Cos'è un registro dei rischi e come crearne uno

Cos'è un registro dei rischi per la gestione dei progetti?

Un registro dei rischi è uno strumento di gestione dei progetti per valutare, definire la priorità e affrontare i rischi dei progetti in tutta la tua azienda. Funge da repository centrale per identificare i rischi in modo che i project manager e i team possano monitorarli e mitigarli efficacemente. La comprensione dei rischi e delle loro implicazioni e priorità può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e assicurarti che i progetti siano in linea con i tempi.

Gli strumenti che forniscono uno spazio di lavoro connesso sono la base per l'implementazione di un registro dei rischi efficace. Confluence consente ai team di creare, modificare e condividere informazioni in un repository centrale per un'unica origine di riferimento aggiornata. Con un modello di registro dei rischi, i team possono iniziare rapidamente, sviluppare piani di mitigazione e tenere traccia dei rischi durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Componenti chiave di un registro dei rischi

I rischi si presentano in molte forme, tra cui sicurezza dei dati, conformità legale e ticket relativi alla catena di fornitura. Un registro dei rischi dovrebbe considerare tutti i rischi potenziali che il tuo progetto potrebbe affrontare, indipendentemente dalla categoria in cui rientrano.

Ci sono quattro componenti chiave di un registro dei rischi:

• Identificazione del rischio: l'assegnazione di un numero ID e di un nome aiuta a tenere traccia del rischio durante l'intera sequenza temporale del progetto. L'aggiunta di una breve descrizione del rischio consente a tutti di avere una conoscenza comune quando si fa riferimento o si lavora su di esso.
• Valutazione del rischio: include l'analisi del rischio e l'assegnazione a una categoria in base alla programmazione, al budget o all'ambito. Identifica la probabilità del rischio e il suo esito utilizzando impatti qualitativi, come la soddisfazione del cliente, o impatti quantitativi, come i costi. Questi fattori ti aiuteranno a definire la priorità del rischio.
• Risposta al rischio: determina la tua risposta al rischio e documentala in un piano di risposta al rischio. L'utilizzo di un repository centrale come Confluence per il piano di risposta consente a tutti di accedere e rispondere in base al piano.

• Proprietà del rischio: assegna un responsabile competente per il rischio complessivo, incluso il piano di risposta.

Quando usare un registro dei rischi

Non è mai troppo presto per iniziare a utilizzare un registro dei rischi. I team spesso identificano i rischi nelle fasi di pianificazione del progetto e esplorazione del prodotto, che è un ottimo momento per iniziare a tenere traccia, valutare ed elaborare strategie per affrontare i rischi. Continua a utilizzare il registro dei rischi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Le modifiche ai progetti sono comuni e rivalutare i rischi e cercarne di nuovi dovrebbe far parte della gestione delle modifiche. Dovresti anche includere il registro dei rischi nelle revisioni standard dei progetti con gli stakeholder per tenerli informati.

Vantaggi dell'utilizzo dei registri dei rischi

La comprensione precoce dei rischi, l'analisi del loro impatto e la creazione di un piano per affrontarli possono aiutarti a rispettare i tempi e il budget del progetto. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di un registro dei rischi.

Gestione proattiva del rischio

L'identificazione precoce di ogni rischio potrebbe non essere possibile, ma puoi identificarne una grande percentuale attraverso la collaborazione al progetto. I team che includono l'identificazione del rischio in ogni fase del ciclo di vita del prodotto e della gestione del progetto identificano tempestivamente le soluzioni da integrare nel piano di progetto.

Comunicazione migliorata

Un approccio proattivo alla gestione del rischio consente ai team di coordinarsi tempestivamente, comprendere l'obiettivo e lavorare insieme per mitigare i rischi. In questo modo, quando sorgono nuovi rischi, i team dispongono di un processo standard per acquisire, analizzare, assegnare e pianificare la risposta. L'uso di strumenti collaborativi come Confluence fornisce un'origine di riferimento aggiornata su qualsiasi rischio in qualsiasi momento.

Miglioramento del processo decisionale

Il registro dei rischi fornisce ai project manager e agli stakeholder informazioni chiare su ciascun rischio e sul suo impatto. Riduce o elimina le supposizioni.

Ad esempio, un rischio può sembrare una priorità elevata quando lo identifichi per la prima volta, ma l'analisi può rivelare che puoi ridurlo rapidamente o facilmente. D'altra parte, un rischio che sembra avere una priorità piuttosto bassa quando lo identifichi per la prima volta può diventare la priorità numero uno dopo l'analisi. Il registro dei rischi aiuta a focalizzare innanzitutto l'attenzione sui rischi più importanti.

Documentazione

Strumenti come Confluence aiutano i team a raccogliere e conservare tutte le informazioni relative al rischio, come gravità, impatti, piano di risposta e persona responsabile, in un unico repository. Questa unica origine di riferimento garantisce che i team lavorino con la stessa comprensione del rischio, indipendentemente da dove si trovano o dal team di cui fanno parte.

Responsabilità

L'assegnazione di un responsabile a ciascun rischio nel registro migliora la produttività assicurando che le persone giuste stiano lavorando al piano di risposta. La programmazione, la revisione e l'aggiornamento del registro dei rischi durante le riunioni di revisione del progetto e nel corso dell'intero ciclo di vita del progetto forniscono un'istantanea dell'avanzamento in tempo reale. Ti consentono di modificare le priorità o regolare le programmazioni man mano che risolvi i rischi o ne sorgono di nuovi.

Un software di gestione dei task come Jira può aiutare a monitorare l'avanzamento del lavoro dall'identificazione alla risoluzione.

Limitazioni dei registri dei rischi

Un processo chiaro e facile da seguire può aiutare a superare molte limitazioni del registro dei rischi. Tuttavia, l'identificazione di alcuni rischi, come il malfunzionamento delle apparecchiature, può essere difficile, con conseguenti lacune nel registro dei rischi.

I rischi possono evolversi e mantenere il registro aggiornato è importante per garantire che rifletta le informazioni più recenti. La formazione di membri del team sulla valutazione del rischio, sull'assegnazione di punteggi o sulla definizione della priorità e la fornitura di dati completi e accurati aiuta a garantire l'efficacia del registro dei rischi.

Come creare un registro dei rischi

Per creare un registro dei rischi efficace utilizza un processo standard e prevedi una formazione per tutto il team. Quelli elencati di seguito sono i passaggi per creare e mantenere il registro dei rischi.

Identificare i rischi

Inizia con una sessione di brainstorming che coinvolga tutto il team. Persone diverse apportano prospettive e conoscenze differenti in aree che altri potrebbero non conoscere.

Ad esempio, uno sviluppatore può riconoscere ticket di compatibilità che richiedono acquisti di software aggiuntivi e il team finanziario può riscontrare rischi di bilancio associati ad acquisti imprevisti. I partner esterni possono anche avere un'esperienza diretta e possono dettagliare i rischi che hanno incontrato. Durante questo passaggio, raccogli quante più prospettive possibili.

Valutare i rischi

Valuta i rischi utilizzando un processo di assegnazione di punteggio standard. Applica lo stesso standard a ogni rischio, finanziario, tecnico, di sicurezza, di qualità o di altro tipo.

1. Innanzitutto, determina la probabilità che si verifichi il rischio utilizzando una scala numerica per alta, media e bassa.
2. Quindi, valuta il potenziale impatto sul progetto utilizzando la stessa scala numerica per alto, medio e basso.
3. Infine, calcola il punteggio di rischio moltiplicando la probabilità per l'impatto.

Puoi identificare rapidamente i rischi ad alta probabilità/alto impatto in base al loro punteggio e dare loro la priorità.

Pianificare le risposte al rischio

Sviluppa strategie per ridurre la probabilità e l'impatto di ciascun rischio. Un ambiente di team collaborativo può aiutare, poiché i membri del team offrono esperienze e approfondimenti unici. Pianifica le azioni specifiche da intraprendere se il rischio si concretizza.

Avere un piano d'azione in atto consente al team di rispondere e risolvere immediatamente i ticket se si concretizzano, permettendo al progetto di continuare. Fornisce anche informazioni per gli altri membri del team, come quelli del team finanziario, nelle prime fasi del progetto.

Includi rischi ad alta probabilità/alto impatto nel tuo strumento software per roadmap per assicurarti che tutti gli stakeholder ne siano a conoscenza.

Assegnare la proprietà del rischio

Assegna il rischio a un responsabile che ne comprenda in dettaglio la natura e l'impatto. Può trattarsi di uno sviluppatore con esperienza nella sicurezza informatica o di un partner relationship manager con esperienza di lavoro con i fornitori. Il responsabile è incaricato della ricerca di informazioni o soluzioni aggiuntive, dell'aggiornamento del registro dei rischi con informazioni nuove o modificate e della richiesta di risorse aggiuntive se necessario.

Monitorare e rivedere i rischi

Tieni aggiornato regolarmente il registro dei rischi per assicurarti che rifletta correttamente le modifiche ai rischi esistenti e l'avanzamento delle azioni pianificate e acquisisca nuovi rischi. La riunione di revisione del progetto dovrebbe includere la revisione del registro dei rischi, ma una riunione separata e regolare sul registro dei rischi è una buona pratica.

Sorgono nuovi rischi e i rischi identificati si modificano nel corso del progetto. L'integrazione della riunione sul registro dei rischi come una componente standard del ciclo di vita della gestione del progetto, incluso l'aggiornamento dei diagrammi di Gantt e delle timeline, può ridurre gli imprevisti e mantenere il progetto in linea con le previsioni.

Utilizzo di modelli di registro dei rischi

L'utilizzo di un modello di registro dei rischi consente ai team di iniziare a identificare e monitorare rapidamente i rischi. Il modello di registro dei rischi di Confluence aiuta i team a raccogliere le informazioni necessarie, determinare la gravità e l'impatto e documentare il piano di mitigazione nel caso in cui il rischio diventi realtà. Il modello che scegli dovrebbe consentirti di collaborare in un ambiente connesso e fornire gli elementi di base per il monitoraggio dei rischi durante l'intero ciclo di vita del progetto. Con informazioni condivise, quando i rischi richiedono un'azione, tutti i membri del team sono a conoscenza del piano e possono mettersi immediatamente al lavoro.

Valuta il tuo rischio con Confluence per un percorso progettuale più fluido

Ciò che non conosci può arrecarti danni. La comprensione dei rischi del tuo progetto e la preparazione dei piani di mitigazione prima che si concretizzino possono fare la differenza nel mantenere il progetto nei tempi previsti, garantire la qualità del prodotto e mantenere il budget.

Confluence organizza le conoscenze tra team, progetti e obiettivi, mettendo ordine nel caos. Ti permette di trovare ciò che desideri e scoprire ciò di cui hai bisogno. Grazie a un punto centralizzato per le conoscenze a livello aziendale e relative ai progetti, far emergere informazioni importanti non è mai stato così facile. La collaborazione tramite modifiche in tempo reale e commenti in linea consente a tutto il team di mantenere la velocity e far avanzare il business, oltre a condividere facilmente le informazioni con l'organizzazione in generale.

Il modello di matrice di valutazione del rischio di Confluence aiuta ad accelerare il processo. Ti guida nell'identificazione e nella valutazione dei rischi, nello sviluppo di un approccio pianificato, nella documentazione della proprietà e nel monitoraggio delle modifiche. Inizia gratis.