Come creare un piano di gestione del rischio

Cos'è un piano di gestione del rischio?

Un piano di gestione del rischio è un documento dettagliato che raccoglie e codifica i processi e le persone responsabili dell'identificazione, della valutazione, della gestione, del monitoraggio e della mitigazione dei rischi. La tua azienda ha bisogno di un piano di gestione del rischio aziendale e di un piano di gestione del rischio di progetto per ogni progetto aziendale significativo.

Perché i piani di gestione del rischio sono importanti?

I rischi non affrontati possono diventare minacce che interrompono un progetto critico o l'intera azienda. I piani di gestione del rischio ti aiutano a implementare difese efficaci contro questo fenomeno abilitando molteplici vantaggi:

• Identificazione proattiva dei rischi: i piani efficaci di gestione del rischio possono aiutare la tua azienda a identificare i rischi e adottare misure per mitigarli prima che influiscano sulla sequenza temporale di un progetto o sulle operazioni aziendali critiche.
• Migliore processo decisionale: i piani di gestione del rischio possono aiutarti a raccogliere e sfruttare meglio i dati sui rischi, migliorando la tua iniziativa nella prevenzione e mitigazione dei rischi.
• Allocazione efficiente delle risorse: i piani di gestione del rischio chiari e ben congegnati possono migliorare la pianificazione delle risorse. Questo aiuta ad assegnare le persone e le risorse giuste a ogni progetto di gestione del rischio, riducendo o eliminando la duplicazione delle iniziative e i task incompleti.
• Comunicazione migliorata: i tuoi piani di gestione del rischio possono aiutare a tenere informati i team di gestione del progetto e del rischio, i responsabili delle decisioni e gli stakeholder sull'avanzamento del progetto. Questi piani possono includere anche programmazioni per revisioni regolari, aggiornamenti e dettagli sui membri del team.
• Successo del progetto: i piani di gestione del rischio ben congegnati forniscono tutte le informazioni necessarie per massimizzare la protezione dalle minacce ai tuoi progetti e alla tua azienda. Tutte le fasi di gestione del progetto (pianificazione, esecuzione e gestione del progetto) devono includere misure di gestione del rischio. Una gestione e una protezione efficaci dalle minacce rappresentano di per sé un progetto di successo. Ti rende più propenso a raggiungere i traguardi più importanti nella gestione dei progetti.

7 passaggi per la riuscita di un piano di gestione del rischio

Ogni piano di gestione del rischio deve seguire sette passaggi per fornire una protezione efficace dai rischi per i progetti e per la tua azienda.

Identificare i rischi

• Usa tecniche come il brainstorming e l'analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità e minacce) per scoprire i potenziali rischi.
• Lavora a stretto contatto con i leader e i team IT per integrare e sincronizzare l'iniziativa nella gestione del rischio informatico e non informatico laddove possibile.
• Conserva liste dettagliate di tutti i rischi identificati.
• Incarica persone specifiche di gestire e aggiornare le tue liste di rischi.

Effettuare una valutazione del rischio

• Usa metodi qualitativi e quantitativi per valutare ogni rischio.
• Definisci la priorità dei rischi in base al loro potenziale impatto sul progetto o sulle operazioni aziendali

Analizzare i trigger del rischio

• Determina quali eventi o condizioni potrebbero causare il verificarsi di ciascun rischio.
• Monitora continuamente il tuo ambiente per individuare eventuali segnali di rischio. Usa il monitoraggio e le notifiche automatici laddove possibile.
• Sviluppa, documenta, distribuisci, testa e aggiorna regolarmente i piani di emergenza per rispondere rapidamente a un trigger identificato.

Definire un piano di risposta al rischio

• Scegli strategie adeguate per ogni rischio. Le opzioni includono l'elusione, la riduzione, la conservazione, la diffusione, il trasferimento tramite contratti e polizze assicurative e l'accettazione.
• Sviluppa, documenta, distribuisci e testa e aggiorna regolarmente piani completi per la gestione dei rischi ad alta priorità.

Designare i responsabili del rischio

• Assegna responsabilità dettagliate a membri specifici del team.
• Assicurati che tutti comprendano i propri ruoli e responsabilità.
• Rivedi regolarmente tutti gli incarichi e aggiornali, se necessario, in risposta ai cambiamenti nelle persone o nell'ambiente del rischio.

Implementare il piano di gestione del rischio

• Metti in atto il piano di gestione del rischio dopo aver informato tutti i membri del team di progetto e gli stakeholder coinvolti.
• Garantisci che l'implementazione di piani di gestione del rischio specifici del progetto causi poche o nessuna interruzione delle operazioni aziendali non coinvolte nel progetto.

Monitorare e verificare

• Assicurati che ogni piano di gestione del rischio includa passaggi e programmazioni per test e revisioni regolari.
• Monitora tutto ciò che riguarda ogni iniziativa di gestione del rischio, utilizzando soluzioni automatizzate di monitoraggio e notifica laddove possibile.
• Rivedi e aggiorna regolarmente il piano di gestione del rischio tenendo conto di nuove informazioni e modifiche.

Le best practice per i piani di gestione del rischio

Anche i migliori piani di gestione del rischio non possono identificare, valutare, definire la priorità, monitorare o mitigare i rischi senza aiuto e assistenza. Alcune best practice aggiuntive ti aiuteranno a trasformare i tuoi piani di gestione del rischio in azioni efficaci di gestione del rischio:

• Costruisci una cultura della gestione del rischio. Gli utenti, tra cui colleghi, clienti, responsabili delle decisioni e partner, rappresentano collettivamente il rischio maggiore per la tua azienda. Ciò è vero soprattutto per quanto riguarda il tuo ambiente IT, in cui i rischi informatici possono mettere a repentaglio l'intera azienda. L'istruzione, la formazione e una comunicazione regolare sui rischi e sulla loro mitigazione possono aiutare a ridurre i rischi innescati dagli utenti. Queste iniziative possono creare una cultura della gestione del rischio in cui gli utenti evitano i rischi invece di innescarli o ignorarli.
• Coinvolgi i tuoi stakeholder. I tuoi piani di gestione del rischio dovrebbero includere passaggi specifici per identificare, coinvolgere e comunicare regolarmente con le persone maggiormente interessate dal piano. Questi passaggi aiutano a ridurre al minimo le interruzioni e a evitare che gli stakeholder vengano presi alla sprovvista. Possono anche convertire alcuni osservatori passivi in sostenitori attivi.
• Non ignorare la conformità normativa. Le normative che riguardano il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni personali, private e proprietarie si evolvono costantemente. Le aziende più grandi richiedono sempre più la conformità a molteplici framework e normative. Esempi importanti di piani di gestione del rischio includono il framework di sicurezza informatica SOC (System and Organization Controls) 2 e lo standard internazionale di gestione delle informazioni ISO/IEC 27001. La non conformità può esporre la tua azienda a multe significative, rischi reputazionali e capacità limitata di collaborare con partner più grandi. Comprendere e affrontare tutti i problemi di conformità pertinenti come parte dei tuoi piani di gestione del rischio è fondamentale.
• Usa gli strumenti di gestione dei progetti. Le tue iniziative di gestione del rischio dovrebbero utilizzare i sistemi, i processi e le persone utilizzati dalla tua azienda per la gestione dei progetti. Familiarità, competenza e risorse come modelli e integrazioni con altri sistemi aziendali possono facilitare e velocizzare le tue iniziative. Ciò è particolarmente vero se la tua azienda utilizza strumenti potenti, flessibili e facilmente adattabili come Confluence.

Rendi la tua azienda a prova di futuro con un piano di gestione del rischio

I piani di gestione del rischio possono aiutare la tua azienda a identificare, gestire e mitigare i rischi in modo coerente ed efficace. Ridurre al minimo e mitigare i rischi aiuta a fornire alla tua azienda una base più flessibile, affidabile e sicura per la crescita e la trasformazione digitale.

Confluence ti aiuta a creare e implementare piani di gestione del rischio efficaci grazie alla sua capacità di:

• Mettere ordine nel caos: Confluence può aiutare a trasformare diverse isole di informazioni ed esperienze in una risorsa condivisa e fruibile. Centralizza le conoscenze chiave a livello aziendale e relative ai progetti, rendendole accessibili in modo istantaneo e sicuro. Confluence aiuta i tuoi manager dei progetti e del rischio a trovare ciò che vogliono e scoprire ciò di cui hanno bisogno.
• Condividere tra i team: i tuoi leader e i membri del team possono invitare i colleghi a collaborare tramite modifiche in tempo reale e commenti in linea. Man mano che finalizzi i piani di gestione del rischio e altri documenti, puoi condividerli con gli stakeholder e i responsabili delle decisioni della tua azienda.
• Fornire e aiutare a creare modelli: Confluence offre modelli gratuiti che possono aiutare la pianificazione e la gestione del rischio nella tua azienda, nonché durante l'intero ciclo di vita della gestione dei progetti.

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