Diagramme de flux de processus : qu'est-ce que c'est et comment en créer un

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de processus ?

Les diagrammes de flux de processus sont un moyen d'organiser visuellement votre workflow. Ils utilisent différentes formes reliées par des lignes, chacune représentant une étape individuelle.

Un diagramme de flux de processus facilite la gestion de projet en vous aidant à définir et à visualiser vos workflows. Un exemple pourrait être un diagramme montrant comment vous traitez et exécutez les commandes des clients entre le moment où la commande est passée et la livraison.

Importance des diagrammes de flux de processus

La visualisation de votre workflow vous permet de mieux comprendre le périmètre de votre projet afin de pouvoir le planifier en fonction de vos objectifs et de vos dates limites.

Le fait d'avoir une représentation visuelle claire de vos processus contribue à améliorer le travail d'équipe et à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Ainsi, tout le monde pourra comprendre vos processus métier du début à la fin et le rôle qu'ils jouent dans ces processus.

La création d'un diagramme de flux de processus peut améliorer la productivité en éliminant les activités sans valeur ajoutée. Vous avez une grande marge de manœuvre pour vous développer et vous améliorer si vous ne perdez pas un temps précieux dans des démarches inutiles.

Types de diagramme de flux

Il existe plusieurs types de diagrammes de flux, chacun ayant un objectif différent. Vous pouvez en savoir plus sur certains des différents diagrammes de flux ci-dessous :

• Diagramme de flux basique : les diagrammes de flux simples sont idéaux pour visualiser les étapes de base sans trop de complexité ni de détails.
• Diagramme de flux du système : les diagrammes de flux du système montrent comment chaque partie d'un système interagit avec les autres parties.
• Diagramme de workflow : les diagrammes de workflow visualisent les étapes ou les processus nécessaires à la réalisation d'un projet, ce qui peut vous aider à minimiser les déchets.
• Diagramme de flux de données : les diagrammes de flux de données montrent comment les données circulent dans votre système et dans les autres systèmes connectés.
• Diagramme de flux décisionnel : ces diagrammes jouent un rôle essentiel dans le processus de prise de décision, car ils répondent à des questions simples pour prendre une décision finale.
• Diagramme de flux Swimlane : les diagrammes de flux Swimlane vous permettent de visualiser qui est responsable de chaque partie d'un processus ou d'un projet, qu'il s'agisse d'un individu ou d'un groupe.

Composants d'un diagramme de flux de processus

Les diagrammes de flux de processus comportent quelques symboles clés utilisés pour contextualiser les informations qu'ils contiennent. Différents symboles sont utilisés pour les différentes étapes d'un diagramme de flux de processus, avec des lignes de liaison entre elles.

Des formes et des symboles différents, y compris des losanges et des rectangles, sont utilisés pour chaque processus ou étape, avec des lignes reliant les symboles. Différents types de lignes indiquent le début et la fin du diagramme de flux, et les flèches directionnelles indiquent le sens du déroulement du diagramme.

La visualisation des informations à l'aide de diagrammes de flux peut jouer un rôle crucial dans la planification des projets, et elle est facile à réaliser une fois que l'on a compris ce que les symboles représentent.

Étapes pour créer un diagramme de flux de processus

Créer un diagramme de flux de processus n'est pas sorcier, mais il y a quelques directives de base que vous devez suivre. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape qui vous aidera à créer votre prochain diagramme de flux de processus.

Identifier le processus

Commencez par définir clairement le processus ou le workflow que vous allez définir. Le choix des projets à visualiser et à optimiser est essentiel à la planification stratégique. Une fois que vous avez une bonne idée de ce que vous voulez représenter dans votre diagramme de flux, vous pouvez commencer à le créer.

Définir les limites

Quand il s'agit de diagrammes de flux de processus pour les entreprises, vous pouvez toujours ajouter plus de détails ou détailler un processus en ajoutant d'autres étapes. Cependant, lorsque vous créez un diagramme, vous ne devez inclure que les détails nécessaires.

Déterminez le périmètre et les limites de votre diagramme de flux avant de commencer à l'étoffer. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à ajouter des informations qui compliquent l'objectif principal. Les détails sont utiles, mais il ne faut pas tomber dans l'excès.

Rassemblez les informations

C'est là que le partage des connaissances entre en jeu. À présent, il est temps de recueillir des informations détaillées sur les étapes, les entrées et les sorties qui contribuent au processus. Veillez à suivre le processus du début à la fin pour ne pas rater des étapes cruciales.

Identifier la séquence des étapes

Maintenant que vous connaissez les étapes du processus que vous décrivez, vous pouvez les placer dans l'ordre correct pour commencer à organiser votre diagramme de flux. Votre diagramme de flux doit suivre une direction cohérente du début à la fin, chaque étape vous rapprochant de l'achèvement du processus.

Dessiner le diagramme de flux

Avec les diagrammes de flux de processus, les différentes étapes ne racontent qu'une partie de l'histoire. Vous devez les relier pour raconter toute l'histoire. Complétez votre diagramme de flux en utilisant des symboles et des connecteurs pour relier les différentes étapes et créer une représentation visuelle précise du processus du début à la fin.

Réviser et ajuster

Une fois que vous avez tout organisé et dessiné, relisez votre diagramme de flux pour vous assurer qu'il est précis, complet et clair. S'il y a le moindre problème, vous pouvez réviser votre diagramme de flux.

La révision est une bataille sans fin. Même après avoir terminé un diagramme de flux, vous devez le revoir et le mettre à jour régulièrement pour en garantir l'exactitude. Veillez à refléter tout changement dans vos diagrammes de flux au fur et à mesure qu'il se produit.

Utilisations des diagrammes de flux de processus

Un bon diagramme de flux de processus peut apporter plusieurs avantages aux entreprises. Voici quelques-unes des utilisations courantes des diagrammes de flux de processus :

• Amélioration des processus : la visualisation des processus vous aide à comprendre comment les optimiser, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
• Formation et intégration : lorsque vous comprenez clairement votre processus de formation et d'intégration, vous pouvez le rationaliser et vous assurer que tout le monde reçoit la même formation.
• Communication : les diagrammes de flux peuvent vous aider à identifier les lacunes en matière de communication aux différents stades du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Documentation : l'utilisation de visuels permet à chacun de suivre les meilleures pratiques en matière de documentation, qu'il s'agisse de la documentation d'un projet ou de celle d'une équipe.
• Conformité et assurance qualité : la création d'une représentation visuelle étape par étape d'un processus vous aide à identifier les problèmes potentiels de conformité ou d'assurance qualité avant qu'il ne soit trop tard.

Les meilleures pratiques pour créer des diagrammes de flux de processus efficaces

Un diagramme de flux efficace peut vous aider à optimiser les processus métier et à améliorer la productivité et la collaboration sur les projets. Voici quelques directives à suivre pour vous assurer que vous le faites correctement.

Simplifiez votre diagramme de flux de processus. Concentrez-vous uniquement sur l'ajout d'étapes et d'informations clés.

L'utilisation de symboles cohérents et de lignes de liaison clarifie vos diagrammes de flux de processus, facilite la collaboration avec votre équipe et augmente la productivité. Vous pouvez même impliquer les parties prenantes dans le processus.

Une fois votre diagramme de flux terminé, il reste encore du travail à faire. La mise à jour et la gestion des diagrammes de flux vous aident à visualiser en permanence les processus sur lesquels repose votre activité.

Créer des diagrammes de flux de processus avec les tableaux blancs Confluence

Les diagrammes de flux de processus peuvent apporter de nombreux avantages aux entreprises, en améliorant la productivité et le travail d'équipe tout en éliminant les étapes inutiles. Avec les tableaux blancs Confluence, vous pouvez visualiser les idées et les transformer en tâches.

Confluence réunit tout le monde dans un espace de travail connecté pour faire avancer les projets. Les équipes peuvent créer, modifier et partager des plans de projet dans un espace de travail connecté afin que tous les participants soient sur la même longueur d'onde.

Les modèles de diagrammes de flux Confluence permettent de créer rapidement des diagrammes de flux efficaces et vous pouvez convertir les post-its en tickets Jira en quelques clics.

Utilisez les tableaux blancs Confluence pour visualiser votre workflow et optimiser votre activité à l'aide de diagrammes de flux de processus.

Diagramme de flux de processus : questions fréquemment posées

Quel est un exemple de diagramme de flux de processus ?

La livraison de produits est un excellent exemple de diagramme de flux de processus. Vous pouvez utiliser un diagramme de flux de processus pour visualiser la livraison d'un produit depuis le moment où le client vous contacte jusqu'au moment où vous terminez le travail. La première étape peut être la prise de contact par le client (ou vous qui contactez le client), jusqu'à ce que vous exécutiez la commande et que le client reçoive un courrier électronique l'informant que sa commande est arrivée.

Vous pouvez utiliser des diagrammes de flux de processus pour presque tout, y compris la fabrication, la prestation de services, la livraison de produits et les processus de gestion de projet.

Quels outils pouvez-vous utiliser pour créer des diagrammes de flux de processus ?

Confluence vous permet de créer des diagrammes de flux de processus qui visualisent avec précision vos processus métier. Confluence est facile à utiliser et vous pouvez commencer par un modèle de diagramme de flux de processus pour ne pas avoir à faire tout le travail. Une fois que vous avez choisi un modèle, vous pouvez ajouter des étapes et des symboles individuels pour clarifier le diagramme. Confluence s'intègre également parfaitement à Jira et à divers outils tiers.

À quelle fréquence les diagrammes de flux de processus doivent-ils être mis à jour ?

Si vous modifiez un workflow ou un processus décrit dans un diagramme de flux, mettez ce dernier à jour en conséquence. Les diagrammes de flux n'apportent pas beaucoup de valeur s'ils sont inexacts, et vous ajoutez ou supprimez probablement des étapes de divers processus et workflows plus souvent que vous ne le pensez. Vous devez régulièrement revoir et mettre à jour vos diagrammes de flux de processus afin de vous assurer qu'ils apportent une valeur ajoutée à votre entreprise.