12 principi fondamentali per la gestione dei progetti

Quali sono i 12 principi essenziali della gestione dei progetti?

Un piano di gestione riuscito fornisce tutte le informazioni necessarie per realizzare un progetto dall'inizio fino al completamento e alla valutazione.

Indipendentemente dalla metodologia che utilizzi, il tuo approccio deve soddisfare i requisiti del progetto, le aspettative degli stakeholder e le esigenze e gli obiettivi aziendali. L'applicazione di questi 12 principi essenziali di gestione può contribuire a garantire il successo del tuo progetto.

Stabilisci la struttura del progetto

Un progetto ha un ambito più ampio rispetto a un'attività normale. Struttura il tuo progetto in modo gestibile e comprensibile, così da agevolare la valutazione da parte degli stakeholder e del team di gestione del progetto.

Definisci gli scopi e gli obiettivi del progetto

Definire gli scopi e gli obiettivi del progetto è essenziale per stabilirne la struttura e ottenere il supporto del team di gestione e degli stakeholder. Stabilisci chiaramente gli scopi specifici del progetto e assicurati che siano in linea con gli obiettivi generali dell'azienda.

Trova uno sponsor per il progetto

La collaborazione degli sponsor è fondamentale per il successo di un progetto. Uno sponsor può essere una guida utile e fornire un aiuto concreto durante la realizzazione del progetto. Se necessario, gli sponsor possono anche ottenere ulteriori risorse e supporto da più team e stakeholder.

Crea ruoli e responsabilità

I ruoli e le responsabilità variano in base ai requisiti aziendali, alle aspettative degli stakeholder, alla disponibilità di persone e risorse e ad altri fattori. Definisci questi ruoli in modo chiaro per garantire una collaborazione efficace ed evitare che le stesse attività vengano svolte due volte e che le esigenze del progetto rimangano insoddisfatte.

Assicura la responsabilità del team

Promuovi una cultura fondata sull'assunzione della responsabilità all'interno del team. Implementa dei metodi per monitorare e misurare la responsabilità individuale e collettiva.

Gestisci l'ambito del progetto e le relative modifiche

L'adattabilità è fondamentale per tutto il ciclo di vita di un progetto. Gli obiettivi, le esigenze, le aspettative, la disponibilità di persone e risorse possono cambiare in qualsiasi momento. Ogni piano di gestione deve includere quindi una strategia solida e processi chiaramente definiti per monitorare l'ambito del progetto e affrontare i cambiamenti.

Crea un piano di gestione del rischio

Basta poco perché una situazione di rischio metta a repentaglio un progetto, se non addirittura l'azienda stessa. I piani di gestione dei progetti devono includere strategie complete per identificare, valutare e ridurre al minimo i rischi per il progetto. Rivedi e aggiorna regolarmente il piano di gestione dei rischi man mano che il progetto procede.

Monitora i progressi

Il team di gestione dovrebbe monitorare i progressi in tutte le fasi di ciascun progetto. Stabilisci indicatori di prestazioni chiave (KPI) per semplificare la misurazione dei progressi verso gli obiettivi stabiliti. Il piano di gestione del progetto deve includere anche un sistema per tracciare, valutare e segnalare regolarmente lo stato di avanzamento del progetto.

Concentrati su una creazione del valore efficace

L'obiettivo di ogni progetto è creare valore per gli stakeholder e per l'azienda in generale. Dai la massima priorità alle attività che contribuiscono al successo del progetto. Includi metodi e strumenti che consentano al team di valutare e modificare continuamente le priorità in base alle esigenze degli stakeholder e agli obiettivi del progetto.

Stabilisci una baseline per la gestione delle prestazioni

Una gestione efficace delle prestazioni è la chiave per il successo dei progetti. Stabilisci una baseline che ti consenta di valutare e monitorare i risultati del team e del progetto. Usa metriche specifiche per identificare le aree di miglioramento e individuare i risultati positivi.

Concludi il progetto

Per concludere il progetto nel migliore dei modi, completa tutte le attività necessarie definite nel tuo piano di progetto. Assicurati che tutti i risultati soddisfino gli standard di qualità e ottieni le necessarie approvazioni da parte degli stakeholder e dei manager.

Analizza i risultati positivi

Rifletti sui successi ottenuti ed evidenzia i fattori chiave che contribuiscono ai risultati positivi. È altrettanto importante documentare ciò che hai appreso per applicarlo ai progetti futuri e promuovere un miglioramento continuo.

Applica i principi di gestione per realizzare un progetto di successo con Confluence

Una collaborazione efficace è essenziale per aderire in modo uniforme ai principi di gestione del progetto. La collaborazione, la comunicazione e la documentazione sono elementi fondamentali di ogni iniziativa di gestione del progetto, dall'ideazione all'esecuzione fino alla valutazione.

Confluence offre uno spazio di lavoro connesso comune in cui lavorare all'avanzamento dei progetti. I team possono creare, modificare e condividere i piani di progetto facilmente, in modo collaborativo e in sintonia tra loro. Confluence può migliorare le prestazioni del team di gestione dei progetti e portare a un'esecuzione più efficiente delle attività. Può anche creare maggiore valore per i membri del team, gli stakeholder e l'azienda.

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Cos'è la gestione dei progetti Agile?

La metodologia Agile di gestione dei progetti unisce gli sprint di Scrum con la condivisione continua delle informazioni e il feedback di Kanban. Consente ai team di gestione del progetto di concentrarsi sul miglioramento continuo e sulla creazione di valore per gli stakeholder. La sua flessibilità e il supporto interfunzionale che offre al team rendono l'approccio Agile molto efficace per la gestione di progetti soggetti a modifiche.

Quali sono le sfide più comuni nella gestione dei progetti?

Nell'ambito di gestione dei progetti emergono spesso alcuni problemi specifici, come:

• Slittamento dell'ambito. Man mano che il progetto procede, possono cambiare anche le esigenze, i requisiti, i desideri degli stakeholder e i fattori esterni. A causa di questi cambiamenti può accadere di deviare dal piano originale, sforare il budget, non rispettare le tempistiche stabilite e deludere gli stakeholder. Un piano dettagliato con una timeline del progetto ben definita e una comunicazione regolare con gli stakeholder possono contribuire a ridurre al minimo o a eliminare lo slittamento dell'ambito.
• Scadenze poco realistiche. Prefissarsi scadenze troppo ambiziose può portare al mancato raggiungimento delle milestone. I project manager devono trovare un equilibrio tra ciò che vogliono gli stakeholder e ciò che si può effettivamente realizzare con le risorse disponibili.
• Risorse insufficienti. Durante ogni progetto bisogna far fronte a una disponibilità limitata di denaro, tempo e competenze. Per ovviare a questi problemi puoi fissare budget realistici e fare una stima accurata dei costi. Tuttavia, i team devono avere la consapevolezza che le risorse potrebbero essere più limitate del previsto.
• Scarsa comunicazione. Una comunicazione inefficace può portare a malintesi, aspettative poco chiare o non soddisfatte, lavoro aggiuntivo e scadenze non rispettate. Viceversa, una comunicazione uniforme ti aiuta a evitare lo slittamento dell'ambito del progetto e a gestire le aspettative degli stakeholder.
• Gestione dei cambiamenti e dei rischi. I piani di gestione dei progetti devono includere processi ben documentati per identificare e ridurre i rischi e adattarsi ai cambiamenti improvvisi. In questo modo è possibile limitare al minimo le interruzioni e i ritardi del progetto.
• Monitoraggio, valutazione e documentazione dell'avanzamento. Un monitoraggio e una valutazione costanti possono contribuire al corretto andamento dei progetti e all'individuazione delle sfide prima che diventino problemi. La documentazione degli sforzi di monitoraggio e delle valutazioni può aiutare a mantenere informati e coinvolti i membri del team e gli stakeholder.

Quali sono le diverse metodologie di gestione dei progetti?

Ecco alcune delle metodologie più utilizzate per la gestione dei progetti.

• Kanban: questo metodo è incentrato sulla visualizzazione delle attività e dell'avanzamento. Si basa su una lavagna condivisa, fisica o digitale, che in genere è strutturata in colonne corrispondenti alle diverse fasi del flusso di lavoro: ad esempio, Da fare, In corso e Completato. L'approccio visivo di Kanban permette a tutti di vedere e seguire il lavoro man mano che il progetto avanza. In questo modo tutti sono informati e allineati tra loro e con gli obiettivi del progetto. Kanban può aiutare i team anche a essere più adattabili e flessibili rispetto all'evoluzione delle esigenze o delle priorità.
• A cascata: la gestione dei progetti a cascata è più lineare e sequenziale rispetto ad altri metodi. I progetti gestiti con questa metodologia in genere hanno requisiti ben definiti in termini di pianificazione, progettazione, sviluppo, test e distribuzione. I progetti a cascata richiedono un rispetto rigoroso dei piani e il massimo allineamento con i requisiti e gli obiettivi dichiarati.
• Scrum: la metodologia Scrum prevede un framework altamente strutturato. Definisce i ruoli specifici dei membri del team e la durata di ogni ciclo di lavoro o sprint. I team svolgono riunioni quotidiane per analizzare l'avanzamento e mappare i prossimi sprint. Questa metodologia è ideale per i progetti complessi e per il coinvolgimento attivo degli stakeholder.