Práticas recomendadas de compartilhamento de conhecimento

Você não quer que as coisas saiam dos trilhos no segundo que um dos membros da equipe ficar em casa com gripe. Mas, a importância do compartilhamento de conhecimento é muito mais do que estar preparado para ausências de curto e longo prazo.

No mundo ideal, todos os melhores funcionários seriam mantidos, mas não é nesse mundo que a gente vive.

Alguns membros da equipe saem e outros novos chegam. No entanto, isto é o que você não quer que aconteça: vários membros da equipe saem em um curto espaço de tempo e levam muitos conhecimentos institucionais com eles. Agora todos estão olhando um para o outro apenas esperando que alguém ainda saiba como avançar com os projetos juntos.

Acredite na gente, acontece. Até a NASA teve dificuldades para descobrir como levar o homem de volta à lua. Apenas alguns dos 12 astronautas que caminharam na lua entre 1969 e 1972 ainda estão vivos.

Esse é apenas um dos muitos exemplos da importância do compartilhamento de conhecimento. Ao ser transparente com processos e ideias, você evita grandes lacunas de habilidades quando os membros da equipe estiverem ausentes, seja essa condição permanente ou não.

Nem todos os locais de trabalho são muito competitivos. Se o trabalho em equipe já é parte do jogo para sua empresa, dê a si mesmo um tapinha nas costas!

Mas, em alguns locais de trabalho, os funcionários costumam ver as informações como moeda. As pessoas se preocupam em ser as que sabem mais ou em quem mais confiam, então acabam acumulando informações às custas do sucesso geral da equipe.

Mas quando a equipe compartilha com liberdade conselhos e lições aprendidas, essa barreira é derrubada, e é promovida a cultura que enfatiza a colaboração e não a concorrência.

Ter funcionários que mantêm conhecimento e ideias guardados para si mesmo sai caro. Relatórios indicam que o compartilhamento de conhecimento ineficiente custa grandes empresas US$ 47 milhões por ano.

Muito disso está ligado à perda de tempo. Quando existe a lacuna de conhecimento, os membros da equipe precisam investir muito tempo para perseguir os recursos e as informações de que precisam para fazer o trabalho.

Imagine se já tivessem pelo menos o entendimento básico sobre tudo o que vai para a apresentação trimestral para a equipe de liderança. Bem, levaria muito menos tempo (sem falar no dinheiro) para mover esse projeto de “para fazer” para “concluído”.

A importância do compartilhamento de conhecimento está sendo vendida. Agora, a gente vai botar a mão na massa e fazer acontecer.

Usar as ferramentas certas pode ser um modo de incorporar o compartilhamento de conhecimento na própria estrutura da cultura da empresa. Por exemplo, na Atlassian, a gente cria quase todo o conteúdo no Confluence. É como a gente compartilha o conhecimento uns com os outros.

Como todas as páginas e blogs da Atlassian são abertas por padrão, o Confluence atua como o repositório centralizado de conhecimento para a empresa, no qual as pessoas podem descobrir respostas para as perguntas que possam ter, descobrir o que os colegas de equipe estão fazendo ou saber mais sobre as especificidades de diferentes projetos.

Também serve como a biblioteca de conhecimento e recurso útil quando novos membros da equipe se juntam à empresa, porque eles vão ter na mesma hora a percepção sobre todas essas informações valiosas.

Para um exemplo não relacionado ao Confluence, veja o Westpac, o banco australiano que tentou algo diferente. Eles criaram a própria plataforma de aprendizagem para ajudar os trabalhadores a aprender sobre as novas tecnologias que a empresa estava considerando adotar no futuro. Por meio da plataforma, a equipe do Westpac tem acesso ao conhecimento fazendo cursos e compartilhando os próprios conhecimentos ao criar conteúdo educacional com foco nas próprias experiências.

Embora seja bastante incrível, a tecnologia por si só não é suficiente para criar a cultura de compartilhamento de conhecimento. Ela dá aos funcionários um jeito prático de colaborar, mas é preciso ter outras iniciativas também.

Grande parte do modo natural como o compartilhamento de conhecimento ocorre é por meio da simples socialização. É possível ficar sabendo sobre as novas iniciativas de departamentos diferentes enquanto está conversando na cafeteria ou fazendo falando com seu amigo do outro lado do escritório.

Quando os gerentes esperam que as pessoas estejam sempre “trabalhando” (traduzindo: sentados nas mesas e olhando para o computador), eles podem na verdade estar impedindo que o compartilhamento de conhecimento ocorra.

Portanto, dê aos funcionários sinais de que não há problema em sair de suas cadeiras, conversar com os colegas ou às vezes não estar trabalhando em alguma tarefa concreta. Essa postura não apenas abre as linhas de comunicação, mas também cria novos laços. Esses aspectos são importantes, em especial se considerado que 40% dos funcionários se sentem isolados no trabalho.

Começar é tão fácil quanto fazer a pausa para tomar café e conversar com colegas de equipe durante o horário normal de trabalho e sugerir que os outros façam o mesmo.

O compartilhamento de conhecimento é uma prioridade para a empresa, mas como fazer com que seja tão importante para o seu pessoal? Você não pode esperar que eles participem com entusiasmo só porque você pediu. Pode ser necessário vender a ideia.

Pergunte a si mesmo que tipos de recompensas motivariam os funcionários a compartilhar com liberdade os conhecimentos uns com os outros. Assuma o desafio de ser criativo. Por exemplo, ofereça:

• Reconhecimento público nas reuniões de equipe
• Algum tipo de brinde ou prêmio
• Pequenas recompensas financeiras ou benefícios

Esses tipos de recompensas não apenas ajudam a colocar os funcionários no caminho certo, mas também incentivam a equipe a abandonar a mentalidade competitiva. Em vez de incentivar a ideia de que o acúmulo do conhecimento é única maneira de ser indispensável, aja de acordo com o que diz e mostre que o compartilhamento aberto é a melhor maneira de progredir.

Tenha em mente que o verdadeiro foco no compartilhamento de conhecimento vai exigir a mudança de cultura e é importante alinhar esse aspecto desde o início com as novas contratações.

Olhe o processo de integração através desta lente. Onde é possível incluir mais oportunidades de compartilhamento de conhecimento além de manuais, contratos e papelada?

Por exemplo, aplique alguns novos elementos no processo de integração, como:

• Apresentações de outros departamentos para que os novos contratados entendam como tudo se encaixa e conheçam pessoas fora da equipe atual
• É hora de o novo funcionário seguir alguém em alguma posição semelhante para aprender alguns truques privilegiados do setor que podem não estar nos materiais de treinamento formal
• Junte os novos funcionários com um mentor ou companheiro (não precisa ser alguém do mesmo departamento) para recorram a ele quando tiverem perguntas ou dificuldades.

O sistema de companheiros em particular pode ser eficaz, mesmo que duas pessoas não estejam trabalhando com frequência em colaboração. De acordo com o relatório do Human Capital Institute, 52% dos entrevistados disseram que usam algum programa de agentes multiplicadores ou de companheiros — e 45% deles afirmaram que o programa tinha eficácia moderada (27%) ou muito alta (18%) quanto à aceleração da proficiência dos novos funcionários.

No fim das contas, a melhor maneira de descobrir o que é preciso fazer para tornar os colegas de equipe mais confortáveis em compartilhar as ideias é apenas perguntando a eles.

É possível fazer de várias maneiras, inclusive por meio de conversas individuais, sessões compartilhadas, grupos foco ou uma pesquisa. Não se esqueça de fazer perguntas como:

• Qual o nível de conforto em compartilhar ideias com os membros da equipe?
• O que causa a indecisão de compartilhar conhecimento ou ideias com os membros da equipe?
• O que pode ser feito para dar chance a mais de compartilhamento de conhecimento?

Pedir por contribuição ajuda os funcionários a se sentirem capacitados para expressar opiniões nesse momento. Além disso, como bônus, ao longo do tempo, constrói a cultura em que todos os funcionários se sentem incluídos, valorizados e ouvidos.

A gente vai imaginar que foram colocadas as melhores práticas de compartilhamento de conhecimento acima em jogo e a equipe tem o hábito de ser transparente entre si. Agora, o que vai acontecer quando algum dos funcionários estiver fora?

É mais que provável que os outros membros da equipe vão saber como encontrar as informações de que precisam e resolver tudo sem problemas.

Parece muito melhor do que aquele pânico de última hora que se dá quando todos percebem que precisam reinventar a roda ou esperar que esse membro da equipe volte, certo? É, a gente também acha.