La tua guida completa a Project Portfolio Management (PPM)

Cos'è Project Portfolio Management?

Project Portfolio Management (PPM) garantisce che tutti i progetti del portafoglio siano allineati agli obiettivi strategici. Mentre la gestione dei progetti si concentra solitamente sulla promozione di un progetto specifico, PPM ha una visione olistica, perché ogni progetto è rivisto dal team dedicato.

Crescendo, le aziende creano un numero sempre maggiore di progetti, difficilmente gestibili: le iniziative si accumulano finché i dipendenti non si sentono sovraccaricati e la produzione ne risente.

PPM risolve il problema, perché parte integrante del ruolo di ogni esperto PPM è la pianificazione della capacità e ogni progetto viene analizzato e valutato in quest'ottica.

Elementi chiave di Project Portfolio Management

Un utilizzo ottimale di PPM richiede almeno quattro elementi:

• Governance del portafoglio: è necessario stabilire le regole per la selezione, la revisione e la definizione delle priorità dei progetti. Per creare queste regole, stabilisci obiettivi a lungo e breve termine.
• Gestione delle risorse: un'attenta pianificazione delle risorse aumenta al massimo le opportunità, canalizzando gli sforzi dove servono di più. PPM in genere le indirizza sui progetti di importanza critica.
• Gestione dei rischi: i rischi potenziali vengono identificati con un piano che considera gli aspetti specifici del settore. Ad esempio, se gestisci un data center, il costo dei chip informatici è importante, perché un aumento dei prezzi potrebbe avere effetti devastanti sul flusso di cassa.
• Gestione della performance: il tuo team deve stabilire degli obiettivi chiari per ogni progetto e monitorare le prestazioni. Per informazioni più approfondite, esegui report sullo stato con regolarità, oppure utilizza un sofisticato strumento di gestione del portafoglio dei progetti come Jira.

Strategie per una gestione efficace del portafoglio dei progetti

L'efficacia di PPM è diversa per ogni progetto. Alcune aziende vogliono ridurre il carico attuale dei progetti, mentre altre vogliono presentare sempre idee nuove. Qualunque siano i tuoi obiettivi, ci sono strategie pratiche che puoi implementare se vuoi che la tua azienda si adegui ai principi di PPM.

Portafogli
allineati con la strategia aziendale

Se tutti i progetti supportano gli stessi obiettivi generali, anche in modi diversi, gestirli è più semplice. Ad esempio, un progetto potrebbe concentrarsi su come migliorare la qualità del software e un altro sulla riduzione dei tempi di risposta del servizio clienti, ma entrambi concorrere a ottenere più vendite e recensioni migliori.

Per verificare che un progetto sia allineato agli scopi aziendali, identificane gli obiettivi e confrontali con le regole guida. Anche individuare metriche di successo come l'aumento della quota di mercato è una mossa intelligente.

La giusta priorità ai progetti

Quando scegli quali progetti includere nel portfolio, considera criteri specifici, come rischi potenziali, costi, ROI potenziale, indicatori di successo e obiettivo generale.

Dopo aver analizzato i progetti disponibili, il passaggio successivo nella pianificazione del progetto è la definizione delle priorità. Determina su quali progetti viene convogliato il maggior numero di risorse esaminandone il valore strategico e i rischi intrinseci.

Una matrice delle priorità dei progetti è utile per avere un quadro completo: i progetti vengono organizzati in base a criteri quali costi, tempi di completamento e potenziale di fatturato. Inoltre, un modello di punteggio ponderato aggiunge più valore ai fattori che stanno più a cuore del tuo team.

Equilibrio nel portfolio

Per quanto un portfolio con molti progetti ad alto rischio e ad alto rendimento, come la creazione di nuovo software, potrebbe risultare redditizio, potrebbe anche esaurire i fondi e causare problemi con le retribuzioni.

Evitare iniziative rischiose potrebbe invece proteggere l'azienda da eventuali problemi, ma anche impedire guadagni sproporzionatamente elevati. Quali sono, dunque, i migliori modelli di portfolio? Quelli in cui i progetti più rischiosi sono bilanciati con quelli più prevedibili.

Per comprendere al meglio le sfumature dei rischi dei singoli progetti potrebbe essere utile una simulazione.

Monitoraggio e adeguamento continui

Il corretto funzionamento di PPM dipende dal monitoraggio e dall'adeguamento continui, perché gli obiettivi si adattano in base alla concorrenza, alla tecnologia e ad altri fattori. Anche se la timeline del progetto per il tuo portfolio è corretta, rimanere flessibile è sempre una buona idea. Inoltre, la presenza un nuovo concorrente potrebbe richiedere di modificare la matrice delle priorità.

Condurre una revisione che delinei gli obiettivi, i costi e i guadagni del progetto ti consentirà di valutare se un progetto richiede più o meno attenzione. Potresti infatti dovere riallineare il progetto anche per rimanere in contatto con gli obiettivi aziendali, ma grazie a metriche specifiche, come il ROI e il coinvolgimento pubblicitario puoi monitorare il rendimento nel tempo.

Vantaggi di Project Portfolio Management

Le aziende che usano PPM possono ottenere vantaggi trasformativi, da un migliore utilizzo delle risorse a una maggiore cooperazione tra i team. L'approccio onnicomprensivo di PPM ti consente di mantenere ogni progetto allineato agli ideali aziendali, aumentando le probabilità di raggiungerli.

Ecco alcuni vantaggi di PPM:

Migliore utilizzo delle risorse

Un project manager che conosce solo l'ambito del proprio lavoro potrebbe sovraccaricare le risorse durante la pianificazione sprint. Questo è inevitabile, poiché i progetti aziendali attingono allo stesso pool limitato di risorse. Un manager che supervisiona un team di programmatori si preoccupa di completare il backlog dello sprint. Il finanziamento del team di ricerca o la determinazione del budget per lo sviluppo del prodotto non fanno parte del suo calcolo.

PPM presenta il quadro completo, rendendo possibile un'allocazione ottimale delle risorse.

Processo decisionale migliorato

Le decisioni migliori si prendono quando si hanno tutte le informazioni a disposizione. I flussi di lavoro Agile generano costantemente dati sui tuoi progetti e processi. Le strategie PPM ti consentono di aggregare quei dati e sfruttare gli approfondimenti. Potrai consultare tutti i fatti di cui hai bisogno per pianificare i passi successivi.

Ad esempio, il team di PPM può valutare se l'azienda dispone delle risorse necessarie per avviare nuovi progetti. I dati raccolti ti consentono anche di tenere traccia delle minime variazioni delle prestazioni.

Gestione del rischio

La maggior parte delle aziende monitora già i rischi dei progetti. Quando incorpori una strategia di rischio a livello di portfolio, la tua resilienza aumenta. La tua linea di prodotti dipende da una catena di fornitura incerta? PPM ti consente di prevedere le insidie e preparare una risposta per i team di vendita, finanziari e del magazzino. Un sistema di gestione dei progetti più semplice può comportare un approccio più frammentario.

Allineamento strategico

PPM identifica e collega i contributi specifici del progetto agli obiettivi aziendali per un migliore allineamento. Poiché le revisioni continue fanno parte della strategia, saprai quando i progetti non sono più adatti all'etica aziendale. Questo controllo rigoroso e regolare massimizza il valore aziendale.

Best practice per PPM

L'introduzione e la manutenzione di un ambiente PPM richiede uno sforzo concentrato, a prescindere dalle dimensioni della tua azienda. Ecco alcune best practice da prendere in considerazione:

• Stabilisci un framework PPM. Prima dell'implementazione, definisci la tua strategia PPM. Pensa ai criteri di selezione dei progetti e alle metriche di definizione delle priorità. Orienta tutti i progetti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi dichiarati.
• Usa strumenti e software PPM. La funzionalità di PPM è una caratteristica distintiva delle piattaforme di gestione dei progetti come Jira. I software aziendali standard, come Quickbooks, spesso includono strumenti PPM. Questi ausili software sono utili se gestisci un portfolio Agile e hai bisogno di trovare un equilibrio tra progetti diversi tra loro.
• Crea un team PPM. Un responsabile del portfolio può dare forma alle operazioni quotidiane, ma ha bisogno di un team di supporto per ottimizzare i propri sforzi. Per limitare la confusione, assicurati che ogni team di PPM abbia responsabilità chiare. Promuovi sempre la collaborazione interfunzionale: i punti di vista diversi del team sono parte di ciò che aiuta PPM a raggiungere l'eccellenza.
• Implementa una governance efficace. La conformità ai processi aziendali può vacillare per molte ragioni, tra cui la mancanza di senso di responsabilità e istruzioni poco chiare. Una strategia PPM, sostenuta da solidi protocolli di governance, elimina questi rischi garantendo che tutti i progetti seguano le stesse linee guida e rimangano in sintonia con gli obiettivi aziendali.
• Continua a migliorare. Le pratiche PPM dovrebbero evolversi naturalmente per adattarsi a obiettivi aziendali in continuo cambiamento. I cambiamenti possono verificarsi a causa di modifiche nelle pressioni di mercato, nuove linee di prodotti, ecc. Se esamini regolarmente gli indicatori di prestazioni critici, come i tassi di completamento dei progetti, puoi valutare lo stato del portfolio e imparare dagli errori passati.

La funzione Programmi di Jira facilita l'utilizzo strategico di PPM, creando un'unica origine di riferimento che consente di programmare il lavoro, mappare le dipendenze e altro ancora. Potresti conoscere questa funzione come Advanced Roadmaps, il suo nome originale.

Massimizzare il successo con la gestione strategica del portfolio progetti

PPM aiuta a mantenere la tua azienda sulla strada giusta. I progetti che causano perdite di denaro o che sono lontani dagli standard definiti non saranno approvati da PPM. L'adozione di metodi PPM aiuta a massimizzare il successo evidenziando i progetti con le migliori prestazioni.

Usare Jira per gestire il tuo portfolio progetti introduce ancora più vantaggi. Il software aiuta a:

• Mantenere conformità e coordinamento.
• Adattare i programmi alle nuove regole.
• Rispondere ai cambiamenti del settore.
• Sfruttare i dati per simulare i possibili risultati.

È tutto pronto per scoprire l'effetto che PPM può avere sulle tue operazioni? Inizia a utilizzare Programmi di Jira oggi stesso.