Guia para o gerenciamento do portfólio de projetos (PPM)
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O crescimento nos negócios exige iniciativas novas e em constante evolução. O gerenciamento do portfólio de projetos centraliza todas as iniciativas, dando à sua empresa uma visão completa das atividades atuais e futuras. O escopo amplo aprimora o alinhamento entre as equipes e facilita a identificação de estratégias obsoletas.
O que é gerenciamento do portfólio de projetos?
O gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) garante que todos os projetos do portfólio sigam as metas estratégicas. Enquanto a gestão de projetos se concentra em cuidar de um projeto específico, o PPM tem uma visão holística. Todos os projetos estão sujeitos à análise da equipe de PPM.
Quando crescem, é comum que as empresas assumam projetos demais. São tantas iniciativas que até os funcionários se sentem sobrecarregados, e a produção acaba sofrendo.
O PPM evita esse problema. Planejar a capacidade é função dos PPM, e todos os projetos da empresa entram nos cálculos.
Principais componentes do gerenciamento do portfólio de projetos
O PPM maduro requer, pelo menos, quatro elementos:
- Governança do portfólio: as regras que regem seu portfólio devem abordar a seleção, revisão e priorização de projetos. Para criar essas regras, defina as metas de longo e curto prazo da sua empresa.
- Gerenciamento de recursos: o planejamento de recursos cuidadoso maximiza as oportunidades ao alocar ajuda onde ela é mais eficaz. Na estrutura de PPM, os recursos fluem para os projetos importantes.
- Gestão de riscos: identifique os possíveis riscos por meio de um plano que considere fatores importantes do setor. Por exemplo, o custo dos chips de computador importa se você administra um data center. Um aumento de preços pode devastar o fluxo de caixa.
- Gerenciamento de desempenho: a equipe precisa definir o sucesso de cada projeto e monitorar o desempenho. Para conseguir insights mais aprofundados, utilize relatórios de status regulares ou uma ferramenta de PPM sofisticada, como o Jira.
Estratégias para o gerenciamento eficaz do portfólio de projetos
Projetos de PPM eficazes são diferentes para cada pessoa. Algumas empresas querem reduzir a carga atual de projetos, mas outras querem lançar novas ideias o tempo todo. Quaisquer que sejam os objetivos finais, há estratégias práticas que você pode implementar se quiser que sua empresa siga os princípios do PPM.
Continue a monitorar e ajustar
O bom funcionamento do PPM depende de monitoramento e ajuste contínuos. As metas variam devido à concorrência, à tecnologia e a outras alterações. Mesmo que o cronograma de projeto do seu portfólio esteja correto, é uma boa ideia permanecer flexível. Novos concorrentes podem indicar que a sua matriz de priorização precisa de ajustes.
Fazer uma análise que destaque as metas, os custos e os ganhos do projeto vai ajudar você a avaliar se um projeto específico precisa de mais ou menos atenção. Um realinhamento do projeto também pode ser necessário para se manter conectado aos objetivos de negócios. Métricas específicas relacionadas ao projeto, como ROI e engajamento com anúncios, permitem que você acompanhe o desempenho do projeto ao longo do tempo.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Práticas recomendadas para PPM
A introdução e manutenção de um ambiente de PPM exigem um esforço concentrado, não importa o tamanho da sua empresa. Estas são algumas práticas recomendadas a se considerar:
- Estabeleça uma estrutura de PPM. Antes da implementação, defina sua estratégia de PPM. Pense nos critérios de seleção de projetos e nas métricas de priorização. Oriente todos os projetos conforme as metas definidas.
- Use software e ferramentas de PPM. A funcionalidade do PPM é uma função definidora das plataformas de gerenciamento de projetos, como o Jira. Softwares empresariais padrões, como o Quickbooks, geralmente incluem ferramentas de PPM. Esse auxílio dos softwares é benéfico se você estiver gerenciando um portfólio ágil e precisar conciliar diversos projetos.
- Crie uma equipe de PPM. Um gerente de portfólio pode definir as operações diárias, mas precisa de uma equipe de suporte para otimizar esses esforços. Para evitar confusões, faça com que cada equipe de PPM tenha responsabilidades claras. Sempre promova a colaboração multifuncional: as perspectivas variadas da equipe são parte do que ajuda o PPM a ter destaque.
- Implemente uma governança eficaz. A conformidade com os processos da empresa pode falhar por vários motivos, incluindo falta de responsabilidade e instruções confusas. O PPM, apoiado por protocolos de governança sólidos, elimina esses riscos ao garantir que todos os projetos sigam as mesmas diretrizes e estejam alinhados às metas da empresa.
- Faça melhorias contínuas. As práticas de PPM precisam evoluir com naturalidade para se adequarem às metas comerciais em constante mudança. As mudanças podem ocorrer devido a pressões de mercado alteradas, novas linhas de produtos etc. Se você examinar com frequência indicadores críticos de desempenho, como taxas de conclusão de projetos, vai poder avaliar a integridade do portfólio e aprender com os erros de projetos anteriores.
A função Planos do Jira facilita o PPM estratégico ao criar uma fonte única de informações que permite o agendamento de trabalhos, o mapeamento de dependências e muito mais. Talvez você conheça a função Planos do Jira pelo nome original dele: Advanced Roadmaps.
Maximize o sucesso com o gerenciamento estratégico do portfólio de projetos
O PPM ajuda a manter sua empresa no caminho certo. Projetos que desperdiçam dinheiro ou se desviam dos padrões definidos não vão passar nas análises de PPM. A adoção de métodos de PPM ajuda a maximizar o sucesso destacando projetos de alto desempenho.
Usar o Jira para gerenciar seu portfólio de projetos traz ainda mais vantagens. O software ajuda em questões como:
- Conformidade e coordenação.
- Adaptação dos seus planos às novas regras.
- Respostas às mudanças do setor.
- Aproveitamento dos dados para simular possíveis resultados.
Quer ver o efeito que o PPM pode ter nas suas operações? Comece a usar o Planos do Jira grátis hoje mesmo.