Aumente a integração da equipe com o Confluence

Defina expectativas de integração claras (e específicas) com as funções do Confluence

Nessa pesquisa da SHRM, 23% relataram que diretrizes claras, incluindo deveres e responsabilidades específicos, poderiam ter evitado uma saída rápida. Embora um documento de integração universal seja útil para aprender o básico, um recurso específico para cada função é muito mais benéfico para ir direto ao âmago da questão de cada função. Cada funcionário precisa conhecer as responsabilidades exclusivas na organização.

Você pode ter esse resultado configurando diferentes elementos de página no Confluence para se adequarem às diferentes funções dos funcionários. Por exemplo:

• Crie “itens de ação” que os funcionários possam marcar quando finalizar, proporcionando uma lista de tarefas. Você pode ajudar um funcionário a configurar benefícios em determinadas datas, por exemplo.
• No Confluence, crie tabelas individuais. Essas tabelas podem incluir expectativas de conquistas de integração de funcionários em 30 dias, 60 dias, 90 dias ou alguma combinação de cada uma delas.

• Nos principais documentos de integração, crie links para documentos específicos do projeto para que os funcionários sejam informados de imediato sobre os projetos em que deveriam participar.

Ao mesmo tempo, você pode criar páginas de equipe individuais para ajudar a especificar funções exclusivas no contexto da empresa. Quer que o RH inclua algumas tarefas, responsabilidades e expectativas específicas para cada membro da equipe? Use restrições de página para limitar a edição a esse indivíduo. Dessa forma, cada novo funcionário tem o contexto de que precisa das equipes e das pessoas que melhor conhecem a função.

Escale o processo de integração com templates

Se você ler a seção acima, talvez os olhos já estejam revirando:

Uma nova página para cada funcionário? Vai acumular mais trabalho. O departamento inclui muitas funções, amigo. Por exemplo, um departamento de marketing pode incluir até 20 funções diferentes, e criar materiais de integração para cada uma seria demorado. Mas com o uso dos templates do Confluence, esse trabalho é reduzido. Use os templates do Confluence para criar planos de integração e recursos de treinamento consistentes para os novos membros da equipe. Preencha esses templates com todas as informações essenciais de que eles vão precisar, como:

• Informações do projeto
• Diretrizes de marketing/branding
• Informações de contato para que eles possam entrar em contato com os principais funcionários para obter assistência

• Manuais de funcionários com integração automática

Com o Confluence, você pode criar uma nova página a partir de um template de RH pré-criado. Está configurando uma nova página específica para funcionários para uma nova contratação? O Confluence pode preencher com automação as informações do manual do funcionário e uma apresentação da empresa sem trabalho adicional.

Use comentários em linha para manter os novos funcionários atualizados

Em algum momento, você vai encontrar um obstáculo na estrada. Não importa a quantidade de informações que um funcionário receba, não importa o quanto ele tente consultar a documentação em vigor, vai haver alguns ajustes antes que ele seja integrado aos projetos da equipe na totalidade.

Mas não é nenhum esforço. O Confluence oferece funções de colaboração em linha, como a marcação “@” para comentários específicos do usuário e comentários em páginas, que ajudam a manter todos alinhados enquanto você resolve esses itens. Novos funcionários podem comentar nas páginas para fazer perguntas. Ou você pode contratar um representante de RH para ajudar um funcionário a acelerar.

Por exemplo, se um novo funcionário estiver ingressando em um Team Space pela primeira vez, ele vai poder usar comentários em linha para fazer perguntas específicas aos funcionários que possam ter as respostas. Essa ação ajuda a evitar desordem e comentários que todos possam ver, o que mantém o Team Space funcionando mesmo quando um novo funcionário está se adaptando.

Separe os dados de integração de funcionários do restante dos projetos

O Confluence permite funções de marcação de tópicos para ajudar a delinear diferentes tipos de conteúdo. Elas também facilitam muito a pesquisa dos documentos e da comunicação dos funcionários. Por exemplo, suponha que um novo membro da equipe precise consultar a documentação de integração. Nesse caso, eles podem pesquisar primeiro por meio de um marcador de integração, separando essas informações de qualquer informação relacionada a projetos em andamento.

Na verdade, você pode usar marcadores por vários motivos. Por exemplo, você pode designar benefícios, informações de férias e requisitos dos funcionários sob o marcador “políticas da empresa”, o que facilita a navegação dos novos funcionários.

Você também pode usar categorias para tornar as metas do projeto mais claras para os novos membros da equipe. Marque as metas da equipe e do projeto, bem como as páginas relevantes que as apoiam, e diferencie os resumos abrangentes do projeto da documentação de apoio. Você vai proporcionar aos novos funcionários um roteiro mais claro para começar a trabalhar com rapidez.

Faça com que o funcionário se sinta parte da equipe

Fato não tão engraçado: os funcionários desengajados superam os funcionários engajados em quase dois para um. E o engajamento, em geral, é o resultado do trabalho em equipe. Quanto mais rápido os funcionários se sentirem como membros valiosos da equipe, fazendo contribuições consistentes, maior a probabilidade de se sentirem engajados no trabalho.

Como observa a Harvard Business Review: “pesquisas mostraram que funcionários com conexões próximas no trabalho são mais produtivos, criativos e colaborativos”.

Como você usa um software como o Confluence para promover esse trabalho em equipe? Simples: use funções de comunicação ao máximo. Você pode usar o Confluence e o Trello juntos para integração, por exemplo. Os membros da equipe podem conversar ou usar reações de emoji para expressar a personalidade. Essas opções ajudam a promover um espírito de colaboração em vez da sensação de marcar itens em uma caixa de seleção. (É esperado que, com o Confluence e o Trello, você faça as duas coisas ao mesmo tempo.)

Provide communication training

Uma base de conhecimento do Confluence pode ser construída em um ou mais espaços — você vai criar páginas dentro de um espaço de equipe ou projeto. Com o tempo, você pode transformar essas ações em uma base de conhecimento organizacional ou de equipe que atende a muitos funcionários. Cabe a você combinar o tipo de espaço para o uso. Uma base de conhecimento para integração pode ser como um manual para novos funcionários, deixando-os a par de todas as informações de que precisam saber e quais tarefas concluir conforme começarem na empresa. Um Team Space pode ser o espaço compartilhado em que esse funcionário se junta à medida que se familiariza com as metas e projetos da equipe.

Encourage open and honest feedback

Uma base de conhecimento do Confluence pode ser construída em um ou mais espaços — você vai criar páginas dentro de um espaço de equipe ou projeto. Com o tempo, você pode transformar essas ações em uma base de conhecimento organizacional ou de equipe que atende a muitos funcionários. Cabe a você combinar o tipo de espaço para o uso. Uma base de conhecimento para integração pode ser como um manual para novos funcionários, deixando-os a par de todas as informações de que precisam saber e quais tarefas concluir conforme começarem na empresa. Um Team Space pode ser o espaço compartilhado em que esse funcionário se junta à medida que se familiariza com as metas e projetos da equipe.