Como superar problemas de comunicação no local de trabalho
Como parar de andar em círculos e entregar mais produtividade
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As empresas enfrentam dificuldades por inúmeros motivos, mas os problemas de comunicação são quase sempre os vilões da história. O sucesso do planejamento de projetos depende de que a mensagem certa chegue a todos.
Um mal-entendido, mesmo o causado por uma pergunta simples, pode deixar uma empresa em dificuldades. Problemas de comunicação no trabalho corroem a eficiência e o moral da empresa.
Este artigo explica como identificar maus hábitos de comunicação em sua empresa, identifica possíveis causas e oferece sugestões para melhorar a cultura de comunicação.
Como identificar problemas de comunicação
Os problemas de comunicação surgem quando os membros da equipe transferem informações com ineficiência. Com isso, passa a haver uma incompatibilidade entre o que uma pessoa diz e o que a outra ouve.
Por exemplo, o líder de uma equipe está esperando receber um relatório escrito descrevendo a falha de software mais recente, mas recebe apenas um pequeno e-mail. A discrepância é, na maioria das vezes, resultado de uma comunicação deficiente.
Identificar sinais flagrantes de uma comunicação ineficaz, como vozes irritadas ou alteradas, é simples. No entanto, os problemas reais podem ser mais sutis. São apresentadas a seguir três maneiras de identificar problemas de comunicação no local de trabalho:
- Observe mal-entendidos na interação das equipes. Preste atenção aos esforços de comunicação colaborativa entre diferentes equipes. Os objetivos estão claros? Há pessoas que parecem estar confusas ou desinformadas?
- Verifique se há prazos perdidos e erros frequentes. Se seus funcionários cometerem erros por negligência, como perder prazos ou ignorar os parâmetros do projeto, isso talvez indique a falta de compreensão plena das responsabilidades.
- Monitore os ciclos de feedback. Um feedback limitado quase sempre resulta em habilidades de comunicação insuficientes. Por exemplo, um gerente que dá instruções incompletas pode não perceber o que está acontecendo se ninguém reclamar.
Causas comuns de problemas de comunicação
Não é raro que falhas na comunicação interna tenham várias causas comuns, incluindo a falta de clareza nas instruções e metas, falta de feedback ou problemas de hierarquia. Diferenças culturais, barreiras linguísticas, físicas e ambientais e canais de comunicação ineficazes também podem criar problemas.
Considere como a comunicação acontece em sua empresa. As instruções recebidas pelos funcionários são entendidas e ficam disponíveis para consultas futuras? A equipe pode parecer envolvida quando você apresenta seu plano de cinco pontos para o progresso, mas esse entusiasmo vai produzir poucos resultados se ninguém se lembrar das informações em uma semana. Garanta que todos entendam tanto os requisitos quanto a meta geral do trabalho.
Uma forma de garantir que todos permaneçam no rumo certo é utilizar vários canais de comunicação. Uma plataforma de colaboração como o Confluence é perfeita para instruções longas, enquanto as plataformas de bate-papo são melhores para atualizações rápidas. Ter várias formas de se conectar também ajuda os funcionários a se comunicarem apesar das diferenças culturais. Por exemplo, mensagens escritas podem ajudar um funcionário a superar uma barreira linguística.
Pense em outras possíveis barreiras à comunicação. A colaboração em projetos pode ser desafiadora porque as reuniões começam muito tarde para alguns funcionários espalhados pelo mundo. Ou talvez um escritório de espaço aberto dificulte a concentração.
Encontrar a causa dos problemas de comunicação da sua empresa só vai ser útil se alguém tiver o poder de mudar as coisas. Uma liderança inerte ou ausente é um grande problema quando você quer melhorar habilidades de comunicação insuficientes nos funcionários.
Estratégias para melhorar a qualidade da comunicação no local de trabalho
Quando você identifica lapsos na comunicação no local de trabalho, é fundamental agir com rapidez. Quase 50% dos entrevistados da pesquisa Forbes Advisor de 2023 disseram que problemas de comunicação afetaram seu nível de satisfação no trabalho.
Ainda bem que esses danos são reversíveis. Estas são algumas estratégias para melhorar a comunicação em ambientes corporativos.
Promova a escuta ativa
Às vezes, os funcionários perdem informações porque não estão ouvindo com atenção. A concentração deles é colocada no que querem dizer a seguir, ou seus pensamentos vagueiam para tópicos não relevantes. Promover uma escuta ativa faz uma diferença significativa. Incentive os funcionários a evitarem interrupções e manterem a concentração indivisa na conversa.
No entanto, ficar só falando sem interagir não é eficaz. Peça aos ouvintes que façam resumos periódicos do que estão ouvindo. Essa estratégia ajuda a avaliar a compreensão, garantindo que a conversa continue amigável e respeitosa.
Melhore a clareza e a precisão
Até mesmo as melhores ideias vão fracassar se os funcionários não tiverem certeza dos objetivos da empresa. Todos na equipe de gestão de projetos ou com poderes de tomada de decisão devem saber como transmitir instruções claras e sem jargões.
Por exemplo, em vez de dizer: "A gente vai melhorar isso", diga: "A gente vai aumentar as vendas de produtos em 5% no próximo trimestre". Embora as duas mensagens pareçam semelhantes, é mais provável que uma delas receba a resposta que você quer.
Cultivar um ambiente em que feedback e perguntas sejam aceitáveis vai manter você informado caso surjam novos mal-entendidos.
Aproveite as ferramentas certas
A colaboração em equipe pode exigir que os membros alternem entre e-mails, bate-papos on-line, ligações, ferramentas de monitoramento de projetos etc. A comunicação se torna perfeita quando você escolhe as plataformas e tecnologias certas.
Algumas equipes viajam com frequência e precisam de telefones comerciais para lidar com o volume de ligações. Outros trabalham remotos e sua comunicação é feita apenas por meios digitais. Seja qual for o método usado para se comunicar, informe toda a equipe sobre isso e explique como usar a tecnologia em questão.
Se sua equipe tiver um escritório, equilibre a proporção entre conversas digitais e interações face a face.
Enviar uma breve mensagem on-line é a opção mais rápida, mas muitos criativos encontram a inspiração quando trocam ideias olho no olho. Por exemplo, falar permite que os funcionários apresentem sua estratégia de quadro branco e recebam feedback imediato e não editado.
Ofereça treinamento de comunicação
Você tem funcionários que acham difícil expor ideias por causa da introversão ou de habilidades interpessoais limitadas? Um treinamento sobre comunicação ajuda a dar voz a essas pessoas.
Os funcionários podem não ter experiência em ouvir outras pessoas ou ter dificuldades de concentração. Embora queiram ter um bom desempenho, precisam de mais treinamento para isso.
Um breve workshop sobre comunicação pode incluir aulas de como falar com clareza, ouvir com atenção e interpretar sinais não verbais. Esse treinamento é mais eficaz quando personalizado para atender aos problemas específicos da equipe. Por exemplo, se suas publicações nas redes sociais estão cheias de erros porque a equipe de conteúdo compartilha informações desatualizadas, crie uma aula de treinamento focada na colaboração entre equipes para corrigir isso.
Incentive um feedback aberto e honesto
Pessoas que se sentem à vontade para apontar problemas de comunicação são colegas de equipe valiosos. No entanto, essa honestidade só existe em culturas de trabalho que protegem o feedback aberto e direto. Se os funcionários temerem repercussões, eles vão se calar e ignorar possíveis problemas.
Talvez os gerentes precisem se lembrar de explicar as fases da gestão de projetos ou transmitir informações vitais. Contar com funcionários que dão feedback com frequência permite que você resolva esses problemas antes que eles piorem.
Organize verificações regulares, reuniões individuais e pesquisas anônimas. Se uma reclamação aparecer, lide com ela o mais rápido possível. Agir conforme o feedback dos funcionários demonstra o valor deles.
Como promover uma cultura de comunicação positiva
Criar uma cultura de comunicação positiva é essencial para o sucesso de qualquer empresa. A gente vai conhecer as principais estratégias para promover um ambiente em que a comunicação aberta, confiança e transparência floresçam, beneficiando as pessoas e a equipe.
Lidere pelo exemplo
Os funcionários recebem as orientações de cima. Se a comunicação dos gerentes é ruim, os funcionários vão seguir esse exemplo.
Se você quiser trabalhar em um ambiente onde a comunicação não tenha ruídos, preste muita atenção aos líderes do local de trabalho. Observe como eles falam, leem os e-mails e memorandos internos e tenha certeza de que eles entenderam como aceitar feedback. Se você estiver em uma posição de liderança, faça questão de manter os padrões de comunicação da forma mais consistente possível.
A meta é que os líderes sejam modelos de comportamento para os funcionários. No entanto, é preciso haver consistência. Os padrões de comunicação precisam ser confiáveis antes de influenciarem o comportamento.
Crie confiança e transparência
A desconfiança gera silêncio entre os funcionários. Ninguém vai quer apontar problemas se tiver medo de sofrer retaliações por isso. A comunicação floresce quando as empresas honram a honestidade e a integridade.
Esteja preparado para reclamações com as quais você discorda ou que envolvam membros queridos da equipe. Para manter a transparência, avalie cada preocupação e relate o que descobriu a partir delas.
Quando as reclamações desencadearem mudanças operacionais, avise a todos. Compartilhar informações deve ser algo natural.
Às vezes, informações falsas se espalham. Pode ser sobre um membro específico da equipe, uma nova linha de produtos ou outra coisa. A desinformação no geral se espalha com rapidez entre as equipes e permanece na cabeça dos funcionários. Se você ouvir um boato, desminta na hora e compartilhe as informações corretas ou oficiais.
Elogie uma boa comunicação
Elogiar uma boa comunicação dá um ânimo para a sua equipe e aumenta as chances de que o comportamento continue. Experimente diferentes tipos de recompensa até encontrar uma que os funcionários gostem.
Equipes que se comunicam bem também merecem reconhecimento. Faça elogios em público para motivar e comemorar o sucesso da equipe na frente de toda a empresa.
As vitórias de comunicação também devem influenciar as avaliações de desempenho. Se for notório que o estilo de comunicação de alguém melhorou, não esqueça de destacar essa alteração.
Aproveite o Confluence para uma comunicação eficaz no local de trabalho
A forma como sua equipe se comunica afeta tudo, desde a qualidade do produto até a satisfação dos funcionários. Plataformas como o Confluence ajudam a organizar os esforços de comunicação, facilitando o monitoramento de melhorias.
O Confluence oferece uma fonte única de informações. O Confluence possibilita que os membros da equipe compartilhem e comentem documentos direto, eliminando a necessidade de buscar dados entre plataformas. Todos os envolvidos no projeto podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, como se estivessem na mesma sala.
Se os funcionários trabalharem sozinhos, eles vão poder avaliar as alterações 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os comentários na página criam um ciclo de feedback que impulsiona as conversas e esclarece mal-entendidos. Se você precisar de mais experiência, marque os parceiros na seção de comentários.
O Confluence também possibilita que as equipes se comuniquem por meio de ferramentas de mensagens integradas. Compartilhe informações com toda a empresa ou crie espaços colaborativos para discutir projetos específicos. Todos os documentos, comentários e revisões relacionados ao projeto vão estar disponíveis para avaliação.
Quer transformar a comunicação da sua equipe? Teste grátis o Confluence hoje mesmo.
