Cycle de vie des projets : les 5 phases en bref

Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?

Le cycle de vie des projets est un framework en cinq phases que les chefs de projet utilisent pour mener à bien leurs projets. Il décrit toutes les étapes du projet, du début à l'implémentation finale, et décrit ce que l'équipe doit accomplir à chaque phase.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des phases du cycle de vie des projets et de leurs principaux objectifs.

1. Lancement : définissez le périmètre, le coût, la faisabilité, les objectifs, le calendrier et les critères de réussite du projet.
2. Planification : créez une feuille de route de projet ou un plan d'action détaillé qui décrit les tâches nécessaires pour mener à bien le projet.
3. Exécution : effectuez le travail pour exécuter le produit, le service ou le résultat. Assurez-vous que votre équipe dispose des ressources, outils et instructions nécessaires.
4. Surveillance et contrôle : surveillez l'avancement et les performances de votre équipe et de votre projet afin d'identifier tout écart par rapport au plan ou tout problème de qualité afin de pouvoir apporter des changements en conséquence.
5. Clôture : clôturez le projet, signez tous les contrats en cours, payez les fournisseurs, effectuez une revue après le projet et déterminez comment vous améliorer la prochaine fois.

Lorsque les chefs de projet comprennent bien les différentes phases de gestion de projet, ils peuvent avoir une vue d'ensemble et mieux savoir comment gérer chaque étape. En décomposant le projet en étapes plus simples, les chefs de projet peuvent plus facilement anticiper les prochaines étapes, ce qui les aide à rester sur la bonne voie et à garantir le succès du projet. L'utilisation des bons outils et méthodes contribue également à une gestion d'équipe efficace tout au long du cycle de vie du projet.

Les 5 phases du cycle de vie des projets

Comprendre les cinq phases du cycle de vie de la gestion de projet et leurs exigences vous donnera un framework reproductible et améliorable pour une gestion de projet efficace.

Phase de lancement

Phase de planification

Pendant la phase de planification du cycle de vie des projets, vous créez une feuille de route pour exécuter le projet à temps et conformément à vos critères de réussite, le tout sans dépasser le budget.

À ce stade, vous allez diviser votre projet en tâches plus petites, définir des étapes importantes et des délais, et créer des plans détaillés pour les ressources, les calendriers, les outils et l'assignation des tâches.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments que vous pourriez créer pendant la phase de planification.

• Plan de gestion de projet : précisez les phases et les tâches du projet. Créez un organigramme des tâches d'un projet et un diagramme de Gantt pour décrire les dépendances entre les tâches et les délais.
• Plan de gestion des risques : prévoyez les risques potentiels et créez des procédures opérationnelles standard pour y faire face, en indiquant notamment qui est propriétaire de chaque ticket.
• Plan financier : créez et répartissez un budget entre les équipes et les types de ressources.
• Plan des ressources : identifiez les membres de l'équipe dont vous aurez besoin et assignez les rôles. Utilisez un logiciel de gestion des ressources pour centraliser les documents, les briefings et les autres ressources.
• Plan de communication : choisissez le ou les canaux que vous utiliserez pour communiquer avec votre équipe et vos clients. Décidez à quelle fréquence vous allez communiquer et organisez des réunions sur le calendrier.
• Plan de qualité : établissez des indicateurs de performance clés (KPI) et définissez la manière dont vous allez mesurer les performances et les résultats de votre équipe.

Avec un outil de gestion de projet tel que Jira, il est facile de stocker ces plans dans un endroit centralisé et accessible. Vous pouvez également accéder à des modèles de planification de projet pour rationaliser vos efforts.

Phase d'exécution

La phase d'exécution du projet consiste à mettre en œuvre le plan de projet et à terminer les livrables du projet.

En tant que chef de projet, vous assignez des tâches, vous clarifiez les rôles, vous répondez aux questions, vous supervisez le travail, vous facilitez la communication, vous participez à des briefings et à des réunions, vous soutenez votre équipe et vous la maintenez sur la bonne voie.

Cela peut impliquer de fournir aux membres de l'équipe de nouveaux outils, matériels ou ressources.

Le travail d'équipe peut être un défi pour les projets impliquant de nombreuses personnes et des tâches complexes. Les entreprises utilisent fréquemment des logiciels de collaboration pour aider les équipes à collaborer et limiter les temps d'arrêt.

Jira assure la gestion de l'exécution des projets de bout en bout. La plateforme répond aux exigences quotidiennes liées à l'exécution de projets complexes, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l'exécution du travail au lieu de se retrouver avec des feuilles de calcul et des outils décousus.

Avec Jira, les chefs de projet peuvent assigner des tâches, fixer des dates limites et automatiser les rappels pour qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet. En centralisant tout leur travail, ils peuvent comprendre l'impact de chaque tâche sur le calendrier et le budget, ce qui permet de procéder à des ajustements immédiats pour faire avancer le projet.

Phase de surveillance et de contrôle

Au cours de cette phase, vous allez suivre l'avancement du projet et procéder à des ajustements pour vous assurer qu'il reste sur la bonne voie.

Collectez des informations à partir des feuilles de temps, des rapports et des membres de l'équipe. Utiliser Jira pour gérer votre prochain projet vous aidera à suivre l'avancement grâce à la vue Chronologie qui fait office de diagramme de Gantt ou au tableau Kanban, ces deux outils vous permettant de déterminer plus facilement quand les choses ne sont pas sur la bonne voie par rapport à votre feuille de route de projet.

En tant que chef de projet, votre travail consiste à rétablir l'ordre en cas de problème. C'est l'aspect contrôle de cette phase.

Voici quelques exemples de difficultés que vous pourriez avoir à gérer.

• Chronologie : si un membre de l'équipe n'arrive pas à terminer une tâche à temps, vous l'assignez à quelqu'un d'autre.
• Coût : le coût d'un fournisseur est plus élevé que prévu, vous réduisez donc le périmètre du projet.
• Équipe : un désaccord est survenu entre deux membres de l'équipe, vous les aidez donc à le résoudre.
• Qualité : une partie du produit n'est pas conforme aux normes, vous devez donc adopter une approche différente pour le développer.
• Risque : un risque imprévu survient, et vous devez l'atténuer.

La phase de surveillance et de contrôle dure tout au long du cycle de vie des projets. Les chefs de projet repèrent constamment les opportunités d'améliorer leurs performances.

Vous pouvez intégrer Confluence à des outils tels que Jira pour communiquer l'avancement de votre projet aux parties prenantes clés. Confluence centralise toute la documentation relative aux projets, ce qui vous permet de partager les mises à jour, de suivre les changements et de collaborer en temps réel avec votre équipe.

Phase de clôture

Les projets ont une fin définie, contrairement aux opérations en cours. Il s'agit de la phase de clôture, au cours de laquelle les tâches finales sont achevées (obtention de résultats, paiement des fournisseurs, signature de contrats, ou encore garantie d'un stockage et d'une accessibilité appropriés de la documentation).

Les chefs de projet profiteront également de cette phase pour évaluer les performances de l'équipe, ce qui leur permettra de repérer les domaines d'amélioration.

Voici quelques questions que vous pourriez vous poser pendant la phase de clôture :

• Est-ce que tout le monde a accompli ses tâches ?
• La communication a-t-elle déjà été interrompue ?
• Quels sont les talents et les défauts que vous avez découverts chez chaque membre de l'équipe ?

Présentez ces résultats aux membres de votre équipe lors d'une réunion après le projet. Encouragez les membres de l'équipe à prendre la parole, à partager ce qui n'a pas fonctionné et à faire part de leurs idées sur la manière de s'améliorer sur des projets similaires.

En plus d'évaluer l'équipe, évaluez la qualité de votre produit.

• Est-ce qu'il est conforme aux exigences du client ?
• A-t-il résolu le problème que vous vouliez résoudre ?
• Dans quels domaines est-il en dessous ou au-dessus des objectifs ?

Ces questions vous aideront à mieux comprendre votre capacité actuelle à atteindre vos objectifs. Le feedback qualitatif et quantitatif est important. Effectuez des tests, envoyez des sondages et obtenez une vue précise des performances de votre création.

Confluence est un outil précieux pour documenter l'ensemble de ce processus. Avec Confluence, vous pouvez facilement stocker les résultats des projets, les enseignements et les commentaires de l'équipe, les partager et y réfléchir afin de créer une base de connaissances centralisée pour les futurs projets.

Types de cycles de vie des projets

Il existe trois variantes du cycle de vie des projets : Agile, en cascade et itératif.

Modèle Agile

Le modèle Agile met l'accent sur la flexibilité et l'avancement itératif. Il permet des ajustements et des améliorations tout au long du projet. Les équipes s'adaptent progressivement en fonction du feedback constant.

La méthodologie Agile est populaire auprès des équipes de développement qui s'appuient sur une collaboration constante et rencontrent régulièrement des obstacles imprévus.

Deux frameworks Agile que vous pouvez envisager sont Kanban et Scrum. Kanban consiste à visualiser les tâches, à limiter le travail en cours et à garantir un flux de travail continu, ce qui en fait la solution idéale pour les projets nécessitant de la flexibilité sans délais stricts. Scrum fonctionne selon des sprints délimités dans le temps, avec des objectifs définis et des revues régulières ; il promeut des itérations structurées et la responsabilisation de l'équipe.

Modèle en cascade

La méthodologie en cascade suit un flux séquentiel linéaire, chaque phase dépendant des résultats des précédentes. Contrairement à Agile, il ne s'agit pas d'un processus itératif.

Parmi les types de projets qui suivent souvent le modèle en cascade, citons les projets de fabrication, de construction et de santé.

Modèle itératif

Le modèle itératif implique des cycles répétitifs pour affiner le projet grâce au feedback et à de multiples itérations.

C'est légèrement différent du modèle Agile dans la mesure où le feedback est généralement donné à la fin d'une étape importante. Dans la méthodologie Agile, le feedback est plus régulier et plus fréquent.

Pourquoi la gestion du cycle de vie des projets est-elle importante ?

Une gestion efficace du cycle de vie des projets rationalise les processus de plusieurs manières.

• Visibilité améliorée du projet : les équipes peuvent éliminer les obstacles de manière proactive afin de garantir des résultats rapides et de haute qualité. Cela permet une prise de décision plus efficace.
• Meilleure gestion des risques : les équipes peuvent détecter les risques très tôt et trouver des solutions. Des contrôles réguliers des risques permettent de s'assurer que les projets respectent les délais et évitent des retards ou des échecs coûteux.
• Meilleure communication avec les parties prenantes : grâce à des mises à jour régulières, à des rapports d'avancement et à des réunions, les participants sont mieux informés et impliqués tout au long du cycle de vie du projet.

Les chefs de projet peuvent utiliser les outils Jira pour organiser et hiérarchiser les idées. Cela permet de créer et de partager facilement des feuilles de route personnalisées avec l'équipe.

• Jira permet de diviser les grands projets en tâches gérables, de suivre l'avancement et d'encourager le travail d'équipe dans toute l'organisation.
• Jira Product Discovery fonctionne avec Jira, fournissant du contexte et de la visibilité sur les projets de développement, les tâches métier et bien plus encore.

Les défis de la gestion du cycle de vie des projets

La gestion de projet peut s'avérer complexe et difficile. Cela nécessite de porter une attention particulière aux obstacles potentiels, tels que la dérive des objectifs, les contraintes en matière de ressources et les problèmes de communication.

La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences du projet vont au-delà de ce que l'équipe a décidé au début du projet, ce qui entraîne un manque de ressources, des retards et des écarts par rapport au plan du projet. Les processus de contrôle des changements contribuent à éradiquer la dérive des objectifs. Les chefs de projet doivent vérifier régulièrement le périmètre du projet, communiquer les changements et impliquer les parties prenantes pour s'assurer que les changements correspondent aux objectifs du projet.

Les contraintes en matière de ressources peuvent entraîner des retards et compromettre la réussite du projet. Pour surmonter ces problèmes de ressources, vérifiez vos ressources dès le début de la planification du projet. Vous pourrez ainsi détecter les problèmes potentiels et trouver des solutions, en faisant par exemple appel à une aide extérieure ou en réaffectant des ressources.

La productivité diminue en cas de problèmes de communication, qui incluent une communication insuffisante, des désaccords et une mauvaise collaboration. La création d'une culture dans laquelle les gens sont heureux de partager des informations au sein de l'équipe de projet et l'organisation de réunions régulières, formelles et informelles, peuvent permettre à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter les problèmes de communication. Les outils de gestion de projet, tels que Jira, simplifient la communication, le suivi de l'avancement et le partage des informations.

En quoi la méthode Agile diffère-t-elle des cycles de vie de projet traditionnels ?

Voici quelques techniques éprouvées pour maîtriser la gestion du cycle de vie des projets :

• Mettez en place des étapes importantes claires. Divisez votre projet en étapes importantes assorties de délais. Cela donne l'impression que votre projet est plus réalisable, et vous pouvez suivre son avancement de manière plus efficace.
• Communiquez régulièrement. Rencontrez régulièrement les membres de l'équipe pour discuter de l'avancement, découvrir les goulots d'étranglement et trouver de nouvelles idées.
• Impliquez les parties prenantes. Associez les parties prenantes au processus en leur demandant du feedback, en leur communiquant des informations et en clarifiant leurs demandes afin que l'équipe réponde à toutes les attentes.

Surveillez de près l'avancement des tâches et donnez aux membres de votre équipe les moyens d'en faire de même facilement. Cela évite le non-respect des délais et le travail qui passe entre les mailles du filet.

Comment la gestion du cycle de vie d'un projet contribue-t-elle à la croissance de l'organisation ?

C'est là qu'un outil tel que les tableaux Jira est utile.

Les tableaux Kanban de Jira vous aident à planifier, à visualiser et à suivre votre travail. Ils vous fournissent, à vous et à votre équipe, une vue d'ensemble partagée de toutes vos tâches et de leur état. Les membres de l'équipe peuvent facilement faire passer leurs tâches à la bonne étape et ainsi tenir tout le monde au courant.

Utiliser Jira pour une gestion efficace du cycle de vie des projets

La gestion de projet peut s'avérer complexe et difficile, nécessitant de porter une attention particulière aux obstacles potentiels, tels que la dérive des objectifs, les contraintes en matière de ressources et les problèmes de communication.

La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences du projet vont au-delà de ce que l'équipe a décidé au début du projet, ce qui entraîne un manque de ressources, des retards et des écarts par rapport au plan du projet. Les processus de contrôle des changements contribuent à éradiquer la dérive des objectifs. Les chefs de projet doivent vérifier régulièrement le périmètre du projet, communiquer les changements et impliquer les parties prenantes pour s'assurer que les changements correspondent aux objectifs du projet.

Les contraintes en matière de ressources peuvent entraîner des retards et compromettre la réussite du projet. Pour surmonter ces problèmes de ressources, vérifiez vos ressources dès le début de la planification du projet. Élaborez un plan B à l'avance. Vous pourrez ainsi détecter les problèmes potentiels et trouver des solutions, en faisant par exemple appel à une aide extérieure ou en réaffectant des ressources.

La productivité diminue en cas de problèmes de communication, qui incluent une communication insuffisante, des désaccords et une mauvaise collaboration. La création d'une culture dans laquelle les gens sont heureux de partager des informations au sein de l'équipe de projet et l'organisation de réunions régulières, formelles et informelles, peuvent permettre à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter les problèmes de communication. Les outils de gestion de projet, tels que Jira, simplifient la communication, le suivi de l'avancement et le partage des informations.