What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Étapes pour créer une ébauche de proposition de projet

Maintenant que vous avez une structure utilisable, vous pouvez commencer à rédiger votre ébauche. Voici un résumé des étapes critiques.

Mener des recherches préliminaires

Commencez par faire des recherches sur votre public, ses principaux objectifs et ses préoccupations, et sur la façon dont le projet que vous proposez peut s'aligner au mieux. Recueillez des informations par le biais d'enquêtes, d'entretiens et de conversations informelles afin de définir la structure et le contenu de votre ébauche de proposition.

Prenez des notes et enregistrez les conversations dans la mesure du possible. Cela vous permettra de recueillir toutes les informations précieuses révélées par vos recherches.

Structurer l'ébauche

Structurez votre ébauche en utilisant vos recherches principales et la liste des composants ci-dessus. Organisez les informations de manière logique, et créez des titres et des sous-titres pour chaque section afin d'améliorer la lisibilité. Concentrez-vous sur la présentation claire et concise de votre ébauche de proposition de projet.

Rédiger l'ébauche de la proposition

Une fois que vous avez mis en place une structure, commencez à écrire. Rédigez chaque section dans un langage clair et professionnel en y incorporant des termes familiers ou essentiels pour votre public principal, le cas échéant.

Vérifiez et révisez chaque section de votre ébauche pour un maximum de précision et d'exhaustivité. Si le temps et les circonstances le permettent, essayez de demander à au moins un ou deux membres de votre public principal de revoir et de commenter votre ébauche avant d'élaborer et de partager votre version finale.

Bonnes pratiques pour créer des ébauches de proposition

Lorsque vous créez une ébauche de proposition de projet, il est essentiel de faire en sorte que votre travail soit concis, ciblé et aligné sur vos buts et objectifs (et ceux de votre public principal). Utilisez un langage familier et confortable, et incluez des données justificatives crédibles dans le corps de votre ébauche ou en annexe. Utilisez une mise en forme et des polices cohérentes pour éviter les perturbations visuelles et concentrer l'expérience de vos lecteurs sur le contenu de votre ébauche.

Créez des ébauches de proposition de projet efficaces grâce à Confluence

Un logiciel adapté peut faciliter et accélérer l'ensemble de votre processus de création de propositions de projet, y compris la révision et la modification collaboratives. C'est là que Confluence fait la différence.

Confluence réunit tout le monde dans un espace de travail connecté pour faire avancer les projets. Les équipes peuvent créer, modifier et partager des plans de projet, permettant à tous les participants d'être sur la même longueur d'onde. Les projets, propositions et ébauches peuvent inclure plusieurs types d'informations, notamment des éléments d'action, des personnes assignées, des dates, des tableaux, et bien plus encore.

Confluence propose une gamme de modèles disponibles, y compris un modèle de proposition de projet, pour vous aider à vous lancer rapidement et efficacement. Explorez le modèle d'affiche de projet dans Confluence et utilisez Confluence pour rédiger gratuitement votre ébauche de proposition de projet.

Ébauche de proposition : questions fréquemment posées

Pourquoi l'ébauche d'une proposition est-elle importante ?

Une ébauche de proposition de projet vous aide à organiser vos idées et à couvrir tous les points critiques. Cela optimise également le processus de rédaction, et vous permet de communiquer clairement les objectifs et la méthodologie de la proposition aux réviseurs et aux parties prenantes. Une ébauche de proposition de projet solide peut être bénéfique à toutes les phases de gestion de projet, y compris la planification du projet.

Pouvez-vous utiliser la même ébauche pour différents types de propositions ?

Vous pouvez utiliser la même structure de base pour les différents types de propositions. Adaptez l'ébauche au contexte et aux objectifs spécifiques de chaque proposition, ainsi qu'aux besoins et aux attentes de votre public principal et des parties prenantes. Les recherches primaires peuvent vous aider à sélectionner le type et la structure de proposition les plus adaptés à votre ébauche spécifique.

Quelles erreurs courantes devez-vous éviter lorsque vous créez une ébauche de proposition ?

Parmi les erreurs courantes à éviter lors de la création d'une ébauche de proposition, citons la surcharge d'informations, les instructions floues ou le manque de précision. Citons également l'absence de prise en compte des besoins et des attentes de votre public principal, le manque de cohésion et la mauvaise circulation de l'information.

Tenez-vous-en strictement à une structure bien conçue, telle que celle décrite dans cet article, pour éviter ces pièges et d'autres encore. Sollicitez les avis et les commentaires de certains membres du public et de certaines parties prenantes lors de l'élaboration de votre ébauche pour faire en sorte que votre version finale trouve un écho auprès de votre public et le convainque de manière positive.