Project life cycle: The 5 phases explained
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Whether you’re building an app or overhauling your branding strategy, effective project management is crucial. One key to success is understanding the project life cycle—a series of stages that a project goes through from start to finish.
The life cycle includes five main stages: initiation, planning, execution, monitoring and control, and closure. Monitoring each phase helps ensure the project stays on time and within budget.
This article defines the project life cycle stages, reviews the three main types of life cycles, and discusses how project management tools such as Jira can streamline and enhance each stage of the process.
Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?
The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.
Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.
- Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
- Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
- Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
- Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
- Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.
When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.
The 5 phases of a project life cycle
Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.
Phase de lancement
Phase de planification
During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.
In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.
Below are some items you might create in the planning phase.
- Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
- Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
- Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
- Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
- Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
- Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.
With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.
Phase d'exécution
The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.
As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.
This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.
Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.
Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.
With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.
Phase de surveillance et de contrôle
In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.
Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.
As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.
Here are some examples of hiccups you might have to manage.
- Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
- Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
- Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
- Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
- Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.
The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.
You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.
Closure phase
Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.
Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.
Here are some questions you might ask during the closure phase:
- Did everyone accomplish their tasks?
- Did communication ever break down?
- What talents and shortcomings did you find in each team member?
Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.
In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.
- Is it up to the client’s standards?
- Did it solve the problem you set out to solve?
- Where did it underperform and overperform?
These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.
Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.
Types of project life cycles
There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.
Modèle Agile
Le modèle Agile met l'accent sur la flexibilité et l'avancement itératif. Il permet des ajustements et des améliorations tout au long du projet. Les équipes s'adaptent progressivement en fonction du feedback constant.
La méthodologie Agile est populaire auprès des équipes de développement qui s'appuient sur une collaboration constante et rencontrent régulièrement des obstacles imprévus.
Deux frameworks Agile que vous pouvez envisager sont Kanban et Scrum. Kanban consiste à visualiser les tâches, à limiter le travail en cours et à garantir un flux de travail continu, ce qui en fait la solution idéale pour les projets nécessitant de la flexibilité sans délais stricts. Scrum fonctionne selon des sprints délimités dans le temps, avec des objectifs définis et des revues régulières ; il promeut des itérations structurées et la responsabilisation de l'équipe.
Modèle en cascade
La méthodologie en cascade suit un flux séquentiel linéaire, chaque phase dépendant des résultats des précédentes. Contrairement à Agile, il ne s'agit pas d'un processus itératif.
Parmi les types de projets qui suivent souvent le modèle en cascade, citons les projets de fabrication, de construction et de santé.
Modèle itératif
Le modèle itératif implique des cycles répétitifs pour affiner le projet grâce au feedback et à de multiples itérations.
C'est légèrement différent du modèle Agile dans la mesure où le feedback est généralement donné à la fin d'une étape importante. Dans la méthodologie Agile, le feedback est plus régulier et plus fréquent.
Pourquoi la gestion du cycle de vie des projets est-elle importante ?
Une gestion efficace du cycle de vie des projets rationalise les processus de plusieurs manières.
- Visibilité améliorée du projet : les équipes peuvent éliminer les obstacles de manière proactive afin de garantir des résultats rapides et de haute qualité. Cela permet une prise de décision plus efficace.
- Meilleure gestion des risques : les équipes peuvent détecter les risques très tôt et trouver des solutions. Des contrôles réguliers des risques permettent de s'assurer que les projets respectent les délais et évitent des retards ou des échecs coûteux.
- Meilleure communication avec les parties prenantes : grâce à des mises à jour régulières, à des rapports d'avancement et à des réunions, les participants sont mieux informés et impliqués tout au long du cycle de vie du projet.
Les chefs de projet peuvent utiliser les outils Jira pour organiser et hiérarchiser les idées. Cela permet de créer et de partager facilement des feuilles de route personnalisées avec l'équipe.
- Jira permet de diviser les grands projets en tâches gérables, de suivre l'avancement et d'encourager le travail d'équipe dans toute l'organisation.
- Jira Product Discovery fonctionne avec Jira, fournissant du contexte et de la visibilité sur les projets de développement, les tâches métier et bien plus encore.
Les défis de la gestion du cycle de vie des projets
La gestion de projet peut s'avérer complexe et difficile. Cela nécessite de porter une attention particulière aux obstacles potentiels, tels que la dérive des objectifs, les contraintes en matière de ressources et les problèmes de communication.
La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences du projet vont au-delà de ce que l'équipe a décidé au début du projet, ce qui entraîne un manque de ressources, des retards et des écarts par rapport au plan du projet. Les processus de contrôle des changements contribuent à éradiquer la dérive des objectifs. Les chefs de projet doivent vérifier régulièrement le périmètre du projet, communiquer les changements et impliquer les parties prenantes pour s'assurer que les changements correspondent aux objectifs du projet.
Les contraintes en matière de ressources peuvent entraîner des retards et compromettre la réussite du projet. Pour surmonter ces problèmes de ressources, vérifiez vos ressources dès le début de la planification du projet. Vous pourrez ainsi détecter les problèmes potentiels et trouver des solutions, en faisant par exemple appel à une aide extérieure ou en réaffectant des ressources.
La productivité diminue en cas de problèmes de communication, qui incluent une communication insuffisante, des désaccords et une mauvaise collaboration. La création d'une culture dans laquelle les gens sont heureux de partager des informations au sein de l'équipe de projet et l'organisation de réunions régulières, formelles et informelles, peuvent permettre à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter les problèmes de communication. Les outils de gestion de projet, tels que Jira, simplifient la communication, le suivi de l'avancement et le partage des informations.
Bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des projets
En quoi la méthode Agile diffère-t-elle des cycles de vie de projet traditionnels ?
Voici quelques techniques éprouvées pour maîtriser la gestion du cycle de vie des projets :
- Mettez en place des étapes importantes claires. Divisez votre projet en étapes importantes assorties de délais. Cela donne l'impression que votre projet est plus réalisable, et vous pouvez suivre son avancement de manière plus efficace.
- Communiquez régulièrement. Rencontrez régulièrement les membres de l'équipe pour discuter de l'avancement, découvrir les goulots d'étranglement et trouver de nouvelles idées.
- Impliquez les parties prenantes. Associez les parties prenantes au processus en leur demandant du feedback, en leur communiquant des informations et en clarifiant leurs demandes afin que l'équipe réponde à toutes les attentes.
Surveillez de près l'avancement des tâches et donnez aux membres de votre équipe les moyens d'en faire de même facilement. Cela évite le non-respect des délais et le travail qui passe entre les mailles du filet.
Comment la gestion du cycle de vie d'un projet contribue-t-elle à la croissance de l'organisation ?
C'est là qu'un outil tel que les tableaux Jira est utile.
Les tableaux Kanban de Jira vous aident à planifier, à visualiser et à suivre votre travail. Ils vous fournissent, à vous et à votre équipe, une vue d'ensemble partagée de toutes vos tâches et de leur état. Les membres de l'équipe peuvent facilement faire passer leurs tâches à la bonne étape et ainsi tenir tout le monde au courant.
Utiliser Jira pour une gestion efficace du cycle de vie des projets
La gestion de projet peut s'avérer complexe et difficile, nécessitant de porter une attention particulière aux obstacles potentiels, tels que la dérive des objectifs, les contraintes en matière de ressources et les problèmes de communication.
La dérive des objectifs se produit lorsque les exigences du projet vont au-delà de ce que l'équipe a décidé au début du projet, ce qui entraîne un manque de ressources, des retards et des écarts par rapport au plan du projet. Les processus de contrôle des changements contribuent à éradiquer la dérive des objectifs. Les chefs de projet doivent vérifier régulièrement le périmètre du projet, communiquer les changements et impliquer les parties prenantes pour s'assurer que les changements correspondent aux objectifs du projet.
Les contraintes en matière de ressources peuvent entraîner des retards et compromettre la réussite du projet. Pour surmonter ces problèmes de ressources, vérifiez vos ressources dès le début de la planification du projet. Élaborez un plan B à l'avance. Vous pourrez ainsi détecter les problèmes potentiels et trouver des solutions, en faisant par exemple appel à une aide extérieure ou en réaffectant des ressources.
La productivité diminue en cas de problèmes de communication, qui incluent une communication insuffisante, des désaccords et une mauvaise collaboration. La création d'une culture dans laquelle les gens sont heureux de partager des informations au sein de l'équipe de projet et l'organisation de réunions régulières, formelles et informelles, peuvent permettre à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter les problèmes de communication. Les outils de gestion de projet, tels que Jira, simplifient la communication, le suivi de l'avancement et le partage des informations.
Le cycle de vie des projets comprend cinq étapes principales : le lancement, la planification, l'exécution, la surveillance et le contrôle, et enfin la clôture. Gérer et suivre le travail qu'implique chaque étape du cycle de vie de projets peut être une tâche ardue. De nombreux chefs de projet utilisent un logiciel dédié pour les aider.
Jira, un outil de gestion de projet populaire, propose plusieurs fonctionnalités visant à simplifier les processus, à suivre l'avancement et à créer un environnement collaboratif. Avec Jira et Confluence, les chefs de projet peuvent se tenir au courant de toutes les phases du cycle de vie des projets grâce à ces fonctionnalités :
- Visibilité améliorée des tâches. Avec des tableaux de bord clairs et des workflows personnalisables, Jira permet aux membres de l'équipe de suivre facilement l'avancement des projets et les dépendances entre les tâches, réduisant ainsi les problèmes de communication et améliorant la responsabilité.
- Reporting en temps réel. Les fonctionnalités de reporting en temps réel de Jira, telles que les graphiques Burndown et les rapports de sprint, permettent aux chefs de projet de suivre l'avancement, d'identifier rapidement les goulots d'étranglement et de prendre des décisions fondées sur des données pour livrer les projets dans les délais.
- Suivi des tâches amélioré. Les tableaux Kanban robustes et les vues Chronologie de Jira garantissent qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet. Les équipes peuvent suivre l'état d'avancement du travail, assigner des priorités et automatiser les rappels, améliorant ainsi l'efficacité globale.
- Support évolutif. Qu'il s'agisse de gérer un petit projet ou de passer à une initiative au niveau entreprise, Jira s'adapte aux besoins croissants en permettant aux équipes de gérer plusieurs projets rapidement et de manière flexible.
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