Comprensione delle fasi di gestione dei progetti
Non si tratta solo di spuntare le caselle "da fare" e "fatto"
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Il ciclo di vita di un progetto è suddiviso in cinque fasi di gestione: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Queste fasi rappresentano la tua roadmap per affrontare progetti complessi con il tuo team.
Facciamo la conoscenza di Sofia. Sofia è a capo del team RU della sua azienda e sta per affrontare il colossale progetto di revisione del processo di onboarding dei dipendenti.
La maggior parte di noi (Sofia compresa) pensa ai progetti in due fasi: inizio e fine.
In realtà c'è molto di più. Immagina il progetto come la preparazione di una torta. Non si può passare direttamente da un mucchio di ingredienti a caso a un delizioso capolavoro glassato. Bisogna fare la spesa, preparare, miscelare e assaggiare più volte.
Le fasi della gestione di un progetto rappresentano i diversi passi che si compiono per passare dall'inizio al completamento. Comprenderle ti aiuterà a creare piani di progetto più accurati, a stimare tempistiche più realistiche e a gestire i progetti in modo strategico e organizzato.
Prendendo come esempio Sofia e il suo team, diamo un'occhiata al tipico ciclo di vita di un progetto e alle fasi che lo compongono.
Le 5 fasi del ciclo di vita della gestione di un progetto
Cinque fasi possono sembrare pesanti (soprattutto se hai l'abitudine di pensare ai progetti solo in termini di "inizio" e "fine"). Ogni fase ha uno scopo ben preciso per favorire il raggiungimento dei risultati migliori.
Proprio come l'alfabeto, queste fasi sono sequenziali. Per sfruttare i vantaggi del ciclo di vita della gestione di un progetto, devi seguire queste fasi in ordine.
Fase 1: avvio del progetto
Sofia e il suo team sono ansiosi di dare al processo di onboarding dei loro dipendenti la svolta necessaria. Pensi che il primo passo sia la stesura di un piano e di una timeline? Non così in fretta.
Il primo passo del ciclo di vita di un progetto non è la pianificazione, ma l'avvio.
In questa fase, il progetto non è ancora stato approvato e lanciato. Il team di Sofia si limita a definire il progetto da un punto di vista generale, con l'obiettivo di stabilire se valga la pena portarlo avanti. Per farlo, dovranno definire:
- Il business case del progetto
- Il vantaggio di completarlo (ad es. quale obiettivo aziendale più ampio supporta?)
- I principali risultati
- Che aspetto avrà il successo
Dopo aver esaminato questi elementi, Sofia e i membri del suo team hanno stabilito:
- Business case: l'azienda di Sofia ha avuto problemi di turnover dei dipendenti. La maggior parte dei dipendenti se ne va entro i primi 12 mesi di lavoro.
- Vantaggio: la revisione del processo di onboarding aumenterà la chiarezza, la comunicazione e il coinvolgimento dei dipendenti durante i primi mesi in azienda e, auspicabilmente, li manterrà a lungo.
- Risultato: il team RU ha bisogno di una procedura documentata a cui fare riferimento e che sia gestibile, oltre a un dashboard online che i dipendenti possano consultare durante le prime settimane di lavoro.
- Parametri di successo: un aumento del 15% nella fidelizzazione dei dipendenti entro la fine del quarto trimestre e punteggi di feedback positivi da parte di almeno l'85% dei nuovi dipendenti.
Tutti questi elementi possono essere inseriti in un manifesto di progetto, a cui il team di Sofia può fare riferimento ogni volta che ha bisogno di ottenere una visione più ampia e di comprendere il progetto a un livello superiore.
Una volta che il team ha analizzato tutti questi fattori, deve chiedersi: il progetto è fattibile e vale la pena portarlo avanti?
Se la risposta è sì, otterrà l'approvazione del progetto (se necessario) e passerà alla fase successiva. In caso contrario? Non c'è bisogno di farsi prendere dal panico. Il team tornerà al tavolo di lavoro per valutare se esista un modo diverso per risolvere il problema che sta affrontando, ad esempio utilizzando un modello di manifesto per il progetto.
Fase 2: pianificazione del progetto
Ora che Sofia ha definito il progetto a grandi linee, è il momento di entrare nel dettaglio. In questa fase, insieme al suo team, definirà un piano per portare a termine il progetto.
Anche se non vedi l'ora di iniziare il lavoro vero e proprio, è importante non prendere scorciatoie nella fase di pianificazione. Una pianificazione efficace può prevenire molte delle cause principali del fallimento di un progetto, tra cui una visione e degli obiettivi inadeguati, una scarsa comunicazione e una stima dei tempi imprecisa.
Anche la pianificazione richiederà un po' di tempo e olio di gomito, quindi assicurati di dedicarle molto tempo all'inizio del progetto.
Le domande a cui Sofia e il suo team risponderanno in questa fase sono le seguenti:
- Qual è l'obiettivo del progetto?
- Quali sono gli indicatori di prestazioni chiave (KPI)?
- Qual è l'ambito di applicazione?
- Qual è il budget?
- Quali sono i rischi?
- Quali membri del team sono coinvolti?
- Quali sono i task da svolgere?
- Quali milestone devono essere raggiunte?
È meglio iniziare definendo un obiettivo per il progetto utilizzando il framework degli obiettivi SMART. SMART è l'acronimo di Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Realizzabile), Relevant (Rilevante) e Time-bound (Vincolato da scadenza).
Seguendo questo acronimo, Sofia e il suo team definiscono il seguente obiettivo per il loro progetto di onboarding dei dipendenti:
Creare un nuovo processo di onboarding dei dipendenti che istruisca e coinvolga i nuovi assunti e aumenti la fidelizzazione dei dipendenti del 15%. Il nuovo programma dovrà essere lanciato entro il 25 gennaio 2021.
Ora Sofia e il suo team sanno qual è il loro obiettivo. Tuttavia, non lo raggiungeranno semplicemente sperando e auspicando. Il team deve capire quale lavoro deve essere effettivamente portato a termine.
La creazione di una struttura di ripartizione del lavoro (work breakdown structure, WBS) può essere d'aiuto. Questa suddivide l'intero progetto in task che vengono visualizzati in un formato grafico, in modo che tutti i partecipanti possano vedere facilmente gli elementi di azione del progetto. Nel caso di Sofia e del suo team, i task individuati sono i seguenti:
- Effettuare un sondaggio tra i dipendenti esistenti per ottenere un feedback sull'attuale processo di onboarding
- Intervistare i manager su ciò che vogliono includere nel processo
- Creare un flusso generale del nuovo processo di onboarding e un piano di 90 giorni
- Registrare video tutorial da inserire nel dashboard dei dipendenti per fornire ulteriori chiarimenti
- Creare un dashboard digitale per i dipendenti
- Lanciare un portale in cui i nuovi dipendenti possano chiedere assistenza
- Redigere procedure e checklist per il processo di onboarding
- Caricare video e documentazione sul dashboard
Una volta che il team sa cosa richiede il progetto, è molto più semplice capire quanto tempo ci vorrà, quali materiali sono necessari e cosa fare per prima cosa.
Il team sarà anche in grado di identificare chi sono i principali attori del progetto (in questo caso, il team RU, il team di sviluppo web, il grafico e il team dei contenuti), nonché eventuali dipendenze da task e risorse. Queste dipendenze sono aspetti del progetto legati ad altri.
Ad esempio, ecco una dipendenza dai task: non è possibile caricare materiali sul dashboard dei dipendenti prima che il dashboard esista davvero. Ogni task deve essere portato a termine prima del successivo. O magari il team di sviluppo web non può occuparsi di questo progetto prima di aver completato la riprogettazione del sito web dell'azienda. Una risorsa necessaria non è immediatamente disponibile perché dipende da qualcos'altro.
Ora, il team di Sofia può tenere a mente queste dipendenze, mettere i task del progetto in un ordine ragionevole e assegnare delle scadenze a ogni singola fase nelle singole liste di attività.
Una volta fatto questo, il team ha creato il suo piano di progetto. Il piano dovrà essere documentato e conservato in un luogo accessibile a tutto il team (Confluence è perfetto).
Fase 3: esecuzione del progetto
Questa fase è quella in cui si svolge il lavoro più duro.
È il momento in cui il team di Sofia si mette all'opera per completare i task del progetto che ha definito. Si tratta di redigere le procedure, registrare video, condurre colloqui e molto altro ancora.
Mentre continua a portare a termine le attività del progetto, il team sarà impegnato anche nella fase successiva...
Fase 4: monitoraggio del progetto
Torniamo all'esempio della preparazione di una torta. Dai un'occhiata alla ricetta solo una volta e poi osservi con stupore la realizzazione della torta più bella del mondo? Probabilmente no.
Ti rifai alla ricetta mentre rompi le uova e mescoli l'impasto per assicurarti di procedere nel modo giusto. Dai un'occhiata al forno ogni cinque minuti per assicurarti che la parte superiore non si stia bruciando. Tieni sotto controllo la tua preziosa torta.
I progetti funzionano esattamente allo stesso modo ed è proprio questa la fase di monitoraggio. Si svolge contemporaneamente alla fase di "esecuzione" e Sofia valuterà il progetto a intervalli regolari per assicurarsi che il team stia rispettando le scadenze:
- Rispettare le scadenze dei task
- Evitare la dispersione del progetto
- Rispettare il budget
- Rimanere fedele all'obiettivo (la visione più ampia può sfuggire durante l'esecuzione: è la vecchia trappola del "non vedere più la foresta attraverso gli alberi")
Il monitoraggio è molto più semplice quando si utilizza un software di gestione dei progetti. Questo aumenta la visibilità dell'intero progetto e centralizza le conversazioni e le informazioni relative ad esso.
Inoltre, le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento aiutano l'intero team a tenere sotto controllo i progressi. Questo modello di note delle riunioni settimanali facilita la registrazione degli argomenti di discussione, delle decisioni e degli elementi di azione di queste conversazioni.
Se Sofia si accorge che qualcosa non funziona come previsto, può correggere subito la rotta o apportare modifiche al piano di progetto originale per tener conto di questa nuova direzione.
Fase 5: chiusura del progetto
Il team ce l'ha fatta! Ha lanciato un processo di onboarding dei dipendenti nuovo e migliorato. Tutti sono pronti a festeggiare con un pranzo in team e a lasciarsi alle spalle il progetto una volta per tutte.
Tuttavia, prima di considerare questo progetto come una vittoria, devono passare attraverso la fase di chiusura per risolvere tutte le questioni in sospeso. Questa fase comprende:
- Condurre un'analisi post-mortem o retrospettiva per discutere di ciò che è andato bene e di ciò che avrebbe dovuto essere migliorato
- Preparare una relazione finale sul progetto e presentarla agli stakeholder, se necessario
- Archiviare tutta la documentazione del progetto in un luogo sicuro in modo che sia facilmente accessibile e consultabile in un secondo momento (anche in questo caso, Confluence può conservare tutto questo in un unico ambiente organizzato)
Dopo tutto questo duro lavoro, i tuoi progetti meritano di concludersi con una nota positiva. Anche se i task del progetto sono ormai alle spalle, la chiusura è importante per concludere il progetto nel modo giusto e per preparare i progetti futuri al successo.