Três maneiras de facilitar o acompanhamento de projetos com o Confluence
Os templates ajudam as equipes a vencer a procrastinação, definir expectativas e preparar o caminho para alcançar metas
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Quando a equipe não está sincronizada e alinhada às metas, linhas do tempo e resultados do projeto, isso gera falhas de comunicação. Essas falhas podem levar a itens maiores. Na verdade, de acordo com a Grammarly, 96% dos líderes organizacionais concordam que os resultados comerciais têm relação direta com a comunicação eficaz.
Prepare as equipes de projeto para o sucesso, para que possam ser mais responsáveis e concluir projetos com eficiência. O Confluence é um ótimo lugar para armazenar, organizar e visualizar grandes quantidades de informações por meio de funções e integrações incorporadas.
Os relatórios têm organização de dados integrada
A organização manual de informações em planilhas, listas de tarefas ou relatórios de projetos é difícil e propensa a erros. É necessário ter uma ferramenta que todos os membros da equipe possam usar, não importa a conexão que tenham com as informações. Eles precisam conseguir comunicar insights uns aos outros e aos interessados.
O Confluence vai monitorar os planos do projeto, as atualizações e a comunicação da equipe, além de otimizar os dados da empresa. Com o Confluence e os recursos de geração de relatórios que ele tem, os usuários podem criar tabelas e gráficos objetivos que os ajudam a entender grandes conjuntos de dados.
As tabelas organizam o conteúdo com muitos dados
Talvez você faça parte da equipe de produto e precise detalhar as datas de entrega do roteiro do produto. Ou talvez seja da equipe de marketing e precise acompanhar os marcos e as datas de término da campanha. Não importa qual for a sua necessidade ou a necessidade do departamento, as tabelas ajudam a organizar grandes quantidades de dados. E se você quiser que a tabela agregue valor à página do Confluence, é preciso fazer otimizações para obter eficácia.
Primeiro, adicione uma tabela da página do Confluence, seja na barra de menu, usando o atalho de teclado (Shift+opção/Alt+T) ou digitando “/table”. A partir daí, acesse as opções da tabela e configure os cabeçalhos das linhas e colunas conforme necessário.
É preciso ter alguns itens em mente ao criar tabelas no Confluence:
- Contexto: as pessoas querem dar uma olhada no conteúdo para encontrar com rapidez o que estão procurando. Garanta que os títulos tenham informações adequadas. Use cores na formatação de textos e células para destacar as principais informações e distinguir entre conjuntos de dados e categorias.
- Informações: quanto mais dados forem disponibilizados, mais tempo os usuários vão levar para encontrar o que estão procurando. Portanto, quanto menos colunas e linhas, melhor vai ser a legibilidade da tabela, sobretudo para usuários que utilizam dispositivos com telas menores. Além disso, procure informações diretas (por exemplo, entradas “sim” e “não”) que possam ser substituídas por emojis (por exemplo, “✅” e “❌”).
- Conteúdo: pode ser tentador incluir todas as informações que pareçam necessárias, mas, às vezes, isso só aumenta os esforços. Procure informações que possam ser inferidas a partir de outras. Por exemplo, é provável que não seja necessário incluir a data de nascimento e a idade dos usuários. Você só precisa decidir qual entrada ilustra o que você quer exibir com mais eficácia.
Formatação: a maioria das pessoas se sente mais confortável com o alinhamento vertical da tabela, porém, o alinhamento deve ter como base o elemento mais importante dos dados.
Depois de definir as informações a serem incluídas na tabela, os gráficos vão ajudar você a contar uma história com os dados.
Gráficos contam histórias de dados
Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboard reports, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.
Veja o que os diferentes tipos de gráficos do Confluence podem fazer:
- Gráfico circular: útil para ilustrar porcentagens e valores que compõem um conjunto de dados. Os valores do gráfico circular (fatias) devem ter cores distintas para diferenciar com clareza cada entrada.
- Gráfico de barras: ótimo para comparar vários valores diferentes. Começam com colunas verticais, mas talvez seja interessante mudar a disposição se as categorias na legenda forem longas. Embora não haja uma métrica abrangente que relacione os valores, você deve usar cores que representem algum tipo de ordem (por exemplo, utilização do produto por nível de associação).
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Gráfico de linhas: uma boa opção para ilustrar as relações entre categorias e tendências ao longo do tempo. Use cores com alta saturação ou de destaque para ilustrar a história de dados que você está tentando contar.
O Confluence também oferece aos usuários a opção de criar gráficos agrupados e agregados:
- Gráficos agrupados: comparação lado a lado de gráficos de barras. É preciso limitar o número de valores a serem comparados a quatro valores ou menos para facilitar a compreensão. Crie gráficos usando vários tons da mesma cor se os valores estiverem relacionados (por exemplo, idades), ordenados do mais claro para o mais escuro ou vice-versa.
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Gráficos agregados: agrupe valores de acordo com determinados critérios (por exemplo, várias transações ao longo do tempo simplificadas para o valor total de vendas de produtos). Você pode usar uma única cor em todo o quadro ou cores individuais para representar as métricas da coluna.
O objetivo das tabelas é organizar dados brutos em categorias lógicas. E o objetivo dos gráficos é dar aos dados da tabela algumas funcionalidades ao identificar e ilustrar insights úteis.
Integrações adicionam mais informações ao progresso do projeto
O planejamento de projetos pode se tornar complicado com rapidez se você não tiver o software de acompanhamento de projetos e as ferramentas de gestão de projetos corretos. O Confluence se integra a milhares de apps e pode ajudar você a visualizar o progresso real e levar o acompanhamento de projetos a um novo patamar.
Para equipes e projetos ágeis, o Jira e o Confluence trabalham juntos para ajudar você a melhorar a automação e criar um fluxo de trabalho mais simples e colaborativo. Adicionar o Jira ao Confluence melhora o desempenho do projeto ajudando a equipe a:
- Criar e gerenciar projetos ágeis.
- Melhorar o controle de tempo e agregar valor com mais rapidez.
- Planejar e coordenar projetos e receber notificações em qualquer interface.
- Melhorar o gerenciamento de tarefas e de recursos monitorando bugs de software e solicitações de funções.
- Documentar as linhas do tempo e o status do projeto.
- Obter atualizações em tempo real (por exemplo, documentação do produto).
- Iniciar projetos com templates de página.
- Visualizar logs de auditoria para acompanhar as atualizações do produto.
Junto com o Jira, há outras integrações que vão ajudar a equipe a monitorar as tarefas do projeto e identificar áreas de melhoria.
- Tabelas avançadas para o Confluence: aprimora as tabelas do Confluence com totalização de colunas, média, classificação, numeração, filtragem e estilo CSS. Use também para criar uma tabela de anexos com base em critérios específicos (por exemplo, página, espaço ou etiqueta).
- Relatórios para o Confluence: ajudam qualquer usuário a visualizar e entender os relatórios e dados do status por meio de painéis personalizados dinâmicos.
- Filtro de tabelas e gráficos para o Confluence: gerencie as tabelas e reutilize os dados do Confluence de várias páginas e fontes externas, como o Jira.
Inclua mais detalhes nos dados e descubra novos insights com o Confluence e as integrações que ele oferece.
Além disso, novos templates são desenvolvidos o tempo todo, por isso volte sempre para ver o que acabou de ser lançado. Por exemplo, em dezembro de 2021, vão ser adicionados os templates mostrados acima e mais três dúzias! Não se esqueça de que a gente faz parceria com algumas empresas incríveis — da Figma à MURAL — para transmitir suas melhores práticas em templates cocriados que podem aumentar a produtividade e a resolução de problemas. Por exemplo, se você quiser aprender a como criar uma fonte única de informações sobre suas avaliações de produtos, consulte o plano de experimentos e os resultados da Optimizely. Precisa preencher uma vaga? Confira o processo do Indeed por meio da descrição do cargo e dos templates de processo de contratação.
Se você não encontrar um template que atenda às suas especificações com exatidão, não tem problema. É fácil criar seus próprios templates para usar repetidas vezes e agilizar os processos, desde a colaboração do projeto e o brainstorming até a gestão de interessados e todos os aspectos do acompanhamento do progresso do projeto. E, se outra equipe tiver uma página que você adora, ela pode ser duplicada e virar um template. Basta acessar essa página, clicar no menu de ações (•••) no canto superior direito e clicar em “copiar”. É muito fácil.
Aqui estão alguns dos nossos templates favoritos para ajudar você a colocar todos os tipos de projetos em dia:
O histórico da página simplifica a visualização das revisões
Ao lidar com o cronograma de um projeto, é essencial manter a transparência e a visibilidade das iniciativas, atualizações e iterações gerais do projeto. O Confluence oferece aos usuários o poder de um rastreador de projetos, mostrando o histórico das alterações em cada página e do ciclo de vida do projeto. Sempre que uma página é modificada, o Confluence cria uma nova versão, o que facilita a reversão para uma versão anterior, se necessário.
Navegue para Mais opções ••• > Histórico da página na página do Confluence e selecione o número de versão da página específico para visualizar. Se você estiver vendo uma versão anterior da página, uma mensagem de “aviso” na parte superior explica que você está em uma versão antiga.
Usando o histórico da página e as opções de comparação do Confluence, você também pode:
- Excluir uma versão específica.
- Visualizar todas as alterações feitas em uma página.
- Ver qualquer alteração não publicada.
Comparar duas versões selecionadas de uma página.
Se você escolher a visualização de comparação nas opções de página do Confluence, vai ver apenas as alterações entre as versões adjacentes à página atual.
Também é possível detalhar aspectos específicos do planejamento e colaboração do projeto. O planejamento de capacidade ajuda a entender a largura de banda de cada membro da equipe para que você possa gerenciar cargas de trabalho com eficiência, enquanto metas, sinais e medidas estimulam a colaboração do projeto, lembrando a todos os objetivos comuns.
Simplifique o monitoramento de projetos com o Confluence
Embora o Confluence não seja considerado um software de gestão de projetos, ele facilita o monitoramento on-line até mesmo para os membros da equipe que têm mais dificuldades com tecnologia. Troque os dias de gargalos desnecessários e monitoramento manual de projetos em um doc do Microsoft Word ou planilha do Excel por uma ferramenta simples que agiliza as atualizações do projeto em diferentes plataformas.
Descubra como o Confluence pode ajudar você a reduzir fluxos de trabalho complicados, contar uma história mais informativa com os dados do projeto e, por fim, encontrar o sucesso do projeto.
