad esempio, età) e ordinali dal più chiaro al più scuro o viceversa.
-
Grafici aggregati: puoi raggruppare i valori in base a determinati criteri (ad esempio, diverse transazioni nel tempo semplificate fino all'importo totale delle vendite del prodotto) e utilizzare un unico colore su tutta la board o più colori per rappresentare le metriche delle colonne.
L'obiettivo delle tabelle è organizzare i dati grezzi in categorie logiche, mentre i grafici aiutano a rappresentare in modo funzionale i dati per individuare e spiegare informazioni utili e pratiche.
Integrazioni per aggiungere ulteriori dettagli sull'avanzamento del progetto
La pianificazione dei progetti può complicarsi rapidamente se non si dispone del software di monitoraggio e degli strumenti di gestione giusti. Confluence si integra con migliaia di app e ti aiuta a visualizzare l'avanzamento effettivo dei progetti per un monitoraggio di livello superiore.
In caso di team e progetti Agile, sfrutta l'integrazione tra Jira e Confluence per migliorare l'automazione e creare un flusso di lavoro più fluido e collaborativo. L'aggiunta di Jira a Confluence migliora le prestazioni del progetto e aiuta il tuo team a:
- Creare e gestire progetti Agile.
- Migliorare il monitoraggio delle tempistiche e offrire valore più velocemente.
- Pianificare e coordinare i progetti e ricevere notifiche in entrambe le interfacce.
- Migliorare la gestione dei task e delle risorse tenendo traccia dei bug del software e delle richieste di funzioni.
- Documentare le timeline e lo stato del progetto.
- Ricevere aggiornamenti in tempo reale (ad esempio, documentazione del prodotto).
- Avviare progetti con modelli di pagina.
- Visualizzare i log di controllo per monitorare gli aggiornamenti dei prodotti.
Oltre a Jira, sono disponibili altre integrazioni che aiuteranno il tuo team a tenere sotto controllo i task del progetto e a identificare le aree di miglioramento.
- Tabelle avanzate per Confluence: migliora le tabelle di Confluence con il totale della colonna, la media, l'ordinamento, la numerazione, i filtri e gli stili CSS. Puoi anche usare questa integrazione per creare una tabella degli allegati in base a criteri specifici (ad esempio pagina, spazio o etichetta).
- Report per Confluence: aiuta gli utenti a visualizzare e comprendere report e dati sullo stato attraverso dashboard dinamiche personalizzate.
- Filtro e grafici di tabelle per Confluence: puoi gestire le tabelle e riutilizzare i dati di Confluence da una varietà di pagine e fonti esterne, come Jira.
Fornisci maggiori dettagli ai tuoi dati ed esplora nuovi approfondimenti con Confluence e le sue integrazioni.
Inoltre, sviluppiamo sempre nuovi modelli, quindi ti invitiamo a tornare spesso per vedere cosa è appena stato rilasciato. Ad esempio, a dicembre 2021 aggiungeremo i modelli mostrati sopra e altri tre dozzine! Tieni presente che collaboriamo con alcune aziende straordinarie, da Figma a MURAL, per trasmettere le loro best practice in modelli creati in collaborazione che possono aumentare la produttività e la risoluzione dei problemi. Ad esempio, se vuoi imparare a creare un'unica origine di riferimento sulle prove dei tuoi prodotti, dai un'occhiata al piano e ai risultati degli esperimenti di Optimizely. Hai bisogno di ricoprire una posizione aperta? Accedi al processo di Indeed tramite la descrizione del lavoro e i modelli del processo di assunzione.
Se non trovi un modello che soddisfi le tue esigenze specifiche, non ci sono problemi. È facile creare modelli personalizzati da utilizzare più e più volte per semplificare i processi, dalla collaborazione al brainstorming dei progetti, alla gestione delle parti interessate, fino a tutti gli aspetti relativi al monitoraggio dell'avanzamento del progetto. Inoltre, se un altro team ha una pagina che ti piace, puoi semplicemente duplicarla per trasformarla in un modello. Basta andare su quella pagina, fare clic sul menu delle azioni (•••) in alto a destra e premere "Copia". È semplicissimo.
Ecco alcuni dei nostri modelli preferiti per aiutarti a mettere in ordine tutti i tipi di progetti:
La cronologia delle pagine semplifica la visualizzazione delle revisioni
Gestire la programmazione di un progetto rende fondamentale la trasparenza e la visibilità delle iniziative, degli aggiornamenti e delle iterazioni complessive del progetto. Confluence offre agli utenti la potenza di un tracker di progetto mostrando la cronologia delle modifiche di ogni pagina e del ciclo di vita del progetto. Ogni volta che una pagina viene modificata, Confluence ne crea una nuova versione. In questo modo è facile tornare in maniera agevole a una versione precedente della pagina, se necessario.
Se accedi ad Altre opzioni ••• > Cronologia delle pagine nella tua pagina Confluence, puoi selezionare un numero di versione specifico della pagina da visualizzare. Se stai guardando una versione precedente della pagina, vedrai un messaggio di «avviso» per informarti che stai visualizzando una versione precedente.
Utilizzando la cronologia delle pagine e le opzioni di confronto di Confluence, puoi anche:
- Eliminare una versione particolare.
- Visualizzare le modifiche apportate a una pagina.
- Vedere le modifiche non pubblicate.
Confrontare due versioni selezionate di una pagina.
Se scegli di utilizzare la visualizzazione di confronto all'interno delle opzioni di pagina di Confluence, puoi visualizzare solo le modifiche di pagina tra le versioni adiacenti alla pagina corrente.
Puoi anche approfondire aspetti specifici della pianificazione e della collaborazione di progetto. La pianificazione della capacità ti aiuta a conoscere a fondo la larghezza di banda di ogni membro del team in modo da poter gestire i carichi di lavoro in modo efficiente, mentre obiettivi, segnali e misure stimolano la collaborazione nei progetti ricordando a tutti gli obiettivi congiunti.
Semplifica il monitoraggio dei progetti con Confluence
Sebbene Confluence non sia necessariamente considerato un software di gestione dei progetti, rende comunque il monitoraggio dei progetti online facile da usare anche per i membri del tuo team che affrontano i più complessi problemi tecnologici. Dimentica i giorni di inutili colli di bottiglia e di tracking manuale dei progetti in un documento Microsoft Word o in un foglio di calcolo Excel: passa a uno strumento semplice in grado di semplificare gli aggiornamenti dei progetti su più piattaforme.
Scopri come Confluence può aiutarti a ridurre flussi di lavoro complicati, raccontare una storia più informativa con i dati del tuo progetto e, in ultima istanza, trovare il successo del progetto.
