Struttura di suddivisione delle risorse: cos'è e come crearne una

Che cos'è una struttura di suddivisione delle risorse (RBS)?

Una struttura di suddivisione delle risorse è un framework gerarchico completo che acquisisce e classifica ogni risorsa necessaria per il completamento del progetto. A differenza dei tradizionali elenchi di risorse, una RBS suddivide le risorse in livelli sempre più dettagliati, in modo simile alla scomposizione dei task di un progetto con la struttura di suddivisione del lavoro. Questo approccio sistematico garantisce che siano prese in considerazione tutte le risorse, inclusi personale, attrezzature, materiali e risorse tecnologiche.

I Project Manager in genere creano la struttura iniziale di suddivisione delle risorse durante la fase di pianificazione del progetto, spesso collaborando con i capi reparto e gli stakeholder chiave. Tuttavia, trattare una RBS come un documento "usa e getta" è un errore. Gli esempi più efficaci di struttura di suddivisione delle risorse mostrano come questo strumento si evolve durante l'intero ciclo di vita del progetto, riflettendo i cambiamenti relativi alla disponibilità delle risorse, all'ambito del progetto e alle priorità organizzative.

Vantaggi dell'utilizzo di una struttura di suddivisione delle risorse

L'utilizzo di una struttura di suddivisione delle risorse può offrire numerosi vantaggi tangibili che influiscono direttamente sul successo del progetto. Da un punto di vista finanziario, le aziende spesso vedono miglioramenti significativi nel controllo del budget perché possono monitorare l'utilizzo delle risorse in modo più preciso.

Ad esempio, quando un'azienda manifatturiera implementa una RBS per il suo progetto di sviluppo del prodotto, potrebbe ridurre notevolmente la percentuale di superamento dei costi legati alle risorse attraverso un'allocazione e una previsione migliori.

La trasparenza del progetto migliora notevolmente anche grazie a una struttura di ripartizione delle risorse (RBS) ben gestita. I team interfunzionali ottengono chiarezza sulle risorse disponibili e sul loro utilizzo, il che consente una più efficace collaborazione sui progetti.

La pianificazione della capacità diventa più semplice se supportata da una struttura di ripartizione delle risorse dettagliata. I project manager e i coordinatori di progetto possono prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse, per fare in modo che le competenze e le apparecchiature essenziali siano disponibili quando necessario.

Utilizza il modello di pianificazione della capacità per avere una visione chiara delle risorse del tuo team.

Componenti chiave di una struttura di ripartizione delle risorse

Prima di creare la struttura di ripartizione delle risorse, devi comprenderne gli elementi costitutivi essenziali. Questi componenti costituiscono la base per l'organizzazione e il monitoraggio delle risorse durante tutto lo svolgimento del progetto.

• Struttura organizzativa gerarchica: le risorse sono suddivise dalle categorie di livello più alto ai singoli componenti, in modo simile a un organigramma. Così le categorie principali, come risorse umane, materiali e attrezzature, sono ulteriormente suddivise in sottocategorie specifiche e risorse individuali.
• Risorse umane: questa categoria include tutti i collaboratori interni e esterni, come dipendenti a tempo pieno, collaboratori esterni, consulenti e personale di supporto. Rientrano inoltre in questa categoria competenze, disponibilità e requisiti specifici dei diversi ruoli.
• Risorse materiali: questa categoria include tutto il materiale necessario al completamento del progetto, dalle forniture per ufficio ai materiali da costruzione ai componenti di produzione.
• Attrezzature e macchinari: si tratta degli strumenti, l'hardware, i veicoli e le apparecchiature specializzate necessari per completare task e deliverable del progetto.

• Infrastruttura tecnologica: questa categoria comprende sistemi hardware e software, inclusi computer, reti, licenze per software specializzato e strumenti digitali.

È sempre una buona idea disporre di un sistema di codifica delle risorse per identificare e monitorare le diverse risorse durante il ciclo di vita del progetto. Questo sistema utilizza in genere codici alfanumerici per indicare il tipo di risorsa, il reparto e gli identificatori specifici.

Dovresti inoltre disporre di un quadro di categorizzazione delle risorse che fornisca linee guida chiare per raggruppare risorse simili. Ciò faciliterà il monitoraggio, l'allocazione e la gestione delle risorse. Aiuterà anche a evitare i conflitti di risorse e a garantire la corretta ripartizione delle risorse tra i progetti.

Come creare una struttura di ripartizione delle risorse

Vorresti creare una struttura di ripartizione delle risorse? Ti spieghiamo come fare passo dopo passo, mostrandoti come organizzare le risorse del tuo progetto in modo efficace. Confluence semplifica le cose offrendo al tuo team uno spazio di lavoro centralizzato che permette di documentare e aggiornare la RBS a mano a mano che il tuo progetto si evolve. Ecco come iniziare:

Definisci l'ambito del progetto

Enuncia chiaramente gli obiettivi del progetto. Questo si chiama ambito del progetto. Definisci le deliverable essenziali, la timeline e i vincoli importanti di cui occorre tenere conto. Tutto ciò può sembrare ovvio, ma ti sorprenderebbe scoprire quanti team di progetto si lanciano nella pianificazione delle risorse senza avere un'idea chiara di quello che dovrebbero realizzare.

Identificare le risorse necessarie

Rifletti sull'ambito del progetto ed elenca tutto ciò di cui hai bisogno per completare il lavoro. Pensa alle persone (chi deve essere coinvolto?), ai materiali (di cosa hai bisogno?) , alle apparecchiature (quali strumenti e macchine?) e alla tecnologia (quali sistemi e software?). Parla con i team leader e gli specialisti del settore per verificare con loro di non avere trascurato risorse necessarie.

Categorizza le risorse

Raggruppa le risorse in un modo che abbia senso per il tuo progetto. La maggior parte dei team le organizza per tipo (risorse umane, apparecchiature, materiali) o per fase del progetto. Scegli un approccio che consenta a tutti di trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno. Fai in modo che le tue categorie siano semplici e logiche.

Includi costi, competenze e altre informazioni

È venuto il momento di arricchire la tua lista di risorse con informazioni importanti. Prendi nota delle competenze e della disponibilità dei membri del team. Includi le specifiche e i programmi di manutenzione delle apparecchiature. Per i materiali, aggiungi quantità e tempistiche di consegna. Più l'elenco è particolareggiato, meglio è. Concentrati solo sui dettagli importanti per il tuo progetto.

Riesamina e convalida l'elenco con gli interessati

Condividi la tua bozza di RBS con le principali parti interessate e i team leader. Ti aiuteranno a individuare eventuali lacune, ti indicheranno potenziali problemi e si assicureranno che tu non abbia dimenticato nulla di essenziale. Non saltare questo passaggio. Ricevere input da chi utilizzerà le risorse può evitarti parecchi grattacapi in seguito.

Puoi servirti del modello gratuito di comunicazione con le parti interessate per condividere la RBS.

Best practice per creare una RBS

Avere una RBS ben costruita è solo il primo passo. Queste best practice ti aiuteranno a gestire e utilizzare efficacemente la struttura di ripartizione delle risorse durante tutto il progetto:

• Tienila semplice e scalabile: non complicare eccessivamente la tua struttura con troppi livelli o categorie troppo dettagliate. Inizia con le risorse principali e aggiungi dettagli solo se sono davvero utili. La RBS dovrebbe crescere con il tuo progetto senza diventare ingestibile.
• Gli aggiornamenti regolari devono far parte della tua routine: pianifica revisioni settimanali o bisettimanali della RBS per mantenerla aggiornata. A mano a mano che il tuo progetto si evolve, crescerà anche il tuo fabbisogno di risorse. Informazioni obsolete sulle risorse portano a una pianificazione inadeguata e al mancato rispetto delle scadenze.
• Usa convenzioni di denominazione chiare: adotta nomi di risorse e categorie coerenti e facili da capire. Evita acronimi o gergo tecnico che potrebbero non essere chiari per i membri del team provenienti da altri reparti.
• Pensa alla leggibilità: struttura la RBS in modo che chiunque possa trovare rapidamente le informazioni necessarie. Potrebbe trattarsi di organizzare le risorse per reparto, fase del progetto o tipo di risorsa: scegli l'approccio più trasparente per il tuo team.
• Includi le dipendenze tra le risorse: prendi nota delle risorse che dipendono da altre risorse. Ad esempio, se è necessario disporre di determinate licenze software prima che gli sviluppatori possano iniziare a lavorare, questa connessione deve essere esplicitata.

• Documenta i vincoli relativi alle risorse: registra eventuali limiti alla disponibilità delle risorse, ad esempio membri del team disponibili solo a tempo parziale o apparecchiature che devono essere condivise tra diversi progetti.

Inizia con il modello di pianificazione delle risorse di Confluence. Questo modello già pronto ti consentirà di creare rapidamente la tua RBS, dato che non dovrai partire da zero. Il modello fornisce una struttura collaudata che potrai adattare alle caratteristiche del tuo progetto ma che ti permetterà di seguire le best practice per l'organizzazione delle risorse.

Esempio di struttura di ripartizione delle risorse

Vediamo come funziona la cosa esaminando un modello di struttura di ripartizione delle risorse:

• Risorse principali: in alto trovi le risorse principali del progetto: tutto ciò di cui hai bisogno per completare il progetto.
• Categorie: Il livello successivo è suddiviso in quattro categorie di risorse principali: risorse umane (il personale), risorse tecniche (tecnologia e sistemi), risorse fisiche (oggetti tangibili e spazi) e risorse esterne (aiuto esterno e fornitori).

• Sottocategorie: In ognuna di queste categorie principali, troverai sottocategorie più specifiche. Ad esempio, le risorse umane sono suddivise in ruoli dirigenziali, team di progetto principali e personale di supporto. Le risorse tecniche sono suddivise in hardware, software e infrastruttura. Le risorse fisiche sono suddivise in strutture, attrezzature e materiali. Le risorse esterne sono suddivise in fornitori e collaboratori esterni.

Dopodiché ogni sottocategoria diventa ancora più precisa. Ad esempio, nella sezione Hardware, elencherai tutto quel che ti serve in termini di apparecchiature. Nella sezione Strutture, descriverai in modo dettagliato gli spazi di cui hai bisogno.

Leggere la RBS è semplice. Inizia dall'alto e segui il percorso verso qualsiasi risorsa su cui ti servono informazioni.

Sfrutta Confluence per creare strutture di ripartizione delle risorse efficaci

Tieni la tua RBS bene organizzata in un solo posto con Confluence. Con Confluence, i team possono collaborare per creare e aggiornare le informazioni sulle risorse, e tutti possono vedere i cambiamenti a mano a mano che avvengono. Non dovrai più rovistare tra vecchie e-mail e fogli di calcolo: tutti le informazioni sulle risorse sono facilmente accessibili e aggiornabili in un unico posto.

Il modello di pianificazione delle risorse di Confluence ti aiuta a iniziare rapidamente. Puoi collegare la tua RBS ad altri strumenti e documenti di progetto, mantenendo tutto collegato e bene organizzato. I team possono modificarla insieme in tempo reale, aggiungere commenti e tenere traccia delle modifiche, il che semplifica la gestione delle risorse e tiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

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