O que é um registro de riscos e como criar um

O que é um registro de riscos para gestão de projetos?

Registro de riscos é uma ferramenta de gestão de projetos para avaliar, priorizar e abordar os riscos a que os projetos de uma empresa estão sujeitos. Ele serve como um repositório central para identificar riscos para que gerentes e equipes de projeto possam rastrear e mitigar com eficácia. Compreender os riscos, implicações e prioridades pode ajudar a otimizar os fluxos de trabalho e garantir que você mantenha os projetos em dia.

As ferramentas que oferecem uma área de trabalho conectada são a base para a implementação de um registro de riscos eficaz. O Confluence permite que as equipes criem, editem e compartilhem informações em um repositório central para uma fonte única e atualizada de confiança. Com um template de registro de riscos, as equipes podem começar com rapidez, desenvolver planos de mitigação e acompanhar os riscos durante todo o ciclo de vida do projeto.

Componentes principais de um registro de riscos

Há diversos tipos de riscos, como segurança de dados, conformidade legal e problemas na cadeia de suprimentos. Um registro de riscos deve considerar todos os possíveis riscos que o projeto pode enfrentar, seja qual for a categoria em que se enquadrem.

Um registro de riscos tem quatro componentes principais:

• Identificação de risco: atribuir um número de ID e um nome ajuda a rastrear o risco ao longo do cronograma do projeto. Adicionar uma breve descrição do risco mantém todo mundo atualizado ao fazer referência ou trabalhar nele.
• Avaliação de risco: inclui analisar o risco e o atribuir a uma categoria com base no cronograma, orçamento ou escopo. Identifique a probabilidade do risco e o resultado usando impactos qualitativos, como satisfação do cliente, ou impactos quantitativos, como custo. Esses fatores vão ajudar você a priorizar o risco.
• Resposta ao risco: determine a resposta ao risco e a documente em um plano de resposta ao risco. Usar um repositório central como o Confluence para o plano de resposta permite que todos acessem e respondam de acordo com o plano.

• Propriedade do risco: atribua um proprietário experiente responsável pelo risco geral, incluindo o plano de resposta.

Quando usar um registro de risco

Nunca é muito cedo para começar a usar um registro de risco. Em geral, as equipes identificam riscos nas fases de planejamento do projeto e descoberta do produto, o que é um excelente momento para começar a rastrear, avaliar e criar estratégias para lidar com os riscos. Continue usando o registro de riscos durante todo o ciclo de vida do projeto.

É comum haver alterações em projetos. Reavaliar riscos e procurar novos deve fazer parte do gerenciamento dessas alterações. Você também deve incluir o registro de riscos nas análises padrão do projeto com as partes interessadas para que continuem informadas.

Benefícios do uso de registros de risco

Entender os riscos logo no início, analisar o impacto e criar um plano para lidar com eles ajuda a manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento. A seguir, estão alguns dos benefícios de usar um registro de risco.

Gestão proativa de riscos

Talvez não seja possível identificar todos os riscos logo no início, mas você pode identificar uma grande porcentagem com a colaboração no projeto. As equipes que incluem a identificação de riscos em todas as fases dos ciclos de vida do gerenciamento de produto e da gestão de projetos antecipam a identificação de soluções que podem ser incorporadas ao plano do projeto.

Comunicação aprimorada

Uma abordagem proativa de gestão de riscos permite que as equipes se coordenem desde cedo, entendam a meta e trabalhem juntas para mitigar os riscos. Dessa forma, quando surgem novos riscos, as equipes têm um processo padrão para capturar, analisar, atribuir e planejar a resposta. O uso de ferramentas colaborativas, como o Confluence, proporciona uma fonte atual de confiança sobre qualquer risco, a qualquer momento.

Tomada de decisão avançada

O registro de riscos dá aos gerentes de projeto e às partes interessadas informações claras sobre cada risco e o respectivo impacto. Ele reduz ou elimina as suposições.

Por exemplo, um risco pode parecer de alta prioridade ao ser identificado, mas a análise talvez mostre que a mitigação pode ser rápida ou fácil. Por outro lado, um risco que parece de baixa prioridade ao ser identificado pode virar a prioridade número um após a análise. O registro de riscos ajuda a concentrar a atenção primeiro nos riscos mais importantes.

Documentação

Ferramentas como o Confluence ajudam as equipes a coletar e manter todas as informações relacionadas ao risco, como gravidade, impactos, plano de resposta e a pessoa responsável, tudo no mesmo repositório. Com essa fonte única de informações, todas equipes têm a mesma compreensão do risco, seja qual for o lugar em que trabalhem.

Responsabilidade

Atribuir um proprietário para cada risco no registro melhora a produtividade pois garante que as pessoas certas trabalhem no plano de resposta. Definir prazos, revisar e atualizar o registro de riscos durante as reuniões de revisão e ao longo de todo o ciclo de vida do projeto gera um panorama em tempo real do progresso. Tudo isso permite que você altere as prioridades ou ajuste os cronogramas à medida que resolve riscos ou quando surge um novo.

Um software de gerenciamento de tarefas, como o Jira, pode ajudar a acompanhar o progresso do trabalho, desde a identificação até a resolução.

Limitações dos registros de risco

Um processo claro e fácil de seguir pode ajudar a superar muitas das limitações do registro de risco. No entanto, a identificação de alguns riscos, como o mau funcionamento de equipamentos, pode ser difícil, resultando em lacunas no registro de riscos.

Os riscos podem evoluir. Portanto, ter um registro atualizado é importante para garantir que ele mostre as informações mais recentes. Treinar membros da equipe a respeito da avaliação, pontuação ou priorização de riscos, além de mostrar dados completos e precisos ajuda a garantir a eficácia do registro de riscos.

Como criar um registro de risco

Para criar registros de risco eficazes, use um processo padrão e ofereça treinamento para toda a equipe. Veja a seguir as etapas para criar e manter o registro de riscos.

Identifique os riscos

Comece com uma sessão de brainstorming que envolva toda a equipe. Pessoas diferentes levam perspectivas e conhecimentos variados para áreas que outras pessoas talvez não conheçam.

Por exemplo, um desenvolvedor pode identificar problemas de compatibilidade que exigem a compra mais de software, e o setor financeiro pode apontar riscos orçamentários associados a compras inesperadas. Os parceiros externos também podem ter experiência prática e detalhar os riscos que encontraram. Durante essa etapa, colete o maior número possível de perspectivas diferentes.

Avalie os riscos

Avalie os riscos por meio de um processo de pontuação padrão. Aplique o mesmo padrão a cada risco, seja financeiro, técnico, de segurança, de qualidade ou de outro tipo.

1. Primeiro, determine a probabilidade de o risco ocorrer usando uma escala numérica para probabilidade alta, média e baixa.
2. Em seguida, avalie o possível impacto no projeto usando a mesma escala numérica para impacto alto, médio e baixo.
3. Por fim, calcule a pontuação de risco multiplicando a probabilidade pelo impacto.

Assim, você consegue identificar e priorizar com rapidez os riscos de alta probabilidade/alto impacto com base na pontuação.

Planeje respostas aos riscos

Desenvolva estratégias para reduzir a probabilidade e o impacto de cada risco. Um ambiente de equipe colaborativo pode ajudar, pois os membros da equipe agregam experiências e insights únicos. Planeje as ações específicas a serem tomadas se o risco virar realidade.

Ter um plano de ação em vigor ajuda as equipes a responder e resolver problemas de imediato, caso ocorram, permitindo que o projeto avance. Ele também proporciona informações para outros membros da equipe, como finanças, no início do projeto.

Inclua riscos de alta probabilidade/alto impacto na ferramenta de software de roteiro para garantir que todos os interessados estejam informados.

Atribua a propriedade do risco

Atribua um proprietário que entenda em detalhes a natureza e o impacto do risco. Pode ser um desenvolvedor com experiência em segurança cibernética ou um gerente de relacionamento com parceiros experiente no trabalho com fornecedores. O proprietário é responsável por pesquisar informações ou soluções adicionais, atualizar o registro de riscos com informações novas ou alteradas e solicitar recursos adicionais, se necessário.

Monitore e analise os riscos

Atualize o registro de riscos com frequência para garantir que ele reflita as alterações nos riscos identificados e o progresso nas ações planejadas, além de apontar novos riscos. A reunião de revisão do projeto deve incluir a revisão do registro de riscos. No entanto, é uma boa prática fazer uma reunião de registro de riscos separada e regular.

Novos riscos surgem, e os riscos já identificados sofrem alterações ao longo do projeto. Garantir que o registro de riscos atenda a uma parte padrão do ciclo de vida da gestão de projetos, incluindo a atualização dos gráficos e cronogramas de Gantt, pode reduzir as surpresas e manter o projeto no caminho certo.

Uso de templates de registro de riscos

O uso de um template de registro de riscos ajuda as equipes a identificar e a rastrear os riscos com rapidez. O template de registro de riscos do Confluence ajuda as equipes a coletar as informações necessárias, determinar a gravidade e o impacto e documentar o plano de mitigação caso o risco se torne realidade. O template escolhido deve permitir a colaboração em um ambiente conectado e oferecer os elementos básicos para acompanhar os riscos em todo o ciclo de vida do projeto. Com informações compartilhadas, quando os riscos exigem ação, todos na equipe ficam cientes do plano e começam a trabalhar no ato.

Avalie os riscos com o Confluence para facilitar a jornada de projeto

O que você não sabe, pode causar problemas. Entender os riscos do projeto e preparar planos de mitigação antes que eles surjam pode fazer a diferença para manter o projeto dentro do cronograma, garantir a qualidade do produto e ficar dentro do orçamento.

O Confluence organiza o conhecimento entre equipes, projetos e metas, dando ordem ao caos. Ele permite que você encontre o que quer e descubra o que precisa. Com o conhecimento de toda a empresa e relacionado a projetos centralizado em um lugar, fica muito fácil encontrar informações importantes. A colaboração usando edição em tempo real e comentários em linha ajuda toda a equipe a manter a velocidade e impulsionar os negócios, além de facilitar o compartilhamento de informações com a organização como um todo.

O template de matriz de avaliação de risco do Confluence ajuda a acelerar o processo. Ele orienta a identificação e a avaliação de riscos, o desenvolvimento de uma abordagem planejada, a documentação da propriedade e o acompanhamento de alterações. Comece a usar grátis.