Comment simplifier la planification des ressources dans les projets
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Un calendrier des ressources approprié permet à votre équipe de fonctionner correctement. Lorsque les ressources sont correctement allouées, les projets se terminent à temps et la productivité augmente.
En matière de gestion de projet, la planification des ressources peut être un défi, en particulier pour les chefs de projet. Pour ceux qui ont de grandes équipes et de multiples flux de travail, il est facile de mal gérer les ressources de l'entreprise. Vous devez associer ressources et projets sans provoquer de conflits. Il suffit d'une surprise pour mettre vos plans à mal.
Cet article définira la planification des ressources et son importance dans la gestion de projet, et évoquera les défis courants qui y sont associés.
Utilisez le modèle gratuit de calendrier de projet de Jira pour améliorer la planification de vos ressources.
La planification des ressources, qu'est-ce que c'est ?
La planification des ressources alloue des ressources à des tâches et à des projets spécifiques dans un délai défini. Selon le secteur d'activité, vos ressources peuvent inclure des membres de l'équipe, des équipements et des installations.
Tout le monde a accès au calendrier des ressources, qui décrit les engagements temporels et les responsabilités tout au long du cycle de vie du projet afin d'éviter toute confusion.
Pour la plupart des équipes, la planification des ressources implique de répondre à trois questions :
- Quelles sont les ressources nécessaires pour ce projet ?
- Quand ces ressources sont-elles nécessaires ?
- Ces ressources sont-elles disponibles ?
Répondre à ces questions permet à tout le monde de rester sur la bonne voie et d'éviter les retards.
Importance de la planification des ressources en gestion de projet
Sans calendrier des ressources, il est encore plus difficile de rester au fait de l'évolution des priorités. La planification des ressources permet aux gens de travailler lorsque les ressources sont limitées et que les délais sont serrés.
Voici pourquoi la planification des ressources est importante :
Améliore l'efficacité des collaborateurs
Il existe plusieurs moyens de compromettre l'efficacité d'un projet, qu'il s'agisse d'affecter les mauvaises ressources ou de déléguer des tâches trop tard. La planification des ressources permet aux responsables de voir le périmètre complet du projet et les besoins de chaque projet.
Imaginez que vous avez besoin d'un développeur senior pour travailler sur l'app de l'entreprise, mais que vous ne planifiez les ressources. Vous oubliez peut-être que le développeur doit collaborer avec l'équipe financière jusqu'à ce qu'il soit trop tard, ce qui vous obligera à modifier le calendrier du projet.
Avec la planification des ressources, vous assignez toutes les ressources et les tâches pendant la phase de planification du projet. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier de résoudre les conflits de ressources.
Empêche la surallocation des ressources
Supposons qu'un développeur senior travaille sur une nouvelle app. Travaille-t-il également sur le nouveau site web ? Qu'en est-il du chatbot que la direction souhaite lancer en même temps ? Si le processus de prise de décision ne tient compte que de la disponibilité du développeur, vous risquez de le surcharger.
La gestion des ressources vous permet de répartir le travail de manière uniforme pour éviter le burnout. Vous saurez si quelqu'un en fait trop ou a besoin de plus de travail.
Empêcher la surallocation est financièrement logique. Si votre calendrier des ressources est erroné ou inexistant, il est normal d'assigner trop de ressources à un projet. Les ressources supplémentaires s'ajoutent à la facture finale et limitent la capacité de l'équipe à faire autre chose.
Un logiciel de planification des ressources permet de mettre fin à la surallocation. Cependant, il peut y avoir une période d'apprentissage. Évaluez la productivité moyenne de votre équipe pour garantir une répartition équitable des tâches.
Améliorer les calendriers et la livraison des projets
Un projet type peut comporter plusieurs dates d'échéance. Pour introduire une nouvelle fonctionnalité sur votre site web, prévoyez des vérifications de la conception, des tests utilisateurs et une révision du budget.
Si vous n'utilisez pas d'outils de gestion des ressources, vous risquez d'avoir du mal à vous y retrouver. Une surallocation, des dépendances entre les tâches passées inaperçues et d'autres facteurs peuvent vous faire manquer une échéance.
La planification des ressources permet de présenter à l'équipe l'ensemble de vos actifs et projets et de créer un calendrier raisonnable pour le projet. Il n'est peut-être pas utile de passer des heures à perfectionner la conception de votre site web si cela repousse d'autres projets.
L'amélioration des calendriers améliore également la réalisation des projets. Tout le monde est satisfait lorsque les projets sont réalisés dans les délais et respectent les principaux paramètres.
Garantir une utilisation optimale des ressources
La planification des ressources montre comment votre équipe utilise ses ressources. Certains membres de votre équipe restent-ils inactifs parce que leurs projets ne suffisent pas à occuper leur journée de travail ? Les membres de l'équipe travaillent-ils au-delà de leurs capacités ?
L'utilisation des ressources est optimale lorsque vous en tirez le maximum de productivité avec un minimum de gaspillage. Il est presque impossible de trouver cet équilibre manuellement.
Sans planification des ressources, vous ne disposez pas d'une vue d'ensemble des ressources et de leur disponibilité. Il devient difficile de reconnaître les ressources sous-utilisées ou surutilisées, et vous risquez d'avoir du mal à attribuer les rôles de manière efficace.
La planification des ressources présente les tâches de chaque membre de l'équipe en temps réel, ce qui vous permet de vous adapter rapidement en cas de problème. Par exemple, vous pouvez réaffecter une tâche à une personne disposant de plus de temps et de compétences ou rééquilibrer les capacités de votre équipe.
Défis courants en matière de planification des ressources
Dans un monde idéal, la planification des ressources se déroulerait sans accroc. Les calendriers se mettraient en place sans trop de difficultés et les ressources seraient toujours disponibles.
Les équipes sont souvent confrontées aux contraintes des projets, à des périmètres différents et à des intérêts divergents. Par exemple, l'équipe chargée du contenu souhaite faire appel à votre nouveau freelance pour créer des blogs sur le site web, tandis que l'équipe chargée de la publicité estime que le nouveau contenu publicitaire doit passer en premier.
L'établissement de priorités est un élément essentiel de la planification des ressources. Voici quatre défis courants que vous pourriez rencontrer :
Conflits de ressources et surallocation
La surallocation peut être le principal problème de votre équipe. Une planification simple des ressources permet généralement d'éviter les cas extrêmes de surallocation. Cependant, le problème est plus persistant qu'il n'y paraît.
Supposons que vous confiez à une personne trois tâches simultanées, chacune occupant un tiers de sa journée de travail. Cela ne laisse pas beaucoup de marge de manœuvre. Si l'un des projets prend du retard, les autres en prendront aussi, laissant le travailleur stressé et dans l'obligation de se démener pour obtenir des résultats. L'équipe est maintenant confrontée à un conflit de ressources.
Vous ne pourrez peut-être pas éradiquer les problèmes de surallocation en planifiant les ressources, mais vous pourrez les limiter. Mettez en place un plan de gestion des ressources et suivez les mises à jour.
Gestion de la disponibilité et des compétences des ressources
La planification des ressources facilite l'attribution des tâches, mais que se passe-t-il s'il n'y a personne de disponible ?
Vous aurez peut-être du mal à trouver les informations nécessaires si vous vous contentez de feuilles de calcul et de tableaux blancs. Une vue d'ensemble des personnes travaillant sur un projet particulier n'est d'aucune aide lorsque vous recherchez des compétences ou des disponibilités spécifiques.
Grâce à un logiciel tel que Jira et ses outils de gestion des ressources, vous pouvez suivre le calendrier et les compétences de chaque membre de l'équipe. Ce logiciel vous permet de repérer les goulots d'étranglement potentiels avant qu'ils ne se multiplient et d'utiliser des tactiques telles que le nivellement des ressources.
Le nivellement des ressources consiste à décaler les dates d'échéance des tâches pour tenir compte des ressources limitées. Par exemple, si un concepteur doit travailler sur deux campagnes publicitaires, vous pouvez allonger le calendrier du projet au lieu d'engager un autre concepteur.
Gestion des changements et des incertitudes
La planification des ressources aide votre équipe de gestion de projet à réagir aux changements, mais elle peut s'avérer insuffisante si le calendrier est limité.
Il se peut que vous gagniez un nouveau client ou qu'un membre de l'équipe parte pour un congé maternité. Comment l'intégrer si le calendrier est chargé et que vous ne disposez pas de ressources supplémentaires ?
Trois solutions s'offrent à vous : suspendre un projet, retarder les dates limites ou engager de l'aide supplémentaire.
L'utilisation d'un logiciel rend les changements plus faciles à gérer. Avec Jira, vous recevez des notifications de changement automatiques et vous avez plus de temps pour déterminer ce qu'il faut faire.
Conciliation de plusieurs projets et priorités
Chaque membre de votre équipe a des projets et des priorités. Planifier correctement les ressources permet d'atténuer les difficultés, mais ce n'est pas la seule solution. Vous risquez de négliger les motivations individuelles. Une communication régulière avec votre équipe est essentielle.
Demandez des mises à jour sur les projets et restez ouvert aux critiques.
Même si les objectifs des membres de l'équipe sont identiques, vous devez toujours concilier plusieurs projets. La planification des ressources ne vous permet pas de déterminer les priorités. Prenez du recul et réfléchissez de manière critique à l'objectif de chaque projet.
Donner la priorité à la planification des ressources dans la gestion de projet avec Jira
De nombreuses pièces mobiles s'assemblent pour faire fonctionner la gestion de projet. Un plan de planification des ressources parfait en fait partie. Le tableau Kanban de Jira permet d'équilibrer les responsabilités de l'équipe et de livrer les projets dans les délais. Avec Jira, vous pouvez facilement attribuer des tâches à la bonne personne. Les Tableaux Jira offrent une visibilité en temps réel de la capacité de l'équipe et assurent le suivi de chaque problème.
Grâce à des fonctionnalités telles que les tableaux multiprojets et les analyses Jira, Jira peut alléger vos responsabilités. Laissez Jira analyser les détails du projet et proposer des idées en fonction du type de problème et des performances des sprints précédents. En cas de problème, Jira vous permet de déplacer les tâches rapidement et de rééquilibrer votre équipe.
La planification des ressources est un processus continu. Continuez à l'évaluer et à l'ajuster pour tirer le meilleur parti de chaque projet et de chaque équipe. Jira vous donne les outils et les informations nécessaires pour y parvenir.