Realize o trabalho certo mais rápido com templates
Os templates ajudam as equipes a vencer a procrastinação, definir expectativas e preparar o caminho para alcançar metas
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Por alguma razão, as entregas mais importantes são as mais difíceis de lidar, mesmo que o trabalho seja interessante ou agradável (e em especial, se não for). Ao enfrentar dificuldades para progredir, não adianta culpar a inércia pela falta de vontade ou motivação. Uma série de bloqueadores pode atrapalhar seu progresso. Que podem incluir questões psicológicas como ansiedade, perfeccionismo, medo do fracasso, fadiga de decisão e síndrome do impostor. Porém, podem ser objetivos indefinidos que estão atrasando você, ou talvez um milhão de outras tarefas e distrações estejam tirando o seu foco. Não é de admirar que um estudo da American Psychiatric Association (Associação Americana de Psiquiatria) descobriu que a procrastinação afeta de modo crônico de 15% a 20% dos adultos.
No trabalho, muitas vezes também é preciso lidar com outro limitador de produtividade: expectativas pouco claras. A ambiguidade pode fazer com que você não tenha certeza de como seguir em frente; se você agir, pode gerar um desperdício de tempo e esforço, pois o resultado pode não ser o desejado ou necessário. Essa situação gera tanto estresse para os funcionários que o estudo da Gallup declarou que expectativas mais claras do empregador poderiam reduzir a rotatividade da empresa em até 22%.
O estudo da Gallup declarou que expectativas mais claras do empregador poderiam reduzir a rotatividade de funcionários em até 22%.
A gente tem um template para isso
O Confluence já tem mais de 100 templates personalizáveis que incluem desde templates clássicos, como de anotações de reunião ou retrospectivas, até templates padrão para diversas necessidades. Há templates projetados para os principais resultados de equipes específicas, de RH a desenvolvimento/TI, que atendem às necessidades das empresas, desde startups até conglomerados globais.
Além disso, novos templates são desenvolvidos o tempo todo, por isso volte sempre para ver o que acabou de ser lançado. Por exemplo, em dezembro de 2021, vão ser adicionados os templates mostrados acima e mais três dúzias! Não se esqueça de que a gente faz parceria com algumas empresas incríveis — da Figma à MURAL — para transmitir suas melhores práticas em templates cocriados que podem aumentar a produtividade e a resolução de problemas. Por exemplo, se você quiser aprender a como criar uma fonte única de informações sobre suas avaliações de produtos, consulte o plano de experimentos e os resultados da Optimizely. Precisa preencher uma vaga? Confira o processo do Indeed por meio da descrição do cargo e dos templates de processo de contratação.
Se você não encontrar um template que atenda às suas especificações com exatidão, não tem problema. É fácil criar seus próprios templates para usar repetidas vezes e agilizar os processos, desde a colaboração do projeto e o brainstorming até a gestão de interessados e todos os aspectos do acompanhamento do progresso do projeto. E, se outra equipe tiver uma página que você adora, ela pode ser duplicada e virar um template. Basta acessar essa página, clicar no menu de ações (•••) no canto superior direito e clicar em “copiar”. É muito fácil.
Aqui estão alguns dos nossos templates favoritos para ajudar você a colocar todos os tipos de projetos em dia:
Templates para planejamento de projetos
Para lidar com um projeto grande, use um roteiro ou um template de planejamento para determinar cada etapa e, em seguida, defina o prazo e quem vai executar cada parte. Opções como plano de projeto e lançamento de produtos são páginas completas para esclarecer funções, atribuir responsabilidades, mapear marcos e definir prazos.
Também é possível detalhar aspectos específicos do planejamento e colaboração do projeto. O planejamento de capacidade ajuda a entender a largura de banda de cada membro da equipe para que você possa gerenciar cargas de trabalho com eficiência, enquanto metas, sinais e medidas estimulam a colaboração do projeto, lembrando a todos os objetivos comuns.
Templates para brainstorming
Ter novas ideias é primordial para os negócios. Para ajudar a fazer a criatividade fluir e obter todos os ótimos resultados, experimente os templates de brainstorming e brainstorming disruptivo. Aqui está uma sugestão de utilização:
- Prepare o template e o envie com antecedência. Use links para recursos e insista para que sua equipe os revise antes de uma reunião para maximizar o tempo criativo quando estiverem todos juntos.
- Durante a sessão, use os templates para definir objetivos e expectativas e mergulhar em diferentes estruturas que ajudam a gerar ótimas ideias. Grave e compartilhe as ideias integrando templates visuais do Jira, do Trello e de terceiros.
- Mais tarde, qualquer pessoa que não pôde estar lá pode adicionar suas ideias ao template. É possível convidar revisores, gerentes e mais colaboradores de diferentes equipes.
Se você precisa de um template de brainstorming para uma tarefa ou departamento específico, está com sorte! O pôster do projeto de TI, por exemplo, ajuda as equipes de tecnologia a encontrar a solução mais impactante, e não somente a mais óbvia. Após identificar o problema, os usuários discutem as possíveis correções, desafiam suas suposições e validam suas ideias até chegarem à melhor solução.
Templates para a realização do trabalho
Se a ambiguidade e as incertezas estão causando a estagnação do projeto, os templates podem ser a solução. Em vez de se esforçar para descobrir as partes de uma entrega, um template fornece o esboço – e você simplesmente o preenche. (OK, essa é a parte difícil. Mas é muito mais fácil se você souber o que precisa).
Quando você não souber o que fazer sobre um lançamento, experimente o template de campanha de marketing para criar um plano imbatível. Defina suas metas, faça o brainstorming sobre como alcançar esses resultados, defina prazos, divida o orçamento e atribua tarefas aos membros da equipe. Assim, todos podem ver o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito.
Os templates também podem ser uma vantagem para a comunicação da equipe, o elemento essencial para o planejamento e a execução eficazes do projeto. Mantenha os subordinados diretos e equipes multifuncionais alinhadas e informadas com os ORCs enquanto você faz o possível para alcançar esses resultados. E realize novas contratações bem-sucedidas com um plano personalizado de 90 dias que mantém os principais recursos à disposição e torna os marcos visíveis. É assim que um novato se prepara com rapidez para aumentar a produtividade da equipe.
