Creazione di un social network aziendale di successo
Come realizzare un social network aziendale che piacerà a tutte le persone della tua azienda
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Una comunicazione e una collaborazione eccellenti sono fattori fondamentali per far prosperare gli ambienti di lavoro. Che la forza lavoro della tua azienda operi completamente da remoto o sia fisicamente presente in ufficio, è necessario che i team e i dipendenti rimangano in contatto per una collaborazione efficace. Il concetto è chiaro, ma creare quel senso di relazione non sempre è così facile.
Un social network aziendale è un social network interno eprivato che le aziende utilizzano per consentire al proprio team di comunicare tra loro a livello di azienda. Di solito riunisce in un'unica piattaforma alcuni elementi della messaggistica del team, della gestione dei progetti, della gestione delle attività e degli strumenti di collaborazione. Un social network aziendale favorisce la comunicazione e la collaborazione tra colleghi, aiutandoli a superare le barriere dei silos e determinando un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e idee più innovative. A chi non piace quest'idea?
Una breve storia dei social network aziendali
Potresti aver sentito parlare di famosi social network aziendali come Yammer, Teams, Jive, Chatter e Jabber. Ma in che modo l'importanza dei social network aziendali è cresciuta e perché?
All'inizio degli anni '90, nei primi anni del Web, le persone hanno iniziato a utilizzare Internet per entrare in contatto e creare comunità fondate su interessi comuni. Siti come TheGlobe.com e Geocities (che hanno chiuso i battenti a marzo 2019 dopo quasi 25 anni di attività) erano punti di riferimento per la condivisione di contenuti online. Questi social network sono diventati così grandi che tutti volevano farne parte, inclusi gli inserzionisti.
Da questi primi siti sono nate le moderne piattaforme di social media che molti di noi utilizzano oggi, come Facebook, Twitter e LinkedIn. Prendendo spunto dall'immensa popolarità osservata nel mondo dei consumatori, anche i social network di aziende come Yammer e Jabber hanno iniziato a emergere e ad affermarsi.
Yammer è stato creato come social network simile a Facebook, ma destinato a un uso aziendale interno. Consentiva di comunicare con tutti i colleghi tramite l'intuitiva interfaccia della piattaforma e conteneva un feed attività che mostrava le azioni e i contenuti più recenti degli altri utenti. Per le aziende era utile disporre di un'unica piattaforma su cui poter comunicare e collaborare, in modo che tutti i dipendenti fossero sulla stessa pagina. Microsoft ha acquisito Yammer nel 2012 e ne ha utilizzato il modello per creare Microsoft Teams.
Vantaggi dei social network aziendali (e come evitare le insidie)
Le aziende spesso implementano i social network aziendali per colmare una lacuna di comunicazione all'interno del loro team più esteso. In particolare, le aziende con team distribuiti possono trarre grande vantaggio dall'utilizzo di un social network aziendale. È più facile interagire con i colleghi di tutto il mondo tramite piattaforme di comunicazione online che tramite telefonate ed e-mail.
Tuttavia, usare un social network aziendale solo per comunicare e socializzare spesso non coglie tutta la potenza di una rete aziendale. L'utilizzo di una miriade di strumenti e software diversi per la collaborazione, la gestione delle attività, la condivisione, la modifica e la gestione di documenti determina perdita di produttività durante il giorno a causa del cambio di contesto.
Il tuo team otterrà il massimo valore da un social network aziendale quando la rete che scegli potrà integrarsi perfettamente con gli strumenti di collaborazione e di condivisione dei documenti. Consideralo un hub di collaborazione e comunicazione per la tua organizzazione. Nessuno vuole perdere tempo per capire in quale strumento è stata salvata una determinata conversazione, che si tratti di un documento o di un progetto.
E questo approccio è sostenuto dalla ricerca. Harvard Business Review ha dimostrato che i team che utilizzavano i social network aziendali trovavano più facile la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra silos. Li aiutavano a prendere decisioni più rapide, a sviluppare idee più innovative e a impegnarsi maggiormente nel lavoro e nell'azienda.
I social network aziendali aiutano i team a prendere decisioni più rapide, a sviluppare idee più innovative e a impegnarsi maggiormente nel lavoro e nell'azienda.
Tornando alla storia dei social network aziendali, nello stesso anno in cui Microsoft ha acquisito Yammer, il McKinsey Global Institute ha pubblicato uno studio secondo cui il 72% delle aziende utilizzava le tecnologie social per potenziare il proprio business, ma pochissime erano "vicine a raggiungere il massimo vantaggio potenziale".
Secondo le stime riportate nello studio, le aziende hanno avuto l'opportunità di aumentare del 20-25% la produttività di dirigenti e dipendenti altamente qualificati attraverso l'implementazione di un'ampia gamma di tecnologie social e software in grado di migliorare la comunicazione, la condivisione delle conoscenze e la collaborazione all'interno e tra le aziende. Quindi, come puoi procedere?
Come utilizzare un social network aziendale in modo efficace
Come accennato in precedenza, uno degli aspetti fondamentali da gestire quando implementi un social network aziendale per tutta la tua azienda è assicurarti che possa integrarsi nel lavoro dei tuoi team. Molti social network aziendali dispongono di strumenti per la condivisione di documenti e la gestione delle attività all'interno della loro piattaforma, oltre alla funzione di chat. Tuttavia, altre aziende potrebbero sfruttare i vantaggi di un social network aziendale tramite un ambiente di lavoro collaborativo interno di cui già dispongono e che include funzionalità di gestione dei progetti, come Confluence.
Fondamentalmente, Confluence è uno spazio di lavoro in cui le organizzazioni possono creare, organizzare e condividere le conoscenze dei team e la documentazione del progetto. Tuttavia, Confluence offre anche la possibilità di condurre conversazioni bidirezionali e di collaborare su tali contenuti. Attraverso il feed, una funzione molto utilizzata che offre una panoramica dei contenuti interessanti pubblicati da tutta l'azienda, i team possono rimanere aggiornati sugli annunci più recenti dei loro colleghi.
Ad esempio, l'organizzazione non profit globale Mercy Ships utilizza Confluence come social network aziendale invitando i membri del team a condividere i propri successi personali e lavorativi con il resto dell'azienda. Una volta condivisi, di solito sotto forma di post del blog interno, gli altri membri del team dell'azienda possono scrivere commenti di supporto o porre domande di follow-up in un modo che dia davvero impulso a un senso maggiore del legame e della comunità.
Prima di implementare un social network aziendale, individua la persona che ne ha la responsabilità all'interno della tua organizzazione. Alcune aziende centralizzano la proprietà e la moderazione all'interno di un unico team come quello IT o delle risorse umane, mentre altre hanno avuto successo estendendo l'ownership all'intero team. Nel caso di Mercy Ships, è bastato che il reparto IT configurasse Confluence internamente e poi stabilisse alcuni principi operativi relativi alle migliori pratiche di utilizzo, etichetta e comunicazione che tutto il personale aziendale è stato in grado di seguire.
In definitiva, il livello di efficacia della piattaforma dipende dall'utilizzo del tuo team. Se la piattaforma è difficile da usare, probabilmente non otterrai l'effetto sperato. La piattaforma giusta deve essere divertente, facile da usare e non ostacolare le esigenze del tuo team di comunicare con l'organizzazione, condividere e archiviare documenti, gestire le proprie attività e collaborare. Meno cambi di contesto ci sono, meglio è. Il tuo team potrà concentrarsi più facilmente sui dettagli e migliorare la propria produttività.
