Qu'est-ce qu'un délai d'exécution ? Définition et stratégies pour optimiser

Définition de délai d'exécution

Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule entre le début d'un processus et sa fin. Il peut être appliqué à n'importe quel processus impliquant un ensemble d'actions. Par exemple, un produit hautement personnalisé, comme une œuvre d'art, peut avoir un long délai d'exécution en raison de ses exigences uniques et centrées sur le client. Les produits standardisés, tels que les aspirateurs, peuvent avoir des délais d'exécution courts en raison des processus de production établis et de la gestion des stocks.

Les métriques de délais d'exécution sont essentielles pour comprendre et optimiser les différents processus métier. Elles jouent un rôle essentiel dans la planification stratégique et la prise de décisions, ce qui permet une plus grande satisfaction des clients et une amélioration continue.

Types de délais d'exécution

Il existe trois types de délais d'exécution :

• Le délai d'exécution du client est le délai qui s'écoule entre le moment où un client passe une commande et celui où il reçoit le produit. Cela commence souvent avec la confirmation de la commande, mais peut inclure le temps nécessaire pour passer la commande. Cela englobe la préparation du produit, son emballage et son expédition et se termine par la livraison finale.
• Le délai d'exécution des matériaux est un délai courant dans la fabrication des produits. Il calcule le délai entre l'identification du besoin en matériel et sa livraison. Par exemple, si un fabricant utilise de l'acier brut, le délai d'exécution des matériaux inclut la définition de la quantité et de la qualité nécessaires, la passation de la commande auprès du fournisseur, la connaissance du délai d'exécution des matériaux par le fournisseur selon les spécifications, l'emballage et l'expédition.
• Le délai d'exécution de production est le temps qu'il faut pour créer un produit une fois que toutes les matières premières sont disponibles. Cette métrique interne des délais d'exécution n'inclut pas l'expédition aux clients, mais se termine par le statut de produit prêt à l'emploi. Par exemple, les délais d'exécution de production pour le développement de logiciels comprennent la collecte des exigences, l'élaboration des spécifications de conception et de développement, le développement de logiciels, les tests et la publication.

Bien que calculés séparément, vous pouvez les inclure dans un délai d'exécution cumulé qui mesure le cycle de bout en bout, par exemple, de la matière première à la livraison au client.

Composants du délai d'exécution

Le délai d'exécution est divisé en éléments spécifiques pour permettre de mesurer, de suivre et d'optimiser les processus. Ces composants incluent les suivants :

• Le prétraitement englobe les activités précédant l'achat de matériaux ou de produits, telles que l'identification des besoins, la création du poste ou de l'énoncé des travaux ainsi que les achats. Ces activités précèdent la passation de la commande et peuvent varier selon le secteur d'activité.
• Le traitement inclut le délai entre la réception de la commande et la fabrication du produit. En développement logiciel, c'est le moment où une nouvelle fonctionnalité est créée. Dans le secteur de la fabrication, c'est le moment où un produit physique est fabriqué.
• Le temps d'attente est le temps qui s'écoule entre le prétraitement et le traitement. Par exemple, si le produit figure sur une feuille de route stratégique, mais que des projets le précèdent, le temps d'attente indique le temps qui s'est écoulé entre la passation de la commande et le début du traitement.
• Le stockage fait référence à la durée pendant laquelle un produit est stocké dans une installation, comme un entrepôt, avant son expédition.
• Le transport est la période pendant laquelle un produit est en transit, entre la sortie de l'entrepôt et l'arrivée chez le client.
• L'inspection correspond au moment où le client doit vérifier que le produit répond à ses attentes. Pour les articles fabriqués, il s'agit de vérifier que le produit fonctionne comme prévu. Dans le domaine du développement de logiciels, il s'agit généralement de la période de test d'acceptation par les utilisateurs. Dans tous les exemples, le temps d'inspection peut inclure la correction du produit.

Facteurs influant sur les délais d'exécution

De nombreux facteurs peuvent influencer les délais d'exécution, notamment :

• La disponibilité des fournisseurs : vos prévisions de délais d'exécution sont aussi bonnes que celles de votre fournisseur. Si le fournisseur n'est pas en mesure de se procurer les matériaux, ses délais d'exécution s'allongent.
• La fiabilité des fournisseurs : la qualité des matériaux que reçoit votre fournisseur peut avoir un impact sur vos délais d'exécution, en particulier si les produits doivent être réparés ou remplacés.
• Les processus de production : chaque étape du processus de production est susceptible d'allonger ou de raccourcir les délais d'exécution. Des processus efficaces améliorent les délais d'exécution, tandis que des processus opaques ou complexes peuvent les allonger.
• Les niveaux de stock : un faible niveau de stock en cas de forte demande peut allonger les délais d'exécution. Cependant, un stock trop important nécessitant du stockage peut également nuire à l'efficacité du traitement des commandes.
• Le transport : la distance que les produits doivent parcourir entre votre entrepôt et votre client, ou le fait qu'ils doivent passer la douane ou être soumis à une inspection réglementaire, peut avoir une incidence sur les délais d'exécution.
• La qualité : la fiabilité de vos produits et leur capacité à satisfaire les attentes des clients peuvent entraîner l'expédition de produits de remplacement. Dans ce cas, le délai d'exécution entre la commande et la livraison au client est multiplié par deux.
• La demande : la demande de produits peut être saisonnière. Par exemple, si vous fabriquez du mobilier de jardin, la demande augmente pendant les mois chauds. Si la demande dépasse le processus de production, cela peut entraîner des retards dans les commandes. Chaque fois qu'une commande est en retard, le délai d'exécution moyen augmente.
• La communication : une mauvaise communication entre les équipes ou avec les fournisseurs et les expéditeurs peut être source d'inefficacités. Cela peut inclure des commandes qui ne sont pas expédiées lorsque le produit est disponible ou un retard dans la commande des matières premières.
• Les événements externes : la pandémie de Covid-19 a perturbé la chaîne d'approvisionnement, ce qui a entraîné de longs délais d'exécution. D'autres événements, tels que les catastrophes naturelles, les pannes de courant, la construction de routes et les événements politiques, peuvent également avoir une incidence sur les délais d'exécution.

Comment calculer les délais d'exécution

Une formule générique pour calculer le délai d'exécution est la date de fin du processus moins la date de début du processus.

Pour des types de délais d'exécution spécifiques, les formules sont les suivantes :

• Le délai d'exécution de production est la somme du temps de production, du délai d'approvisionnement et du délai d'expédition.
• Le délai d'exécution des stocks est la somme du délai d'approvisionnement et du délai de réapprovisionnement.
• Le délai d'exécution des commandes est la date de livraison de la commande moins la date de réception de la commande.

Stratégies visant à réduire les délais d'exécution

Vous pouvez faire de nombreuses choses pour réduire les délais d'exécution, tout en développant une stratégie qui mesure, suit et optimise chaque étape de vos processus. Ce processus itératif fait partie intégrante de votre stratégie produit globale. Voici quelques moyens d'améliorer vos délais d'exécution :

Optimisation des processus

Passez en revue les processus qui contribuent à réduire les délais d'exécution. S'il y a des étapes inutiles, éliminez-les. N'oubliez pas que l'optimisation des processus peut nécessiter l'ajout de nouvelles étapes pour réduire les délais d'exécution.

Par exemple, si les révisions réglementaires ont une incidence sur vos délais d'exécution, déterminez le taux de reprise auquel sont soumis vos produits finis. Désignez une personne ou une équipe pour comprendre la conformité et vérifier que les spécifications répondent à ces exigences. Des étapes supplémentaires, telles que les tests de conformité pour les produits finis, peuvent également être utiles. Bien que ces étapes puissent augmenter le délai d'exécution dans un premier temps, elles peuvent réduire le délai d'exécution cumulé pour vos produits.

Si vous achetez des matières premières, passez en revue le taux de nouvelles commandes et de refus pour des raisons de qualité. Cherchez des moyens d'améliorer la qualité. Il peut s'agir de définir des exigences plus claires pour les matériaux dont vous avez besoin, d'auditer la qualité des différents fournisseurs et de revoir la façon dont vous stockez et utilisez les matériaux.

Automatisation

Les rapports automatisés pendant la planification du projet et chaque phase de gestion de projet peuvent vous avertir en cas de faible stock, de délais d'exécution plus longs que d'habitude, de fluctuations de la demande des clients et d'erreurs de conformité. Grâce à des outils tels que les rapports Jira, vous pouvez suivre vos durées de cycle et les problèmes qui les affectent. Par exemple, un diagramme de flux cumulé peut vous aider à détecter les blocages en temps réel, et un graphique de contrôle peut fournir des informations sur les cycles et les délais d'exécution.

Les étapes d'automatisation supplémentaires peuvent inclure des alertes lorsque le stock atteint un niveau donné, des erreurs critiques lors des tests de produits ou des déclencheurs de feedback client. Pour fluidifier la livraison, intégrez l'automatisation de l'impact sur les délais d'exécution en tant que fonction de gestion de projet standard.

Gestion de la relation avec les fournisseurs

Apprenez à connaître vos fournisseurs et faites vos recherches. Les produits les moins chers peuvent devenir les plus chers s'ils ont un impact sur vos délais d'exécution en raison de retouches, d'un manque de fiabilité ou d'une disponibilité irrégulière. La gestion de la relation avec les fournisseurs est essentielle pour se procurer des contenus de qualité, négocier les prix, et gérer les contenus rejetés ou retravaillés.

Lors de la sélection des fournisseurs, passez en revue leurs délais d'exécution, leur localisation et leur fiabilité. Les fournisseurs locaux peuvent souvent livrer plus rapidement, et la proximité vous permet de développer de meilleures relations. En cas de problème, une relation solide avec votre fournisseur peut vous aider à surmonter les défis rapidement.

Techniques de fabrication Lean

La fabrication Lean (Lean Manufacturing) est une philosophie et une pratique développée par Toyota et adoptée par de nombreuses entreprises pour éliminer le gaspillage dans leurs processus. Elle vise à créer le plus de valeur possible pour les clients en utilisant le moins de ressources possible. Les principes Lean sont les suivants :

• Identifiez la valeur grâce à la cartographie de la chaîne de valeur (VSM). Il s'agit d'une analyse de la valeur apportée au client à chaque étape du processus. Cela permet aux entreprises de voir les activités auxquelles elles consacrent du temps et des ressources qui n'ont que peu ou pas de valeur et de les éliminer.
• Fluidifiez le travail en éliminant les goulots d'étranglement et en séquençant les étapes du processus de manière efficace du début à la fin.
• Mettez en place un système Pull en fabriquant des produits en fonction de la demande réelle. Cela permet de réduire les stocks excédentaires en ne produisant que ce qui est nécessaire au moment opportun.

Les principes Lean visent l'excellence des produits et des processus en mettant en place des activités d'amélioration continue tout au long du cycle de vie du développement produit.

Optimisez les délais d'exécution grâce à Jira

Jira fournit des informations en temps réel qui peuvent vous aider à améliorer vos délais d'exécution et la gestion globale du travail. De la gestion des prévisions au suivi des délais de résolution, Jira aide les équipes à identifier et à résoudre les problèmes rapidement.

Le reporting Agile de Jira aide les équipes à identifier le surengagement et la dérive des objectifs dans les sprints, à suivre l'avancement sur des graphiques Burndown et à améliorer les estimations du travail grâce à des graphiques de vélocité.

Les environnements Lean et Agile utilisent Jira pour optimiser leurs workflows dans un souci de livraison et d'amélioration continues.

Délai d'exécution : FAQ

Un exemple de délai d'exécution ?

Un délai d'exécution peut s'appliquer à n'importe quel produit ou service. Par exemple, si vous êtes un courtier immobilier qui aide une famille à acheter un logement, vous pouvez avoir les délais d'exécution suivants :

• La recherche des propriétés disponibles prend quatre heures.
• Il faut deux jours pour montrer des logements potentiels.
• L'acceptation de l'offre peut se faire en deux jours.
• L'inspection prend 10 jours.
• Le dépôt fiduciaire prend cinq jours.

Les délais d'exécution peuvent comporter des étapes supplémentaires, telles que l'obtention d'un financement ou encore la négociation des réparations. Avec un processus optimisé, le délai d'exécution entre le moment où la famille entame le processus d'achat et celui où elle emménage dans un nouveau logement peut être de 31 jours.

Quelle est la différence entre le délai d'exécution et la durée d'exécution ?

Le délai d'exécution et la durée d'exécution sont fonction des différentes activités. Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule du début à la fin, par exemple pour traiter une commande client ou fabriquer un composant.

La durée d'exécution mesure la durée d'une procédure, comme la commande d'un repas au restaurant ou la consultation dans une clinique. Dans une clinique, la durée d'exécution correspond au temps pendant lequel le patient est à la clinique : enregistrement, attente pour voir le prestataire, rendez-vous avec un médecin et départ. Le délai d'exécution est généralement plus court et inclut davantage de variables ; par exemple, un patient peut devoir attendre plus longtemps si la priorité est accordée à un autre patient ayant un problème plus urgent.

Délai d'exécution et durée d'exécution : deux concepts identiques ?

Bien que les gens utilisent ces termes de façon interchangeable, le délai d'exécution et la durée d'exécution sont deux concepts différents. Le délai d'exécution est le temps qui s'écoule dans un processus métier défini, qui peut inclure la livraison mais pas nécessairement. La durée d'exécution est un terme plus précis qui mesure le temps qui s'écoule entre le moment où un client passe une commande et la date d'arrivée de celle-ci.