Saiba quais são as nove melhores ferramentas de gestão de tarefas

A escolha das ferramentas certas para a gestão de tarefas vai dar apoio às metas gerais da empresa. Antes de selecionar uma ferramenta, revise algumas das funções principais e escolha uma ferramenta que se alinhe às necessidades da equipe.

Os amplos recursos e adaptabilidade do Jira fazem dele a melhor escolha para usuários que querem obter eficiência e um planejamento de recursos mais preciso.

• Hub de gestão de tarefas: o Jira oferece um único hub para todas as tarefas e projetos além de visualizações de alto nível e nível de tarefas. A interface intuitiva oferece transparência e facilita a captura, a organização e a priorização de tarefas e dependências.
• Divisão de tarefas: o Jira divide projetos complexos em tarefas mais fáceis de gerenciar que reduzem a complexidade e tornam os projetos menos intimidantes. O Jira permite um trabalho mais concentrado ao convidar os membros da equipe a se concentrarem em uma tarefa por vez em uma sequência lógica.
• Monitoramento em tempo real e planejamento de recursos: o Jira oferece visibilidade em tempo real do progresso do projeto e da alocação de recursos, criando total transparência. Os gerentes de projeto podem ver fluxos de trabalho, identificar gargalos e usar quadros Kanban para monitorar o progresso.
• Cooperação e troca de informações: por meio de uma única interface, o Jira promove o trabalho em equipe ao permitir a troca de dados, o feedback e o monitoramento do status do projeto.

As abordagens convencionais de brainstorming nem sempre são práticas devido a abordagens desarticuladas e não estruturadas, resultando na incapacidade de capturar ideias importantes. A solução: Jira Product Discovery, um ambiente repleto de funções que aprimora o brainstorming e a criação de ideias.

O Jira Product Discovery oferece:

• Colaboração visual: as equipes podem relacionar conceitos por meio de mapas mentais e mapeamento narrativo do usuário, promovendo um processo de brainstorming dinâmico e envolvente.
• Captura centralizada de ideias: o Jira Product Discovery oferece um repositório central para capturar ideias durante sessões de brainstorming.
• Priorização simplificada: o Jira Product Discovery oferece ferramentas para classificar com eficiência conceitos promissores e convidar equipes a usar a votação conceitual e a classificação de peso para decidir quais ideias merecem investigação e desenvolvimento.
• Integração fácil: o Jira Product Discovery se integra ao ecossistema Jira para criar um fluxo de trabalho contínuo, garantindo que as equipes possam converter ideias em itens do Jira e os resolver na plataforma.
• Alinhamento e transparência totais: a plataforma central do Jira Product Discovery promove a compreensão e a transparência, permitindo que os membros da equipe observem, debatam e participem do processo de ideação.

Os quadros brancos do Confluence oferecem uma tela virtual na qual as equipes podem debater, planejar e compartilhar ideias. Os quadros brancos do Confluence liberam a criatividade por meio de:

• Brainstorming livre: os quadros brancos do Confluence são um ambiente visual livre para que as equipes registrem ideias, esbocem conceitos e organizem os pensamentos.
• Compartilhamento visual de ideias: os quadros brancos permitem que as equipes compartilhem ideias usando imagens, diagramas e mapas mentais, promovendo a compreensão e a comunicação clara entre os estilos de trabalho.
• Colaboração em tempo real: os quadros brancos permitem a colaboração em tempo real, possibilitando sessões dinâmicas de brainstorming e garantindo o alinhamento.
• Fácil integração e acessibilidade: os quadros brancos do Confluence podem ser acessados em qualquer dispositivo. As equipes podem vincular quadros brancos a páginas do Confluence, documentos e itens do Jira para criar uma visão holística do projeto.

O Jira ajuda os usuários a gerenciar projetos e garante a conclusão efetiva das tarefas por meio de:

• Atribuição de tarefas: o template de rastreamento de tarefas do Jira permite que os usuários definam tarefas com precisão e inclui campos personalizados, anexos e descrições. Os gerentes de projeto podem designar tarefas para garantir que cada membro da equipe entenda as responsabilidades.
• Gestão de prazos: o Jira define com clareza os prazos, criando um cronograma visível para garantir a prestação de contas.
• Acompanhamento do progresso: os membros da equipe podem registrar as horas de trabalho, atualizar o status das tarefas e fazer comentários sobre elas. Esses recursos ajudam os gerentes a monitorar o status do projeto, identificar atrasos e encontrar as soluções necessárias.
• Quadros Kanban: os quadros Kanban do Jira visualizam os fluxos de trabalho do projeto. Os usuários podem visualizar o progresso do projeto arrastando e soltando tarefas entre as fases, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
• Relatórios e dados de análise: o Jira oferece funções abrangentes de dados de análise e geração de relatórios que permitem que os gerentes de projeto criem relatórios para monitorar métricas, como taxas de conclusão de tarefas e prazos de ciclo.

O Confluence é uma solução abrangente para documentação, compartilhamento de conhecimento e colaboração em equipe com acesso universal em toda a empresa.

O Confluence capacita as equipes por meio do seguinte:

• Um repositório de conhecimento centralizado: de planos de projetos e anotações de reuniões a manuais de usuário e artigos da base de conhecimento, o Confluence é uma fonte única e acessível de verdade para gerenciar e prover informações essenciais para toda a equipe.
• Criação colaborativa de conteúdo: o Confluence promove a comunicação colaborativa e a criação de conteúdo por meio de edição, comentários e controle de versão em tempo real.
• Formatação e organização aprimoradas do conteúdo: o Confluence oferece um editor de texto rico para que os usuários possam formatar com facilidade o conteúdo, incluindo imagens, tabelas e elementos multimídia.
• Integração perfeita com o Jira: as equipes podem criar um ecossistema conectado vinculando as páginas do Confluence direto aos itens e projetos do Jira.
• Acessibilidade e funcionalidade de pesquisa: o Confluence oferece uma interface amigável (acessível de qualquer dispositivo) e uma poderosa função de pesquisa para que os usuários possam encontrar informações na plataforma.

O Loom preenche a lacuna de comunicação em uma força de trabalho descentralizada. Os usuários podem gravar e compartilhar mensagens curtas de vídeo, proporcionando uma comunicação envolvente e diferenciada.

O Loom oferece:

• Gravação fácil de tela e webcam: os usuários podem gravar a tela e o vídeo da webcam enquanto compartilham o contexto visual e de voz.
• Compartilhamento de vídeo sem atritos: após a gravação, o Loom faz um upload automático do vídeo no site e gera um link para compartilhamento por e-mail ou mensagem de texto.
• Comunicação assíncrona: as equipes podem assistir ao vídeo sob demanda, eliminando a necessidade de reuniões sincronizadas.
• Contexto e clareza aprimorados: o Loom permite que os usuários utilizem expressões faciais, gestos e gravações de tela para fornecer mais contexto e clareza.
• Maior engajamento e retenção: as mensagens de vídeo do Loom capturam e prendem a atenção dos espectadores, melhorando a absorção de informações e garantindo uma comunicação eficaz.

O Jira Align oferece um conjunto abrangente de funções que capacita as equipes a otimizar o planejamento ágil em escala empresarial, ajudando a transformar objetivos estratégicos em iniciativas acionáveis para uma entrega eficaz em equipes multifuncionais.

O Jira Align lida com as complexidades do planejamento ágil empresarial por meio de:

Alinhamento estratégico: o Jira Align permite que as empresas definam temas e objetivos estratégicos, que podem ser transferidos em cascata para níveis mais baixos, garantindo o alinhamento e promovendo a compreensão de como os indivíduos contribuem para essa visão.

Gerenciamento de portfólio: o Jira Align prioriza portfólios, aloca recursos e gerencia riscos para capacitar a liderança a tomar decisões bem embasadas sobre alocação de recursos, obstáculos e alinhamento com prioridades estratégicas.

Visibilidade e monitoramento: os quadros de programas do Jira Align oferecem uma visão geral de alto nível da integridade, do progresso e das dependências do programa. Essa transparência permite que os líderes acompanhem o desempenho, identifiquem gargalos e garantam resultados.

Colaboração entre equipes: o Jira Align fornece uma plataforma unificada para compartilhar informações, monitorar dependências e sincronizar esforços.

Integração com o Jira: o Jira Align se integra ao Jira, criando um fluxo contínuo de informações entre os planos estratégicos e a execução diária.

O Jira é a solução que habilita as equipes a gerenciarem tarefas com clareza e eficiência.

Ele vai além das listas de tarefas e permite que as equipes dividam grandes projetos em itens gerenciáveis. Os gerentes de projetos podem incluir detalhes minuciosos sobre cada item e atribuir, rastrear e vincular esses detalhes às dependências. Com essa abordagem, todos entendem cada função e contribuem para o panorama geral.

Os cronogramas e roteiros avançados do Jira dão clareza ao progresso e às dependências, apresentando a visão e como o trabalho se alinha entre as equipes para promover a colaboração e garantir o progresso.

Mas o Jira se destaca na versatilidade. Ele se integra a milhares de aplicativos de terceiros, permitindo que as equipes condensem informações e criem uma visão holística da alocação de recursos de projetos ou tarefas.

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Ao avaliar ferramentas de gerenciamento de tarefas, considere as funções que aprimoram a organização, como priorização e detalhamento de tarefas. Procure recursos de colaboração que ofereçam suporte à comunicação em equipe e ao compartilhamento de arquivos. Além disso, busque funções personalizadas de fluxo de trabalho que se integrem às ferramentas existentes para agilizar os processos. Por fim, uma interface de fácil uso garante uma adoção tranquila e remove as barreiras de entrada dos membros da equipe, não importa quais sejam suas competências técnicas.

Escolher a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas envolve entender de forma clara as necessidades da equipe. Comece avaliando a complexidade do projeto, o tamanho da equipe e a funcionalidade desejada. Avalie as opções considerando a escalabilidade para acomodar o crescimento futuro e uma interface fácil de usar para que a equipe não tenha problemas na adoção. Priorize funções como recursos de colaboração e integração que garantem um fluxo de trabalho sem transtornos.

No Jira, os membros da equipe podem criar e atribuir tarefas (conhecidas como “itens”) com descrições detalhadas. A configuração de tarefas inclui a definição de prazos, e as equipes podem aproveitar as funções de acompanhamento do progresso para monitorar o status de cada tarefa. Os quadros Kanban mostram o fluxo de trabalho, permitindo que os usuários arrastem e soltem tarefas em estágios do projeto como “Pendente” e “Concluído”. Os recursos de comentários e anexos promovem a colaboração e mantêm a equipe informada.