Come semplificare la pianificazione delle risorse nei diversi progetti
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Grazie a una corretta pianificazione delle risorse, ogni persona del team sarà costantemente in uno stato di flusso. Quando le risorse vengono allocate correttamente, i progetti vengono completati entro i tempi previsti e la produttività aumenta.
Nell'ambito della gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse può essere una sfida, in particolare per i project manager. Per chi ha team numerosi e vari flussi di lavoro, è facile che le risorse aziendali non vengano gestite correttamente. Devi abbinare risorse e progetti senza causare conflitti: basta un imprevisto per scombinare i piani.
Questo articolo definirà la pianificazione delle risorse e la sua importanza nella gestione dei progetti, oltre a illustrare le sfide comuni associate.
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Cos'è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse alloca le risorse a task e progetti specifici entro un tempo stabilito. A seconda del settore, le tue risorse possono includere membri del team, attrezzature e strutture.
La pianificazione delle risorse, che delinea gli impegni e le responsabilità in termini di tempo durante tutto il ciclo di vita del progetto, è accessibile a tutti, quindi non c'è confusione.
Per la maggior parte dei team, la pianificazione richiede di rispondere a tre domande:
- Di quali risorse ha bisogno questo progetto?
- Quando ha bisogno di queste risorse?
- Queste risorse sono disponibili?
Con le risposte a queste domande, tutti vengono aggiornati e si evitano ritardi.
Importanza della pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti
Senza una pianificazione delle risorse, diventa molto più complicato restare al passo con il cambiamento delle priorità. Con la pianificazione delle risorse, le persone continuano a lavorare quando le risorse sono poche e le scadenze sono ravvicinate.
Ecco perché la pianificazione delle risorse è importante:
Migliora l'efficienza dei progetti
L'efficienza dei progetti può essere compromessa da diversi aspetti: dall'assegnazione delle risorse sbagliate al ritardo nel delegare i task. La pianificazione delle risorse consente ai manager di vedere l'intero ambito del progetto e le esigenze di ogni progetto.
Immagina che ti serva uno sviluppatore senior che lavori sull'app aziendale ma di non usare la pianificazione delle risorse. Rischieresti di accorgerti troppo tardi che lo sviluppatore deve collaborare con il team finanziario e questo può costringerti a modificare le tempistiche del progetto.
Con la pianificazione delle risorse, assegni tutte le risorse e i task durante la fase di pianificazione del progetto. In questo modo, non devi preoccuparti di risolvere i conflitti di risorse.
Impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso
Supponiamo che tu abbia uno sviluppatore senior che lavora su una nuova app. Sta lavorando anche al nuovo sito web? E chi si occupa del chatbot che il team di responsabili vuole lanciare contemporaneamente? Se il processo decisionale prende in considerazione solo quando lo sviluppatore è disponibile, rischi di sovraccaricarlo.
La gestione delle risorse ti consente di distribuire il lavoro in modo uniforme per evitare il burnout e ti permette di capire se una persona se è sovraccarica di lavoro oppure non ne ha a sufficienza.
Prevenire l'assegnazione di risorse in eccesso è utile dal punto di vista finanziario. Se hai pianificato le risorse in modo errato o non le hai pianificate affatto, è probabile che vengano assegnate troppe risorse a un progetto. Le risorse extra vanno ad aggiungersi ai costi finali e limitano la capacità del team di dedicarsi ad altro.
Il software di pianificazione delle risorse impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso. Tuttavia, potrebbe essere necessario un periodo di apprendimento. Valuta la produttività media del tuo team per garantire un'equa allocazione dei task.
Migliora le tempistiche e la consegna dei progetti
Un progetto tipico potrebbe comportare più scadenze. Per introdurre una nuova funzionalità nel tuo sito web, pianifica controlli di progettazione, test degli utenti e una revisione del budget.
Questo può creare confusione se non usi strumenti di gestione delle risorse. Assegnazione di risorse in eccesso, dipendenze tra task non notate e altri fattori possono farti rischiare di saltare una scadenza.
Con la pianificazione delle risorse, tutte le tue risorse e tutti i tuoi progetti vengono messi davanti al team e puoi creare tempistiche ragionevoli per il progetto. Forse non c'è bisogno di passare ore a perfezionare il design del tuo sito web in questo momento se il lavoro ti impedisce di svolgere altri progetti.
Tempistiche migliorate migliorano anche la consegna dei progetti. Tutti sono contenti quando i progetti sono puntuali e soddisfano i parametri principali.
Garantisce un utilizzo ottimale delle risorse
La pianificazione delle risorse mostra come il tuo team utilizza le proprie risorse. Ci sono membri del team che non hanno niente da fare perché i loro progetti non occupano l'intera giornata lavorativa? I membri del team stanno lavorando al di sopra della loro capacità?
Puoi raggiungere un utilizzo ottimale delle risorse quando ottieni la massima produttività dalle tue risorse con il minimo spreco. Ma trovare questo equilibrio manualmente è pressoché impossibile.
Senza una pianificazione delle risorse, perdi la visione generale delle risorse e della loro disponibilità. Riconoscere le risorse utilizzate in modo eccessivo o non utilizzate al pieno delle loro capacità diventa difficile e potresti avere problemi ad assegnare i ruoli in modo efficace.
La pianificazione delle risorse mostra i task di ogni membro del team in tempo reale, così puoi adattare rapidamente i compiti in caso di problemi. Ad esempio, puoi riassegnare un task a una persona che ha più tempo e competenze o ribilanciare la capacità del tuo team.
Sfide comuni nella pianificazione delle risorse
In un mondo perfetto, la pianificazione delle risorse funzionerebbe senza intoppi. La programmazione incontrerebbe pochi ostacoli e le risorse sarebbero sempre disponibili.
Spesso i team hanno problemi legati a vincoli dei progetti, ambiti di vario tipo e interessi contrastanti. Ad esempio, il team addetto ai contenuti desidera utilizzare il tuo nuovo freelance per creare blog per siti web, mentre il team pubblicitario ritiene che la priorità vada data al nuovo testo pubblicitario.
La definizione delle priorità è una parte fondamentale della pianificazione delle risorse. Ecco quattro sfide comuni in cui potresti imbatterti:
Conflitti e assegnazione di risorse in eccesso
Il problema principale del tuo team potrebbe essere l'assegnazione di risorse in eccesso. Di solito, basta pianificare le risorse per evitare che si verifichino casi estremi di assegnazione di risorse in eccesso. Tuttavia, il problema è più persistente di quanto sembri.
Supponiamo che tu decida di assegnare a qualcuno tre task simultanei, ognuno dei quali occupa un terzo della giornata lavorativa. Questo non lascia molto spazio di manovra. Se si resta indietro con un progetto, lo stesso varrà anche per gli altri, di conseguenza la persona che se ne occupa sarà stressata e faticherà a raggiungere i risultati. In questa situazione si verifica un conflitto di risorse nel team.
Magari la pianificazione delle risorse non eliminerà i problemi di assegnazione di risorse in eccesso, ma ti permetterà di limitarne l'insorgenza. Assicurati di disporre un piano di gestione delle risorse e controlla se ci sono aggiornamenti.
Gestione della disponibilità e delle competenze delle risorse
La pianificazione delle risorse semplifica l'assegnazione dei task, ma cosa succede se qualcuno non è disponibile?
Se ti affidi a fogli di calcolo e lavagne, potresti avere difficoltà a trovare le informazioni necessarie. Una panoramica di chi sta lavorando a un particolare progetto non aiuta nella ricerca di competenze o disponibilità specifiche.
Con software come Jira e i suoi strumenti di gestione delle risorse, puoi tenere traccia della programmazione e delle capacità di ogni membro del team. Questo software ti consente di individuare potenziali colli di bottiglia prima che aumentino e di utilizzare tattiche come il livellamento delle risorse.
Il livellamento delle risorse si riferisce allo spostamento delle date di scadenza dei task per soddisfare le esigenze in caso di risorse limitate. Ad esempio, se un progettista deve lavorare su due campagne pubblicitarie, puoi posticipare le scadenze invece di assumere un altro progettista.
Gestione di cambiamenti e incertezze
La pianificazione delle risorse aiuta il team di gestione dei progetti ad adattarsi alle modifiche, ma potrebbe non essere sufficiente se ha uno spazio limitato.
Magari hai un nuovo cliente o una persona del team è in congedo maternità. Come puoi cavartela in questa situazione se la programmazione è completa e non hai risorse extra disponibili?
Hai tre possibilità: sospendere un progetto, posticipare le scadenze o assumere qualcun altro.
Con l'uso del software, le modifiche diventano più gestibili. Con Jira, ricevi notifiche automatiche in caso di cambiamenti e hai più tempo per capire cosa fare.
Bilanciamento di più progetti e priorità
Tutti i membri del tuo team hanno progetti e priorità. Una corretta pianificazione delle risorse aiuta a risolvere le difficoltà, ma non è l'unica soluzione. Potresti rischiare di trascurare le motivazioni individuali. È fondamentale comunicare regolarmente con il team.
Chiedi aggiornamenti sui progetti e tieni la porta aperta alle critiche.
Anche se gli obiettivi dei membri del team sono allineati, devi comunque bilanciare più progetti. La pianificazione delle risorse non ti dà una chiave per determinare la priorità. Fai un passo indietro e rifletti in modo critico sullo scopo di ogni progetto.
Assegnare le priorità alla pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti con Jira
Per far funzionare la gestione dei progetti, occorre considerare diversi aspetti variabili, tra cui un piano perfetto di pianificazione delle risorse. Una board Kanban di Jira aiuta a bilanciare le responsabilità del team e a consegnare i progetti per tempo. Con Jira, puoi assegnare facilmente i task alla persona giusta. Le board di Jira offrono visibilità in tempo reale sulla capacità del team e permettono di monitorare ogni problema.
Con funzionalità come le board multiprogetto e gli approfondimenti, Jira può alleggerire le tue responsabilità. Lascia che sia Jira ad analizzare i dettagli dei progetti e fornire idee in base al tipo di problema e alle prestazioni degli sprint passati. Se ci sono errori, Jira ti consente di spostare rapidamente i task e riequilibrare il tuo team.
La pianificazione delle risorse è un processo continuo. Continua a fare valutazioni e a modificarla per ottenere il massimo da ogni progetto e team. Jira ti offre gli strumenti e le informazioni per fare proprio questo.