Creazione collaborativa di contenuti
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Il concetto tradizionale di «stanza dello scrittore» creativa riunisce tutti attorno a un tavolo da conferenza. Ma nell'ambiente di lavoro odierno spesso non è possibile stare tutti nella stessa stanza con una tazza di caffè in mano.
E a volte questo può soffocare la creatività. Uno dei motivi per cui il metodo della «stanza dello scrittore» per la creazione di contenuti funziona è che diventa un posto dove scartare un'idea dopo l'altra. Potremmo anche definirla creatività per tentativi ed errori: stai solo provando a scartare un'idea dietro l'altra per trovare quella giusta.
Il professor Robert McKim di Stanford ha la reputazione di coach di «innumerevoli innovazioni e innovatori nel mondo», afferma l'Harvard Business Review. Il suo segreto? Ogni volta che qualcuno chiedeva un feedback su una nuova idea, lui rispondeva: «Mostrami tre idee». Ha scoperto che la creatività è un gioco di numeri. Alla fine, se dai abbastanza suggerimenti, alcuni saranno sicuramente validi. «Creare contenuti» significa arrivare a trovare il meglio: il miglior post del blog, il miglior ebook, la migliore macro di immagini, ecc. E questo richiede molto lavoro.
Il tuo obiettivo, quindi, deve essere quello di introdurre un software in grado di riunire una forza lavoro dislocata in remoto in una versione digitale di questa «stanza dello scrittore». Ed è qui che entra in gioco Confluence.
Modificare pagine con più utenti
Diamogli un nome: modifica collaborativa. Quando il tuo team sta sviluppando una pagina (o un post del blog) di Confluence, puoi designare un utente che definisca la struttura del contenuto della pagina. Quindi, l'intero team può intervenire, proprio come le modifiche a una nuova sceneggiatura in una stanza dello scrittore.
Ecco come funziona la modifica dei documenti in Confluence:
- Modifica simultanea. Più utenti possono modificare una pagina contemporaneamente. I cambiamenti apportati durante la modifica verranno visualizzati in tempo reale. Questo ti aiuta a produrre un round di revisioni per uno scrittore, riducendo la confusione e assicurando che tutti possano dire la propria.
- Bozze condivise. Il modello di bozza condiviso garantisce che tutti vedano la stessa pagina, che filtra ogni modifica e nota nello stesso file.
- Bozze di versioni. Anche durante la modifica in tempo reale puoi sempre tornare a una versione precedente del documento premendo il pulsante «riavvolgi». Dopotutto, non tutte le modifiche produrranno una bozza migliore. La selezione della versione della bozza appropriata ti aiuta a scegliere la versione migliore prodotta dalla collaborazione.
Una collaborazione davvero creativa è un vantaggio anche per il tuo team. Secondo l'Harvard Business Review, la collaborazione creativa contribuisce persino a migliorare le relazioni sul posto di lavoro. La possibilità offerta al tuo team di apportare modifiche in modo collaborativo, all'interno dello stesso spazio, rappresenta una piattaforma per migliorare la sua creatività collettiva.
Lascia commenti per feedback e suggerimenti
L'aspetto migliore di un ambiente creativo dal vivo, come uno "spazio per la scrittura collettiva", è che tutti hanno voce in capitolo. Chiunque può dare il proprio contributo purché ci sia ascolto. I commenti e i suggerimenti sono la versione digitale di quel genere di esperienza.
Commenti in linea: con i commenti in linea, puoi selezionare il testo e premere "commento" per indicare un suggerimento specifico che potrebbe non essere pertinente per l'intero contenuto.
Commenti a livello di pagina: i commenti alla pagina si trovano in fondo, il che significa che puoi fornire suggerimenti e critiche a livello generale senza occupare spazio aggiuntivo all'interno del testo.
E visto che questi commenti possono contenere le relative risposte, di fatto creerai thread di conversazione unici su argomenti sia ampi che dettagliati. Puoi ricollegare i singoli aspetti delle discussioni generali al commento originale senza perdere traccia di ogni suggerimento.
Notifiche per modifiche o commenti nuovi
Fin qui è tutto chiaro. Confluence può riunire utenti provenienti da più aree come se si trovassero in un'unica stanza e lavorassero sullo stesso foglio di carta. È uno strumento ottimo per la collaborazione in tempo reale. Ma secondo Buffer, il 62% delle aziende ha dipendenti che lavorano in più fusi orari. Quindi sarà difficile allineare un team addetto alla creazione di contenuti se tutti i suoi membri non riescono a lavorare in contemporanea.
A meno che tu non abbia gli strumenti giusti per far sì che tutti i membri del team siano interconnessi tra di loro.
È qui che entrano in gioco le notifiche. In Confluence, le nuove modifiche alla pagina o le nuove menzioni "@" che richiamano utenti specifici attiveranno le notifiche al membro del team appropriato.
Il problema con le notifiche è che possono trasformarsi rapidamente in una pioggia di e-mail nella tua casella di posta. Ma per fortuna, puoi configurare le notifiche via e-mail con impostazioni specifiche all'interno di ogni progetto. Gli utenti che non sono coinvolti in un determinato progetto possono disabilitare le notifiche. Oppure possono attivare tutte le notifiche relative a un altro progetto per assicurarsi di essere sempre aggiornati su ogni singola modifica nei documenti.
Se impostate correttamente, le configurazioni delle tue e-mail possono giocare un ruolo chiave per far sì che l'intero team sia allineato per la creazione dei tuoi contenuti. Ma l'aspetto ancora più interessante è che puoi aiutare ogni membro del team a usare Confluence senza che la sua casella di posta diventi una fonte di distrazioni.
L'intelligenza artificiale per stimolare la creatività: come promuovere in modo coerente i contenuti creativi
Creatività... un concetto di cui parlano in molti, ma che poche aziende sanno gestire in modo sistematico. Spesso ci immaginiamo la creatività come una musa che ogni tanto, quando siamo fortunati, ci fornisce un'ispirazione.
Il realtà la creatività può diventare un'abitudine consolidata. Secondo McKinsey, c'è addirittura una correlazione tra creatività e performance finanziarie. Nel punteggio sulla creatività di McKinsey, il quartile di aziende più creativo aveva il 70% di probabilità di ottenere risultati superiori alla media in termini finanziari.
La domanda è come si trasforma la creatività in un approccio coerente. Atlassian Intelligence (AI) può cambiare completamente il modo in cui svolgi il tuo lavoro. Ecco alcuni spunti:
Usa l'intelligenza artificiale per cambiare il tono di descrizioni, commenti e risposte per migliorare la tua comunicazione
Fai un brainstorming sugli aggiornamenti relativi ai contenuti utilizzando prompt personalizzati, tra cui storie degli utenti, casi limite, testi o persino quei riepiloghi troppo lunghi per essere letti
Lascia che l'intelligenza artificiale renda la tua scrittura più concisa e leggibile. È in grado di riassumere i tuoi contenuti più prolissi e correggere la tua grammatica per adattarla al tuo pubblico
Genera le risposte alle domande frequenti in base alle informazioni già presenti nella tua knowledge base
Atlassian Intelligence può operare nell'ambito del "linguaggio" e del contesto unici della tua organizzazione, il che aumenta la rapidità con cui riesci a completare il lavoro. Non è un sostituto dei tuoi contenuti, ma un modo per trasformare appunti e brain dump in utili pagine strategiche per creare contenuti più efficaci. E con l'intelligenza artificiale dalla tua parte, puoi riuscirci più rapidamente.
Funzionalità collaborative per migliorare il tuo processo di revisione
Il modo migliore per garantire che ogni post sia creativo è assicurarti che tutte le bozze vengano controllate dalle persone giuste. Usa tag semplici per far intervenire i tuoi editor migliori in modo che possano esaminare i contenuti. Chiedi a qualcun altro di esprimere il suo punto di vista. Dipende da te, ma di fatto Confluence ti offre gli strumenti per rendere semplicissima la collaborazione in team.
Ecco alcuni metodi in cui Confluence può ampliare il tuo processo di revisione:
- Usa Confluence per lavorare in tempo reale con un'esperienza di "scrittura collettiva" o in modo asincrono per far partecipare persone in luoghi diversi
- Raccogli facilmente feedback a livello di team su risorse specifiche con commenti in linea e tag per gli utenti
- Tieni traccia di tutte le decisioni prese dal tuo team con un "rapporto decisionale" in Confluence
- Attiva gli avvisi in modo che le nuove modifiche e revisioni invitino automaticamente il tuo team a controllarle
In definitiva, Confluence ti aiuterà a ottimizzare le revisioni. La creatività a volte emerge durante un accurato processo di revisione. Ma forse il tuo nuovo contenuto è già perfetto prima del quarto round di modifiche e questa è la versione che ti piace di più. Puoi semplificare la cronologia delle pagine con un clic e Confluence includerà alcune indicazioni colorate per mostrarti quale formattazione è stata modificata e quali righe sono state rispettivamente aggiunte o rimosse. Così puoi vedere a colpo d'occhio le modifiche apportate in ogni versione.
Promuovi l'interazione nel team addetto ai contenuti
La collaborazione è la chiave per dare davvero sfogo alla creatività. In questo modo si crea un meccanismo di feedback che si autoalimenta. L'uso delle funzionalità di Confluence, come la collaborazione sui documenti in tempo reale e la separazione tra i commenti generali e quelli a livello del singolo elemento, migliora la collaborazione di ogni utente. E poi ogni utente si sente più vicino al risultato finale del lavoro.
Tutti i singoli contenuti che pubblichi rappresentano la tua azienda e il tuo brand. È vero... nessun contenuto sarà mai perfetto. Ma il giusto approccio per una collaborazione creativa può contribuire a consolidare la tua reputazione di qualità in chi legge i tuoi contenuti. Se realizzi uno "spazio per la scrittura collettiva" funzionale usando Confluence, il resto verrà da sé.
