Guide sur la gestion de portefeuille de projets (PPM)
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La croissance de l'entreprise nécessite de nouvelles initiatives qui évoluent en permanence. La gestion de portefeuille de projets centralise chaque initiative, offrant à votre entreprise une vue à 360 degrés sur les activités actuelles et futures. Le périmètre étendu améliore l'alignement entre les équipes et permet d'identifier plus facilement les stratégies obsolètes.
Cet article explore les principes fondamentaux de la gestion de portefeuille de projets, et explique en quoi elle améliore la hiérarchisation des projets, l'allocation des ressources et la réussite métier. Commencez à gérer votre portefeuille de projets avec Jira sans plus attendre.
La gestion de portefeuille de projets, qu'est-ce que c'est ?
La gestion de portefeuille de projets (PPM) garantit que tous les projets du portefeuille respectent les objectifs stratégiques. Alors que la gestion de projet se concentre sur le développement d'un projet spécifique, la PPM adopte une vision globale. Chaque projet est soumis à un examen par l'équipe PPM.
À mesure que les entreprises se développent, elles multiplient souvent les engagements. Les initiatives s'enchaînent jusqu'à ce que les employés se sentent surchargés et que la production en pâtisse.
La PPM résout ce problème. La planification de la capacité fait partie intégrante du rôle d'un expert en PPM, et chaque projet de l'entreprise est pris en compte dans les calculs.
Composants clés de la gestion de portefeuille de projets
Une stratégie PPM mature nécessite au moins quatre éléments :
- Gouvernance de portefeuille : les règles qui régissent votre portefeuille doivent porter sur la sélection, la revue et la hiérarchisation des projets. Pour créer ces règles, déterminez les objectifs de votre entreprise à long et à court termes.
- Gestion des ressources : une planification minutieuse des ressources maximise les opportunités en allouant l'aide là où elle est la plus efficace. Dans un framework PPM, les ressources sont affectées à des projets critiques.
- Gestion des risques : identifiez les risques potentiels en créant un plan qui prend en compte les facteurs importants pour le secteur. Par exemple, le coût des puces informatiques est important si vous gérez un data center. Une hausse de prix pourrait avoir des répercussions dévastatrices sur les flux de trésorerie.
- Gestion des performances : votre équipe doit définir le succès de chaque projet et surveiller les performances. Pour des informations plus détaillées, utilisez des rapports d'état standard ou un outil PPM sophistiqué tel que Jira.
Stratégies pour une gestion efficace du portefeuille de projets
Un projet PPM efficace aura sa propre apparence selon l'entreprise dans laquelle il est mis en œuvre. Certaines entreprises souhaitent réduire la charge de travail actuelle pour leurs projets, tandis que d'autres souhaitent lancer de nouvelles idées en permanence. Quels que soient vos objectifs ultimes, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies concrètes si vous souhaitez que votre entreprise suive les principes PPM.
Alignez les portefeuilles sur la stratégie métier
La gestion de portefeuille de projets est simplifiée lorsque tous les projets visent les mêmes objectifs généraux, même si la méthode de support peut varier. Par exemple, un projet peut se concentrer sur l'amélioration de la qualité des logiciels tandis qu'un autre vise à réduire le temps de réponse du service client. Tous deux favorisent l'augmentation des ventes et de meilleurs avis.
Pour déterminer si un projet contribue aux objectifs de l'entreprise, identifiez ses objectifs et comparez-les aux règles directrices. Il est également judicieux d'identifier des métriques de réussite telles que l'augmentation de la part de marché.
Hiérarchisez les projets
Lors de la sélection des projets qui intégreront le portefeuille, prenez en compte des critères spécifiques, tels que les risques potentiels, les coûts, le retour sur investissement potentiel, les indicateurs de réussite et l'objectif général.
Après avoir analysé les projets disponibles, la prochaine étape de la planification des projets consiste à les hiérarchiser. Déterminez quels projets obtiennent le plus de ressources en examinant leur valeur stratégique et les risques inhérents.
Une matrice de priorisation des projets peut apporter plus de clarté : elle présente les projets en fonction de critères tels que le coût, la durée d'exécution et le potentiel de revenus. Un modèle de score pondéré ajoute de la valeur aux facteurs qui comptent le plus pour votre équipe.
Équilibrez le portefeuille
Un portefeuille rempli de projets à haut risque et à fort rendement, tels que la création de logiciels, pourrait porter ses fruits. Cependant, cela pourrait également tarir vos fonds et entraîner des problèmes de paie.
Éviter les initiatives risquées pourrait préserver l'entreprise d'une catastrophe, mais ce plan élimine également les récompenses démesurées. Les meilleurs portefeuilles équilibrent les projets les plus risqués avec des projets plus prévisibles.
Faites une simulation pour vous aider à comprendre les nuances des risques propres à chaque projet.
Continuez à surveiller et à ajuster votre portefeuille
Le succès de la PPM dépend d'une surveillance et d'un ajustement continus. Les objectifs fluctuent en fonction de la concurrence, de la technologie et d'autres changements. Même si le calendrier des projets de votre portefeuille est correct, il est utile de rester flexible. Un nouveau concurrent pourrait faire évoluer votre matrice de priorisation.
Menez une revue en mettant en évidence les objectifs du projet, les coûts et les revenus pour vous aider à déterminer si un projet spécifique nécessite plus ou moins d'attention. Un réalignement du projet peut également être nécessaire pour rester en phase avec les objectifs métier. Des métriques spécifiques liées aux projets, telles que le retour sur investissement et l'engagement publicitaire, vous permettent de suivre les performances au fil du temps.
Avantages la gestion de portefeuille de projets
Les entreprises qui adoptent la PPM peuvent bénéficier d'avantages transformateurs, qu'il s'agisse d'une meilleure utilisation des ressources ou d'une meilleure coopération au sein des équipes. L'approche globale de la PPM permet d'associer chaque projet aux idéaux de l'entreprise, augmentant ainsi les chances de succès.
Voici quelques avantages distincts de la PPM :
Meilleure utilisation des ressources
Un chef de projet qui ne connaît que le périmètre de son travail risque de sur-allouer les ressources lors de la planification du sprint. C'est inévitable, car les projets de l'entreprise proviennent du même pool de ressources limité. Un responsable qui supervise une équipe de programmeurs tient à terminer le backlog de sprint. Financer l'équipe de recherche ou déterminer le budget du développement produit ne fait pas partie de ses calculs.
La PPM donne une vue d'ensemble, permettant ainsi une allocation optimale des ressources.
Amélioration de la prise de décision
Les meilleures décisions se prennent lorsque vous avez toutes les informations. Les workflows Agile génèrent en permanence des données sur vos projets et vos processus. Les stratégies PPM vous permettent d'agréger ces données et d'en tirer parti. Vous avez les informations dont vous avez besoin pour décider des prochaines étapes.
Par exemple, l'équipe PPM peut évaluer si l'entreprise dispose des ressources nécessaires pour lancer de nouveaux projets. Les données collectées vous permettent également de suivre les moindres changements de performance.
Gestion des risques
La plupart des entreprises surveillent déjà les risques liés aux projets. Lorsque vous incorporez une stratégie de risque au niveau du portefeuille, votre résilience s'accroît. Votre gamme de produits dépend-elle d'une chaîne d'approvisionnement incertaine ? La PPM vous permet de prévoir les pièges et de trouver une solution pour les équipes commerciales, finances et entrepôts. Un système de gestion de projet plus simple peut mener à une approche plus fragmentaire.
l'alignement stratégique ;
La PPM identifie les contributions spécifiques à des projets et les associe aux objectifs de l'entreprise afin de mieux les aligner. Comme les revues continues font partie de la stratégie, vous saurez quand les projets ne correspondent plus à la philosophie de l'entreprise. Ce contrôle rigoureux et continu maximise la valeur commerciale.
Les bonnes pratiques en matière de PPM
La mise en place et la gestion d'un environnement PPM demandent des efforts concentrés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :
- Mettre en place un framework PPM. Avant la mise en œuvre, définissez votre stratégie PPM. Pensez aux critères de sélection des projets et aux métriques de priorisation. Orientez tous les projets en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.
- Utiliser les outils et les logiciels PPM. La fonctionnalité PPM est une caractéristique essentielle des plateformes de gestion de projet telles que Jira. Les logiciels professionnels standard, tels que Quickbooks, incluent souvent des outils PPM. Ces outils logiciels sont utiles si vous gérez un portefeuille Agile et que vous devez trouver un équilibre entre différents projets.
- Constituer une équipe PPM. Un gestionnaire de portefeuille peut influencer les opérations quotidiennes, mais a besoin d'une équipe de support pour optimiser ses efforts. Pour éviter toute confusion, veillez à ce que chaque équipe PPM ait des responsabilités claires. Favorisez toujours la collaboration interfonctionnelle. Les points de vue variés de l'équipe contribuent en partie à l'excellence de la PPM.
- Mettre en œuvre une gouvernance efficace. Le respect des processus de l'entreprise peut être remis en cause pour de nombreuses raisons, notamment le manque de responsabilité et des instructions peu claires. La PPM, renforcée par de solides protocoles de gouvernance, élimine ces risques en veillant à ce que tous les projets suivent les mêmes directives et restent en phase avec les objectifs de l'entreprise.
- Améliorer en continu. Les pratiques PPM devraient naturellement évoluer pour s'adapter aux objectifs changeants de l'entreprise. Des changements peuvent survenir en raison de l'évolution des pressions du marché, de nouvelles gammes de produits, etc. Si vous examinez régulièrement des indicateurs de performance critiques tels que le taux d'achèvement des projets, vous pouvez évaluer l'état de santé du portefeuille et tirer des leçons des erreurs commises dans le passé.
La fonctionnalité Planifications dans Jira facilite la PPM stratégique en créant une source de référence unique qui permet de planifier le travail, de cartographier les dépendances, etc. Vous connaissez peut-être Planifications Jira en tant qu'Advanced Roadmaps, le nom original de la fonctionnalité.
Maximiser le succès grâce à la gestion stratégique de portefeuilles de projets
La PPM aide votre entreprise à rester sur la bonne voie. Les projets qui font perdre de l'argent ou qui s'écartent des normes définies échouent aux évaluations PPM. L'adoption de méthodes PPM contribue à maximiser le succès en mettant en avant les projets les plus performants.
Utiliser Jira pour gérer votre portefeuille de projets présente encore plus d'avantages. Le logiciel vous aide :
- à la conformité et la coordination.
- à l'adaptation de vos planifications aux nouvelles règles.
- à répondre à l'évolution du secteur.
- à l'exploitation des données pour simuler les résultats possibles.
Prêt à découvrir l'effet que la PPM peut avoir sur vos opérations ? Lancez-vous avec Planifications Jira sans plus attendre.