Como arrasar no lançamento do projeto

Trabalho prévio

A reunião de lançamento do projeto não deve ser uma "transmissão de informações". Se for necessário compartilhar informações básicas com antecedência, faça em um documento compartilhado, como uma página do Confluence. As reuniões de lançamento do projeto devem envolver a equipe e todos os interessados ou as pessoas cujo trabalho vai ser afetado pelo projeto.

Defina um programa de reuniões para manter a reunião simplificada e eficiente, tente fazer uma lista de perguntas que você quer fazer à sua equipe. Ou melhor ainda, envie essas perguntas para os membros da equipe antes da reunião para que eles possam ter tempo para pensar nas respostas. Prepare algumas respostas com base nas perguntas que você acha que sua equipe pode fazer.

Estruturando a reunião

A forma como você estrutura seu programa de reuniões depende do projeto, mas os elementos essenciais devem incluir os 5 W ou quem (who), o que (what), onde (where), quando (when), por que (why) e como (how):

• Introdução
• Qual é o histórico do projeto
• Por que você está executando o projeto
• Qual é o escopo do projeto
• Qual é o plano de ação
• Quem está fazendo o quê
• Como vocês vão trabalhar juntos
• O que se define como o sucesso do projeto

Inclua também como vai ser a pauta da reunião de lançamento com a equipe e se há alguma pergunta ou qualquer coisa que não tenha sido discutida.

Qual é a diferença entre uma reunião de lançamento do projeto com sua equipe e com clientes?

Pode ser que o projeto que você está prestes a iniciar seja interno, como o lançamento de um novo sistema de gerenciamento de documentos ou a criação de uma nova função de design. Ou você está prestes a iniciar um projeto externo para um cliente. Em ambos os casos, a reunião de lançamento tem a mesma função básica: é uma reunião para definir o tom, o estilo e a visão do projeto como um todo e para estabelecer metas comuns, tarefas e cronogramas com a equipe do projeto.

Para o trabalho com o cliente, a reunião de lançamento do projeto vai incluir a apresentação da equipe que trabalha no projeto, uma conversa com o cliente sobre os estágios do projeto e o acordo sobre como trabalhar juntos com eficácia para entregar o projeto com sucesso. É uma chance para sua equipe obter uma base contextual mais forte no projeto, mostrar sua compreensão e entusiasmo em relação ao projeto e definir o cenário para uma relação de trabalho positiva com o cliente.

O que está envolvido em uma reunião de lançamento?

Você fez o planejamento prévio e está pronto para arrasar na reunião de lançamento do projeto com a equipe. Você está tão organizado! Cada projeto é diferente, mas a gente recomenda que você tente abordar estes tópicos na reunião:

Introdução

Deixe a bola rolar. Não suponha que todos se conheçam. Deixe que cada um se apresente, diga sua função no projeto e o que vão entregar. Pontos de bônus se você pensar em algo rápido e divertido para quebrar o gelo.

Declaração de trabalho, escopo do projeto, cronograma e resultados a serem entregues

De tudo o que está sendo discutido na reunião, esta é uma das partes mais importantes. Ela solidifica o que está envolvido no projeto e se alguém está ou não acompanhando o que está acontecendo.

A declaração de trabalho que você enviou ao cliente descreve o trabalho que vai ser entregue e qual é o prazo.

O escopo do projeto inclui uma descrição detalhada dos resultados a serem entregues e o trabalho necessário para que eles sejam realizados.

O cronograma do projeto é uma visão geral do que é esperado como resultado e para quando. Pode conter todas as informações necessárias para o projeto.

Os resultados a serem entregues são os itens reais que você vai enviar ao cliente e, em geral, são anotados no cronograma.

Acompanhar e informar o progresso/os marcos

Durante a reunião de lançamento, estabeleça uma linha de base de como planeja compartilhar o progresso com os interessados ou com o cliente. Pode ser usado um relatório de status para mostrar como o projeto está se desenvolvendo em relação a orçamento, tarefas, marcos e cronograma. O relatório de status deve estar disponível a todos os interessados e qualquer pessoa cujo trabalho possa ser afetado pelo projeto, para garantir que todos estejam cientes do progresso (ou de atrasos). Para projetos de clientes, é importante que o cliente concorde com o nível de informações que vai receber nos relatórios de status para garantir faturamento e pagamentos mais fáceis.

Ferramentas e métodos

Reúna um conjunto de ferramentas de colaboração que você vai usar durante o projeto e decida com a equipe como elas vão ser usadas na comunicação. Como você vai compartilhar seus relatórios de status e outros arquivos? Alinhar essas coisas no início vai ajudar a manter simplificada a comunicação do projeto. É útil também garantir que a equipe ou o cliente possa acessar qualquer uma das ferramentas que você decidir usar para que fiquem informados sobre o projeto. Algumas ferramentas de projeto que podem ser usadas incluem:

• Um sistema de gerenciamento de trabalho para rastrear os itens em andamento. Exemplos incluem Jira, Basecamp ou Asana.
• Um sistema de documentos compartilhados para garantir que todos (incluindo o cliente) tenham acesso a informações e documentos importantes do projeto. Exemplos incluem documentos da Microsoft, documentos do Google ou você pode usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha ferramentas integradas de hierarquia e organização, como o Confluence.
• Uma ferramenta de comunicação, como e-mail ou Slack, para que as equipes possam manter contato sobre quaisquer perguntas ou necessidades que surgirem.

Para o trabalho do cliente, pode haver outras ferramentas às quais você vai precisar de acesso antes de poder começar. Pense em recursos de design, como logotipos, fontes ou guias de estilo, templates, bancos de dados, logins (para CMS, redes sociais, análises etc.), acesso à intranet do cliente e as informações corretas para faturamento.

Gestão de riscos e problemas

Fale com sua equipe (e com o cliente) como você quer identificar e responder aos problemas juntos. Às vezes, mesmo com o melhor planejamento, acontecem coisas inesperadas em um projeto. Um bom gerenciamento de riscos para projetos de clientes internos e externos significa que você e sua equipe vão sempre identificar, analisar, priorizar e minimizar os riscos que podem atrapalhar a entrega de um projeto no prazo e também em relação ao orçamento. Pode incluir a atenção dos membros da equipe às horas trabalhadas e próximas mudanças ou atualizações de software das ferramentas técnicas usadas durante o projeto.

Também é uma boa ideia perguntar na reunião de lançamento com o cliente qual é a posição dele em relação à mudança, por exemplo, quando se trata de deixar uma folga no orçamento.