对于敏捷软件开发团队来说，对产品范围和背景信息保持一致的了解至关重要。已经投放市场的产品通常有一份很长的待办事项列表，其中包含待开发的用户故事。敏捷团队在规划冲刺时会以产品待办事项为依据，待办事项列表的状况对产品的整体成功起着重要作用。
简而言之，待办事项列表优化就是要使产品待办事项保持最新。待办事项列表优化会议，也称为“会议”，是允许团队更新待办事项列表并为即将到来的冲刺准备待办事项列表的活动。
产品待办事项可能很大，而且难以管理。但是，为了实现良好的敏捷项目管理，掌控待办事项列表优化会议至关重要。
本文将为召开待办事项列表优化会议提供行之有效的策略，以使您的待办事项列表保持最新、整洁和有序。文中将说明为什么待办事项列表优化会议很重要，如何召开高效的会议，以及敏捷团队可在此过程中学到的有用技巧。
待办事项列表优化会议的目的
待办事项列表优化会议是指项目团队开会审查、更新和清理其产品待办事项的会议。这在任何敏捷方法中都很重要，因为它可以明确团队在未来冲刺中的工作量。这些会议的目的是在待办事项列表中保留相当于两次冲刺的项目，以便团队始终有新的工作供给，并且可以在需求发生变化时转向新的任务。
Atlassian 现代工作教练 Mark Cruth 解释道：“然而，请务必记住，待办事项列表优化会议不仅仅是审查新工作，还包括移除不再需要的待办事项。如果您曾经因为没有新工作而想‘取消’待办事项列表优化会议，建议问问自己，待办事项列表中是否有团队应该考虑移除的工作，并将这些故事带入优化会议。”
在待办事项列表优化会议中（例如在冲刺规划期间），产品负责人和开发团队成员会讨论每个待办事项，阐明其要求，并评估其优先级和复杂性，从而得出一份定义更明确、更具可操作性的待处理项目列表。
通过定期召开待办事项列表梳理会议，团队可以确保开发流程保持敏捷，并能快速响应不断变化的需求和优先事项。这样的动态环境需要协作和项目跟踪工具（如具有待办事项列表功能的 Jira）来帮助经理为整个团队做出这些改变。
如何召开高效的待办事项列表优化会议
敏捷项目管理始于高效的待办事项列表优化会议。以下步骤将帮助您创建一个顺畅且可重复的流程，该流程用于召集合适的人员，设定期望，确定项目的优先顺序和评估项目，并定义后续步骤。
1. 审查待办事项并确定其优先级
在待办事项列表优化会议召开之前，产品负责人需要对现有产品待办事项列表项目（例如用户故事、功能或任务）进行初步审查，并删除那些不再相关的项目。随着产品的发展和功能要求的变化，有些项目将不再符合项目愿景。产品负责人还应落实之前冲刺审查中的反馈，并清除团队决定删除的项目。
然后，产品负责人应确定待办事项列表中保留的所有项目的优先级，因为他们知道随着团队在会议上审议每个项目，该优先级可能会发生变化。
Cruth 指明：“最后，产品负责人应至少提前 24 小时发出他们想与团队一起审查的故事列表。这样便于团队审查列表并准备问题，进而可以避免多次对故事进行优化。”
2. 创建和共享会议议程
与项目管理环境中的任何会议一样，议程对于使讨论不偏离主题至关重要。产品负责人可以创建待办事项列表优化会议议程并与相关团队成员协作，让他们就项目提供早期反馈和时间估算，并为即将开始的主题讨论做好准备。
议程的主要目的是让团队专注于选定的待办事项列表项目，并在设定的会议时间内成功完成优化活动。Atlassian 的会议议程模板为您的会议纪要提供了预制格式，使敏捷团队可以轻松设置议程、收录笔记和共享操作项。
3. 确保必要的参与者在场
由于待办事项列表优化会议可能涉及复杂的讨论，有时会持续整整一个小时，因此仅邀请所需的参与者至关重要。
谁应该参加待办事项列表优化会议？典型会议需要以下团队成员出席：
4. 确定合适的开会时间
开会的最佳时间取决于冲刺的时间长短和项目的复杂程度。如果团队每周进行冲刺，则项目经理应每周召开一次待办事项列表优化会议。如果冲刺为期两周，则项目经理应每隔一周计划一次会议。如果冲刺时间超过两周，则最好每两周召开一次会议，以帮助团队为应对不断变化的优先事项或不可预见的问题做好准备。
无论团队做出什么决定，都要力求会议时间至少为一小时，以便处理整个待办事项列表，并确保产品经理在日历上标注会议的时间表，而会议主持人要严格安排会议时间，以避免浪费时间。
Cruth 补充道：“请务必记住，待办事项列表优化会议可以异步进行。可以考虑让团队成员自己审查故事，留下问题，并使用 Jira 中的评论部分准备好故事。”
5. 评估用户故事
敏捷团队要成功评估项目的复杂性，就必须对用户故事有共同的理解。用户故事是从客户的角度对功能用途的非正式解释。
待办事项列表优化会议是研究现有用户故事并评估这些用户故事是否仍然与项目相关的时间。此外，这也是根据新收集的洞察信息添加新用户故事或将较大的用户故事拆分为较小的用户故事的时间。这种对用户故事的持续改进是敏捷流程的重要组成部分，因为它使团队能够发现逐步改进产品的机会。
确定后续步骤并采取后续行动
在待办事项列表优化会议上，团队将确定要包含在冲刺中的项目并删除其余项目。在某些情况下，会议可能会披露多个优先级相同的待办事项列表项目，但团队可能没有足够的时间来完成所有这些项目。Agile Planning Poker 卡片是一种有用的工具，可以决定哪些项目要向前推进，哪些要保存下来以备下一次冲刺。
会议结束后，通过向所有参与者发送会议纪要并确保他们了解所讨论项目的优先级来采取后续行动。使用 Jira 等工具将开发分解为操作项有助于使团队专注于重要的待办事项列表组成部分。然后，这个按优先顺序排列的待办事项列表将成为下一次冲刺规划会议的重点。
富有成效的待办事项列表优化会议的优势
如果操作得当，则产品待办事项优化会议有助于提高整体效率和团队生产力，并确保项目完成。以下部分概述了待办事项列表优化会议的一些优点。
优化的待办事项列表
这些会议可以整理和优化流程，可确保产品待办事项有明确的目标且整洁，并且没有不相干的项目造成混乱。
达成共识
由于这些会议要求团队详细讨论每个项目，因此团队和利益相关者应该对工作需要什么以及应优先考虑哪些项目达成共识。
有效的冲刺规划
会议参与者可以提出问题和提供反馈，从而简化冲刺规划会议。此外，对项目达成共识可以使冲刺规划变得更加轻松快捷。
改进协作
由于团队成员拥有不同的背景，因此会对优先事项以及项目完成所需的时间有着不同的看法。优化会议允许成员分享自己的观点，从而帮助他们就优先事项和截止时间达成一致。
强有力的团队
参加优化会议的团队成员负责冲刺，此外，工作范围还会扩展到项目以及完成项目所需的工作。这样会形成一支强有力的团队，能够对每次冲刺的成果负责。
成功召开待办事项列表优化会议的技巧
召开待办事项列表优化会议有很多技巧和策略。但是，事实证明，以下最佳实践对全球敏捷团队都很有用。
使待办事项列表保持 DEEP
Roman Pichler 和 Mike Cohn 率先使用首字母缩略词 DEEP 来概述构建待办事项列表以最大限度提高其效用的方法。以下是 DEEP 待办事项列表的四个要素：
- 详略得当的：通过添加详细信息使项目变得有用。
- 涌现式的：根据针对项目的新洞察信息或不断变化的项目要求，添加、更改或删除待办事项列表项目。
- 可估计的：提供每个项目的时间估计。
- 确定优先级：通过将价值最高的项目放在列表的顶部，对冲刺中的项目进行优先级排序。
对每个项目使用就绪定义
就绪定义 (DoR) 是一组商定的标准，用于指示待办事项是否已准备就绪，可供团队处理。DoR 可确保团队了解工作需要做的准备，并能够估计完成工作所需的时间。
将项目划分成可管理的块
根据经验来看，拆分工作要确保每个待办事项的完成时间永远不要超过半个冲刺。对于为期一周的冲刺，需要四天才能完成的项目可能会影响时间表，应该分成两个更小的项目，每个项目持续两天。
拆分优化会议
前几次待办事项列表优化会议可能需要几个小时。要保持团队专注并优化与赞助商、产品经理和其他利益相关者的会议时间，一种方法是将会议分成两次或更多次会议，最好每次会议持续一小时。这样做可使参与者有时间查看待办事项，并了解这些待办事项如何适合整个项目。
Cruth 表示：“待办事项列表优化是一个持续的过程。不要认为必须要等到召开正式会议时才能审查和优化工作。如果您只在优化会议期间优化待办事项列表项目，将会发现待办事项列表优化是一项漫长的活动。”
使用 Jira 简化待办事项列表优化会议
产品待办事项优化会议是必不可少的，此类会议会提供经过妥善维护并确定好优先顺序的产品待办事项。但是，这些会议可能既耗时又令人困扰，特别是当您没有使用正确的工具来创建待办事项列表、记录决策并与团队共享时。
Jira 的待办事项列表功能使您可以轻松地与团队成员合作，进行待办事项列表梳理工作。您可以为每个项目添加评论和详细信息，为团队成员分配任务，并根据价值或风险列出项目并确定其优先级。Jira 可让您轻松简化待办事项列表梳理会议，并改善整体项目管理流程。了解它如何提高团队的效率。
待办事项列表优化会议：常见问题
待办事项列表优化会议应多久举行一次？
待办事项列表优化会议的频率将取决于团队的冲刺周期。对于持续一周的冲刺，平均频率为每周一次。对于持续两周或更长时间的冲刺，可以每两周召开一次会议来帮助您维护待办事项列表。
待办事项列表优化会议应持续多长时间？
待办事项列表优化会议没有固定的时长，因为它取决于项目的复杂程度和产品待办事项的大小。但是，最好为前几次会议分配两个小时。项目启动后，优化会议通常会限制在一小时，而随着冲刺的推进，这些会议的持续时间通常会缩短。
如何为待办事项列表优化会议做准备？
产品负责人主要负责准备待办事项列表优化会议。他们应根据价值确定项目的优先顺序，为优先级最高的项目添加必要的详细信息，并准备会议议程。团队成员应阅读议程并就所列项目提出问题和反馈。