Diagramma di flusso del processo: cos'è e come crearne uno

Cos'è un diagramma di flusso del processo?

I diagrammi di flusso del processo sono un modo per organizzare visivamente il flusso di lavoro. Usano forme diverse collegate da linee, ognuna delle quali rappresenta un singolo passaggio.

Un diagramma di flusso del processo aiuta nella gestione dei progetti permettendoti di delineare e visualizzare i tuoi flussi di lavoro. Un esempio potrebbe essere un grafico che mostra come elabori ed evadi gli ordini dei clienti dal momento in cui viene effettuato un ordine fino alla consegna.

Importanza dei diagrammi di flusso del processo

La visualizzazione del flusso di lavoro consente di comprendere meglio l'ambito del tuo progetto in modo da poterlo pianificare in base ai tuoi obiettivi e alle scadenze.

Avere una chiara rappresentazione visiva dei tuoi processi aiuta a migliorare il lavoro di squadra e a mantenere tutti allineati. In questo modo, tutti possono comprendere i tuoi processi aziendali dall'inizio alla fine e il ruolo che svolgono in tali processi.

La creazione di un diagramma di flusso del processo può migliorare la produttività eliminando le attività senza valore aggiunto. Hai ampio margine per crescere e migliorare se non perdi tempo prezioso in passaggi non necessari.

Tipi di diagrammi di flusso

Esistono diversi tipi di diagrammi di flusso, ognuno con uno scopo diverso. Puoi scoprire di più su alcuni dei diversi diagrammi di flusso di seguito:

• Diagramma di flusso di base: i diagrammi di flusso semplici sono ideali per visualizzare i passaggi di base senza troppi dettagli o complessità.
• Diagramma di flusso del sistema: i diagrammi di flusso del sistema mostrano come ogni parte di un sistema interagisce con le altre parti.
• Diagramma del flusso di lavoro: i diagrammi del flusso di lavoro mostrano i passaggi o i processi necessari per completare un progetto e questo può aiutarti a ridurre al minimo gli sprechi.
• Diagramma di flusso dei dati: i diagrammi di flusso dei dati mostrano come si spostano i dati nel sistema e in altri sistemi connessi.
• Diagramma di flusso decisionale: questi diagrammi di flusso svolgono un ruolo fondamentale nel processo decisionale, rispondendo a semplici che portano a prendere una decisione finale.
• Diagramma di flusso Swimlane: i diagrammi di flusso Swimlane consentono di visualizzare chi è responsabile di ogni parte di un processo o progetto, che si tratti di un individuo o di un gruppo.

Componenti di un diagramma di flusso del processo

I diagrammi di flusso del processo hanno alcuni simboli chiave usati per contestualizzare le informazioni nel grafico. Simboli diversi vengono usati per diversi passaggi all'interno di un diagramma di flusso del processo con linee di collegamento intermedie.

Forme e simboli diversi, inclusi rombi e rettangoli, vengono usati per ogni processo o passaggio, con linee che collegano i simboli. Diversi tipi di linee indicano l'inizio e la fine del diagramma di flusso e le frecce direzionali indicano la direzione del flusso del grafico.

La visualizzazione delle informazioni con i diagrammi di flusso può svolgere un ruolo cruciale nella pianificazione del progetto ed è facile una volta capito cosa rappresentano i simboli.

Passaggi per creare un diagramma di flusso del processo

Creare un diagramma di flusso del processo non è fantascienza, ma ci sono alcune linee guida di base che devi seguire. Di seguito è riportata una guida dettagliata per aiutarti a creare il tuo prossimo diagramma di flusso del processo.

Identifica il processo

Inizia definendo chiaramente il processo o il flusso di lavoro che intendi delineare. Scegliere quali progetti visualizzare e ottimizzare è fondamentale per la pianificazione strategica. Una volta che hai una buona idea di cosa vuoi che rappresenti il tuo diagramma di flusso, puoi iniziare a costruirlo.

Definisci i confini

Nei diagrammi di flusso del processo per le aziende, puoi sempre aggiungere altri dettagli o suddividere ulteriormente un processo aggiungendo altri passaggi. Tuttavia, quando crei un diagramma di flusso, è bene includere solo i dettagli necessari.

Definisci l'ambito e i confini del tuo diagramma di flusso prima di iniziare a perfezionarlo. In questo modo, eviterai di perdere tempo ad aggiungere informazioni che ostacolano il raggiungimento dell'obiettivo principale. I dettagli vanno bene, ma è meglio non esagerare.

Raccogli informazioni

È qui che entra in gioco la condivisione delle conoscenze. Ora è il momento di raccogliere informazioni dettagliate sui passaggi, sugli input e sugli output che contribuiscono al processo. Assicurati di monitorare il processo dall'inizio alla fine per evitare di perdere passaggi cruciali.

Identifica la serie di passaggi

Ora che conosci i passaggi del processo che stai delineando, puoi metterli nell'ordine corretto per iniziare a organizzare il tuo diagramma di flusso. Il tuo diagramma di flusso deve seguire una direzione coerente dall'inizio alla fine, con ogni passaggio che ti avvicina al completamento del processo.

Disegna il diagramma di flusso

Con i diagrammi di flusso del processo, i singoli passaggi raccontano solo una parte della storia: devi collegarli per raccontare l'intera storia. Completa il diagramma di flusso usando simboli e connettori per collegare i singoli passaggi e creare una rappresentazione visiva accurata del processo dall'inizio alla fine.

Rileggi e rivedi

Dopo aver organizzato e delineato tutto, rivedi il diagramma di flusso per assicurarti che sia accurato, completo e chiaro. In caso di problemi, puoi rivedere il tuo diagramma di flusso.

La rilettura e la revisione non finiscono mai. Anche dopo aver completato un diagramma di flusso, infatti, devi rivederlo e aggiornarlo regolarmente per garantirne l'accuratezza. Assicurati di implementare subito eventuali modifiche al processo nei tuoi diagrammi di flusso.

Usi dei diagrammi di flusso del processo

Un buon diagramma di flusso del processo può offrire diversi vantaggi alle aziende. Ecco alcuni degli usi più comuni dei diagrammi di flusso del processo:

• Miglioramento dei processi: visualizzare i processi ti aiuta a capire come ottimizzarli, facendoti risparmiare tempo e denaro.
• Formazione e onboarding: se comprendi chiaramente il tuo processo di formazione e onboarding, puoi semplificarlo e garantire che tutti ricevano la stessa formazione.
• Comunicazione: i diagrammi di flusso possono aiutarti a identificare le lacune comunicative nei diversi passaggi del progetto per mantenere tutti allineati.
• Documentazione: usare immagini aiuta tutti a seguire le best practice di documentazione, dalla documentazione del progetto alla documentazione del team.
• Controllo qualità e conformità: la creazione di una rappresentazione visiva dettagliata di un processo ti aiuta a identificare potenziali problemi di controllo qualità o conformità prima che sia troppo tardi.

Le best practice per creare diagrammi di flusso del processo efficaci

Un diagramma di flusso efficace può aiutarti a ottimizzare i processi aziendali e migliorare la produttività e la collaborazione ai progetti. Ecco alcune linee guida da seguire per assicurarti di farlo nel modo giusto.

Non complicare il diagramma di flusso del processo. Concentrati solo sull'aggiunta di passaggi e informazioni chiave.

L'uso di simboli e linee di collegamento coerenti apporta chiarezza ai diagrammi di flusso del processo, facilitando la collaborazione con il team e aumentando la produttività. Puoi anche coinvolgere gli stakeholder nel processo.

Una volta completato il diagramma di flusso, c'è ancora del lavoro da fare. L'aggiornamento e la gestione dei diagrammi di flusso ti aiutano a mantenere una visualizzazione costante dei processi su cui si basa la tua azienda.

Crea diagrammi di flusso del processo con le lavagne di Confluence

I diagrammi di flusso del processo possono offrire diversi vantaggi alle aziende, migliorando la produttività e il lavoro di squadra eliminando al contempo i passaggi non necessari. Con le lavagne di Confluence, puoi visualizzare le idee e trasformarle in task.

Confluence riunisce tutti in uno spazio di lavoro connesso per far avanzare i progetti. I team possono creare, modificare e condividere piani di progetto in uno spazio di lavoro connesso in modo che tutti possano essere allineati.

I modelli di diagrammi di flusso di Confluence semplificano la creazione rapida di diagrammi di flusso efficaci, inoltre puoi convertire le note adesive in ticket di Jira con pochi clic.

Usa le lavagne di Confluence per visualizzare il tuo flusso di lavoro e ottimizzare la tua attività con diagrammi di flusso del processo.

Diagramma di flusso del processo: domande frequenti

Qual è un esempio di diagramma di flusso del processo?

Un ottimo esempio di diagramma di flusso del processo è la consegna dei prodotti. Puoi usare un diagramma di flusso del processo per visualizzare la consegna di un prodotto dal momento in cui il cliente ti contatta al momento in cui finisci il lavoro. Il primo passo potrebbe essere il cliente che ti contatta (o viceversa), per poi arrivare al momento in cui evadi l'ordine e il cliente riceve un'email che lo informa dell'arrivo dell'ordine.

Puoi usare i diagrammi di flusso del processo per quasi tutto, inclusi i processi di produzione, fornitura di servizi, consegna dei prodotti e gestione dei progetti.

Quali strumenti puoi usare per creare diagrammi di flusso del processo?

Confluence ti consente di creare diagrammi di flusso del processo che mostrano accuratamente i tuoi processi aziendali. Confluence è facile da usare e puoi iniziare con un modello di diagramma di flusso in modo da non dover fare tutto il lavoro. Dopo aver scelto un modello, puoi aggiungere singoli passaggi e simboli per chiarire il grafico. Confluence si integra perfettamente anche con Jira e vari strumenti di terze parti.

Con che frequenza devono essere aggiornati i diagrammi di flusso del processo?

Se modifichi un flusso di lavoro o un processo delineato in un diagramma di flusso, aggiorna il grafico di conseguenza. I diagrammi di flusso non offrono molto valore se sono imprecisi, ed è probabile che tu aggiunga o rimuova passaggi da vari processi e flussi di lavoro più di quanto pensi. Dovresti rivedere e aggiornare regolarmente i diagrammi di flusso del processo per assicurarti che apportino continuamente valore alla tua attività.