Capacity planning: Align your team's resources with project needs
Élaborez un plan efficace et évitez de pousser votre équipe à bout
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Tous les responsables ou chefs de projet savent qu'il est difficile d'estimer les capacités d'une équipe.
Chaque fois que vous recevez une demande ou que l'on vous sollicite pour une nouvelle initiative transverse, vous devez vous poser cette question : votre équipe a-t-elle le temps nécessaire pour mener à bien cette tâche ? Ou cela va-t-il trop la disperser si vous acceptez ?
Que vous connaissiez ou non le terme formel, cet exercice fait appel à la planification de la capacité.
What is capacity planning?
Capacity planning is the process of determining the resource needs of your project. By analyzing project needs, the goal of capacity planning is to match workload based on team availability to complete projects on time.
Comme son nom l'indique, le processus peut être divisé en deux parties : les capacités et la planification.
Vous devez tout d'abord connaître la capacité globale de votre équipe, c'est-à-dire la quantité maximale de travail que vous pouvez lui confier sans qu'elle ne soit débordée. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez passer à la phase de planification. C'est là que vous établirez l'ordre de priorité des tâches et que vous planifierez les heures nécessaires pour que le travail soit réalisé dans les délais prévus.
Imaginez par exemple que votre équipe ait été chargée d'extraire des données et de compiler un rapport pour aider l'équipe commerciale. Elle a peut-être besoin d'un certain nombre de données sur les clients des deux dernières années.
Vous devez examiner cette demande de projet, en évaluer le périmètre et établir des estimations temporelles pour avoir une idée du temps nécessaire à la réalisation de ce projet. Entre le début et la fin, vous pensez que cela nécessite environ huit heures de travail.
Ensuite, vous devez déterminer si votre équipe peut réellement y consacrer huit heures.
Le plus simple est de demander à tous les membres de votre équipe de noter toutes les choses qu'ils font au cours d'une semaine normale, ainsi que des estimations du temps qu'ils consacrent à chaque activité, exprimées en heures par semaine. Ils doivent consulter leurs calendriers, leurs boîtes de réception ou encore leurs tickets Jira afin de s'assurer d'être aussi réalistes que possible. Cela vous indiquera le nombre total d'heures qu'ils consacrent actuellement à leur travail dans une semaine.
De là, vous pouvez voir où il y a une marge de manœuvre pour insérer de nouveaux projets. Vous identifierez également les meilleures personnes à qui le confier (en fonction de la flexibilité de leur charge de travail) et vous fixerez un délai plus réaliste pour la réalisation de ce projet.
Il est possible que les obligations actuelles de Dennis ne représentent que 30 heures par semaine environ et qu'il ait la disponibilité et l'expertise nécessaires pour répondre à cette demande. Néanmoins, il dit qu'il aura besoin d'un délai jusqu'à lundi pour terminer le rapport.
La planification de la capacité signifie que vous allez inscrire le plan du projet et les attentes dans la réalité, plutôt que de faire des suppositions optimistes sur ce que votre équipe peut produire.
La planification de la capacité en action
Découvrez comment organiser une session de planification de la capacité, étape par étape, dans notre scénario de planification de la capacité. Puis, indiquez les résultats de votre session dans ce modèle de planification de la capacité disponible dans Confluence. Voilà à quoi ressemblera votre document de planification de la capacité :
Capacity planning vs. capacity management vs. resource planning
Capacity planning vs. capacity management
Puisque vous commencez à vous intéresser à la planification de la capacité, vous entendrez peut-être aussi le terme de gestion de la capacité. Ce terme est le plus souvent utilisé pour les équipes et les projets informatiques, mais il apparaît également dans d'autres secteurs.
La gestion de la capacité est un concept plus large qui décrit la capacité globale d'une entreprise à superviser et à coordonner toutes les ressources dont elle dispose pour répondre aux exigences des projets.
Considérez la gestion de la capacité comme le terme générique et la planification de la capacité comme un élément unique du processus global de gestion de la capacité, un peu comme les entretiens d'embauche sont un élément de votre processus global de recrutement.
Capacity planning vs. resource planning
Vous avez peut-être aussi entendu parler de la planification des ressources. Ce terme est souvent utilisé de manière interchangeable avec celui de planification de la capacité, mais il y a en fait une différence.
La planification de la capacité se penche spécifiquement sur vos ressources humaines afin de déterminer si vous disposez des compétences et de la disponibilité pour répondre aux exigences d'un projet. Par exemple, votre équipe peut-elle raisonnablement répondre à cette demande de données d'ici vendredi ?
La planification des ressources concerne, quant à elle, l'affectation de ressources spécifiques, qu'il s'agisse de personnes, de budget, de logiciels, d'équipements ou encore de matériel.
L'objectif est de veiller à ce que vous utilisiez correctement chaque ressource pour en tirer le meilleur parti. Par exemple, est-il possible d'apporter quelques modifications à votre tableau de bord pour pouvoir extraire ces chiffres plus efficacement ? D'autres rapports doivent-ils être retardés pour faire de la place pour celui-ci ? Comment pourriez-vous maximiser l'impact de cet outil particulier ?
Les avantages de la planification de la capacité
La planification de la capacité peut nécessiter un peu de pratique, surtout si vous avez l'habitude d'accepter avec enthousiasme chaque demande qui vous est faite. Mais cette habitude présente de nombreux avantages.
1. Éviter l'épuisement de l'équipe
Voici une statistique alarmante : 48 % des travailleurs disent avoir trop de délais déraisonnables et trop de travail à faire. C'est logique : si une équipe n'a pas de visibilité sur ce qu'elle peut accomplir, elle finira forcément par être débordée. Après tout, il y a toujours quelque chose à faire.
En prenant des mesures pour bien connaître les capacités réelles de votre équipe, vous éviterez de la submerger par un trop grand nombre de tâches et de responsabilités. Vous pourrez également l'aider à gérer son temps en donnant la priorité à ses tâches les plus importantes.
2. Fixer des délais plus réalistes
Vous savez déjà que les projets ont tendance à prendre beaucoup de retard. La faute revient aux erreurs de planification, qui montrent que nous sommes tous d'éternels optimistes qui sous-estiment grossièrement le temps nécessaire à la réalisation des projets.
Ce penchant est difficile à combattre, mais la planification de la capacité peut être une aide précieuse. En particulier si votre équipe vous informe directement sur ses disponibilités, vous pourrez mettre à l'épreuve les faits et gérer les délais en fonction de ce que votre équipe peut réellement produire.
3. Identifier les compétences manquantes
La planification de la capacité consiste à comprendre le travail que votre équipe peut fournir. Ce n'est pas seulement une question de temps, c'est aussi une question de compétences. Malheureusement, 54 % des employés déclarent qu'ils n'ont pas encore les connaissances nécessaires pour faire leur travail actuel.
Il est plus facile de repérer les projets qui nécessitent des compétences que votre équipe ne possède pas si vous évaluez la capacité de votre équipe et que vous planifiez le travail à l'avance. Il se peut que cette demande de l'équipe commerciale nécessite des données importantes que vous ne possédez pas en interne.
Si vous vous en rendez compte dès le début, vous pourrez prendre des mesures proactives, comme former un membre de votre équipe, externaliser une tâche ou modifier le périmètre du projet.
Planification de la capacité : les défis
La planification de la capacité offre de nombreux avantages, mais elle nécessite aussi quelques efforts. Passons en revue quelques-uns des obstacles que vous devrez surmonter.
1. Il est difficile de comprendre le concept de bande passante
Vous pensez que la planification de la capacité est une activité ponctuelle ? Réfléchissez bien. La bande passante de votre équipe évolue en permanence au fur et à mesure que les projets changent et que des personnes quittent ou rejoignent les rangs de l'équipe. De plus, vous devez vous fier à l'honnêteté des personnes concernant leur charge de travail et leurs limites actuelles.
Pour toutes ces raisons, il est difficile de bien saisir les capacités dont dispose votre équipe pour faire face à de nouvelles tâches et demandes, surtout si vous disposez d'une équipe remplie de membres ultra performants qui pensent toujours pouvoir en faire plus. Plus vous parlez souvent avec votre équipe de la planification de la capacité (la plupart des équipes le font chaque semaine), plus il vous sera facile d'être réaliste.
Lors de ces appels de synchronisation, la fonctionnalité Planifications dans Jira aide à visualiser et à comprendre la charge de travail et les capacités des membres de l'équipe.
2. Des changements vont vous mettre en difficulté
Vous n'avez pas de boule de cristal sous la main, et même les chefs de projet les plus expérimentés et les mieux intentionnés rencontreront des difficultés. Chaque projet comporte des risques et des imprévus qui pourraient bouleverser vos plans, qu'il s'agisse de la saisonnalité ou de l'évolution du secteur.
La planification de la capacité n'est pas toujours aussi simple lorsque vous devez essayer de tenir compte de tous ces contretemps potentiels. Prendre votre temps pour établir une planification (même si ce n'est qu'un jour ou deux de plus) vous permettra de faire face aux difficultés, sans que les choses ne dérapent.
3. Vous allez devoir vous lancer dans des conversations difficiles
Si votre équipe avait l'habitude de toujours répondre par l'affirmative dans votre entreprise, s'engager dans la planification de la capacité signifie qu'elle va aussi devoir dire « non ».
Rappelez-vous que la planification de la capacité n'est utile que si vous utilisez les informations que vous avez identifiées. Vous devrez peut-être refuser des projets en raison d'un manque de bande passante, ajuster ou réduire certaines attentes et repousser des délais. Il est toujours préférable de dire non que de dire oui et de ne pas tenir ses promesses.
Bonnes pratiques en matière de planification de la capacité
La planification de la capacité demandera un peu de pratique (plusieurs essais et quelques erreurs sont également possibles). Toutefois, voici quelques conseils pour vous mettre sur la bonne voie.
1. Tirez les leçons des projets précédents
L'expérience vous enseigne beaucoup, à condition que vous soyez prêt à regarder en arrière et à en tirer les leçons nécessaires. À la fin d'un projet de votre équipe, ne passez pas immédiatement à autre chose. Organisez un post-mortem pour discuter du déroulement du projet, en accordant une attention particulière aux situations où la capacité a été insuffisante.
Quelle est la cause de ce problème ? Le périmètre du projet a-t-il été étendu ? Les membres de l'équipe ont-ils surestimé leur disponibilité ? Identifiez la cause profonde et trouvez des moyens d'éviter que la même chose ne se reproduise.
2. Discutez avec votre équipe en toute honnêteté
Personne n'a une meilleure idée de la bande passante dont dispose votre équipe que les membres de votre équipe eux-mêmes. Ce sont eux qui sont sur le terrain. Vous devriez donc discuter franchement avec eux de leur charge de travail et des projets supplémentaires qu'ils pensent pouvoir accepter.
Souvenez-vous que la capacité est en constante évolution et que vous devez en discuter régulièrement. Consacrez quelques minutes de votre réunion d'équipe habituelle pour discuter des tâches sur lesquelles tout le monde travaille actuellement, afin de disposer d'informations actualisées sur la charge de travail et les obligations de chacun. Documenter ces conversations sur le modèle des rôles et responsabilités est utile pour s'y référer au début des trimestres, des projets ou de futurs contrôles de capacité.
3. Obtenez les informations nécessaires à l'avance
Lorsqu'un nouveau projet arrive sur le bureau, il est facile de tomber dans un piège : vous commencez par accepter les exigences et la demande, puis vous déterminez ensuite comment votre équipe va s'y prendre pour le mener à bien.
Utilisez la planification de la capacité pour remonter le fil du projet et travailler plus intelligemment, et non plus durement. Commencez par évaluer de façon réaliste ce que votre équipe peut accomplir, puis planifiez toutes les tâches à partir de cette information.
Si vous évitez le piège des devinettes sur la bande passante de votre équipe, vous pourrez hiérarchiser efficacement les projets, fixer des attentes et des délais plus réalistes, et préserver le moral de votre équipe, tout en évitant beaucoup de stress et de frustration à tout le monde.
Simplifiez encore ce processus en utilisant les modèles Jira et le modèle de planification de la capacité dans Confluence pour créer et organiser le travail de toutes les équipes. Bonne planification !
Start using capacity planning software
Lorsqu'un nouveau projet arrive sur le bureau, il est facile de tomber dans un piège : vous commencez par accepter les exigences et la demande, puis vous déterminez ensuite comment votre équipe va s'y prendre pour le mener à bien.
Utilisez la planification de la capacité pour remonter le fil du projet et travailler plus intelligemment, et non plus durement. Commencez par évaluer de façon réaliste ce que votre équipe peut accomplir, puis planifiez toutes les tâches à partir de cette information.
Si vous évitez le piège des devinettes sur la bande passante de votre équipe, vous pourrez hiérarchiser efficacement les projets, fixer des attentes et des délais plus réalistes, et préserver le moral de votre équipe, tout en évitant beaucoup de stress et de frustration à tout le monde.
Simplifiez encore ce processus en utilisant les modèles Jira et le modèle de planification de la capacité dans Confluence pour créer et organiser le travail de toutes les équipes. Bonne planification !
