The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• Qual é o problema específico a ser resolvido?
• Quando surgiu ou vai surgir o problema?
• Onde o problema está acontecendo ou afetando a empresa?
• Por que a empresa precisa resolver o problema?
• Como aconteceu ou de que forma a equipe vai resolver o problema?

• Quanto a solução do problema vai custar em termos de dinheiro e outros recursos?

Outro método muito usado para desenvolver definições de problema concisas é o diagrama de espinha de peixe. Essa é uma ferramenta visual que as equipes usam para identificar a causa de um problema. O diagrama lembra o esqueleto de um peixe, com a cabeça representando o problema e cada um dos ossos uma possível causa. Em geral, as causas se enquadram em uma das cinco categorias:

• Mão de obra se refere a problemas relacionados a pessoas, como experiência ou treinamento.
• Máquina se refere a problemas relacionados a equipamentos ou máquinas.
• Método se refere a problemas que envolvem procedimentos e processos.
• Material se refere a problemas que afetam componentes, matérias-primas ou suprimentos.

• Medição se refere a problemas que dizem respeito à avaliação, inspeção ou medição, incluindo o alinhamento com os objetivos e resultados-chave (ORCs) em questão.

D3: desenvolver ações de contenção provisórias

Depois de definir o problema, sua equipe precisa implementar correções temporárias eficazes para isolar e limitar os efeitos de forma rápida e segura. Ao mesmo tempo, ela deve desenvolver uma solução de longo prazo. Essas correções temporárias são as ações de contenção provisórias (ICAS).

Para criar ICAs eficazes, identifique o problema, avalie os riscos e colabore no desenvolvimento de opções de contenção. Elas incluem isolamento, mitigação, correção e prevenção. Considere o quanto cada opção é viável e eficaz. Em seguida, implemente as ICAs que são possíveis de executar e têm maior chance de sucesso. Monitore o desempenho e ajuste conforme a necessidade.

D4: determinar as causas raiz

Esta disciplina do processo 8D é fundamental para evitar que os problemas se repitam. Para ter sucesso, sua equipe precisa diferenciar as causas raiz dos sintomas, já que os confundir pode fazer com que o foco seja desviado.

Uma das várias técnicas populares de análise de causas raiz é conhecida como cinco "por quês?" Repetir essa pergunta cinco vezes ajuda a se aprofundar nas verdadeiras causas raiz.

Outra técnica muito usada é a análise da árvore de falhas. É uma ferramenta visual que se assemelha ao diagrama de espinha de peixe, mas usando a metáfora de uma árvore. A raiz da árvore representa o problema e os galhos são as causas.

D5: desenvolver ações corretivas permanentes

Depois de identificar a causa raiz e definir as ICAs, mude seu foco para as ações corretivas permanentes (PCAs). Aproveite os esforços da equipe usados na criação das ICAs e avalie os efeitos dessas ações para elaborar as PCAs. É essencial que sejam feitos testes e validação cuidadosos e abrangentes dessas ações. Uma PCA com falhas pode atrapalhar ou até mesmo interromper operações empresariais críticas. Evite implantar as PCAs até concluir testes rigorosos para comprovar que elas funcionam.

D6: implementar as PCAs

Crie um plano de implementação após desenvolver, testar e garantir a segurança e a eficácia de uma PCA. Mantenha uma comunicação clara e frequente com as partes interessadas sobre os efeitos previstos e possíveis no trabalho dessas pessoas. Monitore cada PCA de perto durante a operação em tempo real. Valide o desempenho das PCAs com testes regulares e após incidentes significativos.

D7: prevenir a recorrência

Faça a integração total das PCAs com políticas, procedimentos e processos da sua empresa para garantir o máximo de proteção. Para alcançar essa meta, se comunique de forma concisa e confiável com todas as partes interessadas e pessoas envolvidas nas decisões antes, durante e após cada etapa importante. Monitore e atualize todos os procedimentos e treinamentos relacionados às ações conforme ocorram alterações no ambiente ou nas condições. Assim, as ações corretivas não vão perder a eficácia.

D8: parabenizar a equipe

Para resolver e evitar a recorrência de problemas, é necessário esforço significativo e constante de cada membro da equipe. Apoie e incentive cada pessoa da equipe durante o trabalho e comemore quando tiverem sucesso. Aproveite todas as ferramentas e recursos disponíveis para reunir, documentar e conceder acesso ao conhecimento adquirido e às lições aprendidas. Dê os devidos créditos pelas conquistas nos relatórios disponibilizados à sua equipe, às partes interessadas e aos responsáveis pelas decisões.

Estratégias usadas no processo 8D

Para facilitar e acelerar o sucesso na sua estratégia usando o processo 8D, é essencial aproveitar ferramentas e técnicas. Explore ferramentas e técnicas que seus colegas já usam para coletar e analisar dados, colaborar, documentar, gerenciar a qualidade e realizar outras funções. Incorporar esses elementos na sua jornada do processo 8D ajuda a reduzir a quantidade de treinamento, o esforço e o tempo para alcançar o sucesso.

Aproveitar as ferramentas, técnicas e conhecimento vigentes é uma das várias práticas recomendadas para o sucesso do processo 8D. Outras delas incluem formar e capacitar uma equipe multifuncional, promover e viabilizar uma comunicação clara e constante e elaborar definições claras sobre os problemas.

Direcione o foco para a análise das causas raiz e para o desenvolvimento, monitoramento e teste de todas as ações corretivas antes, durante e após a implantação. Também é uma boa ideia realizar reuniões rápidas ou outros encontros com regularidade, principalmente se sua empresa incentiva e registra as discussões entre os membros da equipe.

Para simplificar ainda mais o processo 8D, use o Confluence como um local central de colaboração, documentação e comunicação. A integração total do Confluence com outras ferramentas ajuda a aumentar a produtividade da equipe, garantir a transparência e manter todo mundo alinhado em cada estágio do processo.

Benefícios do processo 8D para a solução de problemas

O processo 8D oferece vários benefícios a equipes que precisam resolver problemas recorrentes. O foco nas causas raiz ajuda a lidar com os problemas subjacentes, e não apenas tratar os sintomas. A inclusão de medidas preventivas é uma maneira de evitar que os problemas ressurjam. O trabalho em equipe e a colaboração maximizam as experiências, perspectivas e habilidades coletivas de todos os membros da equipe.

O processo 8D ajuda as empresas a reduzir defeitos e erros na produção, melhorar a qualidade dos produtos e serviços e aumentar a satisfação do cliente. E ao melhorar a colaboração e a resolução de problemas, as empresas se tornam mais eficientes e ágeis.