Como adotar reuniões colaborativas e evitar chamadas inúteis

Reuniões convocadas para debater a "próxima grande ideia" são ineficazes porque são prejudicadas pelo medo da rejeição - oferecendo uma ideia "idiota". Além disso, o brainstorming em tempo real costuma levar a tangentes, então você não consegue muito. A colaboração assíncrona que ocorre antes das reuniões colaborativas permite que os participantes desenvolvam e organizem seus pensamentos com antecedência para que se sintam mais capacitados para compartilhar em tempo real.

A HBR relata que mais de 65% das reuniões são "realizadas para compartilhamento de informações, entrada em grupo ou discussão em grupo" o que é um modo elegante de dizer que a maioria das reuniões poderia ter sido apenas um e-mail. Porém, embora seja raro que reuniões de discussão em grupo sejam um bom uso do tempo de todos, o e-mail também não é a melhor solução.

Simplificando, o e-mail não é dimensionado para facilitar o brainstorming eficaz da equipe. Os tópicos se transformam rápido em um labirinto de anexos e respostas, deixando os participantes tentando decifrar as informações mais atuais e pertinentes, como o que precisa ser feito (e por quem). Em vez de se tornar uma plataforma de lançamento para uma reunião colaborativa produtiva, a agenda divide sua equipe e descarrila sua reunião antes mesmo de começar.

Uma ferramenta de colaboração em equipe pode melhorar o processo de brainstorming da sua equipe, facilitando o brainstorming assíncrono, o que dá às pessoas tempo para se sentar com o briefing de brainstorming e pensar de forma mais criativa.

Esse processo de um período prolongado de brainstorming com comunicação intermitente às vezes é chamado de comunicação em rajadas. Envolve "comunicações rápidas, com períodos mais longos de silêncio no meio". Pense em como sua mente se sente mais clara quando você tem longos períodos de tempo para trabalhar, pensar e considerar desafios em vez de tentar enfrentar problemas à medida que eles surgem como um ciclo sem fim. O primeiro não parece mais produtivo e menos estressante?

Certifique-se de que sua equipe tenha tempo suficiente para debater — dois dias ou mais — sobretudo se você trabalha em fusos horários diferentes. Em seguida, você pode usar notas de brainstorming como ponto de partida para a agenda da sua reunião.

Até mesmo as reuniões colaborativas mais produtivas fracassam quando não há responsabilidade ou acompanhamento das decisões e tarefas criadas durante a reunião.

Sempre reserve os cinco minutos finais de reuniões para criar um plano de ação. Lembre de que sua agenda é um documento vivo, então consulte as anotações da reunião para descobrir as próximas etapas. Use a seção Itens de ação do template de anotações de reunião para atribuir responsabilidades aos participantes na mesma página.

Não há necessidade de vasculhar e-mails, anotações e documentos para descobrir quem deve estar trabalhando em quê e quando — está tudo lá em um local central e acessível a todos.