What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Etapas para criar um esboço de proposta de projeto

Agora que você tem uma estrutura utilizável, pode começar a criar seu esboço. Aqui está um resumo das etapas mais importantes.

Faça pesquisas preliminares

Comece pesquisando o seu público-alvo, as principais metas e preocupações que ele tem e como o projeto proposto pode se alinhar a elas. Reúna informações por meio de pesquisas, entrevistas e conversas informais para moldar a estrutura e o conteúdo do esboço de sua proposta.

Faça anotações e grave conversas sempre que possível. Essas medidas vão ajudar a garantir o registro de todas as informações importantes que sua pesquisa descobrir.

Estruture o esboço

Estruture o esboço usando sua pesquisa primária e a lista de componentes acima. Organize as informações com lógica e crie títulos e subtítulos em cada seção para facilitar a leitura. Apresente o esboço da proposta do seu projeto com clareza e concisão.

Escreva o esboço da proposta

Depois de estabelecer uma estrutura, comece a escrever. Escreva cada seção em linguagem clara e profissional, incorporando termos familiares ou essenciais para o seu público principal, sempre que apropriado.

Releia e revise todas as seções do esboço para que tudo seja o mais preciso e completo possível. Se o tempo e as circunstâncias permitirem, peça a pelo menos um ou dois integrantes do seu público-alvo principal que leiam e comentem o esboço antes de ampliar e compartilhar a versão final.

Práticas recomendadas para criar esboços de propostas

Ao criar um esboço de proposta de projeto, é fundamental manter o trabalho conciso, focado e alinhado com suas metas e objetivos (e com os do seu público principal). Use uma linguagem familiar e confortável e inclua dados de apoio confiáveis no corpo do esboço ou como apêndices. Use formatação e fontes consistentes para evitar interrupções visuais e concentrar a experiência dos leitores no conteúdo do esboço.

Crie esboços eficazes de propostas de projetos com o Confluence

O software certo pode facilitar e acelerar todo o processo de criação de propostas de projetos, inclusive a revisão e a edição colaborativas. É nesse ponto que o Confluence se destaca.

O Confluence junta todo mundo em uma área de trabalho conectada para impulsionar projetos. As equipes podem criar, editar e compartilhar planos de projeto para que todos estejam em sintonia. Todo projeto, proposta e esboço pode incluir vários tipos de informações, inclusive itens de ação, responsáveis, datas, tabelas e muito mais.

O Confluence disponibiliza uma variedade de templates, incluindo um template de proposta de projeto para ajudar você a começar com rapidez e eficiência. Conheça o template de mural do projeto no Confluence e use essa ferramenta para escrever grátis o esboço de sua proposta de projeto.

Esboço da proposta: perguntas frequentes

Por que o esboço de uma proposta é importante?

Um esboço de proposta de projeto ajuda a organizar seus pensamentos e a garantir que você aborde todos os pontos essenciais. Isso também torna o processo de redação mais eficiente e permite comunicar com clareza os objetivos e a metodologia da proposta aos revisores e às partes interessadas. Um esboço sólido de proposta de projeto pode beneficiar todas as fases da gestão de projetos, inclusive a de planejamento.

O mesmo esboço pode ser usado para diferentes tipos de propostas?

Você pode usar a mesma estrutura básica de esboço para diferentes tipos de propostas. Adapte cada esboço conforme o contexto e as metas específicas de cada proposta e as necessidades e expectativas do público principal e das partes interessadas. A pesquisa primária pode ajudar na seleção do melhor tipo e estrutura de proposta para seu esboço específico.

Que erros comuns você deve evitar ao criar um esboço de proposta?

Alguns erros comuns a serem evitados ao criar um esboço de proposta incluem sobrecarregar o esboço com informações, instruções pouco claras ou falta de precisão. Outros incluem ignorar as necessidades e expectativas de seu público principal, falta de coesão e fluxo de informações deficiente.

Seguir à risca uma estrutura bem elaborada, como a descrita neste artigo, pode ajudar a evitar essas e outras armadilhas. Solicitar análises e comentários de membros selecionados do público-alvo e das partes interessadas durante a elaboração do esboço pode ajudar a garantir que a versão final seja bem recebida e convença o público-alvo no sentido positivo.