Comment créer un plan de gestion des risques

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques ?

Un plan de gestion des risques est un document détaillé qui capture et codifie les processus et les personnes responsables de l'identification, de l'évaluation, de la gestion, du suivi et de l'atténuation des risques. Votre entreprise a besoin d'un plan de gestion des risques d'entreprise et d'un plan de gestion des risques liés au projet pour chaque projet d'entreprise important.

Pourquoi les plans de gestion des risques sont-ils importants ?

Les risques non traités peuvent se transformer en menaces qui perturbent un projet stratégique ou l'ensemble de votre activité. Les plans de gestion des risques vous aident à mettre en place des défenses efficaces contre ces menaces et offrent de nombreux avantages :

• Identification proactive des risques : des plans de gestion des risques efficaces peuvent aider votre entreprise à identifier les risques et à prendre des mesures pour les atténuer avant qu'ils n'affectent le calendrier d'un projet stratégique ou vos opérations métier.
• Prise de décisions améliorée : les plans de gestion des risques peuvent vous aider à recueillir et à exploiter de meilleures données sur les risques, améliorant ainsi vos efforts d'évitement et d'atténuation des risques.
• Allocation efficace des ressources : des plans de gestion des risques clairs et bien conçus peuvent améliorer la planification des ressources. Cela permet d'affecter les bonnes personnes et les bonnes ressources à chaque projet de gestion des risques, de réduire ou d'éliminer le travail en double et les tâches incomplètes.
• Communication améliorée : vos plans de gestion des risques peuvent aider à communiquer l'avancement des projets aux équipes de gestion des projets et des risques, aux décideurs et aux parties prenantes. Ces plans peuvent également inclure des calendriers des révisions régulières, des mises à jour, ainsi que des informations sur les membres de l'équipe.
• Réussite des projets : des plans de gestion des risques bien conçus fournissent toutes les informations nécessaires pour optimiser la protection contre les menaces qui pèsent sur vos projets et vos activités. Toutes les phases de la gestion d'un projet (planification, exécution et gestion) doivent intégrer des mesures de gestion des risques. La mise en place d'un plan efficace de gestion et de protection en cas de menace est une réussite en soi. Cela vous donne plus de chances d'atteindre vos étapes les plus importantes en matière de gestion de projet.

7 étapes pour un plan de gestion des risques efficace

Chaque plan de gestion des risques doit comporter sept étapes pour assurer une protection efficace contre les risques qui pèsent sur vos projets et votre activité.

Identifiez les risques

• Utilisez des techniques comme le brainstorming et l'analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces) pour découvrir des risques potentiels.
• Travaillez en étroite collaboration avec les responsables et les équipes informatiques pour intégrer et synchroniser les efforts de gestion des risques informatiques et autres dans la mesure du possible.
• Tenez à jour des listes détaillées de tous les risques identifiés.
• Assignez des personnes qui seront responsables de gérer et de tenir à jour vos listes de risques.

Réaliser une évaluation des risques

• Utilisez des méthodes qualitatives et quantitatives pour évaluer chaque risque.
• Priorisez les risques en fonction de leur impact potentiel sur le projet ou les opérations métier.

Analyser les déclencheurs de risque

• Déterminez quels événements ou quelles conditions peuvent entraîner la survenue de chaque risque.
• Surveillez votre environnement en permanence afin de détecter tout signe de risque. Utilisez autant que possible la surveillance et les notifications automatisées.
• Élaborez, documentez, distribuez, testez et mettez à jour régulièrement des plans d'urgence afin de répondre rapidement à un déclencheur identifié.

Définir un plan de réponse aux risques

• Choisissez des stratégies adaptées à chaque risque. Par exemple, l'évitement, l'atténuation, la rétention, la diffusion, le transfert par le biais de contrats et de polices d'assurance, et l'acceptation.
• Élaborez, documentez, distribuez, testez et mettez à jour régulièrement des plans complets pour gérer les risques prioritaires.

Désigner des responsables pour les risques

• Assignez des responsabilités détaillées à des membres spécifiques de l'équipe.
• Assurez-vous que chacun comprend ses rôles et responsabilités.
• Passez régulièrement en revue toutes les assignations et mettez-les à jour si nécessaire en fonction de l'évolution des personnes ou de l'environnement à risque.

Mettre en œuvre le plan de gestion des risques

• Mettez en œuvre le plan de gestion des risques après en avoir informé tous les membres de l'équipe de projet et toutes les parties prenantes concernés.
• Assurez-vous que la mise en œuvre des plans de gestion des risques spécifiques au projet perturbe au minimum les opérations métier qui ne sont pas impliquées dans le projet.

Surveiller et vérifier

• Veillez à ce que chaque plan de gestion des risques comprenne des étapes et des calendriers de tests et de révisions réguliers.
• Surveillez tout ce qui concerne vos efforts de gestion des risques, en utilisant autant que possible des solutions automatisées de surveillance et de notification.
• Passez en revue et mettez régulièrement à jour votre plan de gestion des risques pour tenir compte des nouvelles informations et des changements.

Bonnes pratiques en matière de plans de gestion des risques

Même les meilleurs plans de gestion des risques ne peuvent pas identifier, évaluer, hiérarchiser, surveiller ou atténuer les risques sans aide et support. Quelques bonnes pratiques supplémentaires vous aideront à transformer vos plans de gestion des risques en mesures de gestion des risques efficaces :

• Instaurer une culture de gestion des risques. Les utilisateurs, c'est-à-dire, vos collègues, clients, décideurs et partenaires, représentent collectivement le plus grand risque pour votre entreprise. C'est particulièrement vrai dans votre environnement informatique, où les risques peuvent paralyser l'ensemble de votre entreprise. L'éducation, la formation et une communication régulière sur les risques et leur atténuation peuvent contribuer à réduire les risques déclenchés par les utilisateurs. Ces efforts peuvent favoriser une culture de gestion des risques dans laquelle les utilisateurs évitent les risques au lieu de les déclencher ou de les ignorer.
• Impliquer vos parties prenantes. Vos plans de gestion des risques devraient inclure des étapes spécifiques pour identifier les personnes les plus concernées par ce plan, les impliquer et communiquer régulièrement avec elles. Ces mesures permettent de minimiser les perturbations et d'éviter de prendre les parties prenantes au dépourvu. Elles peuvent également transformer certains observateurs passifs en soutiens actifs.
• Prêter attention à la conformité réglementaire. Les réglementations régissant la manière dont les entreprises traitent les informations personnelles, privées et propriétaires évoluent constamment. Les grandes entreprises exigent de plus en plus le respect de nombreux frameworks et réglementations. Parmi les meilleurs exemples de plans de gestion des risques, citons le framework de cybersécurité SOC 2 (System and Organization Controls) et la norme internationale de gestion de l'information ISO/IEC 27001. Toute non-conformité peut exposer votre entreprise à de lourdes amendes, avoir des répercussions sur votre réputation et compromettre vos possibilités de travailler avec de grands partenaires. Il est essentiel de comprendre et de résoudre tous les problèmes de conformité pertinents dans le cadre de vos plans de gestion des risques.
• Utiliser des outils de gestion de projet. Vos efforts de gestion des risques devraient faire appel aux systèmes, processus et personnes de votre entreprise qui sont impliqués dans la gestion de projets. Les connaissances, l'expertise et les ressources telles que les modèles et les intégrations avec d'autres systèmes d'entreprise peuvent faciliter et accélérer vos efforts. C'est particulièrement vrai si votre entreprise utilise des outils puissants, flexibles et facilement adaptables, tels que Confluence.

Assurez la pérennité de votre entreprise grâce à un plan de gestion des risques

Les plans de gestion des risques peuvent aider votre entreprise à identifier, gérer et atténuer les risques de manière cohérente et efficace. Réduire et atténuer les risques contribue à donner à votre entreprise une base plus flexible, plus fiable et plus sûre pour sa croissance et sa transformation numérique.

Confluence vous aide à créer et à mettre en œuvre des plans de gestion des risques efficaces grâce à sa capacité à :

• Remettre de l'ordre dans le chaos : Confluence peut aider à transformer des îlots disparates d'informations et d'expériences en une ressource partagée et exploitable. Il centralise les connaissances clés relatives à l'ensemble de l'entreprise et aux projets, les rendant accessibles instantanément et en toute sécurité. Confluence aide vos responsables de projets et des risques à trouver ce qu'ils cherchent et à découvrir ce dont ils ont besoin.
• Partager entre les équipes : les responsables et les membres de vos équipes peuvent inviter leurs pairs à collaborer à l'aide des modifications en temps réel et des commentaires contextuels. Au fur et à mesure que vous finalisez des plans de gestion des risques et d'autres documents, vous pouvez les partager avec les parties prenantes et les décideurs de votre entreprise.
• Fournir et aider à créer des modèles : Confluence propose des modèles gratuits qui peuvent faciliter la planification et la gestion des risques au sein de votre entreprise, ainsi que tout au long du cycle de vie de gestion de projet.

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