FOMO vs informações: gerenciando a sobrecarga de notificação
Saiba como definir alertas para que você (e sua equipe) possam economizar tempo, se mantenham informados e realizem mais trabalhos excelentes todos os dias.
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Entrar em contato com as pessoas nunca foi tão fácil. Basta pegar o seu celular e você vai ter oportunidades que parecem infinitas de dar e receber curtidas, comentários e mensagens de seus amigos, familiares e colegas de trabalho de modo instantâneo. Quanto mais a gente trabalha à distância – de forma remota, híbrida, distribuída, viajando, em casa com uma criança doente ou respondendo a um e-mail ao se ausentar para tomar um café – mais a gente procura meios de nos mantermos conectados. É assim que o trabalho é feito da maneira certa e nascem grandes ideias.
Embora gerenciar a comunicação entre equipes multifuncionais seja fundamental para o compartilhamento de conhecimento, isso nem sempre é eficiente ou eficaz. No cerne da gestão de comunicação moderno, agora há um pequeno som ou ícone que geralmente está no controle à medida que a gente vai de notificações a alertas, emergindo mais tarde para descobrir que uma parte do dia já passou.
À medida que o ambiente empresarial evolui com novas formas de trabalho e descrições de cargos novas, gerenciar como a gente envia e recebe comunicações é uma área em constante mudança. O número e a variedade de plataformas que utilizamos para nos comunicar — tanto em âmbito pessoal quanto profissional — continuam a crescer. Podemos deixar que as ferramentas nos gerenciem ou escolher de que forma as gerenciar. Claro, uma dessas opções é mais inteligente.
Podemos deixar que as ferramentas nos gerenciem ou escolher de que forma as gerenciar. Claro, uma dessas opções é mais inteligente.
No entanto, com os dispositivos sempre ao nosso alcance, está se tornando cada vez mais difícil estabelecer limites para os outros e para nós mesmos quando se trata de notificações. Por um lado, você não quer estar por fora quando algo importante acontecer. Por outro, o grande volume de notificações pode impedir que você se concentre no trabalho que de fato importa.
Então, como encontrar o equilíbrio certo entre estar informado e sobrecarregado?
Assuma o controle de suas notificações
Quando esse é o assunto, é preciso lutar contra o medo de ficar por fora de algo importante (FOMO) para poder se concentrar. Porque, sinceramente, com que frequência essa notificação é de fato necessária agora? A menos que você seja um primeiro respondente, é provável que ela possa esperar.
Aqui estão algumas maneiras de se preparar para gerenciar interrupções gerenciando suas notificações com o Confluence:
Dica nº 1: Escolha uma plataforma “urgente”
Digamos que você esteja trabalhando em um projeto com uma equipe grande e, toda vez que alguém fizer uma alteração em uma página, você vai receber um alerta. Em um determinado momento, você começa a ignorar todos eles para poder terminar seu trabalho. Então é provável que você perca uma atualização importante e sinta que nunca vai poder ignorar uma notificação.
A correção começa com a criação de um plano de comunicação com sua equipe. Combinem de utilizar uma plataforma específica se for de fato urgente – sejam mensagens diretas do Slack, mensagens de texto SMS no seu telefone ou qualquer outra coisa. Use esse método de comunicação somente para notificações que exijam sua atenção imediata. Assim, você não precisa prestar atenção em outras plataformas até que esteja pronto para isso. Essa se torna uma decisão consciente. Agora, é provável que você termine seu trabalho mais rápido já que pode se concentrar e porque de fato vai querer terminar e voltar a verificar suas notificações (olá, ciclo de recompensa)!
Dica do Confluence: para alertas urgentes ou comunicação com pessoas específicas, experimente as @menções no Confluence. Cada @menção envia uma notificação direta somente para a(as) pessoa/pessoas marcada (marcadas), e não para todos que seguem a página. Essa é uma boa maneira de chamar a atenção de alguém. Melhor ainda, essa pessoa acessa as informações relevantes na página. Dessa forma, ela não precisa olhar a página inteira para obter todas as informações que precisa para responder.
Dica nº 2: Estabeleça limites
Após concordar em como entrar em contato uns com os outros quando for urgente, você e seus colegas podem relaxar e se concentrar, sabendo que vão receber os alertas necessários e que outras notificações podem esperar. E então, acontece: alguém começa a usar a plataforma “urgente” para coisas que não são urgentes. É preciso definir padrões sobre o que é urgente.
Talvez nem todos concordem, mas desde que você defina os limites com clareza, pode pedir a seus colegas que os respeitem. E, se você não tiver certeza sobre as preferências de notificação de alguém, sempre é possível perguntar.
Melhor ainda, faça com que sua equipe crie manuais de usuário, que eliminam todas as suposições.
Dica do Confluence: com o Confluence, você pode desativar a maioria das notificações e ainda assim se manter informado. Todos os comentários de seus colegas vão estar na página quando você tiver tempo para dar uma olhada neles. E se você também usar o Jira, as atualizações dos tickets do Jira também vão estar na página e no seu feed.
Dica nº 3: Ajuste as configurações para atender às suas necessidades
Para alguns trabalhos, você ainda pode receber muitas notificações, mesmo após essas duas etapas. Como gerente de uma equipe grande ou gerente de projeto, por exemplo, pode ser necessário receber muitas informações o dia todo. É aí que as configurações se tornam a aliada ideal. Em qualquer plataforma que esteja sobrecarregando você com alertas, em geral, há meios de personalizar as notificações com filtros, lotes e outras maneiras de silenciar um pouco os alertas. Busque maneiras de priorizar os alertas vindos do seu chefe ou marcar um projeto importante como “importante”. Passe alguns minutos explorando as configurações em suas plataformas de comunicação mais utilizadas e você vai conseguir economizar horas de distração e mudança de contexto.
Dicas do Confluence: no Confluence, há várias maneiras de personalizar as notificações. Aqui estão algumas das nossas favoritas:
- Quando você estiver realizando muitas atualizações em uma página, “publique sem notificar os seguidores” para evitar o envio de spam aos seus colegas.
- Escolha “mostrar somente não lidas” para filtrar com facilidade as notificações relevantes.
- Também é possível optar por notificações em lote. Você ainda vai receber e-mails imediatos sobre notificações importantes, como @menções e novas páginas, mas quando muitas alterações forem realizadas em um período de dez minutos, você vai receber apenas um único e-mail.
- Para ainda menos notificações, você pode optar por um resumo diário para garantir que você se mantenha atualizado com todas as informações importantes do dia em um único e-mail.
- Ou configure as notificações do Confluence de modo que elas sejam enviadas a um canal separado do Slack e filtradas para garantir que sua equipe receba somente as atualizações mais importantes.
