Scalare l'onboarding dei membri del team con Confluence

Stabilisci aspettative di onboarding chiare (e specifiche) con le funzionalità di Confluence

Nel sondaggio SHRM, il 23% degli intervistati riferisce che delle linee guida chiare, compresi compiti e responsabilità specifici, avrebbero potuto impedire una così repentina cessazione del rapporto di lavoro. Sebbene sia importante redigere un documento di onboarding universale per fornire le nozioni di base, è molto più utile preparare risorse ad hoc e dettagliate per ciascuna funzione lavorativa. Ogni dipendente dovrebbe conoscere le proprie responsabilità specifiche nell'organizzazione.

Per raggiungere questo obiettivo, puoi impostare diversi elementi di pagina in Confluence in base ai singoli ruoli dei dipendenti. Ad esempio:

• Crea degli "elementi di azione", un elenco di attività da spuntare man mano che i dipendenti le completano. Ad esempio, potresti aiutare un dipendente a impostare i propri benefit entro determinate date.
• Crea tabelle individuali in Confluence con i risultati previsti dell'onboarding dei dipendenti a 30, 60 o 90 giorni, oppure una combinazione di queste scadenze.

• Crea collegamenti a documenti di progetto specifici all'interno dei documenti di onboarding principali, in modo che i dipendenti siano immediatamente informati sui progetti di propria competenza.

Allo stesso tempo, puoi creare pagine individuali del team per specificare i singoli ruoli nel contesto della tua azienda. Vuoi che le risorse umane indichino compiti, responsabilità e aspettative specifici per ciascun membro del team? Sfrutta le restrizioni di pagina per limitare le modifiche alla singola persona. In questo modo, ogni nuovo dipendente potrà sempre contare sulle informazioni necessarie provenienti dai team e dalle figure che conoscono meglio il suo ruolo.

Ottimizza il processo di onboarding con i modelli

Probabilmente, starai già sbuffando dopo avere letto la sezione precedente.

Una nuova pagina per ogni dipendente? Con tutti i ruoli che ci sono nel mio reparto, ci vorrà una vita. Ad esempio, un reparto marketing può includere fino a 20 ruoli diversi; creare materiali di onboarding per ciascuno di essi richiederebbe molto tempo. I modelli Confluence ti aiutano a ridurre il carico di lavoro: utilizzali per creare piani di onboarding e risorse di formazione coerenti per i nuovi membri del tuo team compilandoli con tutte le informazioni essenziali, come:

• Dettagli del progetto
• Linee guida per il marketing/il brand
• Recapiti per contattare i dipendenti chiave e ricevere assistenza

• Manuali per i dipendenti integrati automaticamente

Con Confluence, puoi creare una nuova pagina da un modello per le risorse umane predefinito. Vuoi impostare una nuova pagina specifica per i neoassunti? Confluence inserisce automaticamente le informazioni del manuale dei dipendenti e la presentazione dell'azienda senza necessità di ulteriori interventi da parte tua.

Utilizza i commenti in linea per aggiornare i nuovi dipendenti

Prima o poi è inevitabile imbattersi in qualche intoppo. Indipendentemente dalla quantità di informazioni assimilate e dai tentativi di consultare tutta la documentazione esistente, ai dipendenti sarà necessario un periodo di assestamento prima di integrarsi pienamente nei progetti del tuo team.

Non preoccuparti: Confluence offre funzionalità di collaborazione in linea, come la possibilità di taggare "@" gli utenti in commenti specifici e di commentare le pagine, che aiutano a mantenere tutti allineati mentre risolvi questi problemi. I nuovi dipendenti possono commentare le pagine per porre domande o, in alternativa, rivolgersi a un rappresentante delle risorse umane da te coinvolto per ricevere assistenza.

Ad esempio, un nuovo dipendente che entra in uno spazio del team per la prima volta può utilizzare i commenti in linea per rivolgere domande specifiche alle figure che potrebbero conoscere le risposte. Questo aiuta a ridurre la confusione e i commenti visibili a tutti, garantendo l'efficienza dello spazio del team anche nel periodo di inserimento dei nuovi dipendenti.

Separa i dati di onboarding dei dipendenti dal resto dei tuoi progetti

Confluence dispone di funzionalità di tag in base agli argomenti per distinguere i diversi tipi di contenuto. In questo modo è possibile semplificare le ricerche tra documenti e comunicazioni dei dipendenti. Ad esempio, supponiamo che un nuovo membro del team debba consultare la documentazione relativa all'onboarding. Come prima cosa, può cercare le risorse contrassegnate dal tag onboarding e scartare le informazioni relative ai progetti esistenti.

Puoi sfruttare i tag in diversi modi, ad esempio contrassegnando i benefit, le informazioni sulle ferie e i requisiti dei dipendenti con il tag "politiche aziendali" per facilitare la consultazione ai nuovi dipendenti.

Puoi anche utilizzare le etichette per spiegare con maggiore chiarezza gli obiettivi del progetto ai nuovi membri del team. Tagga gli obiettivi del team e del progetto e le pagine pertinenti che li riguardano, e assicurati di differenziare i brief generali dalla documentazione di supporto. In questo modo, i nuovi dipendenti avranno a disposizione una roadmap più chiara per iniziare con il piede giusto.

Fai sentire i dipendenti parte del team

I dipendenti demotivati sono quasi il doppio rispetto a quelli che si sentono coinvolti, e questa non è una buona notizia. Spesso il coinvolgimento è il risultato del lavoro di squadra. Quanto più rapidamente i dipendenti diventano membri apprezzati del team, contribuendo con costanza al successo, tanto più è probabile che aumenti la motivazione.

Come osserva l'Harvard Business Review, "le ricerche hanno dimostrato che i dipendenti che instaurano legami solidi sul lavoro sono più produttivi, creativi e collaborativi".

Come utilizzare software come Confluence per promuovere il lavoro di squadra? Semplice: sfruttando al massimo le funzionalità di comunicazione, ad esempio integrando Confluence e Trello per l'onboarding. I membri del team che tengono un blog di gruppo o reagiscono con gli emoji per esprimere la propria personalità contribuiscono a promuovere uno spirito di collaborazione piuttosto che la sensazione di spuntare gli elementi da un elenco (idealmente, con Confluence e Trello potrai fare entrambe le cose contemporaneamente).

Provide communication training

Puoi integrare la knowledge base Confluence in uno o più spazi creando pagine all'interno di uno spazio di team o di progetto. Col tempo, puoi trasformare queste pagine in una knowledge base del team o dell'organizzazione rivolta a più dipendenti. Sta a te scegliere il tipo di spazio da utilizzare a seconda dei casi. Una knowledge base per l'onboarding potrebbe fungere da manuale per i nuovi dipendenti e segnalare loro tutte le informazioni da conoscere e le attività da completare durante l'onboarding. Lo spazio del team è uno spazio condiviso a cui i nuovi assunti possono partecipare dopo avere chiarito gli obiettivi e i progetti del proprio team.

Encourage open and honest feedback

Puoi integrare la knowledge base Confluence in uno o più spazi creando pagine all'interno di uno spazio di team o di progetto. Col tempo, puoi trasformare queste pagine in una knowledge base del team o dell'organizzazione rivolta a più dipendenti. Sta a te scegliere il tipo di spazio da utilizzare a seconda dei casi. Una knowledge base per l'onboarding potrebbe fungere da manuale per i nuovi dipendenti e segnalare loro tutte le informazioni da conoscere e le attività da completare durante l'onboarding. Lo spazio del team è uno spazio condiviso a cui i nuovi assunti possono partecipare dopo avere chiarito gli obiettivi e i progetti del proprio team.