Come superare la scarsa comunicazione sul posto di lavoro
Come saltare dalla ruota del criceto e fare di più
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Le aziende hanno difficoltà per innumerevoli motivi, ma uno dei più comuni è la scarsa comunicazione. Una pianificazione efficace del progetto dipende dal fatto che tutti ricevano il messaggio giusto.
Persino il fraintendimento di una semplice domanda potrebbe lasciare un'azienda in difficoltà. Una scarsa comunicazione sul lavoro consuma l'efficienza e il morale dell'azienda.
Questo articolo spiega come individuare le cattive abitudini comunicative all'interno della tua azienda, identifica le potenziali cause e offre suggerimenti per migliorare la tua cultura della comunicazione.
Come identificare una comunicazione scarsa
Una scarsa comunicazione si verifica quando i membri del team trasferiscono le informazioni in modo inefficace. Descrive una discrepanza tra ciò che una persona dice e ciò che l'altra sente.
Ad esempio, il coordinatore del team si aspetta un report scritto che descriva in dettaglio l'ultimo problema tecnico del software, ma riceve solo una breve e-mail. La discrepanza spesso deriva da una scarsa comunicazione.
Identificare i segni evidenti di una comunicazione inefficace, come toni arrabbiati o alterati, è semplice. Tuttavia, i problemi reali possono essere più sottili. Ecco tre modi per identificare una scarsa comunicazione sul posto di lavoro:
- Osserva le incomprensioni nelle interazioni del team. Presta attenzione agli sforzi di comunicazione collaborativa tra diversi team. I loro obiettivi sono chiari? Qualcuno sembra confuso o male informato?
- Cerca scadenze non rispettate ed errori frequenti. Se i tuoi dipendenti commettono errori di distrazione, come non rispettare le scadenze o ignorare i parametri del progetto, potrebbero non comprendere appieno le proprie responsabilità.
- Monitora i cicli di feedback. Un feedback limitato spesso porta a capacità comunicative imperfette. Ad esempio, un manager che fornisce indicazioni incomplete potrebbe non rendersi conto di cosa sta succedendo se nessuno si lamenta.
Cause comuni della scarsa comunicazione
I fallimenti nella comunicazione interna hanno spesso una manciata di cause comuni, tra cui la mancanza di chiarezza nelle istruzioni e negli obiettivi, la mancanza di feedback o problemi gerarchici. Anche le differenze culturali, le barriere linguistiche, le barriere fisiche e ambientali e i canali di comunicazione inefficaci possono creare problemi.
Considera come avviene la comunicazione nella tua azienda. I dipendenti ricevono istruzioni comprensibili e a cui possono fare riferimento in seguito? Il team può sembrare interessato quando definisci il tuo piano di progresso in cinque punti, ma quell'entusiasmo va sprecato se nessuno ricorda i dettagli in una settimana. Assicurati che tutti comprendano sia i requisiti che l'obiettivo generale del proprio lavoro.
Un modo per garantire che tutti rimangano sulla buona strada è utilizzare più canali di comunicazione. Una piattaforma di collaborazione come Confluence è perfetta per istruzioni lunghe, mentre le piattaforme di chat sono migliori per aggiornamenti rapidi. Avere diversi modi per connettersi aiuta anche i dipendenti a comunicare nonostante le differenze culturali. Ad esempio, i messaggi scritti potrebbero aiutare un dipendente ad abbattere le barriere linguistiche.
Pensa ad altre potenziali barriere che ostacolano la comunicazione. La collaborazione al progetto potrebbe essere difficile perché gli orari delle riunioni sono troppo tardi per i dipendenti che risiedono all'estero, o magari perché un ufficio condiviso con tante altre persone rende difficile la concentrazione.
Trovare la causa dei problemi di comunicazione della tua azienda è utile solo se qualcuno ha il potere di apportare modifiche. Una leadership inerte o mancante è un grosso problema quando vuoi migliorare le scarse capacità comunicative dei dipendenti.
Strategie per migliorare la scarsa comunicazione sul posto di lavoro
Quando segnali lacune nella comunicazione sul posto di lavoro, è fondamentale agire rapidamente. Quasi il 50% degli intervistati per il sondaggio di Forbes Advisor del 2023 ha affermato che una scarsa comunicazione ha influito sulla loro soddisfazione sul lavoro.
Fortunatamente, il danno è reversibile. Ecco alcune strategie per migliorare la comunicazione in ambito aziendale.
Promuovi l'ascolto attivo
A volte, i dipendenti si perdono i dettagli perché in realtà non ascoltano. Si concentrano su ciò che vogliono dire dopo oppure i loro pensieri si spostano su argomenti non correlati. Promuovere l'ascolto attivo fa una differenza significativa. Incoraggia i dipendenti a evitare di interrompere e a concentrarsi sinceramente sulla conversazione.
Tuttavia, parlare con qualcuno anziché parlare a qualcuno non è efficace. Di tanto in tanto, chiedi agli ascoltatori di riassumere ciò che sentono. Questo aiuta a valutare la loro comprensione, assicurando che la conversazione rimanga amichevole e rispettosa.
Migliora la chiarezza e la precisione
Anche le idee migliori falliranno se i dipendenti non sono sicuri degli obiettivi aziendali. Tutti i membri del team di gestione del progetto o con poteri decisionali dovrebbero sapere come trasmettere istruzioni chiare e semplici da comprendere.
Ad esempio, invece di dire: "Iniziamo a fare la differenza", di': "Aumentiamo le vendite del prodotto del 5% il prossimo trimestre". I due messaggi sembrano simili, ma è più probabile che solo uno faccia ottenere la risposta desiderata.
Coltivare un ambiente in cui feedback e domande siano ben accetti ti terrà informato in caso di nuovi malintesi.
Seleziona gli strumenti giusti
La collaborazione in team potrebbe richiedere ai membri di passare da e-mail, chat online, telefonate, strumenti di tracciamento dei progetti, ecc. La comunicazione diventa fluida quando si scelgono le piattaforme e le tecnologie giuste.
Alcuni team viaggiano spesso e hanno bisogno di telefoni di lavoro per gestire il volume delle chiamate. Altri lavorano a distanza e comunicano interamente tramite mezzi digitali. Qualunque sia il metodo che usi per comunicare, informa l'intero team e spiega come usare qualsiasi tecnologia.
Se il tuo team ha un ufficio, bilancia il rapporto tra comunicazioni digitali e interazioni faccia a faccia.
Inviare un messaggio veloce online è l'opzione più veloce, ma molti pensatori trovano ispirazione quando le idee fluiscono di persona. Ad esempio, parlare consente ai dipendenti di presentare la loro strategia sulla lavagna e ricevere un feedback immediato e originale.
Fornisci una formazione sulla comunicazione
Hai dipendenti che hanno difficoltà a parlare a causa di un carattere introverso o di limitate competenze interpersonali? La formazione sulla comunicazione aiuta a dare loro voce.
I dipendenti potrebbero non avere esperienza nell'ascolto degli altri o potrebbero distrarsi facilmente. Vogliono ottenere buoni risultati, ma hanno bisogno di più formazione.
Un breve workshop sulla comunicazione potrebbe includere lezioni su come parlare chiaramente, ascoltare in modo attivo e interpretare i segnali non verbali. Questa formazione è più efficace se personalizzata per rispondere a problemi specifici del team. Ad esempio, se pubblichi post pieni di errori sui social media perché il team dei contenuti condivide informazioni obsolete, crea un corso di formazione incentrato sulla collaborazione tra team per risolvere il problema.
Incoraggia un feedback aperto e onesto
Le persone che si sentono a proprio agio nel sottolineare i problemi di comunicazione sono importanti. Tuttavia, questa onestà esiste solo all'interno di culture lavorative che promuovono un feedback aperto e diretto. Se i dipendenti temono le ripercussioni, rimarranno in silenzio e ignoreranno i potenziali problemi.
I manager potrebbero dover ricordarsi di spiegare le fasi di gestione del progetto o trasmettere informazioni critiche. Avere dipendenti che forniscono regolarmente feedback ti consente di risolvere questi problemi prima che peggiorino.
Organizza check-in regolari, riunioni individuali e sondaggi anonimi. Se viene segnalato un problema, risolvilo il prima possibile. Agire in base al feedback dei dipendenti ne dimostra il valore.
Come promuovere una cultura della comunicazione positiva
Creare una cultura della comunicazione positiva è essenziale per il successo di qualsiasi azienda. Esploriamo le strategie chiave per promuovere un ambiente in cui la comunicazione aperta, la fiducia e la trasparenza prosperino, a beneficio in ultima analisi dei singoli e del team.
Dai l'esempio
I dipendenti traggono spunto dall'alto. Se i manager comunicano male, lo faranno anche i dipendenti.
Se vuoi lavorare in un ambiente con una comunicazione chiara, presta molta attenzione ai dirigenti sul posto di lavoro. Concentrati sul modo in cui parlano, leggi le loro e-mail e i promemoria interni e assicurati che capiscano come accettare il feedback. Se ricopri una posizione dirigenziale, cerca di rispettare gli standard di comunicazione nel modo più coerente possibile.
L'obiettivo è che i leader modellino il comportamento dei dipendenti. Tuttavia, è importante essere coerenti. Gli standard di comunicazione devono essere affidabili prima di influenzare il comportamento.
Costruisci fiducia e trasparenza
La sfiducia genera il silenzio tra i dipendenti. Nessuno vuole evidenziare i problemi se teme di finire nei guai per averlo fatto. La comunicazione fiorisce quando le aziende onorano l'onestà e l'integrità.
Accogli i reclami con cui non sei d'accordo o che coinvolgono membri del team apprezzati. Per mantenere la trasparenza, valuta ogni preoccupazione e riporta le tue scoperte.
Quando i reclami innescano dei turni operativi, fallo sapere a tutti. La condivisione delle informazioni deve essere naturale.
A volte si diffondono informazioni false, magari in merito a un membro specifico del team, una nuova linea di prodotti o altro ancora. Le informazioni errate si spargono a macchia d'olio tra i membri del team e si sedimentano nella testa dei dipendenti. Se senti riportare una voce di corridoio, stroncala subito sul nascere e fornisci le informazioni corrette o ufficiali.
Riconoscere una buona comunicazione
Elogiare i bravi comunicatori galvanizza l'intero team e aumenta le probabilità che tale comportamento venga mantenuto. Prova diversi metodi di gratificazione finché non ne trovi uno a cui i dipendenti rispondono positivamente.
Anche i team che comunicano efficacemente meritano un riconoscimento. Usa l'elogio pubblico per motivare il team e celebrare i suoi successi davanti all'intera azienda.
I successi in termini di comunicazione dovrebbero influenzare anche la valutazione delle prestazioni. Se lo stile di comunicazione di una persona migliora notevolmente, ricordati di sottolineare il cambiamento.
Utilizza Confluence per favorire una comunicazione efficace sul posto di lavoro
Il modo in cui il tuo team comunica influisce su ogni aspetto, dalla qualità del prodotto alla soddisfazione dei dipendenti. Piattaforme come Confluence aiutano a coordinare gli sforzi di comunicazione, facilitando il monitoraggio dei miglioramenti.
Confluence è la nostra unica origine di riferimento. Questo strumento consente ai membri del team di condividere e commentare direttamente i documenti, eliminando la necessità di ricercare i dati su diverse piattaforme. Tutte le persone coinvolte nel progetto possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, come se si trovassero nella stessa stanza.
Se i dipendenti lavorano da soli, possono rivedere le modifiche 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I commenti presenti nella pagina creano un ciclo di feedback che mantiene viva la conversazione e permette di chiarire i malintesi. Se hai bisogno di maggiori competenze, tagga l'esperto nella sezione commenti.
Confluence consente inoltre ai team di comunicare tramite gli strumenti di messaggistica integrati. Condividi informazioni con l'intera azienda o crea spazi collaborativi per discutere di progetti particolari. Ogni documento, commento e revisione relativi al progetto saranno disponibili per la revisione.
Vuoi trasformare la comunicazione all'interno del team? Prova Confluence gratuitamente oggi stesso.
