Como redigir um plano de ação eficaz (além de benefícios e dicas)
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Todo gerente de projetos sabe que o ciclo de vida do projeto inclui vários elementos, mas o planejamento é, sem dúvida, o mais crítico. Todo plano de projeto define e documenta metas, partes interessadas e resultados previstos. A qualidade e a integridade do plano podem determinar diretamente o sucesso ou fracasso de um projeto.
Todo plano de projeto também deve descrever e detalhar como você, suas equipes e seus colegas pretendem transformar o projeto em realidade. Um plano de ação registra e apresenta essas informações aos participantes do projeto, às partes interessadas afetadas e aos tomadores de decisão envolvidos.
Este artigo descreve um plano de ação, incluindo seus benefícios e desafios, e oferece sugestões para você criar um para seu projeto.
O que é um plano de ação?
Um plano de ação é uma descrição detalhada das etapas necessárias para atingir uma ou mais metas de um projeto. Planos de ação são recursos essenciais no gerenciamento de projetos que fornecem um roteiro claro para você alcançar os objetivos do projeto. Eles também podem ajudar a orientar e apoiar a execução das suas estratégias de gerenciamento de equipe do projeto.
Um plano de ação é diferente de outras ferramentas de planejamento, como diagramas de Gantt, termos de abertura e software de cronograma de projetos. Essas ferramentas podem beneficiar o gerenciamento ágil de projetos, o gerenciamento de Scrum, o planejamento de sprint, a revisão de código e outros elementos do projeto. No entanto, elas não se concentram em metas específicas, resultados previstos, etapas acionáveis e execução detalhada de um projeto inteiro como fazem os planos de ação.
Principais componentes de um plano de ação
Um bom exemplo de plano de ação inclui os seguintes componentes:
- Tarefas: descreva as etapas específicas necessárias para concluir o projeto.
- Cronogramas: inclua detalhes sobre quando será o início e o fim de todas as tarefas e do projeto inteiro.
- Partes responsáveis: atribua membros da equipe a tarefas específicas.
- Recursos necessários: identifique as pessoas, o orçamento e outros recursos necessários para concluir o projeto com sucesso e dentro do prazo.
- Acompanhamento do progresso: detalhe como você vai acompanhar o progresso, lidar com atrasos ou outras interrupções, determinar a conclusão e avaliar o desempenho.
Quando usar um plano de ação
Embora não seja essencial, um plano de ação pode melhorar praticamente qualquer iniciativa de gerenciamento de projetos. No entanto, alguns tipos de projetos se beneficiam bastante com um plano de ação obrigatório.
- Projetos complexos: um plano de ação ajuda todos os envolvidos a terem um panorama geral e concordarem mais facilmente com metas, objetivos e métricas de sucesso.
- Projetos urgentes: um plano de ação garante que todos os envolvidos saibam o que se espera deles, evitando atrasos e esforços duplicados.
- Projetos com metas claras: metas claramente definidas e priorizadas funcionam como pontos de ancoragem para seu plano de ação, garantindo o máximo alinhamento das ações planejadas com essas metas.
- Projetos que usam muitos recursos: um plano de ação bem elaborado garante que seu projeto receba os recursos certos quando necessário.
- Gestão de crise: o plano de ação pode ajudar a reduzir o nível de caos, a confusão e o tempo necessário para voltar tudo ao normal depois de uma crise.
Benefícios do uso de planos de ação
Planos de ação bem elaborados e bem implementados podem oferecer vários benefícios a todo projeto que você assumir, incluindo:
Maior clareza e foco
Os planos de ação fornecem uma fonte única de informações para todos os participantes do projeto. Isso mantém todo mundo alinhado, informado e focado em suas próprias responsabilidades e nas metas do projeto.
Coordenação aprimorada
Os planos de ação definem claramente tarefas, cronogramas, funções e responsabilidades. Essa clareza compartilhada melhora a comunicação e a colaboração entre todos os participantes do projeto.
Responsabilidade melhorada
Uma descrição detalhada do plano de ação, incluindo informações sobre funções, responsabilidades e acompanhamento do progresso, permite que você ajude os participantes e as partes interessadas a saber qual é a responsabilidade de cada um em todo o ciclo de vida de cada projeto.
Alocação eficiente de recursos
Todo plano de ação que você cria inclui informações detalhadas sobre os recursos necessários para cada tarefa. Isso ajuda a evitar o provisionamento insuficiente ou excessivo.
Monitoramento do progresso
Descrições detalhadas de metas e cronogramas ajudam a tornar o acompanhamento do progresso do projeto transparente para todos os envolvidos. Assim, sua equipe consegue manter o ritmo e reduzir o número de atrasos.
Desafios do uso de planos de ação
Os planos de ação oferecem benefícios claros nas suas iniciativas de gerenciamento de projetos, mas existem desafios associados a esses planos que você precisa superar de forma proativa. Isso ajuda a evitar atrasos, interrupções ou cancelamentos de projetos.
Definição de cronogramas fora da realidade
Entusiasmo, animação e informações inadequadas sobre os requisitos podem resultar em prazos ambiciosos e grosseiros demais. Você e seus colegas devem garantir que os cronogramas do plano de ação sejam os mais precisos e realistas possíveis para maximizar as chances de sucesso do projeto.
Falta de alinhamento de metas
Ter um plano de ação que não se alinha às metas específicas do projeto e da empresa é pior do que não ter plano nenhum. Defina claramente as metas em cada plano de ação e alinhe todas as ações e tarefas a essas metas.
Dificuldade de se adaptar a mudanças
Os planos de ação podem ser estranhos ou intimidantes para os membros da equipe ou para as partes interessadas do projeto. Isso pode levar a uma resistência para criar ou, até mesmo, aderir ao seu plano de ação, especialmente se for o primeiro usado por seus colegas. Tome as medidas necessárias para tranquilizar e incentivar os membros da equipe que parecem hesitantes ou resistentes. Concentre esses esforços nos principais participantes do projeto ou partes interessadas com dificuldade de adaptação. Incentive os membros da equipe a oferecerem suporte a quem ainda não se sente confortável com o processo.
Como criar um plano de ação eficaz
Agora que você tem uma visão geral do propósito, dos principais componentes, dos casos de uso, dos benefícios e dos desafios dos planos de ação, é hora de criar um. Veja a seguir algumas práticas recomendadas.
Defina metas SMART
- Indique com clareza a meta ou o objetivo do projeto que o plano de ação visa alcançar e como eles contribuem para as metas gerais do projeto.
- Garanta que cada meta seja SMART — específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado.
- Ao definir metas específicas, busque e inclua contribuições dos participantes do projeto e das partes interessadas. Assim, você vai gerar acordo e apoio para essas metas e plano de ação.
Crie uma lista de tarefas
- Divida a meta em tarefas ou etapas menores e gerenciáveis. Faça as descrições das tarefas o mais claras e concisas possível para minimizar a confusão.
- Faça uma descrição minuciosa de cada uma das tarefas. Os detalhes ajudam a alocar os recursos certos, a agendar tarefas com precisão e a fazer a execução correta.
Atribua responsabilidades
- Atribua cada tarefa a um grupo ou membro específico da equipe. Sempre que possível, designe backups para os responsáveis pelas tarefas mais críticas.
- As responsabilidades devem ser claras para que cada pessoa entenda o papel que desempenha. Tenha estratégias para confirmar que os principais participantes compreenderam e aceitaram as responsabilidades que foram atribuídas a eles.
Defina prazos
- Estabeleça prazos realistas para cada tarefa e para o projeto como um todo.
- Considere e destaque as interdependências que conectam os cronogramas de tarefas individuais aos do projeto geral.
- Estabeleça prazos ideais, aceitáveis e inaceitáveis para cada tarefa. Indique com clareza o que vai acontecer se a equipe perder os prazos ideais e aceitáveis e se prazos inaceitáveis podem atrasar ou acabar com o projeto.
Identifique recursos
- Determine orçamento, materiais, pessoas e ferramentas necessários para concluir cada tarefa e os fornecedores esperados desses recursos.
- Inclua verificações e balanços no plano de ação. Eles vão ajudar a garantir a disponibilidade de recursos e a alocação eficiente.
Monitore o progresso
- Implemente um sistema para acompanhar o progresso em relação ao plano de ação.
- Revise e atualize com regularidade o plano para refletir as mudanças e documente o progresso.
- Caso ocorram atrasos ou interrupções, delineie com clareza os efeitos previstos e reais no progresso do projeto. Compartilhe essas informações com os participantes do projeto e as partes interessadas afetadas.
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Conforme você criar o plano de ação, convide colegas para colaborar por meio de edição em tempo real e comentários integrados. Compartilhe com facilidade o plano de ação com as equipes, partes interessadas e tomadores de decisão envolvidos em toda a empresa.
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