Como criar o plano de gestão de riscos

O que é o plano de gestão de riscos?

O plano de gestão de riscos é o documento completo que reúne e define os processos e as pessoas responsáveis por identificar, avaliar, gerenciar, monitorar e mitigar os riscos. Você precisa de planos de gestão de riscos relacionados à empresa e aos projetos para cada projeto importante da empresa.

Por que os planos de gestão de risco são importantes?

Os riscos não resolvidos podem se tornar ameaças e acabar prejudicando projetos importantes ou toda a empresa. Os planos de gestão de riscos ajudam você a se proteger com eficiência, oferecendo diversas vantagens:

• Identificação proativa de riscos: os planos de gestão de riscos ajudam a identificar e mitigar os riscos antes que afetem a linha do tempo essencial do projeto ou as operações da empresa.
• Tomada de decisão aprimorada: os planos de gestão de riscos ajudam a coletar e aproveitar dados de risco melhores, aprimorando as ações de prevenção e mitigação de riscos.
• Alocação eficiente de recursos: planos de gestão de riscos claros e bem elaborados podem melhorar o planejamento de recursos. Assim, é possível atribuir as pessoas e os recursos certos para cada projeto de gestão de riscos, reduzindo ou eliminando a duplicação de esforços e tarefas incompletas.
• Comunicação otimizada: os planos de gestão de riscos mantêm as equipes de gestão de projeto e riscos, os tomadores de decisão e as partes interessadas informados sobre o progresso do projeto. Os planos também podem incluir cronogramas para revisões regulares, atualizações e informações sobre os membros da equipe.
• Sucesso do projeto: planos de gestão de riscos bem elaborados exibem todas as informações necessárias para maximizar a proteção contra ameaças aos projetos e negócios. Todas as fases da gestão de projetos (planejamento, execução e gestão do projeto) devem incorporar medidas da gestão de riscos. Ao implementar a gestão e proteção eficaz contra ameaças, você já garante o sucesso de vários projetos. Com elas, é provável que você atinja os marcos mais importantes na gestão de projetos.

Sete etapas para o sucesso do plano de gestão de riscos

Todo plano de gestão de riscos deve seguir sete etapas para proteger os projetos e as empresas contra riscos.

Identifique os riscos

• Use técnicas como brainstorming e análise SWOT (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) para descobrir riscos potenciais.
• Trabalhe em estreita colaboração com líderes e equipes de TI para integrar e sincronizar os esforços de gestão de riscos cibernéticos e não cibernéticos sempre que possível.
• Mantenha listas completas de todos os riscos identificados.
• Atribua pessoas específicas para manter e atualizar as listas de riscos.

Faça a avaliação de riscos

• Use métodos qualitativos e quantitativos para avaliar cada risco.
• Priorize os riscos conforme o impacto potencial deles no projeto ou nas operações comerciais

Analise os acionadores de riscos

• Determine quais eventos ou condições podem causar cada risco.
• Faça o monitoramento contínuo do ambiente em busca de sinais de risco. Use monitoramento e notificação automatizados sempre que possível.
• Desenvolva, documente, distribua, teste e atualize com frequência os planos de contingência para responder com rapidez ao acionador identificado.

Defina o plano de resposta aos riscos

• Escolha estratégias adequadas para cada risco. As opções incluem evitação, redução, retenção, disseminação, transferência por meio de contratos e apólices de seguro e aceitação.
• Desenvolva, documente, distribua, teste e atualize com frequência planos completos para lidar com riscos de alta prioridade.

Atribua proprietários aos riscos

• Atribua responsabilidades completas a membros específicos da equipe.
• Verifique se todos sabem suas funções e responsabilidades.
• Revise com frequência todas as atribuições e faça atualizações conforme necessário em resposta às alterações no pessoal ou no ambiente de risco.

Implemente o plano de gestão de riscos

• Coloque o plano de gestão de riscos em ação após notificar todos os membros da equipe do projeto e as partes interessadas envolvidas.
• Garanta que a implementação dos planos de gestão de riscos específicos do projeto cause pouca ou nenhuma interrupção nas operações comerciais não envolvidas no projeto.

Monitore e analise

• Verifique se o plano de gestão de riscos inclui etapas e cronogramas para testes e análises regulares.
• Monitore todas as ações relacionadas à gestão de riscos, usando soluções automatizadas de monitoramento e notificação sempre que possível.
• Revise e atualize o plano de gestão de riscos com frequência para refletir novas informações e alterações.

Práticas recomendadas para planos de gestão de riscos

Nem mesmo os melhores planos de gestão de riscos conseguem identificar, avaliar, priorizar, monitorar ou mitigar riscos sem ajuda e suporte. Algumas práticas recomendadas adicionais para transformar os planos de gestão de riscos em ações efetivas:

• Desenvolva a cultura de gestão de riscos. Os usuários, incluindo colegas, clientes, tomadores de decisão e parceiros, juntos, representam o maior risco para a empresa. Em especial no ambiente de TI, onde os riscos cibernéticos podem prejudicar toda a empresa. Educação, treinamento e comunicação regular sobre riscos e sua mitigação podem ajudar a reduzir os riscos provocados pelo usuário. Essas ações desenvolvem a cultura de gestão de riscos, na qual os usuários evitam os riscos, sem os acionar ou ignorar.
• Atraia e envolva as partes interessadas. Os planos de gestão de riscos devem incluir etapas específicas para identificar, envolver e se comunicar com frequência com as pessoas mais afetadas pelo plano. Essas etapas ajudam a minimizar as interrupções e evitar que as partes interessadas percam alguma informação. Elas também podem converter alguns observadores passivos em apoiadores ativos.
• Não ignore a conformidade regulatória. As regulamentações que afetam a forma como as empresas lidam com informações pessoais, privadas e proprietárias estão em constante evolução. Empresas maiores exigem cada vez mais a conformidade com várias estruturas e regulamentações. Exemplos notáveis de planos de gestão de riscos incluem a estrutura de cibersegurança SOC (Controles de Sistema e Organização) 2 e a norma internacional de gestão de informações ISO/IEC 27001. A não conformidade pode sujeitar a empresa a multas significativas, riscos que afetam reputação e capacidade limitada de trabalhar com parceiros maiores. É essencial compreender e abordar todos os problemas de conformidade relevantes no plano de gestão de riscos.
• Use ferramentas de gestão de projetos. As ações de gestão de riscos devem usar os sistemas, processos e pessoas que a empresa usa na gestão de projetos. Familiaridade, experiência e recursos, como templates e integrações com outros sistemas corporativos, podem facilitar e acelerar essas ações. Ainda mais se a empresa usa ferramentas poderosas, flexíveis e adaptáveis com facilidade, como o Confluence.

Prepare a empresa para o futuro com o plano de gestão de riscos

Os planos de gestão de riscos podem ajudar a empresa a identificar, gerenciar e mitigar riscos com consistência e eficácia. A redução e mitigação dos riscos estabelece para a empresa uma base mais flexível, confiável e segura para o crescimento e a transformação digital.

O Confluence ajuda você a criar e implementar planos eficazes de gestão de riscos com a capacidade de:

• Organizar o caos: o Confluence reúne grupos isolados de informações e experiências no mesmo recurso compartilhado e acionável. As informações mais importantes relacionadas à empresa e aos projetos são centralizadas, ficando acessíveis na mesma hora e com segurança. No Confluence, os gerentes de projetos e riscos encontram o que querem e descobrem do que precisam.
• Compartilhar entre as equipes: os líderes e membros da equipe podem convidar colegas para colaborar por meio de edição em tempo real e comentários em linha. Ao finalizar os planos de gestão de riscos e outros documentos, você pode compartilhar essas informações com as partes interessadas e os tomadores de decisão da empresa.
• Disponibilizar e ajudar a criar templates: o Confluence oferece templates grátis que podem ajudar no planejamento e na gestão de riscos da empresa, bem como em todo o ciclo de vida da gestão de projetos.

Use hoje mesmo o template grátis da matriz de avaliação de riscos.