工作流程自动化的出现是为了满足简化操作和改进决策的需要。自动化可提高效率、减少错误，并将人力资源用于更具战略性的任务。量身定制的自动化策略可以应对特定的运营挑战，提高生产力和客户满意度。
企业可通过了解工作流自动化解决方案应具备的功能（包括易用性、集成、可扩展性等）来释放前所未有的效率和生产力。在本指南中，我们将探讨自动执行重复性任务如何简化操作并显著增强决策流程。
继续阅读，了解什么是工作流自动化、它是如何工作的，以及为什么使用 Jira 工作流自动化软件中提供的强大自动化功能。
什么是工作流程自动化？
工作流自动化是一种在人为干预最少的情况下自动执行各种业务流程、任务和工作流的方法。工作流自动化利用软件为业务流程中的步骤创建一系列自动化操作，从而帮助团队高效且一致地执行项目。
工作流程自动化的工作原理
工作流自动化使用任务管理软件，根据预定义的规则和触发器，在人员和系统之间传递任务和信息。例如，当一个系统将某项任务标记为完成时，自动化功能会将其发送给后续经办人并更新仪表板，从而节省了时间并最大限度地减少了错误。
请按照以下步骤开始：
- 收集有关任务如何在团队之间流动以及当前角色和职责的信息，以了解当前的工作流。重点了解项目是如何启动的、完成任务所使用的标准、工作范围，以及瓶颈是如何产生的。确定是什么触发了每项任务的开始和变化。
- 直观地勾画工作流以找出效率低下的地方。建立工作流大纲草案以突出分解点。允许跨职能团队协作改进草案并指出浪费做法。
- 确定哪些任务需要集成来自其他系统的数据，并确保工作流软件支持这些任务。考虑调整工作流来满足集成要求，例如将任务拆分为较小的子任务。
- 解决工作流效率低下的问题，包括沟通失败和任务逾期。例如，增加任务问责措施或明确哪些系统信息应该流动。
- 利用工作流自动化软件，描述每项任务并分配用户角色。根据项目范围和团队需求，通过甘特图、流程图、日历等提供可见性。
- 创建自动触发器和操作以简化重复性任务。根据独特需求自定义自动化秘诀，或依赖预建选项。
- 不断测试和优化自动化工作流，以解决问题。建立绩效指标和关键绩效指标，以监控效率。使用仪表板保持对进度和障碍的高级可见性。
- 通过实操演示，培训团队使用新的自动化工作流。通过变更管理计划，让团队为流程变更和工作流优化做好准备。
工作流程自动化的好处
工作流自动化可为企业运营带来诸多好处。它显著提高了效率和生产力，确保持续改进。下面是工作流自动化的其他一些主要好处：
提高效率
自动执行重复性任务使员工能够专注于更具战略性的工作，从而提高整体生产力。自动化流程完成任务的速度更快，而且可以全天候运行，大大提高了效率。
减少错误
自动化工作流可确保按照预定义的规则一致地执行任务，从而最大限度地减少人为错误。这样可提高数据输入、计算和处理任务的准确性。此外，还能减少纠正错误所花费的时间和资源。
协作工具
节省成本
自动执行日常任务可减少对手动工作的需求。通过最大限度地减少错误，企业可节省与修复错误相关的费用。工作流自动化还能优化资源分配，从而确保团队不会支出过少或过多。
加强协作
可扩展性
工作流程自动化使企业能够在不按比例增加员工人数的情况下处理不断增加的工作量。这样既能支持业务增长，又不会影响质量或效率。
工作流程自动化的示例
产品经理
产品经理可使用工作流自动化来增强决策流程并简化产品开发流程。例如，他们可实施一个自动化产品反馈收集和分析系统，以便从多个渠道收集用户反馈。此系统可根据情绪和功能领域自动对反馈进行分类，从而为未来的产品改进提供洞察信息。
作为产品经理，使用工作流自动化的另一种强大方法是排定功能请求的优先次序。产品经理可设置一个自动化评分系统，根据预定义的标准（如潜在影响、开发工作，以及与产品策略的一致性）来评估功能请求。这种工作流自动化可确保优先开发最有价值的功能。
此外，冲刺规划和任务分配也可自动执行。可根据优先级分数和团队产能生成冲刺待办事项，并且可根据可用性将任务分配给团队成员。
工程负责人
工程负责人可使用工作流自动化来提高代码质量并简化开发流程。例如，他们可实施一个自动化代码审查流程，根据团队成员的专业知识和工作量来为其分配审查工作，并使该流程内置待审查提醒功能。这样可确保代码由最合适的团队成员快速审查。
持续集成和部署管道是自动化可提供帮助的另一个领域。工程负责人可设置一个系统来自动通知合适的人员，让其运行测试并部署到暂存环境，从而减少手动错误并加快开发周期。
缺陷的跟踪和解决也可通过一个分类系统来自动执行，该系统会对传入的缺陷报告进行分类，将其分配给适当的团队成员，并上报重大问题。
项目经理
项目经理可使用工作流自动化来增强项目可见性和资源管理。例如，他们可实施自动化项目状态报告，从团队成员那里收集进度更新，将这些信息编制成标准化报告，并定期将其分发给利益相关者。
资源分配和产能规划也可自动执行，以优化团队绩效。您可设置一个系统来跟踪团队成员的工作量，并自动建议任务重新分配以平衡工作量，并管理项目时间线。
项目经理还可自动执行风险评估和缓解工作流，帮助团队成员识别潜在风险，并针对高优先级风险触发缓解措施，从而帮助主动管理项目挑战。
营销活动自动化
营销团队可通过工作流自动化显著提高其效率和效益。例如，每当为电子邮件营销项目创建任务时，Jira 都会自动创建带有规范和准则的设计和文案写作工作单，然后将其关联在一起。这种自动化简化了营销活动的执行，并让所有团队成员保持一致。
内容管理是工作流自动化可提供帮助的另一个领域。内容团队可实施根据可用性和工作量来自动安排工作人员的工作流。然后，内容根据哪些工作人员负责内容创建过程的哪个方面来经过一个管道。
实施工作流自动化的最佳实践
要充分利用工作流自动化软件，不妨考虑下面这些最佳实践：
- 从小处着手，逐步扩大规模：首先为一个简单的流程设定目标。随着不断学习和看到一些结果，扩展到更复杂的工作流。
- 让主要利益相关者参与流程：让将会使用自动化工作流的团队成员参与进来。他们的意见有助于创建有效的系统并提高采用率。
- 持续监控和优化自动化工作流：定期检查性能并根据需要进行调整。跟踪诸如节省的时间和用户满意度之类的指标，以完善您的自动化。
- 在自动化与人工监督之间保持平衡：设计的工作流要有人工检查点，特别是对于关键决策。这样可确保自动化会增强而不是取代人类的判断。
工作流自动化软件中应具备的功能
选择合适的工作流自动化软件对于实现预期的好处至关重要。下面是工作流自动化解决方案中应具备的一些基本功能：
易于使用
用户友好的界面和直观的设计可确保员工能够轻松驾驭工具，这样会促进快速采用并加快投资回报。
Jira 的工作流自动化功能在设计时充分考虑到了简单性。这些功能可让团队构建自定义工作流，以反映现实生活中的流程，而没有复杂性。试试 Jira 工作流，亲身体验一下我们用户友好的方法。
集成功能
与现有系统和应用的无缝集成对于确保不同工具和平台之间的数据流顺畅至关重要。它还能抑制数据孤岛，最大限度地实现自动化工作流程。
Jira 强大的自动化引擎可与各种工具（如 Slack、Teams、Figma、GitHub 等）无缝集成，使您的团队能够减少手动任务并扩大运营规模。
自定义和灵活性
根据具体业务需求自定义工作流程的能力至关重要。灵活的工作流程自动化工具可适应您独特的业务需求，确保与战略目标保持一致。
Jira 工作流使团队能够构建自定义工作流，从而减少摩擦并加快交付速度。
可扩展性
工作流程自动化解决方案应能处理随着业务增长而不断增加的工作量。这包括支持多个工作流程、用户和数据，同时不影响性能或可靠性。
Jira 强大的平台能够与您的团队一起成长，随着您不断扩大规模，可满足您的工作流自动化需求。
报告和分析
具有洞察力的报告和分析是衡量工作流效率所不可或缺的。这些功能会强调需要改进的地方，并通过访问实时洞察信息来实现数据驱动型决策。
Jira 提供了全面的报告工具，帮助团队跟踪进度并确定需要优化的地方。
安全性
自动化工具必须具备强大的安全措施，如加密、访问控制和审核日志，以防止未经授权的访问和数据泄露。
Jira 强大的安全措施可确保您的数据在 Atlassian Cloud 环境中始终受到保护。创建并自定义权限，通过可自定义的角色对哪些人员可以访问哪些内容进行精细控制。Jira 还提供了强有力的安全保障（如 IP 允许列表），确保只有来自可信网络的用户才能访问您的实例。
移动设备可访问性
移动设备的可访问性越来越重要。它使员工无论身在何处都能保持工作效率并顺利推进工作流。
Jira 的移动界面专为在移动设备上轻松查看事务以及与事务进行交互而设计。从智能手机访问 Jira 时，系统会为您呈现经过优化的页面版本。
通过移动界面，您可查看事务、评论、附件、事务链接和收藏的筛选器，还能执行一些基本操作，如添加评论、关注事务或为其投票，以及向团队成员分配任务。
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利用 Jira 中的工作流自动化最大限度地提高效率
Jira 的工作流自动化工具可转变您团队的工作方式。无论您是管理产品、领导工程团队，还是开展营销活动，Jira 都能帮助您简化流程并提高工作效率。它简单易用，可与您已经使用的其他工具集成，并与您的团队一起成长。此外，它还会保护您的数据安全，同时让您能够随时随地工作。
准备好减少重复性任务而专注于重要的事情了吗？试试 Jira 工作流，看看 Jira 如何帮助您的团队更聪明地工作，而不是更努力地工作。