La WBS (Work Breakdown Structure) nella gestione dei progetti
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Se hai la sensazione che il tuo progetto stia andando fuori controllo con scadenze slittate e task mancati, una struttura di scomposizione del lavoro (WBS, Work Breakdown Structure) può aiutarti. Una WBS ben congegnata è la tua roadmap verso il successo, che suddivide i progetti in parti gestibili per assicurarti di assegnare i task in modo efficiente e rispettare le scadenze.
Questi strumenti assicurano che tutti gli obiettivi siano comunicati in modo chiaro in tutta l'azienda, riducendo al minimo le sorprese e consentendo a tutti di conoscere il proprio ruolo.
In questo articolo viene spiegato che cos'è una WBS, i suoi componenti chiave e come puoi crearne una per il tuo progetto e trasformare il tuo approccio alla gestione dei progetti.
Che cos'è una WBS (Work Breakdown Structure)?
Una WBS nella gestione dei progetti è una scomposizione gerarchica di un progetto in componenti più piccoli. Inizia con l'obiettivo generale del progetto in alto e poi suddivide i vari elementi in risultati più piccoli ed efficienti.
Ogni livello di una WBS fornisce descrizioni più dettagliate del lavoro, a partire dal livello più alto che definisce l'obiettivo del progetto. Il livello successivo delinea i risultati principali, seguiti dai risultati secondari e, infine, i pacchetti di lavoro.
Scopo di una WBS nella gestione dei progetti
Una WBS nella gestione dei progetti organizza e definisce l'ambito del progetto suddividendolo in sezioni gestibili. Stabilisce un quadro chiaro per la pianificazione, l'esecuzione e il controllo del progetto.
La WBS delinea in modo chiaro ogni task per aiutare ad assegnare le responsabilità. Ogni pacchetto di lavoro contiene dettagli sufficienti per prevedere con precisione il fabbisogno e la durata delle risorse, aiutando a stimare costi e tempi.
Usa una WBS per monitorare il completamento del piano di progetto e assicurarti che il progetto rimanga in linea con quanto definito.
Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è una rappresentazione visiva del ciclo di vita del progetto. Elenca i task su una sequenza temporale, mostrando le tempistiche, le dipendenze e l'avanzamento. Questo strumento è molto efficace per i team che necessitano di istruzioni chiare sulla programmazione del progetto.
Anche se non è una WBS, puoi combinarlo con una WBS per ottenere una pianificazione e una programmazione migliori.
WBS basata sui risultati finali
Una WBS basata sui risultati finali si concentra sui risultati del progetto. Suddivide il progetto in risultati finali principali anziché in fasi. Questo è più utile per i progetti in cui il prodotto finale o l'output è chiaro e distinto.
Kanban
Kanban è un metodo visivo per gestire il lavoro di progetto sotto forma di processo. Si basa su una bacheca detta board Kanban in cui le schede rappresentano i task e le colonne indicano le diverse fasi del flusso di lavoro.
Questo metodo, ideale per i progetti Agile, richiede un monitoraggio continuo e adattamenti frequenti.
WBS basata su fasi
A differenza delle WBS orientate alle deliverable, una WBS basata su fasi divide il progetto in base alle sue fasi o stadi. Ogni fase rappresenta una macrosezione della timeline del progetto; ciascuna si divide in ulteriori task e attività.
Questo tipo di WBS è ideale per progetti con fasi ben definite, come nel caso dell'edilizia o dello sviluppo software.
Calendari
I calendari nella gestione dei progetti forniscono una struttura basata sul tempo per la WBS. Aiutano a garantire il completamento dei task entro tempi prestabiliti. Questo metodo è utile anche per tenere traccia delle scadenze, delle milestone e della disponibilità delle risorse.
Il metodo del calendario è ideale per i progetti con scadenze rigorose o tempistiche fisse.
Componenti chiave di una struttura di ripartizione del lavoro
Ogni componente di una WBS ha uno scopo diverso. Ciascuno è caratterizzato da un ruolo specifico e un diverso livello di dettaglio. Il livello più alto rappresenta l'obiettivo finale, mentre il livello più basso definisce i dettagli specifici.
I componenti chiave della WBS includono quanto segue:
- Fasi: rappresentano gli stadi principali del ciclo di vita del progetto. Ogni fase raggruppa attività e task pertinenti.
- Task: sono attività individuali all'interno di ogni fase del progetto.
- Sottotask: ogni task è suddiviso in sottotask, che consentono una pianificazione e un'esecuzione precise.
- Deliverable: si tratta di risultati tangibili o immateriali derivanti dal completamento dei task.
- Deliverable secondarie: sono risultati minori che contribuiscono al completamento di deliverable maggiori.
- Pacchetti di lavoro: sono le unità di lavoro più piccole in una WBS. Si tratta di task dettagliati o gruppi di task con deliverable specifiche.
- Dipendenze: indicano le relazioni tra i task. Mostrano quali task completare prima di iniziarne altri.
- Stime: sono un'approssimazione delle risorse, dei tempi e dei costi necessari e semplificano la definizione del budget e la programmazione.
Milestone: segnano il completamento di fasi chiave, deliverable o altri importanti obiettivi del progetto.
La WBS organizza il progetto in componenti gestibili suddividendo l'ambito in parti più piccole e dettagliate. La definizione chiara dei componenti facilita l'assegnazione delle responsabilità, la stima dei costi, la programmazione delle timeline e il monitoraggio dell'avanzamento del progetto.
Come creare una struttura di ripartizione del lavoro
Creare una WBS richiede una serie di passaggi per garantire un progetto ben pianificato e organizzato. Non affrettare il processo decisionale; una struttura elaborata con cura è essenziale per il successo del tuo progetto.
Ecco i passaggi necessari per la creazione di una WBS:
Definire l'ambito e gli obiettivi del progetto
Definisci chiaramente l'ambito generale del progetto e gli obiettivi specifici. Ciò implica la comprensione degli obiettivi, dei vincoli e dei requisiti del progetto. Un ambito ben definito costituisce la base per l'intera WBS. Più solida è la base, maggiori sono le possibilità di successo.
Identificare le deliverable principali
Successivamente, identifica i risultati principali o le deliverable del progetto. Elenca gli esiti chiave che il progetto dovrebbe ottenere. Ad esempio, le deliverable principali del progetto di un'applicazione per dispositivi mobili potrebbero includere la progettazione dell'interfaccia utente, lo sviluppo del backend, la configurazione del database e altro ancora.
Suddividere le deliverable in deliverable secondarie
Una volta identificate le principali deliverable del progetto, dividile in parti minori e più gestibili. Queste possono includere, ad esempio, wireframe, mockup e revisioni della progettazione per la deliverable dell'interfaccia utente.
Identificare i pacchetti di lavoro
Dopo aver suddiviso le deliverable, dividi ulteriormente le deliverable secondarie in pacchetti di lavoro specifici. Elenca tutti i pacchetti di lavoro necessari per completare le deliverable secondarie. Ad esempio, i pacchetti di lavoro per le deliverable secondarie del wireframe possono includere bozze iniziali, revisione degli esempi e finalizzazione del wireframe.
Definire le attività di ogni pacchetto di lavoro
Identifica e descrivi dettagliatamente le attività necessarie per completare ogni pacchetto di lavoro. Elenca tutti i task di gestione, le risorse e le dipendenze necessarie per raggiungere gli obiettivi del pacchetto di lavoro.
Tornando all'esempio delle bozze iniziali dei wireframe, le attività possono includere la raccolta dei requisiti, la creazione di un livello di base e la presentazione della bozza iniziale per la revisione.
Creare il grafico della WBS
Infine, organizza le componenti della WBS in un grafico o diagramma visivo. Questo rappresenta la gerarchia dell'ambito del progetto, dalla sua totalità ai singoli task di gestione. Per questa fase, utilizza il modello del diagramma di Gantt.
Puoi semplificare il processo con un modello di struttura di suddivisione del lavoro. Questo, infatti, suddivide i task più estesi in parti di dimensioni minori, più gestibili e facilmente realizzabili. I flussi di lavoro in Jira aiutano a migliorare l'efficienza dei team di gestione dei progetti.
Crea una struttura di suddivisione del lavoro per il tuo progetto con Jira
La creazione di una WBS è fondamentale per organizzare e gestire efficacemente il tuo progetto, ma acquisire gli strumenti giusti può essere complicato. Ebbene, da oggi non lo sarà più.
Jira semplifica questo processo più che mai. Il software utilizza i ticket Jira per gestire e monitorare i singoli task, garantendo che nulla venga trascurato durante il ciclo di vita del progetto. Puoi anche sfruttare i modelli predefiniti di Jira per creare e gestire progetti in modo efficiente. La pianificazione collaborativa dei progetti garantisce che il tuo team possa collaborare in tempo reale per monitorare e gestire la WBS all'interno della piattaforma.
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