Comment éviter les réunions grâce à Confluence
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La plupart des réunions sont une perte de temps. Voilà qui est dit ! Ce fait ne devrait pas vous surprendre si vous avez déjà assisté à une réunion apparemment inutile (ou rêvassé, fait d'autres tâches ou même dormi pendant cette réunion).
Combien de réunions avez-vous eues, aujourd'hui, qui n'étaient en fait que des mises à jour sur l'état d'avancement ou un stand-up régulier sans ordre du jour ? Les recherches montrent que 67 % des travailleurs disent que trop de temps passé en réunion les détourne de leur travail, ce qui a un coût : les entreprises américaines gaspillent 399 milliards de dollars dans des réunions inutiles. Alors si nous savons que les réunions sont souvent une perte de temps (et d'argent), pourquoi continuons-nous à les planifier ?
Si c'est parce que vous ne savez pas comment faire pour éviter les réunions que vous hésitez, n'ayez crainte ! Nous nous sommes tournés vers la communauté Atlassian pour crowdsourcer ses bonnes pratiques, solutions et astuces éprouvées afin éviter les réunions.
Optez pour une collaboration asynchrone dans Confluence
ASTUCES POUR REMPLACER LES RÉUNIONS PAR UNE COLLABORATION ASYNCHRONE DANS CONFLUENCE
- Utilisez la collection de modèles de gestion de projet pour maintenir votre équipe en phase et informée lorsque vous collaborez sur un projet.
- Utilisez la macro de notification de tâche pour ajouter, assigner et afficher des tâches.
- Utilisez la macro de rapport de décision pour suivre les décisions prises par votre équipe.
- Utilisez des macros pour ajouter des informations de développement telles que des graphiques et des feuilles de route Jira à vos pages Confluence.
- « Pour ceux qui utilisent Jira et Confluence pour suivre leur travail et collecter des connaissances, mon meilleur conseil pour réduire le nombre de réunions est de prendre le temps de créer des pages d'aperçu informatives dans Confluence à l'aide de macros et de tableaux de bord Jira efficaces. Fournir un centre de ressources à vos coéquipiers leur fait gagner beaucoup de temps, et ils se sentiront en confiance pour s'attaquer au travail qui leur est assigné, sachant que les ressources auxquelles ils se réfèrent sont les meilleures et les plus récentes ! » — Andrew Kendris, leader de la communauté Atlassian
Choisissez un outil de communication
« Indiquez clairement quelle est votre [méthode de communication] préférée et que vous êtes disposé à être dérangé via cette méthode, surtout s'il s'agit d'une question ou d'une conversation qui pourrait vous éviter [de participer à une réunion]. » — Nic Brough, leader de la communauté Atlassian
La mise en place d'une source de référence unique pour une équipe peut améliorer la clarté, faire gagner du temps et même empêcher certaines réunions en s'assurant que tout le monde est correctement informé. De la même manière, la mise en place de normes pour les lieux de communication limite la confusion et favorise une meilleure entente. Avec des moyens apparemment innombrables de contacter des collègues, il est important de créer des précédents pour déterminer où la communication doit avoir lieu.
ASTUCES POUR SIMPLIFIER LA COMMUNICATION
- Utilisez le playbook de l'équipe Atlassian pour les communications avec les parties prenantes afin d'établir un plan de communication pour votre équipe, qui permet d'identifier la fréquence, le public et les canaux de communication en fonction des types d'informations.
- Utilisez des outils de collaboration et de gestion du travail, comme l'a fait Karen Lewis, membre de la communauté Atlassian, dont l'équipe avait l'habitude d'organiser une session de mise à jour de la feuille de route une fois par sprint pour se tenir informée de l'avancement des tâches, mais qui encourage désormais ses membres à se référer plutôt au lien de la feuille de route Jira.
- Consultez et mettez à jour les pages Confluence où se déroulent les conversations de votre équipe en intégrant vos outils de communication d'équipe préférés dans Confluence.
- Répondez aux commentaires et prévisualisez les liens vers Confluence dans Slack grâce à l'app Confluence for Slack.
- Collectez les notes de réunion et publiez-les directement sur Confluence à partir d'une réunion Microsoft Teams grâce à l'app Microsoft Teams for Confluence.
- Oubliez les réunions d'avancement ennuyeuses en utilisant les objectifs avec Confluence, comme Jonathan Nolen, membre de la communauté Atlassian. Son équipe utilise Confluence pour le contenu détaillé, comme le développement d'idées, la mise à jour d'articles pratiques et la communication de politiques, et mise sur de brèves communications hebdomadaires sur les états.
Restez sur la bonne voie grâce au modèle de notes de réunion hebdomadaire
« Nous essayons de tenir des réunions uniquement pour faire avancer les choses... résoudre un ticket, obtenir de l'aide sur un problème, prendre une décision, etc. [Si] nous n'avons pas d'ordre du jour à l'avance, la réunion est généralement annulée. » — Brant Schroeder, leader de la communauté Atlassian
Le modèle de notes de réunion hebdomadaire facilite la définition des ordres du jour, l'examen des comptes-rendus des réunions précédentes, l'identification des éléments d'action et le suivi des résultats. Vous fournissez ainsi un espace de collaboration asynchrone aux équipes afin que les réunions soient brèves et ciblées.
ASTUCES POUR COLLABORER SUR DES NOTES DE RÉUNION DANS CONFLUENCE
Organisez les notes de réunion pour une meilleure accessibilité
« Nous disposons de pages de compte-rendu pour différents types de réunions (par exemple, statut du client, développement interne) et celles-ci sont organisées en instances chronologiques à l'aide d'en-têtes. » — Jared Olson, membre de la communauté Atlassian
Les notes de réunion ne sont utiles que si elles sont facilement disponibles pour référence. Créez un système pour organiser les notes de réunion en fonction de l'objectif, du type de réunion ou d'autres caractéristiques clés afin que les membres de l'équipe puissent les retrouver rapidement et facilement.
ASTUCES POUR ORGANISER LES NOTES DE RÉUNION
- Organisez les pages, les pièces jointes et même les espaces grâce à des étiquettes de mots-clés indiquant le type de réunion, par exemple.
- Utilisez la macro d'arborescence de page pour afficher les pages connexes, telles que toutes les notes de réunion d'un projet.
- Utilisez la macro de sommaire pour aider les lecteurs à retrouver rapidement des informations en résumant le contenu et en créant des liens vers les titres de page.
- Créez un lien vers des parties spécifiques d'une page Confluence (pas seulement les titres) à l'aide de la macro d'ancrage.
Limitez la durée des réunions
ASTUCES POUR LIMITER LA DURÉE DES RÉUNIONS
- Divisez par deux le temps alloué à une réunion par rapport à d'habitude (par exemple, 30 minutes au lieu d'une heure).
- Limitez les détours en créant et en partageant des ordres du jour pour des réunions ponctuelles et bien définies.
- Modifiez les paramètres de votre calendrier pour réduire la durée par défaut des réunions de cinq ou dix minutes.
Acceptez uniquement les réunions nécessaires
« Si vous êtes en réunion avec moi, c'est que vous n'êtes pas capable de faire le travail nécessaire pour faire avancer le projet. » — Andrew Kendris, leader de la communauté Atlassian
Cela peut sembler simple, mais si tout le monde procédait ainsi, nous ne passerions pas 31 heures par mois dans des réunions improductives. Améliorons donc votre routine pour ne pas planifier de réunions.
Comment ? Grâce à l'infrastructure. Mettez en place un système qui incite les demandeurs et les invités à évaluer la nécessité d'une réunion avant de l'inscrire au calendrier. L'utilisation d'un formulaire de demande d'invitation ou d'un modèle encourage toutes les parties à réfléchir de manière critique à la question de savoir si une collaboration asynchrone peut aboutir au même résultat. Cela permet également de normaliser le rejet des invitations à des réunions au profit d'une collaboration asynchrone.
ASTUCES POUR ÉVALUER LA NÉCESSITÉ D'UNE RÉUNION
- Dave Liao, leader de la communauté Atlassian, suggère : « Lorsque quelqu'un essaie de planifier une réunion avec vous, demandez-lui de remplir un court formulaire de demande de réunion. Le demandeur doit être en mesure de décrire ce qu'il recherche en une ou deux phrases, et ce qu'il espère obtenir en vous rencontrant. Dans le scénario idéal, vous pouvez résoudre sa demande de manière asynchrone ! »
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Un formulaire ou un modèle inclut l'objectif et le ou les buts de la réunion, ce que les participants doivent préparer à l'avance et des liens vers les informations de référence nécessaires. Si les demandeurs ne sont pas en mesure de remplir le formulaire, ne prévoyez pas de créneau sur le calendrier.
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Mettez en place un jour sans réunion
ASTUCES POUR RÉSERVER DU TEMPS POUR LE TRAVAIL APPROFONDI
- Examinez vos options pour choisir le jour de la semaine où vous n'organiserez aucune réunion. Les lundis sans réunion ont fait leurs preuves, tandis que d'autres préconisent une pause en milieu de semaine, ou le vendredi pour faire le point et préparer la semaine suivante.
- Ne vous limitez pas à un jour par semaine : bloquez régulièrement du temps sur votre calendrier pour un travail approfondi afin que les autres le voient, ne planifient rien à ce moment-là et, espérons-le, commencent à prendre l'habitude !
ASTUCES POUR LAISSER AUX ÉQUIPES LE TEMPS DE SOCIALISER
- Inspirez-vous du livre d'Atlassian sur les meilleures activités de team building et sur les rituels éprouvés pour maintenir la cohésion de votre équipe.
- Adoptez des substituts virtuels à la socialisation informelle au bureau, comme les discussions autour d'un café.
- L'équipe de Jimmy Seddon, leader de la communauté Atlassian, a adopté l'idée d'un « appel Zoom ouvert de 30 minutes que [les membres de l'équipe] peuvent rejoindre ou quitter pour discuter avant de démarrer leur journée de travail ».
Allouez du temps pour socialiser en dehors des réunions