La tua guida completa a Project Portfolio Management (PPM)
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Per far crescere l'azienda servono iniziative nuove e sempre più aggiornate. Project Portfolio Management ti permette di centralizzare le iniziative, offrendo alla tua azienda una visione a 360 gradi degli impegni presenti e futuri. È in grado di coprire un ambito molto ampio per migliorare l'allineamento tra team e identificare con semplicità le strategie obsolete.
Cos'è Project Portfolio Management?
Project Portfolio Management (PPM) garantisce che tutti i progetti del portafoglio siano allineati agli obiettivi strategici. Mentre la gestione dei progetti si concentra solitamente sulla promozione di un progetto specifico, PPM ha una visione olistica, perché ogni progetto è rivisto dal team dedicato.
Crescendo, le aziende creano un numero sempre maggiore di progetti, difficilmente gestibili: le iniziative si accumulano finché i dipendenti non si sentono sovraccaricati e la produzione ne risente.
PPM risolve il problema, perché parte integrante del ruolo di ogni esperto PPM è la pianificazione della capacità e ogni progetto viene analizzato e valutato in quest'ottica.
Elementi chiave di Project Portfolio Management
Un utilizzo ottimale di PPM richiede almeno quattro elementi:
- Governance del portafoglio: è necessario stabilire le regole per la selezione, la revisione e la definizione delle priorità dei progetti. Per creare queste regole, stabilisci obiettivi a lungo e breve termine.
- Gestione delle risorse: un'attenta pianificazione delle risorse aumenta al massimo le opportunità, canalizzando gli sforzi dove servono di più. PPM in genere le indirizza sui progetti di importanza critica.
- Gestione dei rischi: i rischi potenziali vengono identificati con un piano che considera gli aspetti specifici del settore. Ad esempio, se gestisci un data center, il costo dei chip informatici è importante, perché un aumento dei prezzi potrebbe avere effetti devastanti sul flusso di cassa.
- Gestione della performance: il tuo team deve stabilire degli obiettivi chiari per ogni progetto e monitorare le prestazioni. Per informazioni più approfondite, esegui report sullo stato con regolarità, oppure utilizza un sofisticato strumento di gestione del portafoglio dei progetti come Jira.
Strategie per una gestione efficace del portafoglio dei progetti
L'efficacia di PPM è diversa per ogni progetto. Alcune aziende vogliono ridurre il carico attuale dei progetti, mentre altre vogliono presentare sempre idee nuove. Qualunque siano i tuoi obiettivi, ci sono strategie pratiche che puoi implementare se vuoi che la tua azienda si adegui ai principi di PPM.
Monitoraggio e adeguamento continui
Il corretto funzionamento di PPM dipende dal monitoraggio e dall'adeguamento continui, perché gli obiettivi si adattano in base alla concorrenza, alla tecnologia e ad altri fattori. Anche se la timeline del progetto per il tuo portfolio è corretta, rimanere flessibile è sempre una buona idea. Inoltre, la presenza un nuovo concorrente potrebbe richiedere di modificare la matrice delle priorità.
Condurre una revisione che delinei gli obiettivi, i costi e i guadagni del progetto ti consentirà di valutare se un progetto richiede più o meno attenzione. Potresti infatti dovere riallineare il progetto anche per rimanere in contatto con gli obiettivi aziendali, ma grazie a metriche specifiche, come il ROI e il coinvolgimento pubblicitario puoi monitorare il rendimento nel tempo.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Best practice per PPM
L'introduzione e la manutenzione di un ambiente PPM richiede uno sforzo concentrato, a prescindere dalle dimensioni della tua azienda. Ecco alcune best practice da prendere in considerazione:
- Stabilisci un framework PPM. Prima dell'implementazione, definisci la tua strategia PPM. Pensa ai criteri di selezione dei progetti e alle metriche di definizione delle priorità. Orienta tutti i progetti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi dichiarati.
- Usa strumenti e software PPM. La funzionalità di PPM è una caratteristica distintiva delle piattaforme di gestione dei progetti come Jira. I software aziendali standard, come Quickbooks, spesso includono strumenti PPM. Questi ausili software sono utili se gestisci un portfolio Agile e hai bisogno di trovare un equilibrio tra progetti diversi tra loro.
- Crea un team PPM. Un responsabile del portfolio può dare forma alle operazioni quotidiane, ma ha bisogno di un team di supporto per ottimizzare i propri sforzi. Per limitare la confusione, assicurati che ogni team di PPM abbia responsabilità chiare. Promuovi sempre la collaborazione interfunzionale: i punti di vista diversi del team sono parte di ciò che aiuta PPM a raggiungere l'eccellenza.
- Implementa una governance efficace. La conformità ai processi aziendali può vacillare per molte ragioni, tra cui la mancanza di senso di responsabilità e istruzioni poco chiare. Una strategia PPM, sostenuta da solidi protocolli di governance, elimina questi rischi garantendo che tutti i progetti seguano le stesse linee guida e rimangano in sintonia con gli obiettivi aziendali.
- Continua a migliorare. Le pratiche PPM dovrebbero evolversi naturalmente per adattarsi a obiettivi aziendali in continuo cambiamento. I cambiamenti possono verificarsi a causa di modifiche nelle pressioni di mercato, nuove linee di prodotti, ecc. Se esamini regolarmente gli indicatori di prestazioni critici, come i tassi di completamento dei progetti, puoi valutare lo stato del portfolio e imparare dagli errori passati.
La funzione Programmi di Jira facilita l'utilizzo strategico di PPM, creando un'unica origine di riferimento che consente di programmare il lavoro, mappare le dipendenze e altro ancora. Potresti conoscere questa funzione come Advanced Roadmaps, il suo nome originale.
Massimizzare il successo con la gestione strategica del portfolio progetti
PPM aiuta a mantenere la tua azienda sulla strada giusta. I progetti che causano perdite di denaro o che sono lontani dagli standard definiti non saranno approvati da PPM. L'adozione di metodi PPM aiuta a massimizzare il successo evidenziando i progetti con le migliori prestazioni.
Usare Jira per gestire il tuo portfolio progetti introduce ancora più vantaggi. Il software aiuta a:
- Mantenere conformità e coordinamento.
- Adattare i programmi alle nuove regole.
- Rispondere ai cambiamenti del settore.
- Sfruttare i dati per simulare i possibili risultati.
È tutto pronto per scoprire l'effetto che PPM può avere sulle tue operazioni? Inizia a utilizzare Programmi di Jira oggi stesso.