지식 공유 모범 사례

팀원이 예기치 않게 감기에 걸려 출근하지 못하는 경우 통제를 벗어나는 상황을 원하지 않으실 것입니다. 하지만 지식 공유의 중요성은 직원이 단기적으로나 장기적으로나 자리를 비우는 것에 대비하는 것에서 그치지 않습니다.

이상적인 세상에서는 최고의 직원을 전부 유지하겠지만 우리가 사는 현실은 그렇지 않습니다.

팀원이 떠나고 새로운 팀원이 대열에 합류할 것입니다. 하지만 원하지 않는 일은 여러 팀원이 짧은 기간 안에 퇴사하고 조직의 많은 지식을 가지고 떠나는 것입니다. 모두 누군가가 프로젝트 진행 방법을 알기만을 바라며 서로를 멀뚱히 쳐다봅니다.

믿기 어렵겠지만 이것이 바로 현실입니다. NASA도 달에 다시 인간을 보내는 방법을 알아내는 데 고전한 것으로 알려졌습니다. 1969년에서 1972년 사이에 달을 밟았던 우주비행사 12명 중 소수만 현재까지 생존해 있습니다.

지식 공유의 중요성을 보여주는 수많은 예 중 하나일 뿐입니다. 프로세스와 인사이트를 투명하게 유지하면 영구적이든 하루 동안이든 팀원이 없을 때 중대한 기술 격차를 방지할 수 있습니다.

모든 직장에서 경쟁이 치열한 것은 아닙니다. (이미 조직에서 팀워크가 잘 이루어진다면 스스로 칭찬하세요!)

하지만 어떤 직장에서는 직원들이 정보를 통화로 인식하는 경우가 많습니다. 구성원들은 가장 많이 아는 관계자 또는 가장 신뢰받는 관계자가 되는 데 관심을 두므로 팀 전체의 성공을 희생해서라도 정보를 움켜쥐고 있게 됩니다.

하지만 팀이 조언과 배운 점을 자유롭게 나누면 장벽이 무너지고 경쟁보다는 공동 작업을 강조하는 문화가 조성됩니다.

직원들이 지식과 인사이트를 머릿속에 고립시켜 놓는다면 비용이 많이 듭니다. 비효율적인 지식 공유는 대기업에 연간 4천 7백만 달러의 비용을 유발한다고 알려졌습니다.

대부분은 시간 낭비와 관련이 있습니다. 지식 격차가 있을 때 팀원들은 업무에 필요한 리소스와 정보를 찾는 데 많은 시간을 투자해야 합니다.

팀원들이 분기별 리더십 팀 프레젠테이션에 포함되는 모든 내용에 대한 기본적인 이해를 이미 갖추고 있다고 상상해 보세요. 그 프로젝트를 “할 일”에서 “완료”로 옮기는 시간과 비용이 많이 절약될 것입니다.

지식 공유의 중요성을 인정하신다면 이제 실천에 옮겨 보세요.

올바른 기술을 사용하는 것은 조직의 문화 구조에 지식 공유를 포함하는 한 가지 방식입니다. 예를 들어 Atlassian에서는 거의 모든 콘텐츠를 Confluence에서 만듭니다. 저희가 서로와 지식을 공유하는 방식입니다.

모든 페이지와 블로그는 기본적으로 공개되어 있으므로 Confluence는 회사에서 지식의 중앙 집중식 리포지토리 역할을 하여 질문에 대한 답을 찾아보거나 팀원이 무슨 일을 하는지 알아보거나 다른 프로젝트의 세부 사항을 자세히 알아볼 수 있습니다.

새로운 팀원이 회사에 입사할 때 즉시 모든 중요한 정보를 파악할 수 있기 때문에 지식 라이브러리 및 유용한 리소스 역할도 합니다.

Confluence가 아닌 경우를 예로 들겠습니다. 호주에 있는 Westpac 은행에서는 조금 다른 방법을 시도했습니다. 이 은행은 직원들이 은행에서 향후에 도입을 고려하고 있는 새로운 기술에 대해 배울 수 있도록 고유한 학습 플랫폼을 만들었습니다. Westpac의 직원은 이 플랫폼을 통해 자체적인 전문 지식에 초점을 맞춘 교육 콘텐츠를 만들고 과정을 이수하고 자체 지식을 공유하는 방식으로 지식을 활용할 수 있습니다.

멋진 것처럼 보이지만 기술만으로는 지식 공유의 문화를 만드는 데 충분하지 않습니다. 직원들이 편리하게 공동 작업하도록 해 주지만 다른 노력도 기울여야 합니다.

지식 공유가 자연스럽게 이루어지는 대부분의 방식은 사적인 활동을 통해 발생합니다. 예를 들어 휴게실에서 이야기하거나 사무실 한쪽에서 친구와 이야기하는 동안 다른 부서의 새로운 이니셔티브에 대해 알게 될 수 있습니다.

관리자가 직원들이 계속 "업무"(즉, 책상에 앉아서 모니터 쳐다보기)만 하기를 바란다면 실제로 지식 공유가 일어나지 못하게 막고 있는 것일 수도 있습니다.

따라서 직원들에게 책상에서 벗어나거나 동료들과 대화해도 좋고 항상 정해진 작업만 하지 않아도 좋다는 신호를 보내세요. 그렇게 하면 커뮤니케이션이 열릴 뿐만 아니라 새로운 유대감도 형성합니다. 특히 40%의 직원은 직장에서 고립감을 느낀다는 점을 고려하면 이 점이 아주 중요합니다.

커피를 마실 시간을 내어 정상 근무 시간에 팀원을 만나고 다른 팀원들도 그렇게 하도록 제안하여 쉽게 시작할 수 있습니다.

지식 공유는 조직의 최우선 과제이지만 어떻게 하면 지식 공유를 직원의 중요한 우선 순위로 삼을 수 있습니까? 지식을 공유하라고 말했다고 열정적으로 참여할 것이라고 기대할 수는 없습니다. 보상을 조금 제공해야 할 수도 있습니다.

직원들이 자유롭게 지식을 공유하도록 동기를 부여할 만한 보상이 무엇인지 스스로 물어보세요. 스스로 창의력을 발휘하세요. 예를 들어 다음과 같은 보상을 줄 수 있습니다.

• 팀 회의에서 공개적인 인정
• 특정한 자랑이나 상품
• 소액의 금전적 보상이나 혜택

이런 종류의 보상은 직원을 올바른 길로 인도할 뿐만 아니라 팀이 경쟁 위주의 사고방식에서 벗어나도록 장려하기도 합니다. 꼭 필요한 직원이 되기 위한 유일한 방법은 지식을 무분별하게 쌓는 것이라고 생각하게 만드는 대신 보상을 제공하고 서로 지식을 공유하는 것이 앞서나가는 최선의 방법이라는 것을 보여주면 됩니다.

지식 공유에 진정으로 초점을 맞추려면 문화의 변화가 필요하고 신규 직원과 함께 처음부터 분위기를 조성하는 것이 중요하다는 것을 기억하세요.

이 관점으로 온보딩 프로세스를 살펴보세요. 설명서, 계약서 및 서류 이외에 지식 공유 기회를 더 많이 포함할 수 있는 곳은 어디입니까?

예를 들어 온보딩 프로세스에 다음과 같은 몇 가지 새로운 요소를 포함하세요.

• 신규 직원도 모든 것이 어떻게 조화를 이루는지 이해하고 직속 팀 밖의 팀원을 알아갈 수 있도록 다른 부서의 프레젠테이션
• 신규 직원이 비슷한 직책에 있는 관계자를 섀도잉하여 공식 교육 자료에는 없을 수도 있는 내부적인 요령을 얻을 수 있는 시간
• 신규 직원이 질문이나 어려움이 있을 때 도움을 구할 수 있는 멘토나 친구(같은 부서일 필요는 없음)와 연결

버디 시스템이 특히 효과적일 수 있으며 그 둘이 정기적으로 긴밀하게 일하지 않더라도 그렇습니다. Human Capital Institute의 보고서에 따르면 응답자 중 52%는 앰배서더 또는 버디 프로그램을 이용한다고 답했으며 45%의 응답자는 프로그램이 신규 직원의 숙련도 향상에 보통(27%) 또는 매우 효과적(18%)이라고 답했습니다.

결국 팀원이 자신의 아이디어를 더욱 편안하게 공유할 수 있게 하려면 어떻게 해야 할지 파악하는 최선의 방법은 이들에게 직접 묻는 것입니다.

일대일 대화, 공유 세션 또는 포커스 그룹, 설문 조사 등 다양한 방법으로 할 수 있습니다. 다음과 같은 질문을 꼭 하세요.

• 팀원과 아이디어를 공유하는 것이 얼마나 편하다고 느낍니까?
• 팀원과 지식이나 아이디어를 공유하는 것을 주저하게 만드는 이유는 무엇입니까?
• 더 많은 지식 공유를 위한 문을 열려면 어떻게 해야 합니까?

의견을 요청하면 직원이 그 순간에 자신의 의견을 낼 수 있다고 느낄 수 있습니다. 게다가 시간이 지나면서 모든 직원이 소속감을 갖고 자신이 중요하다고 느끼고 의견이 존중된다고 느끼는 문화가 형성됩니다.

위의 지식 공유 모범 사례를 적용하고 팀이 서로에게 투명성을 갖추고 행동하는 습관이 있다고 상상해 보세요. 직원 중 한 명이 자리를 비우면 어떻게 됩니까?

아마 다른 팀원은 필요한 정보를 찾아서 금방 문제를 해결할 것입니다.

모두가 처음부터 다시 시작하거나 팀원이 돌아올 때까지 기다려야 한다는 것을 깨닫게 될 때 일어나는 막판의 공황 상태보다는 훨씬 더 좋은 것 같지 않습니까? Atlassian도 그렇게 생각합니다.