Como simplificar o agendamento de recursos em todos os projetos
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O cronograma de recursos adequado mantém a equipe em um estado de fluxo. Os projetos terminam no prazo e a produtividade aumenta quando os recursos são alocados com exatidão.
Na gestão de projetos, o agendamento de recursos pode ser desafiador, em especial para gerentes de projeto. Para aqueles com equipes grandes e vários fluxos de trabalho, é fácil gerenciar mal os recursos da empresa. Você deve combinar recursos e projetos sem causar conflitos, basta uma surpresa para desequilibrar os planos.
Este artigo vai definir o agendamento de recursos e a importância na gestão de projetos, além de mencionar os desafios comuns associados a ele.
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O que é agendamento de recursos?
O agendamento de recursos aloca ativos para tarefas e projetos específicos dentro do intervalo de tempo definido. Dependendo do setor, os recursos podem incluir membros da equipe, equipamentos e instalações.
Todos têm acesso ao cronograma de recursos, que descreve os compromissos de tempo e as responsabilidades durante todo o ciclo de vida do projeto, para que não haja confusão.
Para a maioria das equipes, o agendamento de recursos envolve responder a três perguntas:
- De quais recursos esse projeto precisa?
- Quando ele precisa desses recursos?
- Esses recursos estão disponíveis?
Responder a essas perguntas mantém todos no caminho certo e evita atrasos.
A importância do planejamento de recursos na gestão de projetos
Se manter atualizado sobre as mudanças de prioridades se torna muito mais complicado sem o cronograma de recursos. O planejamento de recursos mantém as pessoas trabalhando quando os recursos são poucos e os prazos são apertados.
Veja por que o agendamento de recursos é importante:
Melhora a eficiência do projeto
Há várias maneiras de sabotar a eficiência do projeto, desde atribuir os recursos errados até delegar tarefas tarde demais. O agendamento de recursos permite que os gerentes vejam todo o escopo do projeto e o que cada projeto precisa.
Imagine que você precise do desenvolvedor sênior para trabalhar no aplicativo da empresa, mas não pratique o agendamento de recursos. Você pode esquecer que o desenvolvedor precisa colaborar com a equipe de finanças até que seja tarde demais, forçando você a alterar o cronograma do projeto.
Com o agendamento de recursos, você atribui todos os recursos e tarefas durante a fase de planejamento do projeto. Desse jeito, você não precisa se preocupar em corrigir conflitos de recursos.
Evita a superalocação de recursos
Suponha que você tenha o desenvolvedor sênior trabalhando no novo aplicativo. Eles também estão trabalhando no novo site? E quanto ao chatbot que a gerência quer lançar ao mesmo tempo? Se o processo de tomada de decisão considerar apenas quando o desenvolvedor estiver disponível, você pode sobrecarregar ele.
O gerenciamento de recursos permite que você distribua o trabalho com uniformidade para evitar o esgotamento. Você vai saber se alguém se alonga demais ou precisa de mais trabalho.
Evitar a superalocação faz sentido em temos financeiros. Quando o cronograma de recursos é falho ou não existe, é grande a chance de que sejam atribuídos recursos em excesso aos projetos. Esses recursos a mais aumentam o custo final e limitam a possibilidade da equipe de se dedicar a outras tarefas.
O software de programação de recursos impede a superalocação. No entanto, pode ser que seja necessário passar por um período de aprendizado. Avalie a produtividade média da sua equipe para garantir uma alocação equitativa de tarefas.
Melhorar os cronogramas e a entrega dos projetos
Não é raro que um projeto tenha várias datas de entrega. Para introduzir uma nova função no seu site, planeje verificações do design, testes com usuários e a revisão do orçamento.
Se você não usar ferramentas de gestão de recursos, pode se perder em todo esse trabalho. Superalocação, dependências ignoradas e outros fatores podem fazer com que você perca um prazo.
A programação de recursos coloca todos os recursos e projetos diante da equipe para você criar um cronograma sensato. Talvez não faça sentido passar horas aperfeiçoando o design do site agora se isso vai atrasar outros projetos.
Um cronograma aprimorado melhora a entrega do projeto. Todo mundo fica feliz quando os projetos estão dentro do prazo e atendem aos principais parâmetros.
Garantir a utilização ideal dos recursos
A programação de recursos mostra como a equipe usa os recursos. Há membros da sua equipe ociosos porque os projetos deles não ocupam o dia de trabalho? Ou eles estão trabalhando além da capacidade deles?
A utilização ideal dos recursos significa extrair o máximo de produtividade dos recursos disponíveis com o mínimo de desperdício. E é quase impossível encontrar esse equilíbrio de forma manual.
Sem a programação de recursos, você não tem uma perspectiva geral dos recursos e da disponibilidade deles. Fica mais difícil identificar quais recursos estão sendo utilizados demais ou de menos. Além disso, você pode ter problemas para atribuir funções de forma eficaz.
A programação de recursos mostra as tarefas de cada membro da equipe em tempo real para você fazer ajustes rápidos se surgirem problemas. Por exemplo, você pode reatribuir uma tarefa a alguém com mais tempo e habilidades ou reequilibrar a capacidade da equipe.
Desafios comuns da programação de recursos
Em um mundo ideal, a programação de recursos funcionaria perfeitamente. Os cronogramas se encaixariam com pouca dificuldade, e os recursos estariam sempre disponíveis.
No entanto, na maioria das vezes, as equipes enfrentam problemas como restrições no projeto, escopos variados e interesses conflitantes. Por exemplo, a equipe de conteúdo quer usar o novo freelancer para criar blogs, mas a equipe de publicidade acha que a prioridade deve ser criar um texto para um novo anúncio.
A priorização é uma parte vital da programação de recursos. Aqui estão quatro desafios comuns que você pode encontrar:
Resolver conflitos e superalocação de recursos
A superalocação pode ser o maior problema da equipe. Em geral, uma simples programação de recursos evita casos extremos de superalocação. No entanto, o problema é mais persistente do que parece.
Imagine que você atribuiu a uma mesma pessoa três tarefas simultâneas, cada uma ocupando um terço do dia de trabalho. Isso não deixa muita margem para ajustes. Se um projeto atrasar, vai acontecer a mesma coisa com os outros, deixando a pessoa estressada e correndo para conseguir os resultados. A equipe agora tem um conflito de recursos.
Talvez você não consiga erradicar o problema da superalocação com a programação de recursos, mas é possível diminuir a ocorrência. Você precisa ter um plano de gestão de recursos e prestar atenção nas atualizações.
Lidar com habilidades e disponibilidade de recursos
A programação de recursos facilita a atribuição de tarefas. Mas e se alguém não estiver disponível?
Você pode ter dificuldade em encontrar as informações necessárias se tudo o que você tem são planilhas e quadros brancos. Uma visão geral de quem está trabalhando em que projeto específico não ajuda quando você procura por uma habilidade ou disponibilidade específica.
Com um software como o Jira, que tem ferramentas de gestão de recursos, você pode monitorar o cronograma e capacidade de cada membro da equipe. Esse software permite identificar possíveis gargalos antes que eles aumentem e empregar diversas táticas, como a de nivelamento de recursos.
Nivelamento de recursos se refere à alteração das datas de entrega das tarefas para trabalhar com recursos limitados. Por exemplo, se um designer precisa trabalhar em duas campanhas publicitárias, você pode estender o prazo do projeto, em vez de contratar outro designer.
Gerenciar alterações e incertezas
A programação de recursos ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a responder às alterações. Mas isso talvez não seja suficiente se o cronograma estiver apertado.
Pode acontecer de chegar um novo cliente ou um membro da equipe sair de licença. Como você vai conciliar isso se o cronograma já estiver todo preenchido e você não tiver recursos extras disponíveis?
Você tem três opções: pausar um projeto, atrasar prazos ou contratar mais ajuda.
Usando um software, é mais fácil gerenciar as alterações. Com o Jira, você recebe notificações automáticas sobre alterações e tem mais tempo para pensar no que fazer.
Equilibrar diferentes projetos e prioridades
Todos os membros da equipe têm projetos e prioridades. Com uma programação adequada dos recursos, é possível atenuar as dificuldades. Mas essa não é a única solução. Pode ser que você acabe ignorando as motivações individuais. Manter uma comunicação constante com a equipe é fundamental.
Peça atualizações sobre o projeto e mantenha a mente aberta para receber críticas.
Mesmo que as metas dos membros da equipe estejam alinhadas, você ainda precisa equilibrar os vários projetos. A programação de recursos não diz como você deve definir as prioridades. Faça uma pausa e analise o propósito de cada projeto.
Priorize a programação de recursos no gerenciamento de projetos com o Jira
Muitas peças precisam se encaixar para o gerenciamento de projetos funcionar. Uma delas é um plano perfeito de programação de recursos. O quadro Kanban do Jira ajuda a equilibrar as responsabilidades da equipe e entregar projetos no prazo. Com o Jira, é mais fácil atribuir tarefas para as pessoas certas. Com os quadros do Jira, você tem visibilidade em tempo real da capacidade da equipe e pode acompanhar cada item.
Oferecendo funções como quadros de múltiplos projetos e insights, o Jira alivia suas responsabilidades. Deixe o Jira analisar os detalhes do projeto e dar ideias com base no tipo do item e no desempenho do sprint anterior. Se algo estiver errado, o Jira permite mover as tarefas e reequilibrar a equipe com rapidez.
A programação de recursos é um processo contínuo. Continue avaliando e ajustando para maximizar cada projeto e equipe. E o Jira oferece as ferramentas e os insights para fazer isso.