Guide sur la gestion de portefeuille de projets (PPM)
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La croissance de l'entreprise nécessite de nouvelles initiatives qui évoluent en permanence. La gestion de portefeuille de projets centralise chaque initiative, offrant à votre entreprise une vue à 360 degrés sur les activités actuelles et futures. Le périmètre étendu améliore l'alignement entre les équipes et permet d'identifier plus facilement les stratégies obsolètes.
La gestion de portefeuille de projets, qu'est-ce que c'est ?
La gestion de portefeuille de projets (PPM) garantit que tous les projets du portefeuille respectent les objectifs stratégiques. Alors que la gestion de projet se concentre sur le développement d'un projet spécifique, la PPM adopte une vision globale. Chaque projet est soumis à un examen par l'équipe PPM.
À mesure que les entreprises se développent, elles multiplient souvent les engagements. Les initiatives s'enchaînent jusqu'à ce que les employés se sentent surchargés et que la production en pâtisse.
La PPM résout ce problème. La planification de la capacité fait partie intégrante du rôle d'un expert en PPM, et chaque projet de l'entreprise est pris en compte dans les calculs.
Composants clés de la gestion de portefeuille de projets
Une stratégie PPM mature nécessite au moins quatre éléments :
- Gouvernance de portefeuille : les règles qui régissent votre portefeuille doivent porter sur la sélection, la revue et la hiérarchisation des projets. Pour créer ces règles, déterminez les objectifs de votre entreprise à long et à court terme.
- Gestion des ressources : une planification minutieuse des ressources maximise les opportunités en allouant l'aide là où elle est la plus efficace. Dans un framework PPM, les ressources sont affectées à des projets critiques.
- Gestion des risques : identifiez les risques en créant un plan qui prend en compte les facteurs importants pour le secteur. Par exemple, le coût des puces informatiques est important si vous gérez un data center. Une hausse de prix pourrait avoir des répercussions dévastatrices sur les flux de trésorerie.
- Gestion des performances : votre équipe doit définir le succès de chaque projet et surveiller les performances. Pour des informations plus détaillées, utilisez des rapports d'état standard ou un outil PPM sophistiqué tel que Jira.
Stratégies pour une gestion efficace du portefeuille de projets
Un projet PPM efficace aura sa propre apparence selon l'entreprise dans laquelle il est mis en œuvre. Certaines entreprises souhaitent réduire la charge de travail actuelle pour leurs projets, tandis que d'autres souhaitent lancer de nouvelles idées en permanence. Quels que soient vos objectifs ultimes, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies concrètes si vous souhaitez que votre entreprise suive les principes PPM.
Continuez à surveiller et à ajuster votre portefeuille
Le succès de la PPM dépend d'une surveillance et d'un ajustement continus. Les objectifs fluctuent en fonction de la concurrence, de la technologie et d'autres changements. Même si le calendrier des projets de votre portefeuille est correct, il est utile de rester flexible. Un nouveau concurrent pourrait faire évoluer votre matrice de priorisation.
Menez une revue en mettant en évidence les objectifs du projet, les coûts et les revenus pour vous aider à déterminer si un projet spécifique nécessite plus ou moins d'attention. Un réalignement du projet peut également être nécessaire pour rester en phase avec les objectifs métier. Des métriques spécifiques liées aux projets, telles que le retour sur investissement et l'engagement publicitaire, vous permettent de suivre les performances au fil du temps.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Les bonnes pratiques en matière de PPM
La mise en place et la gestion d'un environnement PPM demandent des efforts concentrés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :
- Mettre en place un framework PPM. Avant la mise en œuvre, définissez votre stratégie PPM. Pensez aux critères de sélection des projets et aux métriques de priorisation. Orientez tous les projets en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.
- Utiliser des outils et des logiciels PPM. La fonctionnalité PPM est une caractéristique essentielle des plateformes de gestion de projet telles que Jira. Les logiciels professionnels standard, tels que Quickbooks, incluent souvent des outils PPM. Ces outils logiciels sont utiles si vous gérez un portefeuille Agile et que vous devez trouver un équilibre entre différents projets.
- Constituer une équipe PPM. Un gestionnaire de portefeuille peut influencer les opérations quotidiennes, mais a besoin d'une équipe de support pour optimiser ses efforts. Pour éviter toute confusion, veillez à ce que chaque équipe PPM ait des responsabilités claires. Favorisez toujours la collaboration transverse. Les points de vue variés de l'équipe contribuent en partie à l'excellence de la PPM.
- Mettre en œuvre une gouvernance efficace. Le respect des processus de l'entreprise peut être remis en cause pour de nombreuses raisons, notamment le manque de responsabilité et des instructions peu claires. La PPM, renforcée par de solides protocoles de gouvernance, élimine ces risques en veillant à ce que tous les projets suivent les mêmes directives et restent en phase avec les objectifs de l'entreprise.
- S'améliorer en continu. Les pratiques PPM devraient naturellement évoluer pour s'adapter aux objectifs changeants de l'entreprise. Des changements peuvent survenir en raison de l'évolution des pressions du marché, de nouvelles gammes de produits, et plus encore. Si vous examinez régulièrement des indicateurs de performance critiques tels que le taux d'achèvement des projets, vous pourrez évaluer l'intégrité du portefeuille et tirer des leçons des erreurs commises dans le passé.
La fonctionnalité Planifications dans Jira facilite la PPM stratégique en créant une source de référence unique qui permet de planifier le travail, de cartographier les dépendances, et bien plus encore. Vous connaissez peut-être la fonctionnalité Planifications dans Jira sous son nom d'origine, à savoir Advanced Roadmaps.
Maximisez le succès grâce à une approche stratégique de la gestion de portefeuille de projets
La PPM aide votre entreprise à rester sur la bonne voie. Les projets qui font perdre de l'argent ou qui s'écartent des normes définies échouent aux évaluations PPM. L'adoption de méthodes PPM contribue à maximiser la réussite en mettant en avant les projets les plus performants.
Utiliser Jira pour gérer votre portefeuille de projets présente encore plus d'avantages. Le logiciel vous aide à :
- assurer la conformité et la coordination ;
- adapter vos planifications aux nouvelles règles ;
- répondre à l'évolution du secteur ;
- exploiter des données pour simuler les résultats possibles.
Prêt à découvrir l'effet que la PPM peut avoir sur vos opérations ? Lancez-vous sans plus attendre avec la fonctionnalité Planifications dans Jira.