Création de contenu collaborative
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Le concept traditionnel de « salle de rédaction » créative réunit tout le monde autour d'une table de conférence. Mais l'environnement de travail actuel implique souvent que vous ne pouvez pas être dans la même pièce autour d'une même cafetière.
Et parfois, cela peut mettre un frein à la créativité. L'une des raisons pour lesquelles la méthode de création de contenu dite de la « salle de rédaction » fonctionne, c'est qu'elle permet de lancer les idées les unes après les autres. C'est ce qu'on appelle la créativité par tâtonnements : vous proposez un maximum d'idées pour voir ce qui fonctionne.
Robert McKim, professeur à Stanford, a la réputation d'avoir coaché « d'innombrables innovations et innovateurs dans le monde », selon la Harvard Business Review. Son secret ? Chaque fois que quelqu'un lui demandait du feedback sur une nouvelle idée, il répondait : « Proposez-moi trois idées ». Pour lui, la créativité était une question de chiffres. Au final, si vous formulez suffisamment de suggestions, certaines seront bonnes. La « création de contenu » consiste à trouver le meilleur actif : le meilleur billet de blog, le meilleur e-book, la meilleure image macro et bien plus encore. Et cela demande beaucoup de travail.
Votre objectif devrait donc être de proposer un logiciel capable d'intégrer une version numérique de cette « salle de rédaction » à des collaborateurs distants. Et c'est là que Confluence entre en jeu.
Modifier des pages avec plusieurs utilisateurs
C'est ce que l'on appelle l'édition collaborative. Lorsque votre équipe crée une page Confluence (ou un billet de blog), vous pouvez désigner un utilisateur pour structurer le contenu de la page. Ensuite, toute l'équipe peut intervenir, un peu comme dans une salle de rédaction où des modifications sont apportées à un nouveau script.
Voici comment Confluence facilite l'édition de documents :
- Édition simultanée. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier une page simultanément. Les changements apportés lors de l'édition apparaîtront en temps réel. Cela vous aide à produire une série de révisions pour un rédacteur, afin de réduire la confusion tout en permettant à chacun d'avoir son mot à dire.
- Brouillons partagés. Le modèle de brouillon partagé garantit que tout le monde voit la même page, ce qui permet de filtrer chaque modification et chaque note dans le même fichier.
- Versions de brouillon. Même grâce à l'édition en temps réel, vous pouvez toujours revenir à la version précédente du document si vous le souhaitez. Après tout, toutes les modifications n'amélioreront pas forcément le contenu. Le fait de sélectionner le brouillon approprié vous aide à choisir la meilleure version résultant de votre collaboration.
Une véritable collaboration créative est également un avantage pour votre équipe. Selon la Harvard Business Review, une collaboration créative améliore même les relations sur le lieu de travail. Donner à votre équipe les moyens de modifier le travail de manière collaborative, dans un même espace, lui fournit une plateforme propice à l'amélioration de sa créativité collective.
Laisser des commentaires pour obtenir du feedback et des suggestions
L'avantage d'un environnement créatif live, comme une « salle de rédaction », c'est que tout le monde peut intervenir. Tout le monde peut donner son avis tant que c'est à son tour de parler. La version numérique de cette expérience : les commentaires et les suggestions.
Commentaires contextuels : avec les commentaires contextuels, vous pouvez sélectionner du texte et cliquer sur « commenter » pour indiquer une suggestion précise qui n'est peut-être pas pertinente pour l'ensemble de l'article.
Commentaires au niveau de la page : ces commentaires se trouvent en bas de page, ce qui vous permet de faire des suggestions et des critiques générales sans étoffer le texte.
Et comme ces commentaires peuvent contenir leurs propres réponses, vous créez des fils de conversation uniques sur des sujets à la fois généraux et détaillés. Vous pouvez suivre les discussions générales jusqu'au commentaire d'origine sans perdre de vue les suggestions individuelles.
Notifications en cas de nouveaux changements ou commentaires
Jusqu'ici, tout va bien. Confluence peut réunir les utilisateurs de différents fuseaux horaires, comme s'ils se trouvaient dans la même pièce et travaillaient sur la même feuille de papier. C'est génial pour la collaboration en temps réel. Mais selon Buffer, 62 % des entreprises ont des employés qui travaillent dans plusieurs fuseaux horaires. Il va être difficile de mettre en place une équipe de création de contenu si tous ses membres ne peuvent pas travailler en même temps…
Sauf si vous disposez d'outils pour connecter les membres de votre équipe.
C'est là que les notifications sont utiles. Dans Confluence, les nouveaux changements de page ou les nouvelles mentions « @ » qui préviennent des utilisateurs spécifiques déclencheront l'envoi de notifications au membre de l'équipe concerné.
Le souci avec les notifications, c'est qu'elles peuvent rapidement entraîner une avalanche d'e-mails dans votre boîte de réception. Heureusement, vous pouvez configurer les notifications par e-mail selon des paramètres spécifiques à chaque projet. Les utilisateurs qui n'ont pas besoin d'en savoir plus sur un projet en particulier peuvent désactiver les notifications. Ils peuvent également activer toutes les notifications relatives à un autre projet afin de se concentrer sur tout changement apporté aux documents.
Correctement paramétrée, la configuration de vos e-mails peut être essentielle pour permettre à toute une équipe de participer à la création de contenu. Mais mieux encore, vous pouvez aider chaque membre de l'équipe à utiliser Confluence sans que sa boîte de réception soit inondée de distractions.
L'IA au service de la créativité : comment promouvoir du contenu créatif de manière constante
Créativité. C'est un mot que beaucoup de gens utilisent, mais que peu d'entreprises savent systématiser. Nous avons tendance à penser que la créativité est une muse qui nous rend visite de temps en temps quand nous avons de la chance.
La vérité sur la créativité, c'est que vous pouvez en faire une habitude. Selon McKinsey, il existe même un lien entre la créativité et les performances financières. Selon le score de créativité de McKinsey, le quartile le plus créatif des entreprises avait 70 % de chances d'obtenir des performances financières supérieures à la moyenne.
La question est de savoir comment maintenir une créativité constante. Atlassian Intelligence (AI) peut complètement changer vos méthodes de travail. Songez aux possibilités suivantes :
Utilisez l'IA pour modifier le ton de vos descriptions, de vos commentaires et de vos réponses afin d'améliorer votre communication
Brainstormez des mises à jour du contenu en utilisant des instructions personnalisées, notamment des user stories, des cas limites, du contenu ou même des résumés pour les contenus trop longs à lire
Faites confiance à AI pour améliorer la concision et la lisibilité de vos écrits. Il peut résumer votre contenu le plus long et adapter votre grammaire à votre public
Générez des réponses aux questions les plus fréquentes en fonction des informations déjà présentes dans votre base de connaissances
Atlassian Intelligence peut travailler dans le « langage » et le contexte uniques de votre organisation, ce qui accélère la rapidité avec laquelle le travail peut être réalisé. Il ne remplace pas votre contenu, mais il transforme plutôt les notes et les exercices de réflexion bruts en pages de stratégie utiles pour créer un contenu plus efficace. Et avec AI à vos côtés, vous pouvez créer ce contenu plus rapidement.
Des fonctionnalités collaboratives pour améliorer votre processus de révision
Le meilleur moyen de faire preuve de créativité pour chaque billet est de veiller à ce que chaque brouillon soit révisé par les bonnes personnes. Utilisez de simples mentions pour impliquer vos meilleurs rédacteurs afin qu'ils puissent réviser le contenu. Demandez à un autre rédacteur de donner son point de vue. Honnêtement, c'est à vous de décider, Confluence se contente de vous fournir les outils nécessaires pour faciliter la collaboration en équipe.
Voici quelques moyens par lesquels Confluence peut étendre votre processus de révision :
- Utilisez Confluence pour travailler en temps réel (pour l'expérience de la rédaction) ou en mode asynchrone pour répondre aux besoins de personnes dans différents emplacements
- Recueillez facilement le feedback de l'ensemble de l'équipe sur des actifs spécifiques grâce aux commentaires contextuels et en mentionnant des utilisateurs
- Suivez toutes les décisions prises par votre équipe grâce à un « rapport de décisions » dans Confluence
- Activez des alertes pour que les nouveaux changements et les révisions soient automatiquement communiqués à votre équipe afin qu'elle les passe en revue
Enfin, Confluence vous aidera à simplifier vos révisions. La créativité se manifeste parfois lors d'un processus de révision approfondi. Mais peut-être que votre nouveau contenu était parfait avant la quatrième série de modifications, et que c'est cette version que vous préférez. Vous pouvez simplifier l'historique des pages en un clic, et Confluence inclura une indication de couleur pour indiquer quelles lignes ont été ajoutées, quelles mises en forme ont été modifiées et quelles lignes ont été supprimées. Ainsi, vous pouvez voir les modifications apportées à chaque version en un coup d'œil.
Forger une équipe de contenu connectée
La collaboration est essentielle pour véritablement laisser libre cours à la créativité. Elle crée un mécanisme de feedback autonome. L'utilisation des fonctionnalités de Confluence, telles que la collaboration documentaire en temps réel et la séparation des idées intégrées et globales, améliore la collaboration entre les utilisateurs. Elle permet à chaque utilisateur de se sentir plus proche du résultat final du travail.
Chaque contenu publié reflète votre entreprise, votre marque. Et s'il est vrai qu'aucun contenu ne sera parfait, de bonnes habitudes de collaboration créative peuvent contribuer à établir une réputation de qualité auprès de tous ceux qui lisent votre travail. Si vous pouvez créer une « salle de rédaction » efficace avec Confluence, le reste coulera de source.
