Fluxograma de processo: o que é e como criar

O que é um fluxograma de processo?

Os fluxogramas de processo são uma maneira de organizar visualmente seu fluxo de trabalho. Eles usam diferentes formas conectadas por linhas, cada uma representando uma etapa individual.

Um fluxograma de processo auxilia no gerenciamento de projetos ajudando você a delinear e visualizar seus fluxos de trabalho. Um exemplo pode ser um gráfico mostrando como você processa e atende aos pedidos dos clientes desde o momento em que o pedido é feito até a entrega.

A importância dos fluxogramas de processo

Visualizar o fluxo de trabalho permite que você entenda melhor o escopo do seu projeto para fazer um planejamento com base nas suas metas e prazos.

Ter uma representação visual clara dos seus processos ajuda a melhorar o trabalho em equipe e a manter todo mundo em sintonia. Dessa forma, todos entendem os processos do início ao fim e as funções que cada um desempenha neles.

A criação de um fluxograma de processo pode melhorar a produtividade ao eliminar atividades sem valor agregado. Você terá muito espaço para crescer e melhorar se não estiver perdendo um tempo precioso em etapas desnecessárias.

Tipos de fluxogramas

Existem vários tipos de fluxogramas, cada um com uma finalidade diferente. Você pode aprender mais sobre alguns deles abaixo:

• Fluxograma básico: fluxogramas simples são ideais para visualizar etapas básicas sem muitas complexidades ou detalhes.
• Fluxograma de sistema: esses fluxogramas mostram como cada parte de um sistema interage com as outras partes.
• Diagrama de fluxo de trabalho: os diagramas de fluxo de trabalho preveem as etapas ou processos necessários para concluir um projeto, o que pode ajudar a minimizar o desperdício.
• Fluxograma de dados: fluxogramas que mostram como os dados se movem pelo seu sistema e por outros sistemas conectados.
• Fluxograma de decisões: eles desempenham uma função vital no processo de tomada de decisão, respondendo a perguntas simples para chegar a uma resolução final.
• Fluxograma de raia: fluxogramas de raia permitem que você visualize quem é responsável por cada parte de um processo ou projeto, seja ele um indivíduo ou um grupo.

Componentes de um fluxograma de processo

Os fluxogramas de processo usam alguns símbolos importantes para contextualizar as informações no diagrama. Diferentes símbolos são usados para diferentes etapas, com linhas de conexão entre elas.

Diferentes formas e símbolos, incluindo losangos e retângulos, são usados para cada processo ou etapa, com linhas conectando os símbolos. Diferentes tipos de linhas indicam o início e o fim do fluxograma, e as setas indicam a direção do fluxo.

A visualização de informações com fluxogramas pode desempenhar um papel crucial no planejamento de projetos, e fica fácil quando você entende o que cada símbolo representa.

Etapas para criação de um fluxograma de processo

Criar um fluxograma de processo não é extremamente complicado, mas você precisa seguir algumas diretrizes básicas. O guia passo a passo abaixo vai ajudar você a fazer isso.

Identifique o processo

Comece definindo claramente o processo ou fluxo de trabalho que você vai descrever. Escolher quais projetos visualizar e otimizar é fundamental para um planejamento estratégico. Depois de ter uma boa ideia do que você quer que seu fluxograma represente, comece a montagem.

Defina limites

Quando se trata de fluxogramas de processo para empresas, você sempre pode adicionar mais dados ou detalhar ainda mais um processo incluindo mais etapas. No entanto, ao criar um fluxograma, inclua apenas os detalhes necessários.

Determine o escopo e os limites do seu fluxograma antes de começar a concretizar sua ideia. Dessa forma, você vai evitar perder tempo adicionando informações que dificultam o objetivo principal. Incluir detalhes é uma boa ideia, mas cuidado para não exagerar.

Reúna informações

É aí que o compartilhamento de conhecimentos entra em ação. Agora, é hora de coletar informações detalhadas sobre as etapas e os dados de entrada e saída que contribuem para o processo. Acompanhe o processo do início ao fim para evitar perder etapas essenciais.

Identifique a sequência de etapas

Agora que você sabe quais etapas estão envolvidas no processo, elas podem ser colocadas na sequência correta para começar a organizar seu fluxograma. O fluxograma precisa seguir em uma direção consistente do início ao fim, com cada etapa aproximando você da conclusão do processo.

Desenhe o fluxograma

Nos fluxogramas de processo, as etapas individuais são apenas uma parte da história: para contar tudo, elas precisam estar conectadas. Complete seu fluxograma usando símbolos e conectores para ligar etapas individuais e criar uma representação visual precisa do processo do início ao fim.

Analise e revise

Depois de organizar e desenhar tudo, revise seu fluxograma para garantir que ele esteja preciso, completo e claro. Dessa forma, você pode corrigir o que for necessário.

Analisar e revisar são batalhas sem fim. Mesmo depois de concluir um fluxograma, ele precisa ser revisado e atualizado regularmente para manter a precisão das informações. Inclua todas as alterações em seus fluxogramas à medida que elas ocorrerem.

Usos dos fluxogramas de processo

Um bom fluxograma de processo pode oferecer vários benefícios para as empresas. Confira alguns usos comuns desses fluxogramas:

• Melhoria do processo: visualizar os processos ajuda você a entender como eles podem ser otimizados, o que economiza tempo e dinheiro.
• Treinamento e integração: quando você entende claramente seu processo de treinamento e integração, ele se torna mais simples e você garante que todos recebam o mesmo treinamento.
• Comunicação: os fluxogramas podem ajudar você a identificar falhas de comunicação em diferentes estágios do projeto para manter todos em sintonia.
• Documentação: o uso de recursos visuais ajuda todos a seguirem as práticas recomendadas de documentação, desde a documentação do projeto até a documentação da equipe.
• Conformidade e garantia de qualidade: criar uma representação visual detalhada de um processo ajuda a identificar possíveis problemas de conformidade ou garantia de qualidade antes que seja tarde demais.

Práticas recomendadas para criar fluxogramas de processo eficazes

Um fluxograma eficaz pode ajudar você a otimizar os processos empresariais e melhorar a produtividade e a colaboração em projetos. Veja algumas diretrizes que vão garantir que você esteja no caminho certo.

Faça um fluxograma de processo simples. Foque em adicionar apenas as principais etapas e informações.

O uso de símbolos consistentes e linhas de conexão aumenta a clareza dos fluxogramas, facilitando a colaboração com sua equipe e aumentando a produtividade. Você pode até envolver partes interessadas no processo.

O trabalho não termina depois que seu fluxograma for concluído. A atualização e manutenção dos fluxogramas ajudam você a sempre ter noção dos processos de que sua empresa depende.

Crie fluxogramas de processo com quadros brancos do Confluence

Os fluxogramas de processo podem oferecer vários benefícios para as empresas, melhorando a produtividade e o trabalho em equipe e eliminando etapas desnecessárias. Com os quadros brancos do Confluence, você pode visualizar e transformar ideias em tarefas.

O Confluence reúne todos os envolvidos em uma área de trabalho conectada para impulsionar os projetos. As equipes podem criar, editar e compartilhar os planos de projetos em uma área de trabalho conectada, garantindo que todos estejam em sintonia.

Os templates de fluxograma do Confluence facilitam a criação rápida de fluxogramas eficazes. Além disso, você pode converter adesivos em itens do Jira com apenas alguns cliques.

Use os quadros brancos do Confluence para visualizar seu fluxo de trabalho e otimizar seus negócios com fluxogramas de processo.

Fluxograma de processo: perguntas frequentes

Qual é um exemplo de fluxograma de processo?

A entrega de produtos é um ótimo exemplo. Você pode usar um fluxograma de processo para visualizar a entrega desde o momento em que o cliente entra em contato com você até o momento em que você termina o trabalho. A primeira etapa pode ser o contato do cliente (ou vice-versa). Em algum momento posterior, você vai atender ao pedido e o cliente vai receber um e-mail informando que o pedido chegou.

Você pode usar fluxogramas de processo para quase tudo, incluindo processos de fabricação, prestação de serviços, entrega de produtos e gerenciamento de projetos.

Que ferramentas você pode usar para criar fluxogramas de processo?

O Confluence permite que você crie fluxogramas que descrevam seus processos empresariais com precisão. Ele é fácil de usar e você pode começar com um template para não precisar fazer todo o trabalho. Depois de escolher um template, você pode adicionar etapas e símbolos individuais para deixar o diagrama mais claro. O Confluence também se integra perfeitamente ao Jira e a várias ferramentas de terceiros.

Com que frequência os fluxogramas de processo precisam ser atualizados?

Se você modificar um fluxo de trabalho ou processo descrito em um fluxograma, o desenho também vai precisar ser atualizado. Os fluxogramas não agregam muito valor se forem imprecisos, e você provavelmente adiciona ou remove etapas de vários processos e fluxos de trabalho mais do que imagina. Você precisa revisar e atualizar regularmente seus fluxogramas de processo para garantir que eles continuem agregando valor à sua empresa.