O que é gestão de projetos empresariais?

Definição de gerenciamento de projetos corporativos

O EPM é uma abordagem estratégica para gerenciar projetos, programas e portfólios. Isso envolve coordenar e alinhar essas iniciativas com objetivos comerciais abrangentes para otimizar a alocação de recursos, mitigar riscos e agregar o máximo valor. O EPM vai além do gerenciamento de projetos individuais, pois se concentra em uma visão abrangente dos projetos da empresa.

Diferenças entre EPMO e PMO

O escritório de gerenciamento de projetos corporativos (EPMO) e o escritório de gerenciamento de projetos (PMO) têm papéis cruciais na governança do projeto, mas escopo e foco diferentes. Um PMO costuma se concentrar no gerenciamento de projetos ou programas individuais. Ele garante que os projetos cumpram o cronograma, fiquem dentro do orçamento e sejam concluídos de acordo com o escopo definido.

Já o EPMO tem uma perspectiva mais ampla: alinha projetos com as metas estratégicas da empresa, estabelece metodologias padronizadas e otimiza o uso de recursos em todo o portfólio de projetos. Ele é um parceiro estratégico, garantindo que os projetos contribuam para o sucesso geral da empresa.

Elementos-chave do gerenciamento de projetos corporativos

O EPM depende de vários componentes importantes para garantir a eficácia na execução e na entrega do planejamento do projeto. Esses componentes incluem o seguinte:

• Análise de risco: envolve a identificação de possíveis ameaças e oportunidades para o sucesso de um projeto. Ao avaliar a probabilidade e o impacto em potencial desses fatores, as empresas podem desenvolver estratégias de mitigação para proteger os objetivos do projeto.
• Estimativa de projeto: prevê os recursos, o tempo e os custos necessários para concluir um projeto. Uma estimativa precisa é crucial para a eficácia do planejamento, da alocação de recursos e do orçamento.
• Revisões do projeto: as revisões regulares são essenciais para avaliar o progresso, identificar desvios do plano e fazer os ajustes necessários. Essas análises envolvem a avaliação de como o projeto está se saindo em relação às metas e métricas estabelecidas.
• Orientação de gerenciamento de projetos: no EPM, é essencial fornecer diretrizes e suporte aos gerentes de projeto. A orientação ajuda a desenvolver habilidades de gerenciamento, melhorar a tomada de decisões e aprimorar o desempenho do projeto.
• Gerenciamento de itens escalonados: para garantir a intervenção oportuna e a resolução de problemas que possam afetar o sucesso do projeto, é vital estabelecer caminhos de escalonamento para itens críticos.

• Controle do tempo: registrar com precisão o tempo gasto nas atividades do projeto é essencial para monitorar o progresso, identificar gargalos e otimizar o uso de recursos. Os dados de controle de tempo também ajudam no faturamento e no gerenciamento financeiro do projeto.

Esses componentes juntos criam uma estrutura robusta de EPM que permite às empresas gerenciarem e executarem com eficácia seus portfólios de projetos.

Benefícios do gerenciamento de projetos corporativos

O EPM oferece vantagens para empresas que buscam otimizar a execução de projetos e alcançar objetivos estratégicos. Ao implementar as práticas recomendadas, elas podem aumentar a eficiência operacional, melhorar o uso de recursos e mitigar riscos. Estes são alguns benefícios notáveis do EPM:

Supervisão e controle aprimorados do projeto

O EPM fornece uma plataforma centralizada para monitorar e gerenciar projetos em toda a empresa. Com visibilidade em tempo real do progresso do projeto, alocação de recursos e indicadores-chave de desempenho (KPIs), as partes interessadas tomam decisões embasadas e ações corretivas conforme necessário. Essa supervisão aprimorada em todo o ciclo de vida do projeto permite que as empresas identifiquem riscos em potencial com antecedência e os mitiguem de forma eficaz.

Melhoria na colaboração

O EPM promove um ambiente colaborativo ao desfazer os silos entre as equipes. Por fornecer uma plataforma compartilhada para comunicação e troca de informações, ele facilita o compartilhamento eficiente de conhecimento. Essa abordagem colaborativa leva a uma melhor tomada de decisões, maior produtividade e resultados mais sólidos no projeto.

Engajamento das partes interessadas

O EPM prioriza o engajamento das partes interessadas, com uma linha clara de comunicação e envolvimento. Ao oferecer transparência sobre as metas, o progresso e os desafios do projeto, ele gera confiança entre as partes interessadas. Com o EPM, as empresas personalizam a comunicação com grupos específicos de partes interessadas para atender às suas necessidades e expectativas.

Como implementar o gerenciamento de projetos corporativos

A implementação do EPM exige uma série de etapas intencionais e bem planejadas:

• Defina as metas e os objetivos do EPM. Esclareça os resultados desejados do EPM, incluindo melhores taxas de sucesso do projeto, otimização de recursos e alinhamento com a estratégia de negócios.
• Estabeleça uma estrutura de governança. Designe uma autoridade centralizada responsável por supervisionar as iniciativas de EPM, definir padrões e tomar decisões críticas.
• Conduza uma avaliação do portfólio de projetos. Analise o portfólio atual para identificar dependências, riscos e oportunidades de melhoria.
• Selecione uma metodologia de gerenciamento. Escolha uma abordagem que se alinhe às características do seu projeto e à cultura da empresa, como Scrum, método cascata, metodologia ágil ou Kanban.
• Implemente ferramentas de gerenciamento. Selecione e implante um software de gerenciamento de projetos compatível com colaboração, geração de relatórios e processos EPM.
• Estabeleça canais de comunicação claros. Defina protocolos e canais de comunicação para garantir um fluxo efetivo de informações entre as partes interessadas.
• Desenvolva um sistema de gestão de conhecimento. Crie um repositório centralizado para a documentação do projeto, as práticas recomendadas e as lições aprendidas.
• Proporcione treinamento e suporte. Proporcione aos gerentes de projeto e aos membros da equipe as habilidades e os conhecimentos necessários para implementar a gestão de projetos empresariais com mais eficácia.

• Monitore e avalie o desempenho. Sempre faça avaliações do desempenho da gestão de projetos empresariais. Faça ajustes e melhoria contínua conforme necessário para otimizar os resultados.

Desafios na implementação da gestão de projetos empresariais

A implementação da gestão de projetos empresariais pode apresentar vários desafios, incluindo resistência à mudança. Os funcionários podem ficar relutantes em adotar novos processos e ferramentas, em especial se o trabalho tem silos. Essa resistência pode ocorrer por medo do desconhecido ou pelo desconforto de usar novas ferramentas que podem parecer muito difíceis. Tranquilize os membros da equipe afirmando que há treinamento e suporte disponíveis e que a empresa vai auxiliar todo mundo durante a implementação.

Integrar a gestão de projetos empresariais a sistemas e processos também pode ser uma tarefa complexa e demorada. Além disso, garantir a compatibilidade e o fluxo de dados em diferentes sistemas exige planejamento e execução cuidadosos. No entanto, superar as barreiras culturais à colaboração e ao compartilhamento de informações é essencial para o sucesso. Pode ser bastante desafiador construir a cultura de transparência e confiança, mas isso é crucial para acabar com os silos e promover a eficácia do trabalho em equipe.

Práticas recomendadas para a gestão de projetos empresariais

Para conseguir implementar a gestão de projetos empresariais é preciso ter uma abordagem estratégica e multifacetada. Veja a seguir algumas práticas recomendadas para garantir uma transição tranquila e maximizar os benefícios:

• Consiga apoio executivo. Conseguir apoio e comprometimento ativos da gerência sênior é fundamental. O apoio executivo promove uma cultura de excelência em gestão de projetos e facilita a alocação de recursos para iniciativas de gestão de projetos empresariais.
• Invista em treinamento e desenvolvimento. Proporcione aos gerentes de projeto e aos membros da equipe as habilidades e os conhecimentos necessários para utilizar ferramentas e metodologias de gestão de projetos empresariais com eficiência. Os programas de treinamento podem abordar as práticas recomendadas, as metodologias escolhidas (por exemplo, ágil) e as funções específicas do software de gestão de projetos empresariais.
• Faça melhorias contínuas. Compreenda a gestão de projetos empresariais como um processo contínuo, não uma implementação única. Avalie a eficácia das práticas e ferramentas com regularidade, fazendo adaptações e aprimoramentos com base nas lições aprendidas e nas mudanças nas necessidades dos negócios.
• Avalie o desempenho. Implemente análises regulares de projetos e avaliações pós-projeto para identificar áreas de melhoria. Analise dados de ferramentas de gestão de projetos, como Planos do Jira (antigo Advanced Roadmaps), para compreender a eficiência da execução do projeto e a eficácia da alocação de recursos.
• Use ferramentas de colaboração. Ferramentas de colaboração como o Jira promovem a comunicação da equipe, o compartilhamento de conhecimento e a transparência das informações. Os Planos do Jira possibilitam que a equipe acompanhe o progresso, as dependências e a alocação de recursos em todo o portfólio do projeto, auxiliando na gestão proativa de riscos e na tomada de decisões informadas.

• Promova uma cultura colaborativa. Promova a comunicação aberta, o trabalho em equipe e a responsabilidade compartilhada entre as equipes. Essa colaboração entre diferentes funções promove o senso de propriedade e o sucesso do projeto.

Ao implementar essas práticas recomendadas, as empresas superam os desafios da implementação da gestão de projetos empresariais, criam um ambiente propício ao sucesso do projeto e, por fim, atingem as metas estratégicas.

Use o Jira para fazer uma gestão de projetos empresariais eficaz

A gestão de projetos empresariais eficaz é fundamental para impulsionar o sucesso. Ao implementar as estratégias e as práticas recomendadas mencionadas acima, as empresas melhoram a visibilidade do projeto, aumentam a colaboração e otimizam a alocação de recursos.

O Jira é uma ferramenta poderosa para auxiliar iniciativas de gestão de projetos empresariais. As funções avançadas, como rastreamento de tarefas, planejamento avançado, fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de automação, simplificam a execução do projeto e aumentam a transparência. Com o Jira, as equipes acompanham o progresso do projeto, atribuem tarefas e colaboram com eficiência e facilidade para garantir que os projetos permaneçam em dia e entreguem os resultados que você quer.

Ao adotar o Jira como plataforma de gestão de projetos empresariais, você aproveita todo o potencial do seu portfólio de projetos. Use o Jira Free e comece a jornada rumo à gestão de projetos eficiente hoje mesmo.