Mettez les équipes à l'échelle grâce à Confluence

Définissez des attentes claires (et spécifiques) en matière d'intégration à l'aide des fonctionnalités Confluence

Dans cette enquête du SHRM, 23 % ont indiqué que des directives claires, y compris concernant leurs devoirs et responsabilités spécifiques, auraient pu empêcher un départ précipité. Bien qu'un document d'intégration universel soit utile pour apprendre les bases, une ressource spécifique au poste est bien plus utile pour entrer dans les détails de chaque fonction. Chaque employé doit connaître ses responsabilités uniques au sein de l'organisation.

Vous pouvez y parvenir en configurant différents éléments de page dans Confluence en fonction des rôles des employés. Par exemple :

• Créez des « éléments d'action » que les employés peuvent cocher au fur et à mesure qu'ils les terminent, ce qui leur donne une liste de choses à faire. Vous pourriez par exemple aider un employé à configurer ses avantages sociaux avant certaines dates.
• Dans Confluence, créez des tableaux individuels. Ces tableaux peuvent inclure les attentes en matière d'intégration des employés après 30 jours, 60 jours, 90 jours, ou une combinaison de ces échéances.

• Dans vos principaux documents d'intégration, créez des liens vers des documents de projet spécifiques afin que les employés soient immédiatement informés des projets auxquels ils sont censés participer.

Simultanément, vous pouvez créer des pages d'équipe individuelles pour aider à définir des rôles uniques dans le contexte de votre entreprise. Vous souhaitez que les RH précisent certaines tâches, responsabilités et attentes spécifiques pour chaque membre de l'équipe ? Utilisez les restrictions de page pour limiter les modifications à ces personnes. Ainsi, chaque nouvel employé disposera du contexte dont il a besoin, directement fourni par les équipes et personnes qui connaissent le mieux son rôle.

Étendez votre processus d'intégration à l'aide de modèles

Si vous lisez la section ci-dessus, vous levez peut-être déjà les yeux au ciel :

Une nouvelle page pour chaque employé ? C'est du travail qui va s'accumuler. Mon service dispose de nombreux rôles. Par exemple, un service marketing peut inclure jusqu'à 20 rôles différents, et créer des supports d'intégration pour chacun d'entre eux prendrait beaucoup de temps. Mais avec l'utilisation des modèles Confluence, la quantité de travail est réduite. Utilisez des modèles Confluence pour élaborer des plans d'intégration et des ressources de formation cohérents pour les nouveaux membres de votre équipe. Renseignez ces modèles avec toutes les informations essentielles dont ils auront besoin, notamment :

• D�tails du projet
• Directives en matière de marketing/branding
• Coordonnées afin qu'ils puissent contacter les collaborateurs clés pour obtenir de l'aide

• Manuels de l'employé intégrés automatiquement

Avec Confluence, vous pouvez créer une nouvelle page à partir d'un modèle RH prédéfini. Créer une nouvelle page spécifique pour une nouvelle recrue ? Confluence peut renseigner automatiquement les informations des manuels de l'employé et la présentation de l'entreprise sans travail supplémentaire.

Utilisez les commentaires contextuels pour tenir les nouveaux employés informés

À un moment donné, vous rencontrerez des difficultés. Peu importe la quantité d'informations qu'un employé absorbe, peu importe à quel point il s'efforce de consulter votre documentation existante, il devra procéder à quelques ajustements avant d'être complètement intégré aux projets de votre équipe.

Mais ce n'est pas un problème. Confluence propose des fonctionnalités de collaboration contextuelle, comme les mentions « @ » (p. ex., @sébastien) pour les commentaires spécifiques aux utilisateurs et les commentaires sur les pages, qui permettent à tout le monde de rester aligné lors de la résolution des problèmes. Les nouveaux employés peuvent commenter des pages pour poser des questions. Vous pouvez également faire appel à un représentant des ressources humaines pour aider un employé à trouver le rythme.

Par exemple, si un nouvel employé rejoint un espace d'équipe pour la première fois, il peut utiliser les commentaires contextuels pour adresser des questions spécifiques aux employés susceptibles d'avoir les réponses. Cela permet d'éviter l'encombrement et les commentaires visibles par tout le monde, de sorte que votre espace d'équipe continue à fonctionner correctement, même pendant qu'un nouvel employé prend ses marques.

Séparez les données d'intégration de vos employés du reste de vos projets

Confluence propose des fonctionnalités d'étiquetage des rubriques pour aider à délimiter les différents types de contenu. Cela facilite également la recherche dans les documents et les communications des employés. Supposons par exemple qu'un nouveau membre de l'équipe doive consulter sa documentation d'intégration. Dans ce cas, il peut d'abord effectuer une recherche par le biais du tag intégration, ce qui dissociera ces informations de celles relatives aux projets existants.

En fait, vous pouvez utiliser des tags pour toutes sortes de raisons. Par exemple, vous pouvez désigner des avantages, des informations sur les vacances et des exigences applicables aux employés sous le tag « Politiques de l'entreprise », ce qui permet aux nouveaux employés de s'y retrouver plus facilement.

Vous pouvez également utiliser des tags pour clarifier les objectifs des projets pour les nouveaux membres de l'équipe. Identifiez les objectifs de votre équipe et de vos projets, ainsi que les pages pertinentes qui les soutiennent, et veillez à faire la distinction entre les descriptifs de projet généraux et la documentation. Vous fournirez aux nouveaux employés une feuille de route plus claire pour se lancer.

Donnez à vos employés le sentiment de faire partie de l'équipe

Fait pas si drôle : les employés désengagés sont presque deux fois plus nombreux que les employés engagés. Et l'engagement est souvent le résultat d'un travail d'équipe. Plus les employés se sentent rapidement considérés comme des membres appréciés de l'équipe et contribuent régulièrement, plus ils ont de chances de se sentir engagés au travail.

Comme le note la Harvard Business Review: « Des recherches ont montré que les employés qui entretiennent des liens étroits au travail sont plus productifs, créatifs et collaboratifs. »

Comment utiliser un logiciel tel que Confluence pour favoriser ce travail d'équipe ? La réponse est simple : utilisez au maximum vos fonctionnalités de communication. Vous pouvez utiliser Confluence et Trello ensemble pour l'intégration, par exemple. Les membres de l'équipe peuvent bloguer ensemble ou utiliser des émoticônes pour exprimer leur personnalité. Cela contribue à créer un esprit de collaboration au lieu de donner l'impression de cocher des cases. (Idéalement, avec Confluence et Trello, vous ferez les deux en même temps.)

Provide communication training

Une base de connaissances Confluence peut être intégrée à un ou plusieurs espaces : vous créerez des pages au sein d'un espace d'équipe ou de projet. Au fil du temps, vous pourrez en faire une base de connaissances sur l'équipe ou l'organisation au service de nombreux employés. C'est à vous de choisir le type d'espace à utiliser. Une base de connaissances pour l'intégration peut être comme un manuel pour les nouveaux employés : elle leur fournit toutes les informations nécessaires et les tâches à accomplir lors de leur intégration. Un espace d'équipe peut être l'espace partagé qu'un nouvel employé rejoint pour se familiariser avec les objectifs et les projets de son équipe.

Encourage open and honest feedback

Une base de connaissances Confluence peut être intégrée à un ou plusieurs espaces : vous créerez des pages au sein d'un espace d'équipe ou de projet. Au fil du temps, vous pourrez en faire une base de connaissances sur l'équipe ou l'organisation au service de nombreux employés. C'est à vous de choisir le type d'espace à utiliser. Une base de connaissances pour l'intégration peut être comme un manuel pour les nouveaux employés : elle leur fournit toutes les informations nécessaires et les tâches à accomplir lors de leur intégration. Un espace d'équipe peut être l'espace partagé qu'un nouvel employé rejoint pour se familiariser avec les objectifs et les projets de son équipe.