Guia para o gerenciamento do portfólio de projetos (PPM)

O que é gerenciamento do portfólio de projetos?

O gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) garante que todos os projetos do portfólio sigam as metas estratégicas. Enquanto a gestão de projetos se concentra em cuidar de um projeto específico, o PPM tem uma visão holística. Todos os projetos estão sujeitos à análise da equipe de PPM.

Quando crescem, é comum que as empresas assumam projetos demais. São tantas iniciativas que até os funcionários se sentem sobrecarregados, e a produção acaba sofrendo.

O PPM evita esse problema. Planejar a capacidade é função dos gerentes de portfólio, e todos os projetos da empresa entram nos cálculos.

Principais componentes do gerenciamento do portfólio de projetos

O PPM maduro requer, pelo menos, quatro elementos:

• Governança do portfólio: as regras que regem seu portfólio devem abordar a seleção, revisão e priorização de projetos. Para criar essas regras, defina as metas de longo e curto prazo da sua empresa.
• Gerenciamento de recursos: o planejamento de recursos cuidadoso maximiza as oportunidades ao alocar ajuda onde ela é mais eficaz. Na estrutura de PPM, os recursos fluem para os projetos importantes.
• Gestão de riscos: identifique os possíveis riscos por meio de um plano que considere fatores importantes do setor. Por exemplo, o custo dos chips de computador importa se você administra um data center. Um aumento de preços pode devastar o fluxo de caixa.
• Gerenciamento de desempenho: a equipe precisa definir o sucesso de cada projeto e monitorar o desempenho. Para conseguir insights mais aprofundados, utilize relatórios de status regulares ou uma ferramenta de PPM sofisticada, como o Jira.

Estratégias para o gerenciamento eficaz do portfólio de projetos

Projetos de PPM eficazes são diferentes para cada pessoa. Algumas empresas querem reduzir a carga atual de projetos, mas outras querem lançar novas ideias o tempo todo. Quaisquer que sejam os objetivos finais, há estratégias práticas que você pode implementar se quiser que sua empresa siga os princípios do PPM.

Alinhe portfólios à estratégia empresarial

O gerenciamento do portfólio de projetos fica mais viável quando todos os projetos apoiam as mesmas metas gerais, embora o tipo de apoio possa ser diferente. Por exemplo, um projeto pode se concentrar em melhorar a qualidade do software enquanto outro busca reduzir o tempo de resposta do atendimento ao cliente. Ambos incentivam mais vendas e avaliações melhores.

Para ver se um projeto contribui para as metas da empresa, identifique e compare os objetivos dele com as regras de orientação. Identificar métricas de sucesso, como a maior participação no mercado, também é uma medida inteligente.

Priorize projetos

Ao selecionar projetos para o portfólio, considere critérios específicos, como possíveis riscos, custos, possível ROI, indicadores de sucesso e a meta geral.

Depois de analisar os projetos disponíveis, o próximo passo no planejamento do projeto é a priorização. Determine quais projetos recebem mais recursos examinando o valor estratégico e os riscos inerentes.

A matriz de priorização de um projeto dá mais clareza. A grade compara projetos com base em critérios como custo, tempo de conclusão e potencial de receita. Um modelo de pontuação ponderada agrega mais valor aos fatores que são mais importantes para sua equipe.

Equilibre o portfólio

Um portfólio repleto de projetos de alto risco que possibilitam grandes ganhos, como a criação de um novo software, pode valer a pena. No entanto, esse tipo de projeto também pode esgotar seus fundos e causar problemas na folha de pagamento.

Evitar atividades arriscadas pode salvar a empresa de uma catástrofe, mas esse plano também elimina os ganhos mais altos. Os melhores portfólios equilibram projetos mais arriscados com os mais previsíveis.

Fazer uma simulação pode ajudar você a se aprofundar nas nuances dos riscos individuais do projeto.

Continue a monitorar e ajustar

O bom funcionamento do PPM depende de monitoramento e ajuste contínuos. As metas variam devido à concorrência, à tecnologia e a outras alterações. Mesmo que o cronograma de projeto do seu portfólio esteja correto, é uma boa ideia permanecer flexível. Novos concorrentes podem indicar que a sua matriz de priorização precisa de ajustes.

Fazer uma análise que destaque as metas, os custos e os ganhos do projeto vai ajudar você a avaliar se um projeto específico precisa de mais ou menos atenção. Um realinhamento do projeto também pode ser necessário para se manter conectado aos objetivos de negócios. Métricas específicas relacionadas ao projeto, como ROI e engajamento com anúncios, permitem que você acompanhe o desempenho do projeto ao longo do tempo.

Benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos

As empresas que adotam o PPM podem alcançar benefícios transformadores, desde um uso melhor dos recursos até o aumento da cooperação da equipe. A abordagem abrangente do PPM mantém todos os projetos ligados aos ideais da empresa, o que aumenta as chances de sucesso.

Confira algumas vantagens distintas do PPM:

Utilização aprimorada de recursos

Um gerente de projetos que conhece apenas o escopo de seu próprio trabalho pode alocar recursos demais durante o planejamento de sprint. É inevitável, já que os projetos da empresa usam o mesmo conjunto limitado de recursos. Um gerente que supervisiona uma equipe de programadores se preocupa em finalizar o backlog do sprint. Financiar a equipe de pesquisa ou determinar o orçamento de desenvolvimento do produto não faz parte do cálculo.

O PPM apresenta o panorama geral, possibilitando a alocação ideal de recursos.

Tomada de decisão avançada

As melhores decisões acontecem quando você tem todas as informações. Fluxos de trabalho ágeis geram constantemente dados sobre seus projetos e processos. As estratégias de PPM permitem que você agregue esses dados e aproveite os insights. Você obtém os fatos necessários para decidir as próximas etapas.

Por exemplo, a equipe de PPM pode avaliar se a empresa tem recursos para iniciar novos projetos. Os dados coletados também permitem que você acompanhe alterações mínimas no desempenho.

Gestão de riscos

A maioria das empresas já monitora os riscos dos projetos. Quando você incorpora uma estratégia de risco no nível do portfólio, sua resiliência aumenta. Sua linha de produtos depende de uma cadeia de suprimentos incerta? O PPM permite que você preveja essas armadilhas e orquestre uma resposta para as equipes de vendas, finanças e armazenagem. Um sistema de gerenciamento de projetos mais simples pode levar a uma abordagem mais fragmentada.

Alinhamento estratégico

O PPM identifica e vincula contribuições específicas do projeto aos objetivos da empresa para um melhor alinhamento. Como as revisões contínuas fazem parte da estratégia, você vai saber quando os projetos não corresponderem mais aos princípios da empresa. Essa verificação rigorosa e contínua maximiza o valor comercial.

Práticas recomendadas para PPM

A introdução e manutenção de um ambiente de PPM exigem um esforço concentrado, não importa o tamanho da sua empresa. Estas são algumas práticas recomendadas a se considerar:

• Estabeleça uma estrutura de PPM. Antes da implementação, defina sua estratégia de PPM. Pense nos critérios de seleção de projetos e nas métricas de priorização. Oriente todos os projetos de acordo com as metas definidas.
• Use software e ferramentas de PPM. A funcionalidade do PPM é uma função definidora das plataformas de gerenciamento de projetos, como o Jira. Softwares empresariais padrões, como o Quickbooks, geralmente incluem ferramentas de PPM. Esse auxílio dos softwares é benéfico se você estiver gerenciando um portfólio ágil e precisar conciliar diversos projetos.
• Crie uma equipe de PPM. Um gerente de portfólio pode definir as operações diárias, mas precisa de uma equipe de suporte para otimizar esses esforços. Para evitar confusões, faça com que cada equipe de PPM tenha responsabilidades claras. Sempre promova a colaboração multifuncional: as perspectivas variadas da equipe são parte do que ajuda o PPM a ter destaque.
• Implemente uma governança eficaz. A conformidade com os processos da empresa pode falhar por vários motivos, incluindo falta de responsabilidade e instruções confusas. O PPM, apoiado por protocolos de governança sólidos, elimina esses riscos ao garantir que todos os projetos sigam as mesmas diretrizes e estejam alinhados às metas da empresa.
• Faça melhorias contínuas. As práticas de PPM precisam evoluir naturalmente para se adequarem às metas comerciais em constante mudança. As mudanças podem ocorrer devido a pressões de mercado alteradas, novas linhas de produtos etc. Se você examinar regularmente indicadores críticos de desempenho, como taxas de conclusão de projetos, poderá avaliar a integridade do portfólio e aprender com os erros de projetos anteriores.

A função Planos do Jira facilita o PPM estratégico ao criar uma fonte única de informações que permite o agendamento de trabalhos, o mapeamento de dependências e muito mais. Talvez você conheça o recurso Planos do Jira pelo nome original dele: Advanced Roadmaps.

Maximize o sucesso com o gerenciamento estratégico do portfólio de projetos

O PPM ajuda a manter sua empresa no caminho certo. Projetos que desperdiçam dinheiro ou se desviam dos padrões definidos não vão passar nas análises de PPM. A adoção de métodos de PPM ajuda a maximizar o sucesso destacando projetos de alto desempenho.

Usar o Jira para gerenciar seu portfólio de projetos traz ainda mais vantagens. O software ajuda em questões como:

• Conformidade e coordenação.
• Adaptação dos seus planos às novas regras.
• Respostas às mudanças do setor.
• Aproveitamento dos dados para simular possíveis resultados.

Quer ver o efeito que o PPM pode ter nas suas operações? Comece a usar o Planos do Jira grátis hoje mesmo.