Qu'est-ce que la cartographie des processus ?

Définition et objectif de la cartographie des processus

La cartographie des processus représente visuellement le workflow au sein d'un processus. Elle intervient lors de la planification d'un projet et implique la création de diagrammes décrivant la séquence des étapes d'un processus spécifique, les points de décision, les données d'entrée et les données de sortie. La méthode fournit les éléments suivants :

• Visualisation : la visualisation chronologique du travail aide les équipes à comprendre rapidement le flux du début à la fin.
• Amélioration : les équipes peuvent identifier visuellement les obstacles et les inefficacités, ce qui leur permet d'affiner le processus pour obtenir un meilleur résultat.
• Standardisation : l'intégration de la cartographie des processus dans le cycle de vie du développement produit permet aux équipes de travailler plus efficacement, d'améliorer la qualité et d'identifier les lacunes.
• Formation : les cartes de processus sont des outils de formation efficaces pour les nouveaux employés, car elles leur permettent de comprendre le travail de bout en bout et leur rôle spécifique dans son accomplissement.
• Communication : les cartes de processus communiquent aux membres de l'équipe, aux partenaires et aux parties prenantes les activités essentielles, leur séquence et les goulots d'étranglement potentiels.

Types de cartes de processus

Les cartes de processus varient selon le type. Certains sont davantage liés à des tâches spécifiques, comme la gestion de projet agile ou la fabrication, tandis que d'autres peuvent indiquer une activité professionnelle simultanée dans de nombreux domaines. En fonction de la complexité du processus et du nombre d'entrées, de sorties et de ressources impliquées, il est essentiel de sélectionner le type de schéma de processus. Les types les plus couramment utilisés sont les suivants.

Organigramme

Les diagrammes de flux présentent les étapes d'un processus de manière séquentielle. Ils utilisent des symboles cartographiques pour identifier les entrées, les sorties et les points de décision. Votre équipe peut utiliser des diagrammes de flux pour n'importe quel processus, y compris l'amélioration continue, le transfert d'informations et les projets d'intégration.

Vous pouvez utiliser un diagramme de flux pour illustrer la manière dont les informations sur le produit partent des exigences avant de passer par le design, le développement, les tests et le déploiement. Le diagramme de flux peut également intégrer les communications techniques et la documentation destinée à l'utilisateur final.

Diagramme Swimlane

Les diagrammes Swimlane montrent les étapes nécessaires d'un processus qui s'étend sur plusieurs domaines fonctionnels. Chaque couloir se concentre sur un domaine spécifique, tel que le développement ou l'assurance qualité. Chaque étape s'aligne sur celle qui la précède, mais apparaît dans le domaine, ou le couloir, de responsabilité.

Dans la planification du sprint, par exemple, les développeurs peuvent passer à l'étape suivante dans le couloir de développement lorsque le service d'assurance qualité reçoit le code. Dans le même temps, l'équipe effectue des tests de régression dans le couloir d'assurance qualité.

Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)

La cartographie de la chaîne de valeur (VSM), une pratique Lean fréquemment utilisée, relie directement le travail à la valeur qu'il apporte au client. Cette pratique a vu le jour dans le secteur manufacturier afin d'éliminer le gaspillage et de promouvoir l'amélioration continue, mais c'est un outil utile pour les entreprises de tous les secteurs. Les cartographies de la chaîne de valeur (VSM) illustrent les étapes du cheminement d'un produit ou d'un service depuis la matière première ou l'idée jusqu'au client.

La cartographie de la chaîne de valeur (VSM) pose la question suivante : quelle valeur cela apporte-t-il au client ? Cette approche permet d'éliminer les tâches superflues et d'importance marginale, ce qui est très utile dans les environnements Scrum où les livraisons de produits sont fréquentes et rapides.

Diagramme SIPOC

Un diagramme SIPOC illustre les fournisseurs, les entrées, le processus, les sorties et les clients pour les éléments clés du processus. Divisé en cinq colonnes, il présente les étapes attribuées à chaque zone distincte du SIPOC. Ce type de diagramme peut être complexe, mais il est utile pour définir le périmètre d'un projet ou d'un processus avec plusieurs parties prenantes, entrées et sorties.

Les avantages de la cartographie de vos workflows

Les avantages de la cartographie des processus sont nombreux :

• Efficacité améliorée : en visualisant le workflow, les équipes peuvent rapidement identifier les goulots d'étranglement, les conflits de planification et de ressources, ainsi que les étapes inutiles. En tant qu'outil d'amélioration continue, la cartographie des processus permet aux équipes de créer des diagrammes de l'état actuel et de l'état futur afin de mesurer les gains d'efficacité.
• Communication améliorée : quel que soit leur rôle, les workflows visualisés fournissent à tous les membres de l'équipe, y compris aux personnes non techniques, une vue facile à suivre du travail et de sa séquence. Ils donnent un aperçu clair de l'état d'avancement du travail et de ce qui l'attend.
• Meilleur contrôle qualité : l'identification des étapes du processus permet de réduire le gaspillage, d'améliorer les délais de mise sur le marché et de mettre en évidence les obstacles potentiels. Lorsque les équipes comprennent que des données sont nécessaires à chaque étape, elles peuvent mieux planifier et respecter les calendriers.
• Prise de décisions éclairée : l'utilisation de cartes de processus normalisées aide les parties prenantes à comprendre rapidement le périmètre du travail, à anticiper les obstacles et à prendre des décisions en connaissance de cause. L'impact des décisions est également plus facile à identifier à partir d'une représentation visuelle du travail, ce qui réduit le risque d'erreurs de calcul.
• Formation et intégration facilitées : les cartes de processus sont idéales pour former les nouveaux membres de l'équipe et les aider à comprendre où ils apportent de la valeur. Elles permettent également aux nouveaux membres de s'intégrer plus rapidement lorsqu'ils voient clairement quels sont leurs principaux points de contact internes.

Comment créer une carte des processus

Pour créer une carte de processus, vous devez identifier le processus à cartographier, définir les points de départ et d'arrivée, collecter des informations, déterminer la séquence d'étapes et de décisions, puis réaliser et peaufiner la cartographie.

Déterminez vos points de départ et d'arrivée

Le processus que vous cartographiez peut être vaste (p. ex., le cycle complet de la demande du client au lancement) ou limité (p. ex., les étapes pour collecter et confirmer les exigences des utilisateurs). La définition des points de départ et d'arrivée permet de déterminer où s'inscrit votre carte spécifique dans le processus métier global.

Le point de départ peut être une demande du client, une fonctionnalité de la feuille de route produit ou un équipement devant faire l'objet d'une maintenance. Si vous comprenez ce point de départ, vous pouvez éliminer les obstacles (p. ex., les exigences incomplètes) qui interviendront plus tard dans le processus.

Le point d'arrivée peut être le lancement d'un nouveau produit ou sa transmission à l'équipe chargée des tests. Faites en sorte qu'il y ait un point d'arrivée clair, car cela vous aidera à mesurer le succès.

Interviewez les parties prenantes

Incluez tous les membres de l'équipe, les parties prenantes, les partenaires, les fournisseurs et les décideurs qui apporteront leur contribution au processus ou en suivront les étapes. Interviewez chaque personne de manière approfondie pour recueillir toutes les informations nécessaires. Si le processus repose sur le respect des normes de conformité, impliquez les responsables de la certification réglementaire.

Lorsque vous invitez toute l'équipe à collaborer, chaque membre peut comprendre l'ensemble du processus et cela favorise le sens des responsabilités. Les expériences personnelles peuvent souvent donner naissance à de nouvelles idées et à des solutions créatives.

Répertoriez les étapes dans l'ordre

Travaillez ensemble pour organiser les étapes dans un ordre logique, du point de départ au point d'arrivée. Créez une vue simple et linéaire des étapes du début à la fin.

Incluez les points de décision

Après avoir déterminé la séquence, ajoutez les points de décision qui influent sur le déroulement du processus. Par exemple, un fabricant d'équipements médicaux peut inclure des points de décision pour déterminer si des matières premières sont arrivées ou encore si des composants spécifiques répondent aux normes réglementaires. Les développeurs de logiciels peuvent inclure la revue de code, les tests d'assurance qualité ou d'acceptation utilisateur.

Dessinez la carte des processus

Choisissez le type de carte des processus qui répond le mieux à vos besoins. Représentez visuellement le processus. Utilisez des symboles de cartographie des processus standard pour que votre création soit compréhensible pour tous. De nombreux logiciels de développement de produits incluent des symboles de cartographie standard et des fonctionnalités visant à accélérer le processus. Utilisez des flèches pour relier les étapes du processus et illustrer le flux.

Les tableaux blancs Confluence offrent un espace collaboratif dans lequel les équipes peuvent créer librement sur une toile de fond sans limites. Flexibles, ils permettent aux équipes de suivre les étapes visuellement tout en maintenant la connexion entre les points de décision.

Passez la carte en revue et validez-la

Partagez la carte des processus avec les parties prenantes et apportez des changements si nécessaire. Cela garantit que tout est dans l'ordre, et que rien n'est inutile ou manquant. La validation est essentielle à l'adoption précoce, à la gestion des changements et à l'amélioration continue. Tous les membres devraient se sentir responsables de la carte des processus finalisée.

Mettez en œuvre votre carte des processus

Une fois que vous aurez implémenté la carte des processus, surveillez ses performances. Attendez-vous à ce que votre carte des processus évolue au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'ampleur, que vous identifiez de nouvelles exigences ou que les exigences des clients changent.

Les logiciels de gestion des tâches, les diagrammes de Gantt et les logiciels de feuille de route devraient intégrer la carte des processus pour en faciliter la consultation. L'automatisation des workflows s'appuie sur votre carte des processus et devrait la refléter.

Les cartes des processus constituent un composant essentiel des activités d'amélioration continue. Alors, commencez par les cartes des processus que vous avez mises en œuvre lorsque vous apporterez des changements à l'avenir.

Bonnes pratiques en matière de cartographie des processus

L'utilisation de symboles standard, l'identification de points de départ et d'arrivée clairs, et la définition des points de décision sont essentielles à une cartographie efficace des processus.

Il est essentiel de rassembler des personnes de tous les domaines et de collaborer en équipe. Concentrez-vous sur la simplicité, et donnez à l'équipe les moyens de faire un brainstorming, d'élaborer des stratégies et d'ajuster le processus jusqu'à ce qu'il réponde aux besoins de votre entreprise.

Utilisez les tableaux blancs Confluence pour cartographier les processus

Les tableaux blancs Confluence apportent la flexibilité d'un tableau blanc numérique à l'espace de travail de votre équipe. Ils vous permettent de faire un brainstorming, d'élaborer des plans et de travailler comme jamais auparavant. Les tableaux blancs s'intègrent parfaitement aux outils Atlassian pour relier les feuilles de route produit, la gestion des tâches, la gestion de projet et d'autres outils de développement de produits.

Laissez libre cours à la créativité de votre équipe lorsqu'elle cartographie de nouveaux flux, élabore des visions à long terme et exécute des rétrospectives de projet en temps réel.

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