A importância da documentação (porque é muito mais do que uma formalidade)

A importância da documentação (ou seja, por que você deve se importar?)

A gente entende. Você está ocupado. Logo, registrar decisões, status e etapas para lidar com tarefas repetitivas não está no topo da lista de prioridades.

Quando o bicho pegar, a documentação vai ser uma das coisas que você vai ficar feliz em ter feito. Se um membro da equipe faltar sem aviso ou se você não tiver certeza de como prosseguir em uma situação desconhecida, esses registros vão ser um recurso útil, sem dúvidas.

Need more help convincing your team? Here are a few key benefits you can share to illustrate why documentation should be a priority moving forward.

1. Uma fonte única de informações poupa tempo e energia

Estimativas mostram que o trabalhador do conhecimento médio gasta cerca de duas horas e meia por dia procurando pela informação necessária. A documentação eficaz reúne todas as informações essenciais sobre uma tarefa, um projeto ou uma equipe (desde logins de conta até instruções passo a passo) em um local centralizado e organizado. Chega de ficar procurando e-mails ou arquivos baixados para achar informações atualizadas.

Quando você estiver distribuindo uma tarefa, planejando um novo projeto ou precisando que um membro diferente da equipe assuma algo, a documentação significa que você consegue manter as engrenagens girando sem ter que gastar horas tentando rastrear informações, credenciais, direções e outras coisas.

Registrar processos é útil para detectar gargalos de produção e fluxos de trabalho saturados, assim você consegue simplificar ainda mais o trabalho da equipe.

2. A documentação é essencial para o controle de qualidade e processos

Há mais de uma maneira de fazer acontecer e você quer dar à equipe a flexibilidade para abordar o trabalho da maneira que for melhor para eles.

Mas, ao mesmo tempo, você quer garantir resultados consistentes. Sobretudo, quando se trata de coisas que você produz com regularidade. Precisa haver algum nível de coesão para que você não passe a impressão de desleixo ou desinformação.

A documentação encoraja o compartilhamento de conhecimento, permitindo que a equipe entenda como funcionam os processos e como vai ficar o projeto terminado.

Com esses recursos em mãos, os membros da equipe não precisam ser videntes para manter a consistência em projetos repetidos, como naquele relatório mensal ou naquela apresentação trimestral. Eles ainda têm espaço para serem criativos sem deixar de cumprir todos os requisitos necessários.

3. A documentação elimina o trabalho duplicado

Quantas vezes você iniciou um projeto novo e só depois foi descobrir que ele já tinha sido feito? Empresas que usam documentação para catalogar projetos passados, guardar pesquisas e compartilhar decisões se beneficiam com a redução do retrabalho que desperdiça tempo precioso que poderia ser mais bem utilizado.

Por que reinventar a roda se você pode aproveitar o trabalho que já foi feito? Com a documentação em dia, você pode consultar trabalhos passados e aprender com eles, em vez de fazer tudo de novo e obter os mesmos resultados.

4. Deixa a contratação e a integração muito mais fácil

É difícil pensar na saída de alguém, mas a realidade dos negócios é que a equipe não vai ser a mesma para sempre. As pessoas vão seguir outros caminhos e novos colegas vão chegar.

Ao receber novos membros de equipe, o período de integração pode ser assustador, tanto para a equipe já existente quanto para o novo empregado. E a Gallup descobriu que apenas 12% dos funcionários concordam que as empresas fazem um ótimo trabalho na integração de novos funcionários.

É preciso educar e capacitar os membros da equipe para que eles façam o melhor trabalho possível, em vez de fazer com que eles se sintam jogados aos lobos.

Se a documentação for priorizada, eles terão todos os tipos de guias, direções e anotações úteis que podem ser consultados à medida que se adaptam à nova função. Eles também podem usar esses recursos para responderem às próprias perguntas e começarem a descobrir as coisas sozinhos em vez de ter que consultar alguém da equipe toda vez que uma questão ou dificuldade apareça.

5. Uma fonte única de informações deixa todo mundo mais inteligente

No trabalho, a gente tem a tendência de tratar o conhecimento como moeda de troca. Se somos a pessoa com todas as respostas, ficamos com um sentimento de segurança, como se fossemos a pessoa mais insubstituível da equipe. A gente presume que compartilhar expertise vai nos tornar menos valiosos.

Assim, não foi surpresa quando uma pesquisa descobriu que 60% dos funcionários encontraram dificuldades para receber informações dos colegas que são essenciais para o trabalho.

A documentação aumenta o conhecimento coletivo de todos que trabalham com você. Quando o compartilhamento de informações se torna uma norma na equipe, você se beneficia com uma transparência maior e com uma cultura mais colaborativa e estratégica. Você vai tomar decisões mais inteligentes já que as informações essenciais não vão estar trancadas no disco rígido de apenas uma pessoa ou, pior ainda, na cabeça dela.