Come iniziare un progetto in modo perfetto

Preparazione

La riunione di avvio di un progetto non dovrebbe essere una "trasmissione di informazioni". Se hai bisogno di condividere informazioni di base in anticipo, fallo su un documento condiviso come una pagina di Confluence. Le riunioni di avvio del progetto devono coinvolgere attivamente il team e tutti coloro che sono interessati o il cui lavoro sarà influenzato dal progetto.

Prepara un ordine del giorno per rendere la riunione efficiente e lineare; prova a stilare una lista delle domande che vuoi porre al tuo team. Ancora meglio, invia loro queste domande prima della riunione, in modo che abbiano il tempo di pensare alle risposte. Prepara delle risposte basate sulle domande che pensi possa avere il tuo team.

Strutturare la riunione

Il modo di strutturare l'ordine del giorno della riunione dipende dal progetto, ma gli elementi chiave dovrebbero includere le 5 W, ovvero Who (Chi), What (Cosa), Where (Dove), When (Quando), Why (Perché) e How (Come):

• Presentazioni
• Qual è il contesto del progetto
• Perché lo fai
• Qual è l'ambito del progetto
• Qual è il piano d'azione
• Chi sta facendo cosa
• Come lavorerete insieme
• Che aspetto ha il successo

Assicurati anche di indicare l'ordine del giorno della riunione di avvio del progetto con il tuo team e se ci sono domande o questioni che non sono state discusse.

Qual è la differenza tra una riunione di avvio del progetto con il tuo team e con i clienti?

Può darsi che il progetto che stai per avviare sia interno, come ad esempio il lancio di un nuovo sistema di gestione dei documenti o la creazione di una nuova funzione di design. Oppure stai per avviare un progetto esterno per un cliente. In entrambi i casi, la riunione iniziale ha la stessa funzione di base: è una riunione per definire il tono, lo stile e la visione del progetto nel suo complesso e per stabilire obiettivi, compiti e tempistiche comuni con il tuo team di progetto.

In caso di progetti per i clienti, la riunione di avvio del progetto comprende la presentazione del team che lavora al progetto, la presentazione al cliente delle fasi del progetto e l'accordo su come lavorare efficacemente insieme per portare a termine il progetto con successo. È un'occasione per il tuo team di acquisire una base più solida nel contesto del progetto, di mostrare la propria comprensione e il proprio entusiasmo per il progetto e di gettare le basi per un rapporto di lavoro positivo con il cliente.

Cosa comporta una riunione di avvio?

Hai fatto la tua pianificazione preliminare e sei pronto a iniziare la riunione di avvio del progetto con il tuo team. Ottima organizzazione! Ogni progetto è diverso, ma ti consigliamo di cercare di trattare questi argomenti durante la riunione:

Presentazioni

Dai il via alle danze. Non dare per scontato che tutti si conoscano, quindi fai in modo che ognuno presenti se stesso, il proprio ruolo nel progetto e cosa consegnerà. Punti bonus se riesci a pensare a un rompighiaccio divertente e veloce.

Dichiarazione di lavoro, ambito del progetto, timeline e risultati da ottenere

Tra tutti i punti discussi durante la riunione di avvio del progetto, questo è uno dei più importanti. Serve a chiarire cosa c'è in ballo nel progetto e se tutti sono d'accordo o meno.

Le specifiche di lavoro che hai presentato al cliente descrivono il lavoro che consegnerai e la scadenza.

L'ambito del progetto include una descrizione dettagliata dei risultati del progetto e del lavoro necessario per realizzarli.

La timeline del progetto è una panoramica di ciò che si prevede di consegnare e quando. Può essere dettagliata a seconda delle esigenze del progetto.

I deliverable sono gli elementi effettivi che invierai al cliente e di solito sono annotati nella timeline.

Tracciare l'avanzamento e le milestone e comunicarli

Durante la riunione di avvio, stabilisci una baseline per la condivisione dell'avanzamento con gli stakeholder o il cliente. Puoi utilizzare un report sullo stato di avanzamento per mostrare come il progetto sta procedendo in termini di budget, task, milestone e timeline. Il report sullo stato di avanzamento dovrebbe essere disponibile a tutti gli stakeholder e a tutti coloro il cui lavoro potrebbe essere influenzato dal progetto, per assicurarsi che tutti siano al corrente dei progressi (o dei ritardi). Per i progetti dei clienti, è importante che il cliente sia d'accordo con il livello di dettaglio che riceverà nei rapporti sullo stato di avanzamento per garantire una fatturazione e dei pagamenti più semplici.

Strumenti e metodi

Metti insieme una serie di strumenti di collaborazione che utilizzerai durante il progetto e decidi con il tuo team come usarli per comunicare. Come condividerete i report sullo stato di avanzamento e altri file? Allinearsi fin dall'inizio su questi aspetti ti aiuterà a mantenere la comunicazione di progetto più fluida. Inoltre, è utile assicurarsi che il team o il cliente possano accedere a qualsiasi strumento decidiate di utilizzare per tenervi informati sul progetto. Alcuni strumenti di progetto che potresti utilizzare sono:

• Un sistema di gestione del lavoro per tenere traccia delle attività in corso. Alcuni esempi sono Jira, Basecamp o Asana.
• Un sistema di condivisione dei documenti per assicurarsi che tutti, compreso il cliente, abbiano accesso ai documenti e alle informazioni importanti sul progetto. Ad esempio Microsoft Docs, Google Docs o un sistema di gestione dei documenti con strumenti di classificazione e organizzazione integrati come Confluence.
• Uno strumento di comunicazione come l'e-mail o Slack, in modo che i team possano rimanere in contatto per qualsiasi domanda o necessità che emerga.

Per il lavoro con i clienti, potrebbero esserci altri strumenti a cui dovrai accedere prima di poter iniziare. Pensa a risorse di design come loghi, font o guide di stile, modelli, database, login (a CMS, social, analytics e così via), accesso all'intranet del cliente e i dettagli corretti per la fatturazione.

Gestione dei rischi e dei problemi

Comunica con il tuo team (e con il cliente) come intendi individuare e affrontare i problemi in modo congiunto. Anche con la migliore pianificazione, a volte in un progetto si verificano degli imprevisti. Una buona gestione dei rischi di progetto, sia per i progetti interni che per quelli con clienti esterni, implica che tu e il tuo team identifichiate, analizziate, diate priorità e mitighiate continuamente i rischi che potrebbero ostacolare la realizzazione del progetto nei tempi e nei costi previsti. Ad esempio, i membri del team dovranno tenere sotto controllo le rispettive ore fatturabili e tenere d'occhio i futuri aggiornamenti del software o le modifiche agli strumenti tecnici utilizzati durante il progetto.

È anche opportuno chiedere al cliente, durante la riunione di avvio del progetto, qual è il suo atteggiamento nei confronti di eventuali modifiche, ad esempio per quanto riguarda i margini di manovra nel budget.