Entendendo as fases da gestão de projeto
Existe mais do que "para fazer" e "concluído"
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O ciclo de vida do projeto é dividido em cinco fases de gestão de projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento. Essas fases são o roteiro conforme você e equipe realizam projetos complicados.
Conheça a Sofia. Ela lidera a equipe de RH da empresa em que trabalha e que está prestes a começar o projeto colossal de revisar o processo de integração dos funcionários.
A maioria das pessoas (incluindo a Sofia) vai pensar nos projetos divididos em duas fases: a iniciação e o encerramento.
Mas não é bem assim. Encare como assar um bolo. Não é possível ir direto da pilha de ingredientes aleatórios para a obra-prima deliciosa e confeitada. É necessário realizar compras, preparação, misturas e testes de sabor ao longo do caminho.
As fases de gestão de projetos representam as diferentes etapas para ir do início até a conclusão. Compreender essas fases ajuda você a criar planos de projeto mais precisos, estimar prazos mais realistas e conquistar projetos com estratégia e organização.
Usando Sofia e a equipe dela como exemplo, a gente vai falar sobre o ciclo de vida típico dos projetos e suas fases.
As 5 etapas do ciclo de vida de gestão de projeto
Cinco etapas podem parecer muita coisa (ainda mais se estiver acostumado a pensar em projetos apenas em termos de “começo” e “fim”). Cada fase serve a um propósito diferente na busca de alcançar os melhores resultados para o projeto.
Assim como o alfabeto, essas fases são sequenciais. Para colher os benefícios do ciclo de vida da gestão de projetos, é preciso passar por essas fases em ordem.
Etapa #1: iniciação do projeto
Sofia e a equipe dela estão ansiosos para começar a recriar o processo de integração de funcionários, algo muito necessário. Acha que a primeira etapa é mapear o plano e o cronograma? Calma lá!
O planejamento não é o primeiro passo do ciclo de vida do projeto — é iniciação.
Durante esta etapa, o projeto não está de fato aprovado e em movimento. A equipe de Sofia está mantendo uma visão ampla e definindo o projeto a partir de um nível elevado, para determinar se o projeto é viável, para começar. Para determinar a viabilidade, eles devem pensar sobre:
- O caso de negócios para o projeto
- O benefício de completar o projeto (por exemplo: que meta de negócios abrangente ele apoia?)
- Os principais resultados
- Como é o sucesso?
Depois de pensar nesses elementos, Sofia e os membros da equipe decidiram:
- Caso de negócios: a empresa de Sofia tem enfrentado dificuldades com a rotatividade dos funcionários. A maioria dos funcionários deixa a empresa dentro dos primeiros 12 meses de contratação.
- Benefício: o processo de integração revisado vai aumentar a clareza, a comunicação e o envolvimento durante os primeiros meses dos funcionários na empresa e, com sorte, vai fazer com que ele permaneça por muito tempo.
- Entrega: a equipe de RH precisa do procedimento documentado para consultar e gerenciar, além do painel on-line para que os funcionários trabalhem durante as primeiras semanas de emprego.
- Métricas de sucesso: aumento de 15% na retenção de funcionários até o fim do 4º trimestre e pontuação de feedback positivo de pelo menos 85% dos novos funcionários.
Todos esses elementos podem ser inseridos em um pôster do projeto, que a equipe de Sofia pode consultar sempre que precisar entender o projeto no contexto geral.
Assim que a equipe tiver resolvido todos esses fatores, eles devem perguntar: o projeto é viável e vale a pena prosseguir?
Se a resposta for sim, eles recebem aprovação no projeto (se necessário) e passam para a próxima fase. E se a resposta for não? Não precisa entrar em pânico. A equipe volta ao ponto de partida e procura maneiras diferentes de resolver o problema que estão enfrentando, como usar o template de pôster de projeto.
Etapa #2: planejamento de projeto
Agora que Sofia definiu o projeto com maior nível de abrangência, é hora de ela entrar nas minúcias. Nesta fase, ela e a equipe vão esboçar o plano para alcançar de verdade a conclusão do projeto.
Mesmo que esteja ansioso para chegar ao trabalho real, é importante não pegar atalhos na fase de planejamento. O planejamento eficaz pode evitar muitas das principais causas de falha do projeto, incluindo visão e metas inadequadas, má comunicação e estimativas de tempo incorretas.
Planejamento também vai exigir algum tempo e esforço, então garanta que muito tempo seja reservado para ele no início do projeto.
Perguntas que a Sofia e a equipe vão responder nesta fase incluem:
- Qual é a meta desse projeto?
- O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
- O que é o escopo?
- Qual é o orçamento?
- Quais são os riscos?
- Quais membros da equipe estão envolvidos?
- Quais tarefas estão envolvidas?
- Quais marcos precisam ser alcançados?
É melhor começar definindo o objetivo do projeto usando a estrutura de meta SMART. A sigla (em inglês) significa específico, mensurável, atingível, relevante e temporal.
Seguindo essa sigla, Sofia e a equipe definiram a seguinte meta para o projeto de integração de funcionários:
Criar um novo processo de integração de funcionários que eduque e envolva os novos funcionários e aumentar a retenção de funcionários em 15%. Esse novo programa deve ser lançado até 25 de janeiro de 2021.
Agora Sofia e a equipe sabem o que eles estão buscando. Mas, eles não vão alcançar esse objetivo desejando e esperando. A equipe precisa descobrir quais trabalhos precisam ser realizados de fato.
Criar a estrutura analítica de projetos (WBS) pode ajudar. Ela divide todo o projeto em tarefas que são exibidas em formato gráfico, para que todos os envolvidos vejam com facilidade os itens de ação do projeto. No caso de Sofia e sua equipe, eles identificam as seguintes tarefas:
- Inspecionar os funcionários existentes para obter feedback sobre o processo de integração atual
- O que os gerentes de entrevistas querem incluído no processo
- Criar o fluxo geral do novo processo de integração/plano de 90 dias
- Grave tutoriais em vídeo para incluir no painel do funcionário para esclarecimentos adicionais
- Crie o painel digital de funcionários
- Lance portais onde os novos funcionários podem pedir ajuda
- Rascunho de procedimentos e checklist para o processo de integração
- Faça upload de documentos e vídeos para o painel
Quando a equipe souber o que o projeto exige, vai ser muito mais simples descobrir quanto tempo vai levar, quais suprimentos vão ser necessários e o que é preciso fazer primeiro.
Ela também vai ser capaz de identificar quem são os principais envolvidos no projeto (neste caso, a equipe de RH, equipe de desenvolvimento para web, designer gráfico e equipe de conteúdo), assim como quaisquer dependências de tarefa e recursos. Essas dependências são aspectos do projeto vinculados a outros aspectos.
Por exemplo, veja essa dependência de tarefa: os materiais não podem ser carregados no painel do funcionário antes que o painel exista. Cada tarefa precisa ser concluída antes da seguinte. Ou talvez a equipe de desenvolvimento para web não possa ajudar com este projeto antes de concluir o novo design do site da empresa. O recurso necessário não está disponível, porque depende de outra coisa.
Agora, a equipe de Sofia pode manter essas dependências em mente, colocar as tarefas do projeto em uma ordem que faça sentido e atribuir prazos para cada etapa em listas de afazeres individuais.
Assim, eles acabaram de elaborar o plano de projeto. Ele deve ser documentado e armazenado em algum lugar a que toda a equipe tenha acesso (o Confluence é o lugar perfeito).
Etapa #3: execução do projeto
Esta etapa é onde muito do trabalho duro de fato acontece.
É quando a equipe de Sofia trabalha com foco total e conclui as tarefas do projeto que foram identificadas. Eles estão elaborando os procedimentos, gravando vídeos, conduzindo entrevistas e muito mais.
Ao continuarem seguindo por meio dessas tarefas do projeto, eles também vão estar envolvidos com a seguinte fase…
Etapa #4: monitoramento do projeto
Voltando ao exemplo do bolo. Você olha para a receita uma vez só e depois assiste maravilhado enquanto o melhor bolo do mundo se concretiza? É provável que não.
Você consulta a receita ao quebrar os ovos e mexer a massa para ter certeza de que está fazendo tudo certo. Você dá aquela olhada no forno a cada cinco minutos para ter certeza de que o topo não está queimando. Fica o tempo todo de olho no seu bolo precioso.
Os projetos funcionam da mesma maneira e é o que a fase de monitoramento faz. Ela acontece ao mesmo tempo que a fase de “execução” e Sofia vai avaliar o projeto em intervalos frequentes para garantir que a equipe esteja:
- Atendendo aos prazos das tarefas
- Evitando mudanças de escopo
- Ficando dentro do orçamento
- Mantendo o comprometimento o objetivo (a visão geral pode se perder na hora de executar — é a velha armadilha em que “se perde a paisagem para ver a arvore”)
O monitoramento é muito mais fácil de realizar com o software de gestão de projeto. Ele aumenta a visibilidade de todo o projeto e centraliza as conversas e as informações relacionadas ao projeto.
Além disso, reuniões regulares de status ajudam toda a equipe a ficar por dentro do progresso. Este template semanal de anotação de reunião facilita o registro de tópicos de discussão, decisões e itens de ação dessas conversas.
Se Sofia perceber que as coisas não estão funcionando como planejado, ela pode corrigir no ato ou fazer ajustes no plano original do projeto para que leve em conta essa nova direção.
Etapa #5: encerramento do projeto
A equipe terminou o trabalho! Eles implementaram o novo e melhoraram o processo de integração de funcionários. Estão prontos para comemorar com um almoço de vitória da equipe e parar de uma vez por todas de se preocupar com esse projeto.
Mas antes que eles considerem o projeto como vitorioso, eles precisam passar por esta fase de encerramento para amarrar quaisquer pontas soltas. Ou seja, ele:
- Realizar um post-mortem ou retrospectiva para discutir o que deu certo e o que eles gostariam que tivesse ocorrido melhor
- Preparar o relatório final do projeto e apresentação às partes interessadas, se necessário
- Armazenar toda a documentação do projeto em algum lugar seguro para que possa ser acessado e referenciado com facilidade em uma data posterior (de novo, o Confluence pode manter tudo em um local organizado!)
Depois de todo esse trabalho duro, seus projetos merecem terminar em grande estilo. Mesmo que as tarefas reais do projeto tenham ficado para trás, o encerramento é importante para a finalização correta do projeto e para deixar os projetos futuros prontos para o sucesso.