Estrutura analítica de trabalho (WBS) no gerenciamento de projetos
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Se você sente que seu projeto está saindo do controle por conta dos prazos perdidos e das tarefas não realizadas, a solução é uma estrutura analítica de trabalho (WBS, na sigla em inglês). Funcionando como um roteiro para seu sucesso, uma WBS bem elaborada divide os projetos em partes gerenciáveis para você atribuir tarefas com eficiência e não perder os prazos.
Essas ferramentas garantem que sua empresa fique por dentro de todos os objetivos com clareza, diminuindo ao máximo as surpresas desagradáveis e assegurando que os profissionais saibam quais são suas funções.
Este artigo explica o que é uma WBS, seus principais componentes e como você pode criar uma para transformar sua abordagem de gerenciamento de projetos.
O que é uma estrutura analítica de trabalho (WBS)?
A WBS no gerenciamento de projetos é a divisão hierárquica de um projeto em componentes menores. Ela começa pela meta geral no topo e depois divide o projeto em entregáveis menores e mais dinâmicos.
Cada nível de uma estrutura analítica de trabalho oferece descrições mais detalhadas do projeto, começando pelo mais alto, que define a meta geral. O próximo nível descreve os principais entregáveis, seguido pelos entregáveis secundários e, por fim, pelos pacotes de trabalho.
Finalidade de uma WBS no gerenciamento de projetos
A WBS organiza e define o escopo do projeto ao dividir esse trabalho em partes gerenciáveis. Ela define uma estrutura clara para o planejamento, execução e controle do projeto.
A WBS descreve com clareza cada tarefa para ajudar na atribuição de responsabilidades. Cada pacote de trabalho inclui detalhes suficientes para você determinar com precisão a duração e os requisitos dos recursos, o que auxilia na estimativa de custos e prazos.
Use uma WBS para acompanhar a conclusão do plano do projeto e garantir o andamento do trabalho.
Diagrama de Gantt
O diagrama de Gantt é uma representação visual do ciclo de vida do projeto. Ele lista as tarefas ao longo de uma linha do tempo, mostrando prazos, dependências e progresso. Essa ferramenta é muito eficaz para equipes que precisam de instruções claras sobre o cronograma do projeto.
O diagrama pode ser combinado com uma WBS (mesmo que não seja uma) para aprimorar o planejamento e a definição de cronogramas.
WBS baseada em entregáveis
Uma estrutura analítica do projeto (EAP) baseada em entregas se concentra nos resultados do projeto. Esse tipo de EAP divide o projeto em grandes entregas em vez de fases. Essa divisão ajuda muito os projetos nos quais o produto final ou o resultado são bem definidos e distintos.
kanban
O Kanban é um método visual para gerenciar o trabalho à medida que o projeto avança em um processo. Esse método usa cartões em quadros Kanban, que representam tarefas e colunas para indicar diferentes estágios do fluxo de trabalho.
O Kanban é ideal para projetos ágeis, exigindo monitoramento contínuo e ajustes frequentes.
EAP baseada em fases
Ao contrário da EAP baseada em entregas, uma EAP baseada em fases divide o projeto em fases ou estágios. No cronograma do projeto, as fases são seções importantes que se dividem em outras tarefas e atividades.
Esse tipo de EAP é ideal para projetos com etapas bem definidas, como desenvolvimento ou construção de software.
Calendários
Na gestão de projetos, os calendários estruturam a EAP com base no tempo. Assim, ajudam a garantir a conclusão da tarefa no intervalo de tempo definido. Os calendários também ajudam a acompanhar prazos, marcos e disponibilidade de recursos.
O método de calendário é a melhor opção para projetos com prazos rígidos ou intervalos de tempo fixos.
Principais componentes de uma estrutura analítica de trabalho
Os componentes da EAP têm propósitos diferentes. Eles têm funções específicas e níveis de informações. O nível mais alto representa a meta final, e o mais baixo define informações específicas do projeto.
Os componentes mais importantes são os seguintes:
- Fases: as fases representam os principais estágios do ciclo de vida do projeto. Cada fase agrupa atividades e tarefas relevantes.
- Tarefas: as tarefas são atividades individuais dentro de cada fase de um projeto.
- Subtarefas: as tarefas são divididas em subtarefas, para o planejamento e a execução serem precisos.
- Entregas: as entregas são resultados tangíveis ou intangíveis resultantes da conclusão das tarefas.
- Subentregas: as subentregas são resultados menores que contribuem para a conclusão de entregas maiores.
- Pacotes de trabalho: os pacotes de trabalho são as menores unidades de trabalho em uma EAP. São tarefas ou grupos de tarefas bem detalhadas com entregas específicas.
- Dependências: as dependências indicam as relações entre as tarefas. Elas mostram quais devem ser concluídas primeiro.
- Estimativas: as estimativas aproximam os recursos, o tempo e os custos necessários, ajudando a definir o orçamento e o cronograma.
Marcos: os marcos representam a conclusão das principais fases, entregas ou outras metas importantes do projeto.
A EAP organiza o projeto em componentes gerenciáveis. Para isso, ela divide o escopo em partes menores e mais específicas. Componentes bem definidos facilitam a atribuição de responsabilidades, a estimativa de custos, o agendamento de cronogramas e o monitoramento do progresso do projeto.
Como criar uma estrutura analítica de trabalho
Ao criar uma EAP, é preciso passar por várias etapas para garantir a que o projeto fique organizado e bem planejado. Não apresse a tomada de decisão: para o sucesso do projeto, é essencial elaborar a estrutura com cuidado.
Aqui estão as etapas para criar uma EAP:
Definir o escopo e as metas do projeto
Defina bem o escopo geral do projeto e as metas específicas. Para isso, você precisa compreender as metas, restrições e requisitos do projeto. Um escopo bem definido serve como base para toda a EAP. Quanto mais forte for a base, maior vai ser a chance de o projeto ter sucesso.
Identificar as principais entregas
Em seguida, identifique as principais entregas ou resultados do projeto. Liste os principais resultados que o projeto espera alcançar. As principais entregas em projetos de aplicativos móveis, por exemplo, podem ser o design de interface de usuário, o desenvolvimento de back-end, configuração de banco de dados etc.
Dividir as entregas em subentregas
Após identificar as principais entregas do projeto, separe todas em subentregas menores e mais gerenciáveis. Em uma entrega de interface de usuário, as subentregas podem ser, por exemplo, diagramas vetoriais, maquetes e análises de design.
Identificar pacotes de trabalho
Após separar as entregas, divida as subentregas em pacotes de trabalho específicos. Liste todos os pacotes de trabalho necessários para alcançar as subentregas. Os pacotes de trabalho de subentregas de um diagrama vetorial podem ser, por exemplo, esboços iniciais, revisão de amostras e conclusão do diagrama.
Definir atividades em cada pacote de trabalho
Identifique e descreva em detalhe todas as atividades necessárias para a conclusão de cada pacote de trabalho. Liste todas as tarefas, recursos e dependências de gerenciamento para que as metas do pacote de trabalho sejam atingidas.
Ainda no exemplo de fazer o esboço inicial de diagramas vetoriais, as atividades podem ser reunir requisitos, criar uma camada básica e apresentar o primeiro esboço para revisão.
Criar o gráfico EAP
No fim, você deve organizar os componentes da EAP em um gráfico ou diagrama visual. O gráfico representa a hierarquia do escopo do projeto, desde o projeto geral até as tarefas de gestão individuais. Nessa etapa, use o diagrama de Gantt.
Ainda bem que é possível simplificar todos esses processos com o template da estrutura analítica de projeto. O template divide grandes tarefas em partes menores, que são mais fáceis de gerenciar e concluir. Os fluxos de trabalho do Jira otimizam o desempenho das equipes de gestão de projetos.
Criar uma estrutura analítica do projeto no Jira
Criar uma EAP é essencial para organizar e gerenciar projetos, mas adquirir as ferramentas certas pode ser complicado. Isso não é mais assim.
O Jira torna esse processo mais fácil do que nunca. O software usa itens do Jira para gerenciar e rastrear tarefas individuais, garantindo que nada passe despercebido durante o ciclo de vida do projeto. Você também pode usar os templates predefinidos do Jira para criar e gerenciar projetos com eficiência. O planejamento colaborativo de projetos garante que a equipe trabalhe em conjunto em tempo real para rastrear e gerenciar a EAP em projetos na plataforma.
Tudo pronto para simplificar o processo de gestão de projetos? Obtenha o Jira Free hoje mesmo e veja como uma EAP bem-feita faz a diferença.